Navigation dans les menus avec Outlook Voice AccessNavigating menus with Outlook Voice Access

Outlook Voice Access est une fonctionnalité de la messagerie unifiée qui permet aux utilisateurs de relever leurs messages électroniques et vocaux, ainsi que de gérer leur calendrier et leurs contacts personnels en utilisant un téléphone analogique, numérique ou mobile. Ils peuvent interagir avec leur boîte aux lettres en utilisant le clavier de leur téléphone ou des commandes vocales, mais doivent utiliser le clavier pour rechercher un utilisateur dans l'annuaire de votre organisation.Outlook Voice Access is a feature in Unified Messaging (UM) that enables users to retrieve email and voice mail messages and manage their calendar and personal contacts by using an analog, digital, or mobile telephone. They can interact with their mailbox using their telephone keypad or voice commands, but must use the keypad on their telephone to search for a user in the directory for your organization.

Lorsque des utilisateurs à extension messagerie appellent un numéro Outlook Voice Access, ils peuvent se connecter à leur boîte aux lettres en utilisant leur téléphone. Une série d'invites vocales leur sont alors proposées. Ces invites vocales les aident à naviguer dans les menus du système de messagerie vocale et leur permettent d'accéder à leur boîte aux lettres. Outlook Voice Access permet aux utilisateurs d'effectuer les opérations suivantes :When UM-enabled users call in to an Outlook Voice Access number, they can sign in to their mailbox using a telephone and are presented with a series of voice prompts. These voice prompts help them navigate the voice mail system menus and enable them to access their mailbox. Outlook Voice Access lets users do the following:

  • récupérer, écouter, créer, et transférer des messages vocaux et électroniques, ainsi qu'y répondre ;Retrieve, listen to, reply to, create, and forward voice or email messages.

  • écouter ou modifier des informations de calendrier ;Listen to or change calendar information.

  • modifier des options personnelles telles que le code confidentiel, ainsi qu'appeler un contact personnel ou lui envoyer un message vocal.Change personal options, such as a PIN, or call or send a voice message to a personal contact.

Un numéro Outlook Voice Access est attribué à un utilisateur quand il est activé pour la messagerie unifiée. L'utilisateur peut trouver un numéro Outlook Voice Access pour accéder à sa boîte aux lettres dans le message d'accueil qui lui est envoyé quand il est activé pour la messagerie unifiée, ou en se connectant à sa boîte aux lettres en utilisant Outlook Web App, en accédant à Options > Téléphone, puis en localisant le(s) numéro(s) Outlook Voice Access dans la section Outlook Voice Access.An Outlook Voice Access number is assigned to a user when they're enabled for UM. The user can find an Outlook Voice Access number to access their mailbox in the welcome message that's sent to them when they're enabled for UM or by signing in to their mailbox using Outlook Web App, going to Options > Telephone, and locating the Outlook Voice Access number or numbers in the Outlook Voice Access section.

Après qu'un utilisateur a entré son numéro de poste et son code confidentiel, le système de messagerie vocale l'informe du nombre de nouveaux messages électroniques et vocaux qu'il a reçus et du moment de sa prochaine réunion. Après avoir lu cette invite, le système de messagerie vocale lit le menu principal d'Outlook Voice Access, et l'utilisateur peut prononcer l'un des choix suivants :After a user enters their extension number and PIN, the voice mail system will let them know how many new voice mail and email messages they have and when their next meeting is. After the voice mail system has played this prompt, an Outlook Voice Access main menu will be read to the user and the user can say one of the following:

  • Messagerie vocaleVoice mail

  • Courier électroniqueEmail

  • CalendrierCalendar

  • Options personnellesPersonal options

Lecture et consultation du courrier électroniqueReading and reviewing email

Les utilisateurs peuvent écouter, créer et transférer des messages électroniques non lus à l'aide de leur téléphone, ainsi qu'y répondre. Par exemple, si un utilisateur attend un message électronique important, mais n'a pas accès à Internet, il peut utiliser un téléphone mobile pour appeler un numéro Outlook Voice Access.Users can listen to, reply to, create, and forward unread email messages using the telephone. For example, if a user is expecting an important email message, and does not have access to the Internet, they can use a mobile telephone to dial an Outlook Voice Access number.

Écoute de messages électroniquesListen to email messages

Pour écouter des messages électroniques en utilisant sa voix, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To listen to email messages using their voice, the user must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Dire « Courrier électronique » pour accéder à ses messages électroniques.Say "Email" to access their email.

