Comprendre la répartition des prospects dans les règles d’attribution
Dans Dynamics 365 Sales, les règles d’affectation déterminent la manière dont les prospects sont automatiquement attribués aux vendeurs. Lorsqu’un prospect est créé et remplit certaines conditions définies dans les règles d’affectation, le prospect est automatiquement attribué au bon vendeur. Le processus automatisé permet de gagner du temps et d’optimiser la charge de travail de votre équipe des ventes.
Les facteurs suivants aident à déterminer l’affectation des prospects :
- Combien de prospects actifs sont déjà attribués aux vendeurs
- Quand un vendeur s’est-il vu attribuer un prospect pour la dernière fois
Licences et rôles requis
| Type de condition requise | Vous devez disposer d'une |
|---|---|
| Licence | Dynamics 365 Sales Premium ou Dynamics 365 Sales Enterprise Pour plus d’informations : Tarification de Dynamics 365 Sales |
| Rôles de sécurité | Administrateur système ou gestionnaire de séquence Pour plus d’informations : Rôles de sécurité prédéfinis pour Sales |
Répartition des prospects de base
Il existe deux types d’algorithmes de base pour la répartition des prospects :
Tourniquet (round robin)
Dans l’affectation en tourniquet (round robin), le système examine tous les vendeurs correspondants au prospect et attribue ce dernier au vendeur qui s’est vu attribuer un prospect le moins récemment. Cela inclut les affectations de prospects provenant d’autres sources, telles que l’affectation manuelle ou via un complément.
Prenons un exemple pour comprendre les critères de répartition en tourniquet (round robin).
Un prospect entre dans le système et une application identifie les vendeurs potentiels suivants capables de travailler dessus, sur la base des critères de sélection définis dans les règles d’affectation.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Vendeur 1 | 12 juillet 2021, 11 h 00 |
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 10 h 00 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 |
L’algorithme examine les dates de dernière affectation de prospect des vendeurs et identifie que le Vendeur 2 s’est vu affecter un prospect le moins récemment ; par conséquent, le prospect est affecté au Vendeur 2. Dans cet exemple, l’acheminement a lieu le 12 juillet 2021 à 13h30. L’algorithme met alors à jour la date de dernière affectation de prospect du Vendeur 2 à cette valeur.
Maintenant, faisons avancer le processus d’un cycle. Un autre prospect entre dans le système. Mais seuls le Vendeur 2 et le Vendeur 3 ont les attributs requis pour travailler sur le prospect. Ainsi, l’algorithme examine à nouveau le tableau suivant et observe que la date de dernière affectation de prospect a été mise à jour pour le Vendeur 2.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 13 h 30 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 |
L’algorithme détermine que le Vendeur 3 s’est vu affecter un prospect le moins récemment. Il affecte donc le prospect au vendeur 3 et la date de dernière affectation de prospect du vendeur 3 est mise à jour à la date de l’acheminement.
Équilibrage de charge
Dans l’affectation basée sur l’équilibrage de charge, le système examine tous les vendeurs correspondants au prospect et affecte ce dernier au vendeur ayant la capacité maximale disponible. Cette méthode permet de garantir que tous les vendeurs sont également occupés et minimise l’inégalité de la charge de travail.
Prenons un exemple pour comprendre les critères de répartition basée sur l’équilibrage de charge.
Un prospect entre dans le système et une application identifie les vendeurs potentiels suivants capables de travailler dessus, sur la base des critères de sélection définis dans les règles d’affectation.
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Vendeur 1 | 10 |
| Vendeur 2 | 12 |
| Vendeur 3 | 15 |
Puisque le Vendeur 3 a la capacité maximale disponible de tous les vendeurs éligibles, le prospect est affecté au Vendeur 3, dont la capacité disponible est mise à jour.
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Vendeur 1 | 10 |
| Vendeur 2 | 12 |
| Vendeur 3 | 14 |
Maintenant, pour mieux comprendre cela, prenons la série d’événements suivante et supposons que les vendeurs 1, 2 et 3 sont tous les trois des propriétaires possibles des prospects entrants.
Événement 1 : deux nouveaux prospects correspondant à la règle arrivent dans le système.
Les deux prospects sont affectés au Vendeur 3 et le tableau ressemble à ce qui suit.
Vendeur Capacité disponible Vendeur 1 10 Vendeur 2 12 Vendeur 3 12 Événement 2 : un prospect supplémentaire entre dans le système.
Le prospect est affecté soit au Vendeur 2 ou au Vendeur 3, car ils ont tous deux la même capacité disponible. Supposons que le prospect est attribué au vendeur 2. Le tableau est mis à jour et doit ressembler au tableau suivant.
