Réduction de la taille d'une boîte aux lettres de découverte dans ExchangeReduce the size of a discovery mailbox in Exchange

Vous avez une boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de 50 Go ? Vous pouvez résoudre ce problème en créant des boîtes aux lettres de découverte et en copiant les résultats de la recherche de la grande boîte aux lettres de découverte dans les nouvelles.Have a discovery mailbox that's exceeded the 50 GB limit? You can fix this issue by creating new discovery mailboxes and copying the search results from the large discovery mailbox to the new ones.

Pourquoi effectuer cette opération ?Why would I want to do this?

Dans Exchange Server et Exchange Online, la taille maximale des boîtes aux lettres de découverte, qui sont utilisés pour stocker les résultats de la recherche In-Place eDiscovery, est 50 Go. Avant la limite de taille, vous pouviez augmenter le quota de stockage à plus de 50 Go, lesquelles ont permis d’avoir des boîtes aux lettres de découverte beaucoup plus de 50 Go. Il existe trois problèmes avec les boîtes aux lettres de découverte sont supérieures à 50 Go :In Exchange Server and Exchange Online, the maximum size of discovery mailboxes, which are used to store In-Place eDiscovery search results, is 50 GB. Prior to the current size limit, you were able to increase the storage quota to more than 50 GB, which resulted in having discovery mailboxes much larger than 50 GB. There are three issues with discovery mailboxes that are larger than 50 GB:

  • Elles ne sont pas prises en charge.They're not supported.

  • Elles ne peuvent pas être migrées vers Office 365.They can't be migrated to Office 365.

  • S’ils sont des boîtes aux lettres de découverte dans Exchange Server 2010, qu’ils ne peuvent pas être mis à niveau vers des versions ultérieures.If they're discovery mailboxes in Exchange Server 2010, they can't be upgraded to later versions.

Le processus en un clin d'œilThe process at a glance

Voici un aperçu rapide de ce que vous devez faire pour réduire la taille d'une boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de 50 Go :Here's a quick look at what you'll need to do to reduce the size of a discovery mailbox that's exceeded the 50 GB limit:

  1. Étape 1 : Création de boîtes aux lettres de découverte des boîtes aux lettres de découverte supplémentaires auxquelles distribuer les résultats de recherche.Step 1: Create discovery mailboxes additional discovery mailboxes to distribute the search results to.

  2. Étape 2 : Copie des résultats de la recherche dans une boîte aux lettres de découverte les résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte existante vers une ou plusieurs des nouvelles boîtes aux lettres de découverte.Step 2: Copy search results to a discovery mailbox the search results from the existing discovery mailbox to one or more of the new discovery mailboxes.

  3. Étape 3 : Suppression de recherches de découverte électronique des recherches de découverte électronique de la boîte aux lettres de découverte d'origine afin de réduire sa taille.Step 3: Delete eDiscovery searches eDiscovery searches from the original discovery mailbox to reduce its size.

La stratégie présentée ici regroupe les résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte d'origine dans des recherches de découverte électronique distinctes basées sur des plages de dates. Il s'agit d'un moyen rapide pour copier de nombreux résultats de recherche vers une nouvelle boîte aux lettres de découverte. Le graphique suivant illustre cette approche.The strategy presented here groups the search results from the original discovery mailbox into separate eDiscovery searches that are based on date ranges. This is a quick way to copy many search results to a new discovery mailbox. The following graphic illustrates this approach.

Réduction de la taille d'une boîte aux lettres de découverte

Ce qu'il faut savoir avant de commencerWhat do you need to know before you begin?

  • Durée d'exécution estimée de cette tâche : La durée variera en fonction de la quantité et de la taille des résultats de recherche qui seront copiés vers différentes boîtes aux lettres de découverte.Estimated time to complete this task: Time will vary based on the amount and size of the search results that will be copied to different discovery mailboxes.

  • Exécutez la commande suivante pour déterminer la taille des boîtes aux lettres de découverte dans votre organisation.Run the following command to determine the size of the discovery mailboxes in your organization.