  2. Le système de messagerie vocale lit le nom, l'objet, l'heure et la priorité du premier message électronique non lu.The voice mail system will read the name, subject, time, and priority of the first unread email message.

  3. L'utilisateur peut ensuite prononcer l'une des options suivantes :The user can then say one of the following options:

    • « Message suivant » pour marquer le message comme Lu et passer au message électronique suivant."Next message" to mark the message as Read and go to the next email message.

    • « Marquer comme non lu » pour conserver le message marqué comme Non lu et passer au message suivant."Mark unread" to keep the message marked as Unread and go to the next message.

    • « Fin » pour passer à la fin du message."End" to jump to the end of the message.

    • « Supprimer » pour supprimer le message."Delete" to delete the message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Écouter des messages électroniques via l'interface utilisateur vocale

Pour écouter des messages électroniques en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To listen to email messages using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Appuyer sur 2 pour accéder à sa messagerie électronique.Press 2 to access their email.

  2. Le système de messagerie vocale lit le nom, l'objet, l'heure et la priorité du premier message électronique non lu.The voice mail system will read the name, subject, time, and priority of the first unread email message.

  3. L'utilisateur peut ensuite utiliser les touches suivantes :The user can then press one of the following options:

    • pour marquer le message comme Lu et passer au message électronique suivant.Pound (#) key to mark the message as Read and go to the next email message.

    • 9 pour conserver le message marqué comme Non lu et passer au message suivant.9 to keep the message marked as Unread and go to the next message.

    • 33 pour passer à la fin du message.33 to jump to the end of the message.

    • 7 pour supprimer le message.7 to delete the message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Écoute des messages électroniques via l'interface utilisateur à tonalité

Réponse à des messages électroniquesReply to email messages

Pour écouter des messages électroniques, puis y répondre vocalement, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and then reply using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Courrier électronique ».Say "Email."

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique auquel il veut répondre.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message to which they want to reply.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Prononcer l'une des commandes suivantes :Say one of the following:

    • « Répondre » pour répondre à l'expéditeur."Reply" to reply to the sender.

    • « Répondre à tous » pour répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires."Reply all" to reply to the sender and all other recipients.

    • « Transférer » pour transférer le message à un autre utilisateur ou groupe."Forward" to forward the message to another user or group.

  5. Enregistrer une réponse, puis raccrocher, rester silencieux ou appuyer sur une touche quelconque. Pour valider le message de réponse et l'envoyer, dire « Envoyer ».Record a reply and then hang up, remain silent, or press any key. To accept the reply message and send it, say "Send it."

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Réponse aux messages électroniques via l'interface utilisateur vocale

Pour écouter des messages électroniques, puis y répondre en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and then reply using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 2.Press 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique auquel il veut répondre.Press # repeatedly until they reach the email message to which they want to reply.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Appuyer sur les touches suivantes :Press one of the following:

    • 8 pour répondre à l'expéditeur.8 to reply to the sender.

    • 88 pour répondre à l'expéditeur et à tous les autres destinataires.88 to reply to the sender and all other recipients.

    • 6 pour transférer le message à un autre utilisateur ou groupe.6 to forward the message to another user or group.

  5. Enregistrer une réponse, puis appuyer sur #. Pour valider le message de réponse et l'envoyer, appuyer sur 1.Record a reply, and then press #. To accept the reply message and send it, press 1.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Réponse aux messages électroniques via l'interface à tonalités

Lecture du message électronique non lu suivantListen to the next unread email message

Pour écouter un message électronique, puis passer au message non lu suivant en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to an email message and then go to the next unread message using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Courrier électronique ».Say "Email."

  2. Dire « Message non lu suivant ». Dire « Marquer comme non lu » s'il veut marquer le message comme Non lu.Say "Next unread." Say "Mark unread" if they want to mark the message as Unread.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Lire le prochain message non lu

Pour écouter un message électronique, puis passer au message non lu suivant en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to an email message and then go to the next unread message using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 2.Press 2.

  2. Appuyer sur ## pour écouter le message non lu suivant. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.Press ## to listen to the next unread message. Press 9 to mark the message as Unread.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Lire le prochain message non lu

Marquage d'un message électronique pour le suiviFlag an email message for follow-up

Pour écouter des messages électroniques et les marquer pour le suivi en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and flag messages for follow-up using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Courrier électronique ».Say "Email."

