Importez rapidement les données relatives à vos clients et ventes dans votre application. Les processus Dynamics 365 Sales réalisent l’importation à l’arrière-plan. Une fois qu’une importation est terminée, vous pouvez vérifier les enregistrements dont l’importation a réussi, échoué ou partiellement réussi. Pour apporter des corrections aux enregistrements dont l’importation a échoué, exportez ces derniers dans un fichier distinct, corrigez-les, puis réessayez de les importer. Vous pouvez supprimer tous les enregistrements associés à une importation.
Licences et rôles requis
Type de condition requise
Vous devez disposer d'une
Licence
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales
Suivez les instructions suivantes pour réussir l’importation de votre fichier :
Stockez les enregistrements de chaque type d’enregistrement dans un fichier séparé.
Vérifiez que le fichier a l’un des formats suivants :
Fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV), un fichier de données portant l’extension .csv. Un fichier CSV est généralement constitué de champs et d’enregistrements, enregistrés au format texte et séparés par des virgules.
Modèle Excel.
Si votre fichier d’importation est un fichier CSV, vous devez vérifier qu’il est correctement délimité. Vous pouvez utiliser des guillemets doubles (") ou des guillemets simples (’) comme délimiteurs de données.
Assurez-vous que la première ligne d’un fichier contient les en-têtes de colonne.
Modifiez votre fichier et ajoutez les en-têtes de colonne (texte qui apparaît dans la première ligne d’une feuille de calcul ou d’un fichier et qui décrit le type des données contenues dans chaque colonne) s’il ne les contient pas.
Hinweis
Vérifiez que le fichier CSV ne contient pas :
Plusieurs lignes sur la première ligne (ligne d’en-tête).
Des guillemets sur la première ligne. Dans Dynamics 365 Sales Professional, les guillemets servent de délimiteurs de données.
Des données séparées par un point-virgule (;) ou une virgule (,). Dans Dynamics 365 Sales Professional, les points-virgules et les virgules servent de délimiteurs de champs.
Wichtig
Pour importer des fichiers rapidement, cela aide à faire correspondre les en-têtes de colonnes avec le nom complet des champs dans Dynamics 365 Sales. Cela permettra d’effectuer le mappage automatique des données pendant l’importation. (Le nom complet est une étiquette utilisée par défaut lorsqu’un attribut s’affiche dans un formulaire, une liste ou un rapport. Tout utilisateur doté du rôle de sécurité approprié peut modifier le champ Nom complet de chaque attribut dans la zone Personnalisation.)
Vérifiez que les champs obligatoires renferment des données.
Un enregistrement est importé uniquement si tous les champs Dynamics 365 Sales obligatoires sont mappés et si les données existent dans les colonnes sources mappées aux champs obligatoires. (Les champs requis sont des attributs obligatoires pour pouvoir enregistrer un enregistrement.
Ils sont marqués d’un astérisque (*).) Vous pouvez soit déterminer les champs obligatoires à l’avance, soit identifier les mappages requis manquants durant l’importation. Dans les deux cas, vérifiez que chaque enregistrement inclut les données requises.
Pour déterminer les champs commerciaux obligatoires, ouvrez le formulaire pour le type d’enregistrement comme si vous créiez un nouvel enregistrement, puis identifiez les champs portant un astérisque rouge (*).
La liste suivante indique les champs commerciaux obligatoires par défaut pour les types d’enregistrements couramment importés :
Compte : Nom de compte
Contact : Nom
Prospect : Sujet, Nom, Nom de la société
Produit : Unité par défaut, Groupe d’unités, Nombre de décimales prises en charge
Exemple illustrant des exemples de prospects à importer :
L’exemple suivant illustre ce que pourraient être les données d’un fichier CSV contenant des prospects à importer. La première ligne contient les noms des champs et les lignes suivantes sont importées en tant que données.
`Société,Nom,Prénom,Sujet,Adresse de messagerie,Téléphone mobile`
`“Coho Winery”“Glynn”“Jim”“Nouveau magasin ouvert”“personne@exemple.com”“555-555-0112”`
`“Adventure Works”“Anderson”“Nancy”“Composants”“555-555-0171”`
Hinweis
Par défaut, la taille maximale des fichiers que vous pouvez importer est de 8 Mo.
Importer des enregistrements depuis un modèle Excel
Sur le plan de site, sélectionnez Paramètres des ventes. Sous Paramètres standard, sélectionnez Importer les données.
Sur la page Importer des données, dans la liste déroulante Type de données, sélectionnez le type d’enregistrement pour lequel vous souhaitez importer les données. Dans la liste déroulante Type de fichier, sélectionnez Excel, puis Démarrer l’importation.
Sélectionnez Parcourir pour télécharger un fichier.
Sélectionnez Suivant.
Tous les champs de votre fichier source sont automatiquement mappés. Sélectionnez Terminer l’importation.
Importation d’enregistrements à partir d’un fichier CSV
Sur le plan du site, sélectionnez Paramètres des ventes, et sous Paramètres standard, sélectionnez Importer les données.
