Activation du transfert d'appels pour des utilisateurs de messagerie vocaleAllow voice mail users to forward calls

La fonctionnalité Règles de répondeur automatique a été introduite pour la première fois dans Exchange 2010. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs à extension messagerie vocale peuvent déterminer le mode de traitement de leurs appels entrants. Les règles de répondeur automatique et les règles de boîte de réception sont appliquées de la même manière aux appels entrants et aux messages électroniques entrants.The Call Answering Rules feature was first introduced in Exchange 2010. Using this feature, users who are enabled for voice mail can control how their incoming calls should be handled. Call answering rules are applied to incoming calls similar to the way Inbox rules are applied to incoming email messages.

Les règles de répondeur automatique sont créées et configurées par un utilisateur à extension messagerie vocale à l'aide d'Outlook ou d'Outlook Web App. Ces règles sont stockées avec d'autres paramètres vocaux dans la boîte aux lettres de l'utilisateur. Pour chaque boîte aux lettres à extension messagerie unifiée, vous pouvez configurer jusqu'à neuf règles de répondeur automatique. Ces règles sont indépendantes des règles de boîte de réception qui sont paramétrées par les utilisateurs et n'utilisent pas une partie du quota de stockage des règles de boîte de réception pour l'utilisateur.Call answering rules are created and configured by a voice mail-enabled user using Outlook or Outlook Web App. The rules are stored along with other voice settings in the user's mailbox. A total of nine call answering rules can be set up for each UM-enabled mailbox. These rules are independent of the Inbox rules that are set up by users, and don't take up part of the Inbox rules storage quota for the user.

Par défaut, quand la messagerie unifiée et la messagerie vocale sont activées pour un utilisateur, aucune règle de répondeur automatique n'est configurée. Si le système de messagerie vocale répond à un appel entrant, l'appelant est invité à laisser un message vocal ou si l'appelant ne reçoit pas d'invite, il peut également laisser un message vocal à l'utilisateur.By default, when a user is enabled for Unified Messaging (UM) and voice mail, no call answering rules are configured. If an incoming call is answered by the voice mail system, the caller is prompted to leave a voice message or if the caller doesn't get prompted, the caller will also be able to leave a voice message for the user.

Si les utilisateurs souhaitent uniquement que le système de messagerie vocale réponde à leurs appels entrants et enregistre un message vocal, il est inutile de créer des règles de répondeur automatique. En revanche, si vous décidez de configurer des conditions et des actions, vous pouvez le faire dans la section Règles de répondeur automatique dans la page Messagerie vocale dans Outlook Web App. Utilisez la section Règles de répondeur automatique pour créer, modifier et supprimer des règles de répondeur automatique.If your users want to have the voice mail system just answer their incoming calls and record a voice message, you don't have to create any call answering rules. However, if you decide that you want to set up conditions or actions, you can set them up by using the Call Answering Rules section on the Voice Mail page in Outlook Web App. Use the Call Answering Rules section to create, edit, and delete call answering rules.

Anatomie des règles de répondeur automatiqueAnatomy of call answering rules

Une règle de répondeur automatique se compose de deux parties : les conditions et les actions. Vous pouvez associer une ou plusieurs conditions à une seule règle de répondeur automatique. La règle de répondeur automatique ne sera traitée que si toutes les conditions de cette règle sont respectées. Vous pouvez également associer une ou plusieurs actions à une seule règle de répondeur automatique. Ces actions décident des possibilités qui s'offrent à la partie appelante quand la règle de répondeur automatique est appliquée.A call answering rule consists of two parts: conditions and actions. You can associate one or more conditions with a single call answering rule. The call answering rule will only be processed if all the conditions for the rule are met. You can also associate one or more actions with a single call answering rule. These actions determine what options will be offered to the caller when the call answering rule is processed.

Les règles de répondeur automatique prennent en charge les conditions suivantes :Call Answering Rules supports the following conditions:

  • Qui envoie l'appel entrantWho the incoming call is from

  • L'heure du jourThe time of day

  • Disponibilité sur CalendrierCalendar free/busy status

  • Si les réponses automatiques sont ou non activées pour le courrier électroniqueWhether automatic replies are turned on for email

Les actions suivantes sont prises en charge :The following actions are supported:

  • Me joindreFind me

  • Transférer l'appelant vers quelqu'un d'autreTransfer the caller to someone else

  • Laisser un message vocalLeave a voice message

Si un utilisateur enregistre un message personnalisé pour une règle de répondeur automatique, il doit inclure l'option de menu correspondant à ce message personnalisé lors de la configuration de la règle de répondeur automatique. Dans le cas contraire, la messagerie unifiée ne génère pas d'invite de menu indiquant à l'appelant les choix qui lui sont offerts. Une fois que le message d'accueil personnalisé est lu, le serveur attend la réaction de l'appelant. Si aucune option de menu n'est indiquée par le message, il ne saisira rien et le serveur lui demandera « Êtes-vous toujours là ? »If a user records a custom greeting for a call answering rule, they must include the menu option as part of the custom greeting when they configure the call answering rule. If they don't, Unified Messaging won't generate a menu prompt that lets the caller know what his or her choices are. After the custom greeting is played, the server will wait for the caller's input. If a menu option isn't included in the greeting, the caller won't input anything and the server will prompt them, asking "Are you still there?"

