Scénarios courants d’approbation des messagesCommon message approval scenarios

Votre organisation peut demander à certains types de messages approuver afin de satisfaire aux exigences juridiques ou de conformité, ou pour implémenter un flux de travail spécifiques de l’entreprise. Cet article présente des exemples de scénarios courants que vous pouvez configurer à l’aide d’Exchange.Your organization may require certain types of messages be approved in order to meet legal or compliance requirements, or to implement a specific business workflow. This article discusses examples of common scenarios that you can set up by using Exchange.

Exemple 1 : Éviter les avalanches de messages dans un grand groupe de distributionExample 1: Avoid mail storms to a large distribution group

Pour contrôler les messages d’un grand groupe de distribution, vous pouvez exiger qu’un modérateur approuve les messages qui sont envoyés à ce groupe. S’il n’existe pas de critères pour définir les messages exigeant une approbation, la façon la plus simple de mettre ceci en place est de configurer le groupe de sorte qu’il exige une approbation des messages.To control messages to a large distribution group, you can require that a moderator approve messages that are sent to that group. If there are no criteria for which messages require approval, the simplest way to set this up is to configure the group to require message approval.

Dans cet exemple, tous les messages envoyés au groupe All Employees doivent être approuvés, sauf si les expéditeurs sont membres du groupe de distribution appelé Legal Team.In this example, all messages to the All Employees group must be approved, except if the senders are members of the distribution group named Legal Team.

Paramètres d’approbation de message pour un groupe de distribution

Pour exiger l’approbation des messages à un groupe de distribution spécifique, dans le centre d’administration Exchange (CAE), accédez à destinataires > groupes, modifier le groupe de distribution, puis sélectionnez approbation de messages.To require that messages to a specific distribution group be approved, in the Exchange admin center (EAC), go to Recipients > Groups, edit the distribution group, and then select Message approval.

L’exemple 2 : Transférer les messages au responsable de l’expéditeur pour approbationExample 2: Forward messages to a sender's manager for approval

Voici quelques types communs de messages pour lesquels vous pourriez vouloir exiger l’approbation du responsable :Here are some common types of messages for which you might want to require manager approval:

  • Messages envoyés par un utilisateur à certains groupes de distribution ou destinatairesMessages sent from a user to certain distribution groups or recipients

  • Messages envoyés à des utilisateurs externes ou à des partenairesMessages sent to external users or partners

  • Messages envoyés entre deux groupesMessage sent between two groups

  • Messages envoyés avec un contenu spécifique, comme le nom d’un client donnéMessages sent with specific content, such as the name of a specific customer

  • Messages envoyés par un stagiaireMessages sent by a trainee

Pour demander qu’un message est envoyé pour approbation, tout d’abord, créez une règle à l’aide du modèle d’Envoyer des messages vers un modérateur et sélectionnez que les messages doivent accéder au responsable de l’expéditeur, comme indiqué dans les captures d’écran suivante.To require that a message be sent for approval, first, create a rule using the Send messages to a moderator template, and select that the messages should go to the sender's manager, as shown in the following screenshots.

Utiliser un modèle pour créer une règle

Ensuite, définissez les messages qui doivent être approuvés.Then, define which messages need approval.

Voici un exemple où tous les messages envoyés par un candidat, Garth Fort, à des destinataires externes à l’organisation nécessite l’approbation du responsable.Here's an example where all messages sent out by a trainee, Garth Fort, to recipients outside the organization requires a manager's approval.

Règle qui transfère des messages au responsable de l’utilisateur

Pour commencer, accédez au centre d’administration Exchange > flux de messagerie > de règleset créer une nouvelle règle à l’aide du modèle d’Envoyer des messages vers un modérateur .To get started, go to EAC > Mail flow > Rules, and create a new rule using the Send messages to a moderator template.

Important

Certaines conditions et les actions, y compris le transfert au responsable de l’expéditeur, sont masquées par défaut dans la page nouvelle règle . Pour afficher toutes les conditions et actions, sélectionnez d’autres options.Some conditions and actions, including forwarding to the sender's manager, are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

Exemple 3 : Configurer une chaîne d’approbation des messagesExample 3: Set up a message approval chain

Vous pouvez exiger plusieurs niveaux d’approbation pour les messages. Par exemple, vous pouvez exiger que les messages destinés à un client spécifique soient d’abord approuvés par un responsable de la relation client, puis par un responsable de la mise en conformité, ou vous pouvez exiger que les rapports de dépenses soient approuvés par deux niveaux de responsables.You can require multiple levels of approval for messages. For example, you can require that messages to a specific customer be approved first by a customer relationship manager and then by a compliance officer, or you can require that expense reports be approved by two levels of managers.

Pour créer ce type d’approbation sur plusieurs niveaux, créez une règle de transport pour chaque niveau d’approbation. Chaque règle détecte les mêmes modèles dans les messages, comme suit :To create this type of multiple-level approval, create one transport rule for each level of approval. Each rule detects the same patterns in the messages, as follows:

  • La première règle transmet le message au premier approbateur. Lorsque le premier approbateur accepte le message, ce dernier est automatiquement transmis à l’approbateur dans la deuxième règle.The first rule forwards the message to the first approver. When the first approver accepts the message, the message automatically goes to the approver in the second rule.

  • Si tous les approbateurs de la chaîne sélectionnent Approuver pour la demande d’approbation, lorsque la dernière approbation de la chaîne est effectuée, le message d’origine est envoyé aux destinataires souhaités.If all approvers in the chain select Approve when they receive the approval request, when the last approval in the chain is complete, the original message is sent to the intended recipients.

