Vue d'ensemble du budget

Presque toutes les sociétés qui utilisent la fonctionnalité Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise edition pourront créer des états budgétés et réels. Cet article décrit la configuration minimale requise pour créer des budgets dans Finance and Operations ou les charger dans un programme tiers.

Vue d'ensemble

Le budget approuvé pour une entité juridique est tenu à jour dans un document appelé une écriture de registre budgétaire. Les lignes d'un document d'écriture de registre budgétaire sont appelées écritures de compte budgétaire, et contiennent des informations relatives aux dimensions financières, des dates et les montants du budget approuvé. Le document d'écriture de registre budgétaire est intégré aux états financiers de base et aux pages de recherche où les montants réels comptables sont comparés aux montants du budget.

Il existe plusieurs méthodes permettant la création d'écritures de registre budgétaires dans Finance and Operations :

  • Entrez manuellement les informations de document sur la page Écritures de registre budgétaires.
  • Utilisez le modèle Microsoft Excel que vous pouvez ouvrir en cliquant sur le bouton Ouvrir dans Excel de la page Écritures de registre budgétaires.
  • Utilisez l'entité de données Écritures de compte budgétaires dans le module Gestion des données pour importer les écritures de registre budgétaires. Envisagez d'utiliser cette méthode et d'activer le paramètre Traitement basé sur les jeux si vous devez importer plusieurs écritures de compte budgétaires dans le système.
  • Si la société utilise la fonctionnalité de planification budgétaire pour préparer les données du budget, vous pouvez utiliser le processus périodique Générer une écriture de registre budgétaire.

L'écriture de registre budgétaire est considérée comme terminée lorsque les soldes budgétaires ont été mis à jour. Sur la page Écritures de registre budgétaires, cliquez sur Mettre à jour les soldes budgétaires pour une ou plusieurs écritures de registre budgétaires sélectionnées. Après la mise à jour des soldes budgétaires, le statut de l'écriture de registre budgétaire passe à Terminé. Une écriture de registre budgétaire terminée ne peut pas être rouverte pour être modifiée. Par conséquent, si les données de budget doivent être ajustées, vous devez créer une écriture de registre budgétaire au lieu de corriger les données de l'écriture de registre budgétaire terminée.

Configuration

Lorsque vous configurez la budgétisation, démarrez sur la page Paramètres de budgétisation. Sur cette page, vous devez définir le journal des budgets, la souche de numéros pour les écritures de registre budgétaires, et le comportement par défaut dans les espaces de travail.

Ensuite, s'il existe des stratégies régissant l'approbation des écritures de registre budgétaires, en fonction du type de budget (par exemple, des transferts ou des révisions), vous devez créer des workflows d'écriture de registre budgétaire sur la page Workflows de budgétisation. S'il existe des scénarios dans lesquels les transferts peuvent être autorisés sans approbation de workflow, vous pouvez définir des règles de transfert budgétaire pour prendre en charge ces scénarios.

Sur la page Dimensions de budgétisation, vous devez sélectionner les dimensions financières utilisées pour la budgétisation, en fonction des dimensions utilisées dans le plan de comptes. Vous pouvez sélectionner toutes les dimensions financières ou un sous-ensemble de celles-ci pour la budgétisation.

Définissez un modèle de budget correspondant à tous les budgets ou à certains d'entre eux. Vous pouvez utiliser un modèle de budget unique pour toutes les écritures de registre budgétaires. Sinon, vous pouvez créer des modèles distincts basés sur le type de budget, l'emplacement géographique, ou sur une autre façon de classifier un budget.

Note

Si le contrôle budgétaire est utilisé, vous pouvez associer un seul modèle de budget à une période de cycle budgétaire spécifique.

Créez des codes budget qui identifient le type de transactions budgétaires pour à enregistrer et tout workflow associé. Les codes budget peuvent prendre en charge les types de budget suivants :

  • Budget d'origine
  • Transfert
  • Révision
  • Engagement
  • Engagement préalable
  • Report de budget

Les codes budget vous permettent de disposer d'une piste d'audit des modifications de budget approuvées tout au long du cycle budgétaire. Si un workflow est associé à un code budget, le workflow est activé pour toutes les écritures de registre budgétaires qui utilisent ce code budget, et les étapes de workflow doivent être effectuées avant que l'écriture de registre budgétaire atteigne le stade Terminé.

Le cas échéant, vous pouvez également paramétrer les règles de transfert budgétaire. Pour utiliser des règles de transfert budgétaire, sélectionnez Utiliser des règles pour les transferts budgétaires sur la page Paramètres budgétaires. Lorsque vous utilisez des règles de transfert budgétaire et qu'un utilisateur crée un document à l'aide d'un code budget de type Transfert, les soldes budgétaires ne sont pas mises à jour si les règles de transfert budgétaire sont violées. Par exemple, vous pouvez autoriser les documents de transfert budgétaire où le budget des dépenses est transféré entre les comptes principaux pour le département Ventes et marketing, mais interdire le transfert du budget de ou vers ce département sauf si l'approbation de workflow a été autorisé pour ce type d'écriture de compte budgétaire.

Utilisation des espaces de travail et des pages de recherche effectuer le suivi du budget et des chiffres réels

Le responsable du budget peut consulter l'état actuel d'un budget dans l'espace de travail Budgets comptables et prévisions. Les onglets Dépense supérieure au budget et Produit inférieur au budget fournissent un aperçu rapide des combinaisons de dimensions financières dans lesquelles les cibles de budget ne sont pas atteintes ou approchent du seuil. Vous pouvez personnaliser le pourcentage de seuil budgétaire et les ensembles de dimensions financières utilisés sous ces onglets en cliquant sur Configurer mon espace de travail. Vous pouvez cliquer sur Responsable de l'unité pour afficher les collaborateurs responsables des combinaisons de dimensions financières spécifiques sélectionnées sous ces onglets. Par exemple, si vous constatez que le budget de dépenses du département des opérations va dépasser le seuil budgétaire, vous pouvez facilement rechercher et contacter le responsable du département pour discuter du problème.

Note

Le champ Responsable de département de la page Unités d'organisation détermine quels responsables prennent en charge des combinaisons de dimensions financières spécifiques. Pour plus de détails sur les montants budgétaires/les montants réels, cliquez sur En voir plus dans la partie inférieure de l'onglet pour ouvrir la page de recherche Budget et chiffres réels.

La page de recherche Comparatif Réel/Budget vous permet de zoomer sur les détails du budget par rapport aux montants réels. Sélectionnez une ligne sur la page de recherche, puis cliquez sur Soldes de la période pour afficher les montants du budget et les montants réels répartis sur plusieurs périodes fiscales. La page Écritures de compte budgétaires permet d'extraire les détails du montant du budget des écritures de registre budgétaires. La page Écritures du journal des opérations diverses affiche les écritures comptables incluses dans le montant Chiffres réels calculé.

Une société qui utilise la fonctionnalité de planification budgétaire peut créer et utiliser les prévisions budgétaires dans l'espace de travail Budgets comptables et prévisions.