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique qu'il veut marquer pour le suivi. Dites « Marquer comme non lu » pour marquer le message comme Non lu.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message that they want to flag for follow-up. Say "Mark unread" to mark the message as Unread.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Dire « Marquer » ou « Marquer pour le suivi » pour marquer le message pour le suivi.Say "Flag" or "Flag for follow-up" to flag the message for follow-up.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Ajouter un indicateur de suivi au message

Pour écouter des messages électroniques et les marquer pour le suivi en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and flag messages for follow-up using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 2.Press 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique qu'il veut marquer pour le suivi. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.Press # repeatedly until they reach the email message that they want to flag for follow-up. Press 9 to mark the message as Unread.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Appuyer deux fois sur 0 pour accéder à d'autres options.Press 0 (zero) twice to access more options.

  5. Taper 44 pour marquer le message pour le suivi.Press 44 to flag the message for follow-up.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Ajouter un indicateur de suivi au message

Masquage d'une conversationHide a conversation

Pour écouter des messages électroniques et masquer une conversation de façon à ce que le système de messagerie vocale ne lise pas d'autres messages électroniques faisant partie de la conversation en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and hide a conversation so that the voice mail system will not continue to read other email messages that are in the same email conversation using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Courrier électronique ».Say "Email."

  2. Dire « Message suivant » jusqu'à atteindre le message électronique souhaité. Dites « Marquer comme non lu » pour marquer le message comme Non lu.Say "Next message" repeatedly until they reach the email message that they want. Say "Mark unread" to mark the message as Unread.

  3. Écouter le message ou dire « Fin » pour accéder à la fin de ce dernier.Listen to the message or say "End" to go to the end of the message.

  4. Dites « Masquer » ou « Masquer la conversation » pour masquer la conversation. Le message électronique suivant d'une autre conversation est lu.Say "Hide" or "Hide conversation" to hide the conversation. The next email message from a different conversation will be read.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Masquer une conversation électronique

Pour écouter des messages électroniques et masquer une conversation de façon à ce que le système de messagerie vocale ne lise pas d'autres messages électroniques faisant partie de la conversation en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To listen to email messages and hide a conversation so that the voice mail system will not continue to read other email messages that are in the same email conversation using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 2.Press 2.

  2. Appuyer sur # jusqu'à atteindre le message électronique à masquer. Appuyer sur 9 pour marquer le message comme Non lu.Press # repeatedly until they reach the email message that they want to hide. Press 9 to mark the message as Unread.

  3. Écouter le message ou taper 33 pour accéder à la fin du message.Listen to the message or press 33 to go to the end of the message.

  4. Taper 99 pour masquer la conversation. Le message électronique suivant d'une autre conversation est lu.Press 99 to hide the conversation. The next email message from a different conversation will be read.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Masquer une conversation électronique

Note

Quand une conversation est masquée, elle l'est uniquement pour la session en cours. Si l'utilisateur se déconnecte de sa boîte aux lettres, puis se reconnecte, le système de messagerie vocale lit les messages électroniques figurant dans la même conversation.When a conversation is hidden, it is hidden only for the current session. If users sign out and then sign in to their mailbox again, the voice mail system will read email messages that are in the same conversation.

Gestion des réunions et rendez-vous de calendrierManaging calendar meetings and appointments

Les utilisateurs peuvent écouter, créer et transférer des demandes de réunion et des rendez-vous de leur calendrier, ainsi qu'y répondre, à l'aide du téléphone.Users can listen to, reply to, create, and forward meeting requests and appointments in their calendar over the telephone.

Par exemple, un utilisateur a une réunion à 10 heures. Toutefois, il va être en retard de 15 minutes. L'utilisateur peut informer les autres participants à la réunion de son retard en appelant le numéro Outlook Voice Access, en se connectant à sa boîte aux lettres, puis en accédant à la liste des réunions du jour dans son calendrier. Après lecture de la demande de réunion de 10 heures par le système de messagerie vocale, l'utilisateur peut utiliser la fonction de notification Je serai en retard pour informer les autres participants qu'il aura un retard de 15 minutes. Chaque participant reçoit un message électronique l'informant que l'utilisateur sera en retard de 15 minutes. L'utilisateur peut également joindre un message vocal.For example, a user has a meeting at 10:00 A.M. However, because of some unexpected delays, the user will be 15 minutes late. The user can inform the other meeting attendees by calling the telephone number for Outlook Voice Access, signing in to their mailbox, and then accessing the list of meetings for that day in the calendar. After the voice mail system reads the meeting request for the 10:00 A.M. meeting, the user can use the I'll be late feature to inform all the meeting attendees that the user will be 15 minutes late. Each attendee will receive an email message that informs them that the user will be 15 minutes late. The user also has the option to attach a voice mail message.