  • Si une personne de la chaîne d’approbation sélectionne Rejeter lorsqu’elle reçoit la demande d’approbation, l’expéditeur reçoit un message de rejet.If anyone in the approval chain selects Reject when they receive the approval request, the sender receives a rejection message.

  • Si une des demandes d’approbation ne sont pas approuvée dans le délai d’expiration (2 jours pour Exchange Online, 5 jours pour Exchange Server 2013), l’expéditeur reçoit un message d’expiration.If any of the approval requests aren't approved within the expiration time (2 days for Exchange Online, 5 days for Exchange Server 2013), the sender receives an expiration message.

L’exemple suivant suppose que vous avez un client appelé Blue Yonder Airlines et que vous voulez que le responsable de la relation client et le responsable de la mise en conformité approuvent tous les messages destinés à ce client. Vous créez deux règles, une pour chaque approbateur. La première règle est dirigée vers l’approbateur de premier niveau. La deuxième règle est dirigée vers l’approbateur de deuxième niveau.The following example assumes that you have a customer called Blue Yonder Airlines, and you want both the customer relationship manager and the compliance officer to approve all messages that go to this customer. You create two rules, one for each approver. The first rule goes to the first-level approver. The second rule goes to the second-level approver.

Deux règles utilisées pour deux niveaux d’approbation

La première règle identifie tous les messages portant le nom de la société Blue Yonder Airlines dans l’objet ou le corps du message et envoie ces messages au responsable interne de la relation client de Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.The first rule identifies all messages with the company name Blue Yonder Airlines in the subject or message, and it sends these messages to the internal customer relationship manager for Blue Yonder Airlines, Garret Vargas.

Règle pour un approbateur de premier niveau

La deuxième règle envoie ces messages au responsable de la mise en conformité, Tony Krijnen.The second rule sends these messages to the compliance officer, Tony Krijnen.

Règle d’approbation de deuxième niveau, avec les mêmes critères

Exemple 4 : Transférer les messages qui correspondent à l’un des critèresExample 4: Forward messages that match one of several criteria

Dans une règle de transport, toutes les conditions configurées dans la règle doivent être vérifiées pour que la règle corresponde. Si vous voulez que les mêmes actions s’appliquent à l’une des conditions, vous devez créer une règle distincte pour chacune d’elles.Within a transport rule, all conditions configured within the rule must be true for the rule to match. If you want the same actions applied for either condition, you should create a separate rule for each one.

Pour ce faire, sur la page Règles du CAE, créez une règle pour la première condition. Ensuite, sélectionnez la règle, sélectionnez Copier, puis modifiez les conditions de la nouvelle règle pour qu’elle corresponde à la deuxième condition.To do this, on the Rules page in EAC, create a rule for the first condition. Then select the rule, select Copy, and change the conditions in the new rule to match the second condition.

Soyez prudent quand vous créez plusieurs règles avec des conditions « Ou » afin de ne pas vous retrouver avec un message envoyé à l’approbateur plusieurs fois. Pour éviter ce problème, ajoutez une exception à la deuxième règle afin qu’il ignore les messages qui correspondent à la première règle.Be careful when you create multiple rules with "OR" conditions so you don't end up with a message being sent multiple times to the approver. To avoid this, add an exception to the second rule so it ignores messages that matched the first rule.

Par exemple, une règle unique ne peut pas vérifier si un message contient « devis » dans l’objet ou le titre de la pièce jointe. Pour éviter le message envoyé plusieurs fois à l’approbateur, si la première règle vérifie « devis » dans l’objet ou le corps du message, la deuxième règle qui vérifie les « devis » dans le contenu de pièce jointe doit une exception qui contient la première règle critères.For example, a single rule can't check whether a message has "sales quote" in either the subject or in the attachment title. To avoid the message being sent multiple times to the approver, if the first rule checks for "sales quote" in the subject or body of the message, the second rule that checks for "sales quote" in attachment content needs an exception that contains the first rule's criteria.

Utiliser une exception pour la deuxième règle

Note

Les exceptions sont masquées par défaut sur la page Nouvelle règle. Pour voir toutes les conditions et actions, sélectionnez Plus d’options.Exceptions are hidden by default in the New rule page. To see all the conditions and actions, select More options.

Exemple 5 : Transférer un message qui contient des informations sensiblesExample 5: Forward a message that contains sensitive information

Si vous disposez de la fonctionnalité de protection contre la perte de données(DLP), beaucoup d’autres types d’informations sensibles sont prédéfinies. DLP, vous voyez que le message contient une condition d’informations sensibles. Si vous avez DLP, vous pouvez créer des conditions d’identification des modèles spécifiques d’informations sensibles qui sont propres à votre organisation.If you have the Data loss prevention(DLP) feature, many types of sensitive information are predefined. With DLP, you see that the message contains a sensitive information condition. Whether or not you have DLP, you can create conditions that identify specific sensitive information patterns that are unique to your organization.

Voici un exemple où les messages contenant des informations sensibles exigent l’approbation. Dans cet exemple, les messages qui contiennent un numéro de carte de crédit exigent l’approbation.Here's an example where messages with sensitive information require approval. In this example, messages that contain a credit card number require approval.

Règle qui transfère les messages contenant des informations sensibles

Voir aussiSee also

Gérer l’approbation des messagesManage message approval