Vendeur Capacité disponible Vendeur 1 10 Vendeur 2 11 Vendeur 3 12 Événement 3 : le Vendeur 1 ferme trois prospects actifs et un nouveau prospect correspondant entre pour l’acheminement.
Pour le prospect entrant, la capacité disponible ressemble à ce qui suit. Le prospect est donc affecté au Vendeur 1.
Vendeur Capacité disponible Vendeur 1 13 Vendeur 2 11 Vendeur 3 12
Critères supplémentaires de répartition des prospects
En plus de se voir attribuer des prospects via des critères de répartition en tourniquet (round robin) et basée sur l’équilibrage de charge, les vendeurs sont triés en fonction de leurs priorités respectives. Cela nous aide à sélectionner le meilleur candidat pour le prospect.
Prenons le tableau suivant en exemple.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 12 juillet 2021, 11 h 00 | 10 |
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 10 h 00 | 12 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 | 15 |
Dans une répartition en tourniquet (round robin), la priorité des vendeurs est la suivante.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 10 h 00 |
| Vendeur 1 | 12 juillet 2021, 11 h 00 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 |
Dans une répartition basée sur l’équilibrage de charge, la priorité des vendeurs est la suivante.
| Vendeur | Capacité disponible |
|---|---|
| Vendeur 3 | 15 |
| Vendeur 2 | 12 |
| Vendeur 1 | 10 |
Pour affiner l’affectation des prospects, nous devons introduire un traitement supplémentaire afin de mieux hiérarchiser les vendeurs en fonction de nos exigences. Les options supplémentaires suivantes sont disponibles :
Prendre en compte la capacité du vendeur
Lorsque cette option est sélectionnée, les prospects sont acheminés uniquement vers les vendeurs qui ont la capacité disponible pour travailler dessus—c’est-à-dire la capacité disponible positive. Si aucun des vendeurs éligibles n’a de capacité disponible, alors le prospect sera marqué comme non affecté. Pour plus d’informations sur la gestion de la capacité des vendeurs, accéder à Définir la capacité des vendeurs.
Prenons un exemple pour la méthode du tourniquet (round robin). Un prospect entre. Les dates de dernière affectation de prospect et la capacité disponible des vendeurs correspondants suivants sont indiquées dans le tableau suivant.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 12 juillet 2021, 11 h 00 | –2 |
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 10 h 00 | 0 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 | 4 |
| Vendeur 4 | 12 juillet 2021, 13 h 00 | 1 |
Pour la répartition en tourniquet (round robin), la priorité est définie comme suit pour les vendeurs.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 2 | 12 juillet 2021, 10 h 00 | 0 |
| Vendeur 1 | 12 juillet 2021, 11 h 00 | –2 |
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 | 4 |
| Vendeur 4 | 12 juillet 2021, 13 h 00 | 1 |
Étant donné que le Vendeur 1 et le Vendeur 2 ont une capacité disponible négative, ils ne seront pas considérés comme propriétaires éligibles, et le tableau sera réduit de la manière suivante.
| Vendeur | Date de dernière affectation d’un prospect | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 3 | 12 juillet 2021, 12 h 00 | 4 |
| Vendeur 4 | 12 juillet 2021, 13 h 00 | 1 |
Le prospect sera affecté au Vendeur 3.
Lorsque vous sélectionnez l’option Prendre en compte la capacité du vendeur, cela supprime de la liste des propriétaires les vendeurs dont la capacité disponible est négative ou nulle au moment de l’acheminement.
Prendre en compte la disponibilité du vendeur
Lorsque cette option est sélectionnée, le système prend en compte le planning de travail des vendeurs défini dans l’Accélérateur des ventes et filtre les vendeurs en fonction de leur disponibilité pour travailler sur les prospects.
L’algorithme analyse la disponibilité des vendeurs dans l’ordre de priorité d’affectation des prospects (équilibrage de charge ou tourniquet) et attribue les prospects à un vendeur actuellement disponible. Si les vendeurs correspondants ne sont actuellement pas disponibles, les prospects sont attribués aux vendeurs qui sont disponibles dans les 24 heures suivant l’heure de l’acheminement. Si aucun vendeur n’est disponible dans les prochaines 24 heures, les prospects sont attribués aux vendeurs qui sont disponibles dans les prochaines 48 heures, et ainsi de suite jusqu’à 120 heures. Si aucun vendeur n’est disponible dans les 120 heures, les prospects sont marqués comme non attribués.