Sur la page Importer des données, dans la liste déroulante Type de données, sélectionnez le type d’enregistrement pour lequel vous souhaitez importer les données. Dans la liste déroulante Type de fichier, sélectionnez CSV, puis Démarrer l’importation.
Pour s’assurer que l’importation réussisse, veillez à suivre les étapes dans « Préparer votre fichier en vue de son importation ».
Sélectionnez un fichier à charger. Seul un fichier de valeurs séparées par des virgules et modèle Excel sont pris en charge.
Sélectionnez Suivant.
Si vous avez défini une clé secondaire, sélectionnez-la dans la liste déroulante Clé secondaire.
La clé secondaire est utilisée uniquement pour identifier et mettre à jour les enregistrements pendant l’importation au lieu d’utiliser la clé primaire. Certains systèmes de données externes ne stockent pas les clés primaires. Dans une telle situation, une clé secondaire peut être utilisée pour identifier de manière unique les enregistrements.
Dans la liste déroulante Séparateur de données, sélectionnez le délimiteur de données que vous avez utilisé dans votre fichier CSV.
Sélectionnez Vérifier le mappage.
Sur la page Vérifier le mappage, vérifiez comment les en-têtes de votre colonne sont mappés vers les champs dans Dynamics 365 Sales Professional.
Par défaut, la section Champs principaux de l’Assistant affiche tous les champs obligatoires pour l’entité à mapper pour les données à importer avec succès à gauche.
Hinweis
Si vous avez sélectionné une clé secondaire, tous les champs de la clé secondaire deviennent également des champs obligatoires et doivent être mappés.
Si les en-têtes de colonne de votre fichier source correspondent aux noms complets de champ, ces champs seront automatiquement mappés. Tous les champs mappés seront affichés avec une coche verte.
Si les en-têtes de colonnes ne correspondent pas, les champs non mappés seront affichés avec un point d’exclamation rouge. Sélectionnez un champ Dynamics 365 pour mapper jusqu’à l’en-tête de colonne non mappée de votre fichier.
Tipp
Pour filtrer rapidement uniquement les champs non mappés, sélectionnez Non mappé dans la liste déroulante Attributs de mappage.
Dans la section Champs facultatifs, le côté gauche présente les en-têtes de colonne dans votre fichier source. Si les en-têtes de colonne correspondent aux noms complets de champ, les champs seront sélectionnés automatiquement dans les listes déroulantes correspondantes.
Si les en-têtes de colonnes ne correspondent pas, les champs non mappés seront affichés avec un point d’exclamation rouge.
Sélectionnez un champ Dynamics 365 Sales Professional pour mapper jusqu’à l’en-tête de colonne non mappée de votre fichier. Vous pouvez aussi sélectionner Ignorer dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez Ignorer pour une colonne, les données de cette colonne ne seront pas importées dans Dynamics 365 Sales Professional.
Pendant l’importation de vos données, si une colonne de votre fichier source intègre un ensemble de valeurs fixe, vous devez la mapper à un champ de type Groupe d’options. Une colonne de ce type possède des valeurs telles que « Oui » ou « Non », « Très intéressé », « Intéressé » ou « Peu intéressé ». Pour ce faire, sélectionnez l’icône à côté du champ Groupe d’options. La section Mappage du groupe d’options s’ouvre :
Pour chaque élément Valeurs de l’option source, cliquez sur un élément dans la liste Valeurs de l’option Dynamics 365 pour le mapper, puis cliquez sur OK.
Lorsque vous mappez les valeurs sources aux éléments de la liste Valeurs de l’option Dynamics 365, l’Assistant Importation de données ajoute temporairement les éléments des valeurs sources dans la liste Valeurs d’option Dynamics 365. Vous pouvez mapper les valeurs de liste sources aux options existantes de Dynamics 365 ou aux valeurs ajoutées. Si vous mappez à l’une des valeurs ajoutées, ces valeurs sont créées dans Dynamics 365 Sales Professional.
Par exemple, vos valeurs sources et les valeurs cibles de Dynamics 365 pourraient avoir les valeurs suivantes avant le début de l’importation :
Valeurs sources
Valeurs cibles Dynamics 365 Sales Professional
Faible
Peu intéressé
Haute
Intéressé
Très intéressé
Pendant l’importation, l’Assistant Importation de données ajoute les valeurs sources aux valeurs cibles de Dynamics 365 :
Valeurs sources
Valeurs cibles Dynamics 365 Sales Professional
Faible
Peu intéressé
Haute
Intéressé
Très intéressé
Faible
Haute
Vous pouvez mapper la valeur « Faible » des valeurs sources à la valeur « Peu intéressé » des valeurs cibles Dynamics 365. Vous pouvez également mapper la valeur « Élevé » des valeurs sources à la valeur « Élevé » des valeurs cibles Dynamics 365.