    Get-Mailbox -RecipientTypeDetails DiscoveryMailbox | Get-MailboxStatistics | FL DisplayName,TotalItemSize
    
  • Déterminez si vous avez besoin de conserver une partie ou la totalité des résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de 50 Go. Suivez les étapes de cette rubrique pour conserver les résultats de la recherche en les copiant vers une boîte aux lettres de découverte différente. Si vous n'avez pas besoin de conserver les résultats d'une recherche de découverte électronique spécifique, vous pouvez supprimer la recherche, comme expliqué à l'étape 3. La suppression d'une recherche supprimera les résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte.Determine if you need to keep some or all of the search results from the discovery mailbox that's exceeded the 50 GB limit. Follow the steps in this topic to retain search results by copying them to a different discovery mailbox. If you don't need to keep the results of a specific eDiscovery search, you can delete the search, as explained in step 3. Deleting a search will delete the search results from the discovery mailbox.

  • Si vous n'avez pas besoin des résultats de la recherche d'une boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de 50 Go, vous pouvez la supprimer. S'il s'agit de la boîte aux lettres de découverte par défaut qui a été créée lorsque votre organisation Exchange a été mise en service, vous pouvez la recréer. Pour plus d'informations, voir Suppression et recréation de la boîte aux lettres de découverte par défaut dans Exchange.If you don't need any of the search results from a discovery mailbox that's exceeded the 50 GB limit, you can delete it. If this is the default discovery mailbox that was created when your Exchange organization was provisioned, you can re-create it. For more information, see Delete and re-create the default discovery mailbox in Exchange.

  • Pour les conflits juridiques actuels, vous pouvez exporter les résultats de recherche de découverte électronique sélectionnés dans des fichiers .pst. Ainsi, les résultats d'une recherche spécifique sont intacts. En plus des fichiers .pst contenant les résultats de la recherche, un journal des résultats d'une recherche (format de fichier .csv) qui contient une entrée pour chaque message renvoyé dans les résultats de la recherche est également exporté. Chaque entrée du fichier identifie la boîte aux lettres source où se trouve le message. Pour plus d'informations, voir Exporter les résultats de la recherche électronique vers un fichier PST.For current legal cases, you might want to export the results of selected eDiscovery searches to .pst files. Doing this keeps the results from a specific search intact. In addition to the .pst files that contain the search results, a search results log (.csv file format) that contains an entry for each message returned in the search results is also exported. Each entry in this file identifies the source mailbox where the message is located. For more information, see Export eDiscovery search results to a PST file.

    Après avoir exporté les résultats de la recherche dans des fichiers .pst, vous devrez utiliser Outlook si vous souhaitez les importer dans une nouvelle boîte aux lettres de découverte.After you export search results to .pst files, you'll need to use Outlook if you want to import them to a new discovery mailbox.

Étape 1 : Création de boîtes aux lettres de découverteStep 1: Create discovery mailboxes

La première étape consiste à créer des boîtes aux lettres de découverte supplémentaires pour copier les résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de taille. Sur la base de la limite de taille de 50 Go pour les boîtes aux lettres de découverte, déterminez le nombre de boîtes aux lettres de découverte supplémentaires dont vous aurez besoin et créez-les. Vous devrez ensuite attribuer aux utilisateurs ou aux groupes des autorisations nécessaires pour ouvrir ces nouvelles boîtes aux lettres de découverte.The first step is to create additional discovery mailboxes so that you can copy the search results from the discovery mailbox that's exceeded the size limit. Based on the 50 GB size limit for discovery mailboxes, determine how many additional discovery mailboxes you'll need and create them. You'll then need to assign users or groups the necessary permissions to open these new discovery mailboxes.

  1. Exécutez la commande suivante pour créer une boîte aux lettres de découverte.Run the following command to create a new discovery mailbox.

    New-Mailbox -Name <discovery mailbox name> -Discovery
    
  2. Exécutez la commande suivante pour attribuer des autorisations à un utilisateur ou à un groupe afin qu'ils puissent ouvrir une boîte aux lettres de découverte et visualiser les résultats de la recherche.Run the following command to assign a user or group permissions to open the discovery mailbox and view search results.

    Add-MailboxPermission <discovery mailbox name> -User <name of user or group> -AccessRights FullAccess -InheritanceType all
    

Étape 2 : Copie des résultats de la recherche dans une boîte aux lettres de découverteStep 2: Copy search results to a discovery mailbox

L'étape suivante consiste à utiliser l'applet de commande New-MailboxSearch pour copier les résultats de la recherche de la boîte aux lettres de découverte existante dans une nouvelle boîte aux lettres de découverte que vous avez créée à l'étape précédente. Cette procédure utilise les paramètres StartDate et EndDate pour limiter les résultats de la recherche à des lots dont la taille ne dépasse pas 50 Go. Cela peut nécessiter quelques tests (en estimant les résultats de la recherche) pour dimensionner correctement les résultats de la recherche.The next step is to use the New-MailboxSearch cmdlet to copy the search results from the existing discovery mailbox to a new discovery mailbox that you created in the previous step. This procedure uses the StartDate and EndDate parameters to scope the search results into batches that are no larger than 50 GB. This may require some testing (by estimating the search results) to size the search results appropriately.

