Mandats de paiement dans le secteur public en France

Le mandat de paiement est utilisé par le directeur pour informer le comptable que l'organisation doit payer un montant donné à une autre entité et pour autoriser le comptable à payer ledit montant. Le mandat permet de garantir une séparation nette obligatoire entre le rôle opérationnel du directeur et le rôle comptable du comptable.

Tâches du directeur

À partir de la page Tenir à jour les mandats de paiement, le directeur peut effectuer les tâches suivantes :

  • Affecter des lignes de facture à un mandat de paiement. Pour rechercher les lignes de facture qui n'ont pas encore été affectées à un mandat, vous pouvez filtrer les lignes récupérées par la colonne Mandat.
  • Autoriser le paiement des lignes de facture affectées à des mandats. Cela peut également être effectué à partir de l'onglet Mandat de paiement de la page de facture fournisseur ou la page de transactions fournisseur.
  • Affecter des mandats à un bordereau de mandat. Pour rechercher les lignes de facture qui n'ont pas encore été affectées à un bordereau de mandat, vous pouvez filtrer les lignes récupérées par la colonne Bordereau de mandat.
  • Émettre un arrêté de réquisition. Affectez la ligne de facture à un nouveau mandat avant de le soumettre au comptable en tant qu'arrêté de réquisition.

Pour soumettre des mandats au comptable pour paiement, le directeur recueille les mandats imprimés et leurs documents associés sous un bordereau de mandat.

  • Imprimez les mandats affectés à un bordereau à partir de l'organisateur Enregistrements à inclure de la page État de mandat de paiement.
  • Imprimez le bordereau à partir de l'organisateur Enregistrements à inclure de la page État de bordereau de mandat.

Tâches du comptable

À partir de la page Tenir à jour les mandats de paiement ou de l'onglet Mandat de paiement de la page des factures fournisseur en attente ou de la page des factures fournisseur en cours, le comptable peut accepter, rejeter ou mettre en attente les mandats. Lorsqu'un mandat est rejeté, le statut du directeur est remplacé par Non vérifié et les numéros du mandat et du bordereau de mandat sont effacés.

Utilisation de la page de recherche dans la base de données

Pour ouvrir la page de recherche dans la base de données à partir de la page Tenir à jour les mandats de paiement, spécifiez si vous souhaitez travailler avec des factures en attente ou validées et la plage de dates dans laquelle vous souhaitez sélectionner des factures. Cliquez ensuite sur Récupérer les lignes. Cela ouvre la page de recherche dans la base de donnée, sur laquelle vous pouvez spécifier les critères pour les lignes de facture que vous souhaitez récupérer. Lorsque vous fermez l'écran, toutes les lignes de facture qui correspondent aux critères sélectionnés s'affichent dans la grille. Les lignes des factures qui sont en cours de modification ne sont pas récupérées. Conseil : utilisez les critères suivants dans la page de recherche dans la base de données pour récupérer des lignes.

  • Lignes de facture qui n'ont pas été révisées par le directeur.

    Enregistrement Table dérivée Champ Critères
    Mandat Mandat Statut d'autorisation du directeur « Non révisé(e) »
  • Lignes de facture des mandats qui ont été autorisés pour paiement par le directeur, mais pas encore approuvés par le comptable.

    Enregistrement Table dérivée Champ Critères
    Mandat Mandat Statut d'autorisation du directeur « Autorisé(e) »
    Mandat Mandat Statut d'acceptation du comptable « Non révisé(e) »
  • Lignes de facture des mandats qui ont été rejetés par le comptable.

    Enregistrement Table dérivée Champ Critères
    Mandat Mandat Statut d'acceptation du comptable « Rejeté(e) »