ConditionsConditions

Les conditions sont des règles que vous pouvez appliquer aux règles de répondeur automatique. En combinant les conditions, vous pouvez créer plusieurs règles de répondeur automatique qui se déclencheront lorsque les conditions seront remplies. Pour créer une règle par défaut applicable à chaque appel, il suffit de créer une règle qui ne contient pas de conditions.Conditions are rules that you can apply to call answering rules. By using a combination of conditions, you can create multiple call answering rules that will trigger when the conditions are met. To create a default rule that will be applied to every call, you create a rule that doesn't contain any conditions.

Quand vous configurez des règles de répondeur automatique, vous pouvez utiliser les trois conditions suivantes :There are three conditions that can be used when you set up call answering rules, including:

  • ID de l'appelantCaller ID

  • Heure du jourTime-of-the-day

  • Informations de disponibilitéFree/busy status

ActionsActions

Les actions servent à définir ce que vous voulez qu'il se passe lorsqu'une condition est remplie. Les deux types d'actions sont les suivants :Actions are used to define what you want to happen when a condition is met. The two kinds of actions are:

  • Me joindreFind Me

  • Transfert d'appelCall Transfer

    Ajout d'une action Me contacterAdding a Find Me action

Quand un appelant sélectionne Me contacter, le système de messagerie vocale essaie de vous contacter sur deux numéros de téléphone différents au maximum, puis vous passe l'appelant si vous êtes disponible à l'un de ces numéros.When a caller selects Find Me, the voice mail system will attempt to locate you at up to two different phone numbers, and then connect the caller to you if you're available at one of the phone numbers.

  • Vous pouvez spécifier le texte qui sera lu à l'appelant. Par exemple, si vous sélectionnez « Affaires urgentes » pour informer vos correspondants qu'ils ne doivent sélectionner cette action que pour parler d'un problème urgent avec vous, la messagerie vocale diffusera le message « Pour les affaires urgentes, appuyez sur la touche1 ».You can specify text that will be read to the caller. For example, if you enter "Urgent Matters" to inform your callers that they should only select this action if they have important things to discuss with you, the voice mail system will say "For Urgent Matters, press the 1 key."

  • Vous devez associer l'action Me contacter au numéro sur le clavier du téléphone sur lequel l'appelant devra appuyer pour sélectionner cette action. Dans l'exemple ci-dessous, la touche de téléphone 1 est le numéro sur lequel appuieront les appelants pour vous joindre à l'un des numéros de téléphone que vous avez indiqués.You have to associate the Find Me action with the number on the telephone keypad that the caller will press to select this action. In the example above, the 1 telephone key is the number callers will press to reach you at one of the phone number or numbers you specify.

  • Ensuite, vous devez spécifier le ou les deux numéros de téléphone que le système de messagerie vocale composera. Si vous spécifiez deux numéros de téléphone, le deuxième numéro sera composé si vous n'êtes pas joignable au premier. Chaque numéro de téléphone que vous spécifiez est associé à une durée. Cette durée est la période de temps pendant laquelle la messagerie vocale essaie de composer le numéro de téléphone avant de passer au numéro suivant. Ou si vous n'êtes pas joignable, la messagerie vocale reviendra au menu d'options.Next, you have to specify the one or two phone numbers that the voice mail system will dial. If you specify two telephone numbers, the second number will be dialed if you're not available at the first. Each phone number that you specify has an associated duration. The duration is the time period during which the voice mail system will try to dial the phone number before it moves on to the next number. Or, if you can't be contacted, the voice mail system will go back to the options menu.

  • Une fois que vous avez entré ces informations, cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres de recherche.After you've entered this information, click Apply to save the Find Me settings.

    Ajout d'actions de transfert d'appelAdding Call Transfer actions

En définissant une option de transfert d'appel, vous offrez à l'appelant la possibilité d'être transféré vers le numéro de téléphone d'une autre personne. Plusieurs options vous permettent de transférer un appel entrant vers un autre numéro de téléphone ou contact.By setting a Call Transfer action, you provide callers with the option to be transferred to another person's phone number. There are several options that are available when you want to transfer an incoming call to another phone or contact.