  1. Exécutez la commande suivante pour créer une recherche de découverte électronique.Run the following command to create a new eDiscovery search.

    New-MailboxSearch -Name "Search results from 2010" -SourceMailboxes "Discovery Search Mailbox" -StartDate "01/01/2010" -EndDate "12/31/2010" -TargetMailbox "Discovery Mailbox Backup 01" -EstimateOnly -StatusMailRecipients admin@contoso.com
    

    Cet exemple utilise les paramètres suivants :This example uses the following parameters:

    • Name Ce paramètre spécifie le nom de la nouvelle recherche de la découverte électronique. Étant donné que la recherche est limitée par des dates d'envoi et de réception, il est utile que le nom de la recherche comprenne la plage de dates.Name This parameter specifies the name of the new eDiscovery search. Because the search is scoped by sent and received dates, it's useful that the name of the search includes the date range.

    • SourceMailboxes Ce paramètre spécifie la boîte aux lettres de découverte par défaut. Vous pouvez également spécifier le nom d'une autre boîte aux lettres de découverte qui a dépassé la limite de taille.SourceMailboxes This parameter specifies the default discovery mailbox. You can also specify the name of another discovery mailbox that's exceeded the size limit.

    • StartDate et EndDate Ces paramètres permettent de spécifier la plage de dates des résultats de la recherche dans la boîte aux lettres de découverte par défaut à inclure dans les résultats de la recherche.StartDate and EndDate These parameters specify the date range of the search results in the default discovery mailbox to include in the search results.

      Note

      Pour les dates, utilisez le format de date courte, mm/jj/aaaa, même si les options régionales de l'ordinateur local sont configurées avec un format différent, comme jj/mm/aaaa. Par exemple, utilisez 03/01/2014 pour spécifier le 1er mars 2014.For dates, use the short date format, mm/dd/yyyy, even if the Regional Options settings on the local computer are configured with a different format, such as dd/mm/yyyy. For example, use 03/01/2014 to specify March 1, 2014.

    • TargetMailbox Ce paramètre spécifie que les résultats de la recherche doivent être copiés dans la boîte aux lettres de découverte nommée « Discovery Mailbox Backup 01 ».TargetMailbox This parameter specifies that search results should be copied to the discovery mailbox named "Discovery Mailbox Backup 01".

    • EstimateOnly Ce commutateur précise que seule une estimation du nombre d'éléments à retourner est fournie au démarrage de la recherche. Si vous n'incluez pas ce commutateur, les messages sont copiés dans la boîte aux lettres cible au démarrage de la recherche. Ce commutateur vous permet de régler les plages de dates si nécessaire pour augmenter ou diminuer le nombre de résultats de la recherche.EstimateOnly This switch specifies that only an estimate of the number of items that will be returned is provided when the search is started. If you don't include this switch, messages are copied to the target mailbox when the search is started. Using this switch lets you adjust the date ranges if necessary to increase or decrease the number of search results.

    • StatusMailRecipients Ce paramètre indique que le message d'état doit être envoyé au destinataire spécifié.StatusMailRecipients This parameter specifies that the status message should be sent to the specified recipient.

  2. Une fois que la recherche a été créée, démarrez-la en utilisant l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell ou le Centre d'administration Exchange (CAE).After the search is created, start it by using the Shell or the Exchange admin center (EAC).