À partir de ces mappages, l’Assistant Importation de données crée la valeur « Élevée » comme valeur cible de Dynamics 365. La valeur « Faible » n’est pas créée comme valeur cible Dynamics 365, car vous n’avez mappé aucune valeur source à la valeur cible Dynamics 365 « Faible » ajoutée.
Hinweis
Vous pouvez également mapper une colonne dans votre fichier source vers un champ de type Deux options et Groupe d’options de sélection multiple (lorsqu’un champ peut avoir plusieurs valeurs). Vous devez mapper les Valeurs de l’option source aux éléments dans la liste Valeurs des options Dynamics 365. Lors du mappage vers un champ de type Groupe d’options de sélection multiple, si votre fichier source comprend les valeurs qui ne sont pas disponibles dans Dynamics 365 Sales Professional, de nouvelles valeurs ne seront pas créées.
Si certaines données de votre fichier source font référence à d’autres enregistrements existants dans Dynamics 365 Sales Professional, vous devez mapper la colonne dans le fichier source vers un champ de recherche de Dynamics 365 Sales Professional.
Imaginons que vous souhaitiez importer le fichier Prospects.csv contenant des enregistrements de client. La colonne Client du fichier Prospects.csv contient les données de compte ou de contact associées.
Pour ce faire, sélectionnez l’icône à côté du champ de recherche. La section Référence de recherche s’ouvre et répertorie les entités associées à l’entité actuelle. Pour chaque entité, sélectionnez les champs à rechercher pendant l’importation afin de conserver les relations entre les enregistrements, puis sélectionnez OK.
Pour enregistrer ces mappages comme mappage de données, entrez un nom dans la zone Attribuer un nom à votre mappage de données.
Vous pouvez simplement sélectionner ce mappage de données lorsque vous voulez importer des données similaires à l’avenir. Le mappage de données mappe les données selon les mappages que vous avez définis précédemment.
Sélectionnez Terminer l’importation une fois que vous avez mappé chaque colonne du fichier source à un champ Dynamics 365 Sales Professional ou que vous avez sélectionné Ignorer dans la liste sous Champs d’entité Dynamics 365.
Afficher les résultats d’une importation et corriger les erreurs
Vous devez attendre la fin d’une tâche d’importation avant de corriger les éventuelles erreurs.
Sur le plan du site, sélectionnez Paramètres des ventes, et sous Paramètres standard, sélectionnez Importer les données.
Sur la page Importer des données, la section Importer le journal affiche les tâches de toutes les importations.
Surveillez la progression de l’importation.
La colonne Statut affiche le statut de l’importation. Le statut progresse selon les valeurs suivantes :
Envoyé
Analyse
Transformation
Importation
Terminé
Une fois l’importation terminée, les colonnes Succès, Erreur et Échecs partiels afficheront le nombre d’enregistrements qui ont été importés avec succès, dont l’importation a échoué ou qui ont été partiellement importés.
Ouvrez le fichier d’importation afin d’afficher les enregistrements qui n’ont pas été importés ou qui ont été partiellement importés. Ouvrez l’enregistrement du fichier d’importation.
Sélectionnez les onglets appropriés pour voir les informations concernant les échecs, la réussite ou l’échec partiel des enregistrements pendant l’importation.
Sous l’onglet Échecs, exportez les lignes dont l’importation a échoué dans un nouveau fichier CSV. Sélectionnez Exporter les lignes d’erreur. Vous pouvez corriger les erreurs dans ce fichier, puis l’importer.
Supprimer des enregistrements importés
Sur le plan du site, sélectionnez Paramètres des ventes, et sous Paramètres standard, sélectionnez Importer les données.
Les tâches d’importation de toutes les importations apparaissent dans la section Journal d’importation.
Sélectionnez le fichier d’importation que vous souhaitez supprimer, puis effectuez l’une des actions suivantes :
Supprimer un fichier source d’importation. Cela entraîne la suppression du fichier journal d’importation et ses détails.
Supprimer les enregistrements importés. Cela supprime tous les enregistrements qui ont été importés depuis le fichier sélectionné.
Supprimer tout. Cela supprime le fichier d’importation ainsi que les enregistrements qui ont été importés depuis le fichier d’importation.
Vous ne trouvez pas les options dans votre application ?
Il existe deux possibilités :
Vous ne disposez pas de la licence ou du rôle nécessaire pour effectuer les étapes.
Votre organisation utilise peut-être une application personnalisée et, par conséquent, le plan du site et l’interface utilisateur seront différents. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cette documentation sont spécifiques à l’application Centre des ventes ou Sales Professional prédéfinie.
Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)
Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).
, puis Paramètres avancés.
à côté du champ Groupe d’options. La section Mappage du groupe d’options s’ouvre :
à côté du champ de recherche. La section Référence de recherche s’ouvre et répertorie les entités associées à l’entité actuelle. Pour chaque entité, sélectionnez les champs à rechercher pendant l’importation afin de conserver les relations entre les enregistrements, puis sélectionnez OK.
