Transactions des détenteurs d’avance
Découvrez comment gérer les transactions des détenteurs d’avance.
Les transactions de ces collaborateurs qui sont détenteurs d’avance peuvent être validées à l’aide des comptes de détenteurs d’avance. L’ID de collaborateur spécifié pour chaque détenteur d’avance peut être utilisé pour suivre toutes les transactions du détenteur d’avance. Ce numéro est récupéré comme numéro de compte pour les transactions du détenteur d’avance sur les pages Journaux généraux et Transactions du détenteur d’avance.
Créer et publier une commande fournisseur avec les détails du détenteur d’avance
Pour plus d’informations générales sur les commandes fournisseur, voir Présentation générale de la commande fournisseur. Si une facture fournisseur est créée et validée avec les détails du détenteur d’avance, les soldes du détenteur d’avance sont comptabilisés sur le compte de solde de l’employé au lieu du compte de solde du fournisseur. Pour ajouter les détails du détenteur d’avance à une commande fournisseur, procédez comme suit :
- Dans le champ Conditions de paiement de la section Prix et remise, sélectionnez les conditions de paiement. Sélectionnez une condition de paiement pour laquelle l’option À partir du détenteur d’avance est sélectionnée sur la page Conditions de paiement. Pour plus d’informations sur la configuration des conditions de paiement pour les détenteurs d’avance, consultez la Présentation des détenteurs d’avance.
- Dans le champ Détenteur d’avance sur l’onglet rapide Prix et remise, sélectionnez le détenteur d’avance pour la commande fournisseur.
Le processus de validation de commande fournisseur crée deux transactions fournisseur avec des montants opposés et une transaction de détenteur d’avance. Sans les détails du détenteur d’avance, une seule transaction fournisseur est créée.
Régler les soldes des détenteurs d’avance via une banque
Lorsque vous réglez les soldes des détenteurs d’avance via une banque, des écritures de journal pour la clôture des soldes des détenteurs d’avance sont créées dans le journal général. Vous pouvez paramétrer le code du journal et de la banque dans la section Détenteurs d’avance dans la page Paramètres de la comptabilité fournisseur. Pour plus d’informations, voir la rubrique Présentation des détenteurs d’avance. Pour clôturer le solde d’un titulaire d’avance via une banque, ouvrez Comptabilité fournisseur>Détenteurs d’avance>Détenteurs d’avance. Cliquez sur le bouton Solde dans le volet Actions, puis cliquez sur Clôturer via une banque. Saisissez les informations suivantes dans la page Clôturer via une banque.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de paiement | Entrez la date de validation du paiement. |
| Montant à transférer | Entrez le montant du solde lors de la fermeture. Le montant indiqué dans le champ Montant du formulaire Solde est affiché par défaut. |
| Automatique | Cochez la case Automatique pour créer et valider un journal prédéfini sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur. |
Régler les soldes des détenteurs d’avance via les disponibilités
Lorsque vous réglez les soldes des détenteurs d’avance à l’aide des disponibilités, des écritures de journal pour la clôture des soldes des détenteurs d’avance sont créées dans un journal de bordereaux. Vous pouvez paramétrer le code du journal et des disponibilités dans l’onglet Détenteurs d’avance dans la page Paramètres de la comptabilité fournisseur. Pour plus d’informations, voir la rubrique Présentation des détenteurs d’avance. Pour clôturer le solde d’un titulaire d’avance via des disponibilités, ouvrez Comptabilité fournisseur>Détenteurs d’avance>Détenteurs d’avance. Cliquez sur le bouton Solde dans le volet Actions, puis cliquez sur Fermer via des disponibilités. Saisissez les informations suivantes dans la page Fermer via des disponibilités.
| Champ | Description |
|---|---|
| Date de paiement | Entrez la date de validation du paiement. |
| Montant à transférer | Entrez le montant du solde lors de la fermeture. Le montant indiqué dans le champ Montant du formulaire Solde est affiché par défaut. |
| Automatique | Cochez la case Automatique pour créer et valider automatiquement un journal prédéfini sur la page Paramètres de la comptabilité fournisseur. |
Après le traitement du journal des bordereaux, si le montant dans le champ Montant à transférer était négatif, un bordereau de décaissement est généré pour le détenteur d’avance lors de la clôture des soldes. Si le montant dans le champ Montant à transférer était positif, un bordereau de remboursement est généré.