Les vendeurs sont répartis en six compartiments en fonction de leur disponibilité. Les compartiments sont affichés de haut en bas. Au premier compartiment non vide, le prospect est réparti entre les vendeurs du compartiment en fonction de critères de répartition en tourniquet (round robin). (Pour l’équilibrage de charge, seul le premier compartiment est évalué.)
Pour en savoir plus sur la façon dont les vendeurs mettent à jour leur horaire de travail personnel dans l’Accélérateur des ventes, qui est également utilisé par les règles d’affectation, accéder à Configurer votre disponibilité au travail.
Prenons quelques exemples pour étudier cela.
Nous allons utiliser la notation suivante pour la disponibilité au moment de l’acheminement :
- 0D - Actuellement disponible
- 1D - Disponible au plus tôt dans les 24 heures
- 2D - Disponible au plus tôt dans les 24 – 48 heures
- 3D - Disponible au plus tôt dans les 48 – 72 heures
- 4D - Disponible au plus tôt dans les 72 – 96 heures
- 5D - Disponible au plus tôt dans les 96 – 120 heures
Exemple 1 : nous avons mis en correspondance les vendeurs 1 à 5 avec le prospect et le critère de répartition principal est le tourniquet.
| Vendeurs | Disponibilité | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 12 juillet 2021, 11 h 00 |
| Vendeur 2 | 1D | 12 juillet 2021, 10 h 00 |
| Vendeur 3 | 0D | 12 juillet 2021, 12 h 00 |
| Vendeur 4 | 2J | 12 juillet 2021, 13 h 00 |
| Vendeur 5 | 0D | 12 juillet 2021, 10 h 30 |
Étant donné que nous avons actuellement deux vendeurs disponibles, le prospect sera réparti entre eux sur la base de critères du tourniquet.
| Vendeurs | Disponibilité | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|---|
| Vendeur 3 | 0D | 12 juillet 2021, 12 h 00 |
| Vendeur 5 | 0D | 12 juillet 2021, 10 h 30 |
Lorsqu’un prospect entre, il est affecté au Vendeur 5. Les prospects entrants suivants pour cette règle seront affectés au Vendeur 3 et au Vendeur 5 selon une répartition en tourniquet, jusqu’à ce que la disponibilité des vendeurs correspondants évolue.
Exemple 2 : nous avons mis en correspondance les vendeurs 1 à 5 et le critère de répartition principal est l’équilibrage de charge.
| Vendeurs | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 14 |
| Vendeur 2 | 1D | 20 |
| Vendeur 3 | 0D | 5 |
| Vendeur 4 | 2J | 10 |
| Vendeur 5 | 0D | 2 |
Étant donné que le Vendeur 3 et le Vendeur 5 sont actuellement disponibles et que le critère de distribution principal est l’équilibrage de charge, le prospect est attribué au Vendeur 3.
Exemple 3 : nous avons mis en correspondance les vendeurs 1 à 5, le critère de distribution principal est l’équilibrage de charge et l’option Prendre en compte la capacité du vendeur a été sélectionnée.
| Vendeurs | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 14 |
| Vendeur 2 | 1D | 20 |
| Vendeur 3 | 0D | –1 |
| Vendeur 4 | 2J | 10 |
| Vendeur 5 | 0D | 0 |
Étant donné que l’option Prendre en compte la capacité du vendeur a été sélectionnée, le Vendeur 3 et le Vendeur 5 ne sont pas éligibles pour l’acheminement.
| Vendeurs | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 14 |
| Vendeur 2 | 1D | 20 |
| Vendeur 4 | 2J | 10 |
Le premier compartiment de disponibilité est 1D. Par conséquent, le Vendeur 1 et le Vendeur 2 sont pris en compte.
| Vendeurs | Disponibilité | Capacité disponible |
|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 14 |
| Vendeur 2 | 1D | 20 |
Étant donné que les vendeurs ne sont actuellement pas disponibles, cette répartition en tourniquet (round robin) sera utilisée pour ces vendeurs.
Hinweis
N’oubliez pas que le principal critère de sélection dans cet exemple est l’équilibrage de charge.
Supposons les dates de dernière affectation suivantes.
| Vendeurs | Disponibilité | Capacité disponible | Date de dernière affectation d’un prospect |
|---|---|---|---|
| Vendeur 1 | 1D | 14 | 12 juillet 2021, 10 h 00 |
| Vendeur 2 | 1D | 20 | 12 juillet 2021, 11 h 00 |
Le prospect sera affecté au Vendeur 1. De plus, les prospects pour cette règle et cette correspondance de vendeur seront attribués au Vendeur 2 et au Vendeur 1 selon les critères du tourniquet.
Voir aussi
Commentaires
Envoyer et afficher des commentaires pour