  • Vous pouvez spécifier le texte qui sera lu à l'appelant. Par exemple, vous pouvez entrer « Affaires importantes » pour informer vos correspondants qu'ils doivent sélectionner cette action si un problème important est la raison de leur appel et s'ils ont besoin de parler à quelqu'un.You can specify text that will be read to the caller. For example, you can enter "Important Matters" to inform your callers that they should choose this option if they have an important matter to discuss and need to speak to someone.

  • Vous devez associer l'action Transfert d'appel au numéro sur le clavier du téléphone sur lequel l'appelant appuiera pour sélectionner cette action.You have to associate the Call Transfer action with the number on the telephone keypad that the caller will press to select this action.

  • Lorsque vous sélectionnez l'action de transfert d'appel, vous devez spécifier une personne ou un numéro de téléphone vers laquelle/lequel l'appelant sera transféré. Vous pouvez choisir un numéro de téléphone ou sélectionner un contact à appeler lorsque l'appelant appuie sur la bonne touche sur le clavier du téléphone. Si vous désignez un contact enregistré dans l'annuaire de votre entreprise, la messagerie vocale essaiera de transférer l'appel vers le numéro de poste de ce contact.When you choose the Call Transfer action, you have to specify a person or phone number for the caller to be transferred to. You can choose a phone number or select a contact to be called when the caller presses the correct key on the telephone keypad. If you specify a contact who's within your company directory, the voice mail system will try to transfer the call to the extension number of that contact.

  • Outre l'indication d'un correspondant ou d'un numéro vers lequel l'appelant sera transféré, vous devez également spécifier le numéro sur le clavier sur lequel l'appelant appuiera pour sélectionner l'action de Transfert d'appel.In addition to specifying a person or number for the caller to be transferred to, you also need to specify the number on the telephone keypad that the caller will press to select the Call Transfer action.

  • Une fois que vous avez entré ces informations, cliquez sur Appliquer pour enregistrer les paramètres de transfert d'appel.After you've entered this information, click Apply to save the Call Transfer settings.

Sélection d'une règle de répondeur automatique pour chaque appel entrantSelecting a call answering rule for each incoming call

Après avoir créé et configuré des règles de répondeur automatique, la messagerie unifiée pourra :After you create and configure Call Answering Rules, Unified Messaging will:

  1. Déterminer si l'utilisateur a créé des règles de répondeur automatique. Dans le cas contraire, la messagerie unifiée offrira à l'utilisateur la possibilité de laisser un message vocal.Determine whether the user has created any call answering rules. If not, UM will offer the caller the option of leaving a voice message.

  2. Si au moins une règle de répondeur automatique a été configurée, la messagerie unifiée les évaluera chacune. La première règle dont les conditions sont respectées est traitée.If one or more call answering rules have been configured, UM will evaluate each of these rules. The first rule whose conditions are met will be processed.

  3. Après avoir évalué toutes les règles, si la messagerie unifiée n'en trouve aucune dont les conditions sont respectées, la messagerie unifiée demandera à l'appelant de laisser un message vocal.After evaluating all the rules, if UM doesn't find a rule whose conditions are met, UM will ask the caller to leave a voice message.

Règles de numérotationDialing rules

Selon la configuration d'une règle de répondeur automatique, un appel entrant peut générer un transfert d'appel. Si cela se produit, le numéro cible du transfert sera soumis aux règles de numérotation, et aux restrictions de la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée à laquelle la partie appelée est associée. Pour plus d'informations sur les règles d'automate d'appels et de numérotation ainsi que sur les restrictions, consultez la rubrique Autoriser les utilisateurs à effectuer des appels.Depending on how a call answering rule is configured, an incoming call may result in a call transfer. When this happens, the transfer target phone number will be subject to the dialing rules and restrictions on the UM mailbox policy that the called party is associated with. For more information about outdialing and dialing rules and restrictions, see Allow users to make calls.

Activation/désactivation des règles de répondeur automatiqueEnabling/disabling Call Answering Rules

Par défaut, les règles de répondeur automatique sont automatiquement activées pour les utilisateurs à extension messagerie unifiée. Toutefois, il est possible de désactiver les règles de répondeur automatique pour les utilisateurs en désactivant la fonctionnalité sur une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée ou la boîte aux lettres de l'utilisateur. Pour plus d'informations sur l'activation ou la désactivation des règles de répondeur automatique, consultez les rubriques suivantes :By default, Call Answering Rules is automatically enabled for UM-enabled users. However, you can disable call answering rules for users by disabling the feature on a UM mailbox policy or the user's mailbox. For details about how to enable or disable Call Answering Rules, see the following topics: