Créer et gérer des modèles Excel

Microsoft Excel fournit de puissantes méthodes permettant d’analyser et de présenter vos données Dynamics 365 Sales. Avec les modèles Excel, créez et partagez facilement votre analyse personnalisée avec d’autres personnes de votre organisation.

Utilisez les modèles Excel pour :

• les prévisions des ventes ;

• la gestion du pipeline ;

• la notation des prospects ;

• la planification des secteurs de vente ;

• et bien plus encore…

Licences et rôles requis

Type de condition requise	Vous devez disposer d'une
Licence	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise ou Dynamics 365 Sales Professional Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales
Rôles de sécurité	Directeur commercial, Responsable Sales Professional ou Vice-président des ventes Pour plus d’informations : Rôles de sécurité prédéfinis pour Sales

Créer un modèle Excel

Les modèles affichent des informations à partir de la vue définie pour un type d’enregistrement (entité). Selon la licence Dynamics 365 Sales dont vous disposez, sélectionnez l’un des onglets suivants pour des informations spécifiques :

Sales Premium et Sales Enterprise

1. Depuis l’application Centre des ventes, sélectionnez l’icône Paramètres , puis Paramètres avancés.

2. Suivez les instructions de la section Analyser et partager vos données avec des modèles Excel pour créer un modèle Excel.

Sales Professional

Il existe quatre étapes de création d’un modèle Excel.

Étape 1 : créer un nouveau modèle à partir de données existantes

1. Assurez-vous que vous disposez du rôle d’administrateur système dans Dynamics 365 Sales Professional.

2. Sur le plan de site, sélectionnez Paramètres des ventes.

3. Sous Paramètres avancés, sélectionnez Modèles Excel et Word.

4. Sélectionnez Nouveau modèle.

5. Dans le volet Créer un type de modèle, sélectionnez Modèle Excel, puis sélectionnez Suivant.

   

6. Sélectionnez une entité à laquelle le modèle s’applique. Le modèle utilise les données de cette entité. Les vues que vous pouvez sélectionner dans le champ suivant dépendent de l’entité vous avez sélectionnée.

7. La vue définit la requête utilisée pour afficher les enregistrements et les colonnes ou les champs affichés. Sélectionnez une vue, puis Suivant.

   

8. Sur la page Télécharger le modèle, sélectionnez Télécharger.

9. Pour télécharger le modèle ultérieurement, cochez la case Télécharger le modèle ultérieurement, puis sélectionnez Suivant.

10. Pour télécharger le modèle une fois les données personnalisées, accédez à la liste des modèles, puis sélectionnez Télécharger le modèle. Informations complémentaires : Télécharger le modèle et le partager avec d’autres utilisateurs.

Étape 2 : personnaliser les données dans Excel

Ouvrez le modèle récemment créé dans votre instance locale d’Excel pour personnaliser les données.

Wichtig

N’utilisez pas Excel Online pour personnaliser les données du modèle, car les modifications ne peuvent pas être enregistrées. Toutes les mises à jour des données du modèle effectuées dans Excel Online seront perdues après la fermeture de l’onglet.

Parcourons un exemple simple de personnalisation d’un modèle Excel en utilisant des exemples de données de Dynamics 365 Sales Professional.

Exemple de personnalisation de données d’opportunité

1. Sélectionnez Activer la modification pour permettre la personnalisation de la feuille de calcul Excel.

2. Ajoutez une nouvelle colonne et nommez-la « Revenu attendu ».

   

3. Créez une formule pour le revenu attendu. Ne faites pas référence à des cellules en utilisant leur adresse ; définissez plutôt des noms et utilisez-les.

   

4. Créez un tableau croisé et un graphique.

   Placez du contenu utilisateur au-dessus ou à droite du tableau de données existant. Cela permet d’empêcher le contenu d’être écrasé si vous ajoutez de nouvelles données dans Dynamics 365 Sales Professional ultérieurement et si vous créez un modèle Excel.

   Plus d’informations : Recommandations et points à prendre en compte pour l’utilisation de modèles Excel.

   

5. Enregistrez la feuille de calcul.

Vous êtes maintenant prêt à télécharger le modèle Excel dans Dynamics 365 Sales Professional.

Étape 3 : télécharger le modèle et le partager

Lorsque votre modèle Excel est personnalisé tel que vous le souhaitez, enregistrez-le pour pouvoir le télécharger dans Dynamics 365 Sales Professional.

Les administrateurs peuvent utiliser la page Paramètres avancés pour télécharger le modèle Excel dans Dynamics 365 Sales Professional.

[!NOTE]

Les utilisateurs de votre organisation peuvent voir les modèles disponibles en sélectionnant le bouton Modèles Excel dans la barre de commandes dans la liste des enregistrements.

1. Sous Paramètres avancés, sélectionnez Modèles Excel et Word, puis sélectionnez Télécharger un modèle.

2. Recherchez et téléchargez le fichier.

   

3. Cliquez sur Charger.

   Vous pouvez voir le résumé du fichier que vous téléchargez.

4. Sélectionnez Terminer.

Recommandations et points à prendre en compte pour l’utilisation de modèles Excel

Voici quelques notions clés que vous devez connaître pour créer et utiliser au mieux les modèles Excel dans Dynamics 365 Sales.

• Testez vos modèles Excel.

  Excel comporte de nombreuses fonctionnalités. Il est conseillé de tester vos personnalisations pour vérifier que toutes les fonctionnalités Excel fonctionnent comme prévu dans vos modèles.

• Données des modèles et préoccupations de confidentialité.

  Par défaut, les données des tableaux croisés dynamiques ne sont pas mises à jour à l’ouverture d’une feuille de calcul. Cela peut créer un problème de sécurité si certaines données des tableaux dynamiques ne doivent pas être vues par certains utilisateurs ne disposant pas d’autorisations suffisantes.

  Prenons l’exemple du scénario suivant :

  • Un administrateur Dynamics 365 Sales crée un modèle avec des données sensibles dans un tableau croisé dynamique et télécharge le modèle dans Dynamics 365 Sales.

  • Un vendeur qui ne doit pas avoir accès aux données sensibles des tableaux croisés dynamiques utilise le modèle pour créer un fichier Excel pour analyser des données.

  Le résultat de ce scénario est que le vendeur peut voir les données des tableaux croisés dynamiques chargées par l’administrateur Dynamics 365 Sales incluant un accès à des vues pour lesquelles il n’a pas les autorisations.

  Par ailleurs, iOS ne prend pas en charge la mise à jour des données et des tableaux croisés dynamiques lors de l’utilisation de l’application Microsoft Excel sur les appareils IOS.

  Wichtig

  Les données sensibles ne doivent pas être incluses dans les tableaux croisés et les tableaux croisés dynamiques.

• Configurer les données des tableaux croisés dynamiques pour l’actualisation automatique

  Par défaut, les données des tableaux croisés dynamiques ne s’actualisent pas automatiquement lorsque vous ouvrez la feuille de calcul. Les autres types de graphique se mettent à jour automatiquement.

  Dans Excel, cliquez avec le bouton droit sur le tableau croisé dynamique, puis sélectionnez Options de tableau croisé dynamique > Actualiser les données à l’ouverture du fichier.

  

• Insérer de nouvelles données

  Si vous souhaitez ajouter du contenu au modèle Excel, placez vos données au-dessus ou à droite des données existantes. Une seconde option consiste à placer votre nouveau contenu sur une deuxième feuille.

• Les modèles Excel comportant des images peuvent engendrer une erreur

  Si vous tentez de visualiser des données Dynamics 365 Sales avec un modèle Excel qui comporte une image enregistrée, il est possible que l’erreur suivante s’affiche : « Une erreur s’est produite lors de l’enregistrement de votre classeur. Par conséquent, le classeur n’a pas été enregistré. » Essayez de supprimer l’image du modèle et de recharger le modèle dans Dynamics 365 Sales.

• Modèles Excel et application Office Mobile dans Windows 8.1

  Les modèles Excel ne s’ouvrent pas sur les appareils Windows 8.1 avec l’application Office Mobile. Vous recevrez le message d’erreur suivant : « Nous avons récupérer la plus grande partie possible de votre document, mais vous ne pouvez pas le modifier. Essayez d’ouvrir et de réparer le document sur votre PC pour résoudre le problème. »

  Ce problème est connu. Utilisez les noms de colonne et de plage des tableaux dans les formules. Lorsque vous créez des formules Excel, n’utilisez pas les en-têtes de colonne ou les numéros de cellules. En revanche, utilisez les noms des colonnes du tableau, et définissez des noms pour les cellules ou des plages de cellules.

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Vous ne trouvez pas les options dans votre application ?

Il existe deux possibilités :

• Vous ne disposez pas de la licence ou du rôle nécessaire pour effectuer les étapes.

• Votre organisation utilise peut-être une application personnalisée et, par conséquent, le plan du site et l’interface utilisateur seront différents. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cette documentation sont spécifiques à l’application Centre des ventes ou Sales Professional prédéfinie.

Voir aussi

Créer et gérer les modèles Word dans Dynamics 365 Sales

Hinweis

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Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).