    • Utilisation de l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell: Exécutez la commande suivante pour lancer la recherche créée à l'étape précédente. Étant donné que le commutateur EstimateOnly a été inclus lors de la création de la recherche, les résultats de la recherche ne seront pas copiés dans la boîte aux lettres de découverte cible.Using the Shell: Run the following command to start the search created in the previous step. Because the EstimateOnly switch was included when the search was created, the search results won't be copied to the target discovery mailbox.
    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    
    • L’aide du CAE: accédez à gestion de la conformité > In-Place eDiscovery & contenir. Sélectionnez la recherche créée à l’étape précédente, cliquez sur rechercheicône de recherche, puis cliquez sur résultats de la recherche estimation.Using the EAC: Go to Compliance management > In-Place eDiscovery & hold. Select the search created in the previous step, click SearchSearch icon, and then click Estimate search results.
  3. Si nécessaire, réglez la plage de dates pour augmenter ou diminuer le nombre de résultats de recherche qui sont renvoyés. Si vous modifiez la plage de dates, exécutez de nouveau la recherche pour obtenir une nouvelle estimation des résultats. Envisagez de modifier le nom de la recherche afin de refléter la nouvelle plage de dates.If necessary, adjust the date range to increase or decrease the amount of search results that are returned. If you change the date range, run the search again to get a new estimate of the results. Consider changing the name of the search to reflect the new date range.

  4. Lorsque vous avez terminé de tester la recherche, utilisez l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell ou le CAE pour copier les résultats de la recherche dans la boîte aux lettres de découverte cible.When you're finished testing the search, use the Shell or the EAC to copy the search results to the target discovery mailbox.

    • Utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell: Exécutez les commandes suivantes pour copier les résultats de la recherche. Vous devez supprimer le commutateur EstimateOnly avant de copier les résultats de la recherche.Using the Shell: Run the following commands to copy the search results. You have to remove the EstimateOnly switch before you can copy the search results.
    Set-MailboxSearch "Search results from 2010" -EstimateOnly $false
    
    Start-MailboxSearch "Search results from 2010"
    
  5. Répétez les étapes 1 à 4 pour créer des recherches de plages de dates supplémentaires. Incluez la plage de dates dans le nom de la nouvelle recherche pour indiquer la plage des résultats. Pour vérifier qu'aucune des boîtes aux lettres de découverte ne dépasse la limite de 50 Go, utilisez des boîtes aux lettres de découverte différentes de la boîte aux lettres cible.Repeat steps 1 through 4 to create new searches for additional date ranges. Include the date range in the name of the new search to indicate the range of the results. To make sure none of the discovery mailboxes exceeds the 50 GB limit, use different discovery mailboxes as the target mailbox.

Étape 3 : Suppression de recherches de découverte électroniqueStep 3: Delete eDiscovery searches

Après avoir copié les résultats de recherche de la boîte aux lettres de découverte d'origine vers une autre boîte aux lettres de découverte, vous pouvez supprimer les recherches de découverte électronique d'origine. La suppression d'une recherche de découverte électronique supprimera les résultats de recherche de la boîte aux lettres de découverte où les résultats de la recherche sont stockés.After you've copied search results from the original discovery mailbox to another discovery mailbox, you can delete the original eDiscovery searches. Deleting an eDiscovery search will delete the search results from the discovery mailbox where those search results are stored.

Avant de supprimer une recherche, vous pouvez exécuter la commande suivante pour identifier la taille des résultats de recherche qui ont été copiés dans une boîte aux lettres de découverte pour toutes les recherches dans votre organisation.Before deleting a search, you can run the following command to identify the size of the search results that have been copied to a discovery mailbox for all searches in your organization.

Get-MailboxSearch | FL Name,TargetMailbox,ResultSizeCopied

Vous pouvez utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell ou le CAE pour supprimer une recherche de découverte électronique.You can use the Shell or the EAC to delete an eDiscovery search.

  • Utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell: Exécutez la commande suivante.Using the Shell: Run the following command.

    Remove-MailboxSearch -Identity <name of search>
    
  • L’aide du CAE: accédez à gestion de la conformité > In-Place eDiscovery & contenir. Sélectionnez la recherche que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimericône de suppression.Using the EAC: Go to Compliance management > In-Place eDiscovery & hold. Select the search that you want to delete, and then click DeleteDelete icon.

Comment savoir si cela a fonctionné ?How do you know this worked?

Après avoir supprimé les recherches de découverte électronique pour supprimer les résultats de la boîte aux lettres de découverte où ils étaient stockés, exécutez la commande suivante pour afficher la taille d'une boîte aux lettres de découverte sélectionnée.After you've deleted the eDiscovery searches to remove the results from the discovery mailbox where they were stored, run the following command to display the size of a selected discovery mailbox.

Get-Mailbox <name of discovery mailbox> | Get-MailboxStatistics | FL TotalItemSize