Dans un autre exemple, un utilisateur peut avoir un client important qui décide de planifier une réunion sur la journée entière en prévenant peu de temps à l'avance. L'utilisateur peut annuler toutes les autres réunions du jour très simplement. En utilisant la fonction Effacer mon calendrier, l'utilisateur peut aisément et rapidement effacer son calendrier pour la journée entière.In another example, a user may have an important client who decides to schedule an all-day meeting on very short notice. The user must cancel all other meetings for that day in the simplest possible way. Using the Clear my calendar feature, users can quickly and easily clear their calendar for the whole day.

Envoi d'un message « Je serai en retard »Send an I'll be late message

Pour envoyer un message de notification de retard aux autres participants d'une réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit composer un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To send an I'll be late message to meeting participants using their voice, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Dire « Calendrier du jour » pour accéder au calendrier.Say "Calendar for today" to access their calendar.

  2. Écouter les demandes de réunion afin de repérer celle pour laquelle envoyer un message de notification de retard.Listen to the meeting requests to locate the meeting for which to send an I'll be late message.

  3. Dire « Je serai en retard » après lecture de la demande de réunion.After the meeting request has been read, say "I'll be late."

  4. Le système de messagerie vocale demande l'importance du retard. Dire « 10 minutes ».The voice mail system asks, "How late?" Say "10 minutes."

  5. Le système de messagerie vocale demande à l'utilisateur s'il souhaite enregistrer un message. Dans l'affirmative, dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ». Autrement, dire « Non ».The voice mail system asks, "Do you want to record a message?" If so, say "Yes," record the message, and then say "Send it." If not, say "No."

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Envoyer un message de type « Je serai en retard »

Pour envoyer un message de notification de retard aux autres participants d'une réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit composer un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To send an I'll be late message to meeting participants using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Appuyer sur 3 pour accéder au calendrier.Press 3 to access their calendar.

  2. Écouter les demandes de réunion afin de repérer celle pour laquelle envoyer un message de notification de retard.Listen to the meeting requests to locate the meeting for which to send an I'll be late message.

  3. Une fois la demande de réunion lue, appuyer sur 3.After the meeting request has been read, press 3.

  4. Le système de messagerie vocale demande l'importance du retard. Taper 10 sur le clavier du téléphone.The voice mail system asks, "How late?" Enter 10 on the telephone key pad.

Envoyer un message de type « Je serai en retard »

Annulation d'une réunionCancel a meeting

Pour annuler une réunion, l'utilisateur doit en être l'organisateur. Pour annuler la réunion en utilisant sa voix, l'organisateur doit procéder comme suit :To cancel a meeting, the user must be the meeting organizer. To cancel the meeting using their voice, meeting organizers must do the following:

  1. Dites « Calendrier du jour ».Say "Calendar for today."

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion à annuler.Listen to the meeting requests to locate the meeting to cancel.

  3. Après lecture de la demande de réunion, dire « Annuler la réunion ».After the meeting request has been read, say "Cancel meeting."

  4. Confirmer l'annulation de la réunion en disant « Oui ».Confirm the meeting cancellation by saying "Yes."

  5. Si l'organisateur de la réunion souhaite envoyer un message vocal, il peut dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ».If the meeting organizer chooses to send a voice message, they can then say "Yes," record the message, and then say "Send it."

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Annuler une réunion

Pour annuler une réunion, l'utilisateur doit en être l'organisateur. Pour annuler la réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'organisateur doit procéder comme suit :To cancel a meeting, the user must be the meeting organizer. To cancel the meeting using the telephone keypad, meeting organizers must do the following:

  1. Appuyer sur 3.Press 3.

  2. Écouter les demandes de réunion pour localiser la réunion à annuler.Listen to the meeting requests to locate the meeting to cancel.

  3. Appuyer sur 7 pour annuler la réunion.Press 7 to cancel the meeting.

  4. Si l'organisateur de la réunion décide d'envoyer un message vocal, il peut utiliser les touches suivantes :If the meeting organizer chooses to send a voice message, they can then press one of the following options:

    • touche dièse pour arrêter l’enregistrement du message.pound key to stop recording the message.

    • 1 pour valider le message enregistré.1 to accept the recorded message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Annuler une réunion

Effacement d'un calendrierClear a calendar

Pour effacer son calendrier en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To clear their calendar using their voice, users must do the following:

  1. Dites « Calendrier du jour ».Say "Calendar for today."

  2. Dire « Effacer mon calendrier ».Say "Clear my calendar."

  3. Entrer la date ou le nombre de jours à effacer.Enter the time or the number of days to be cleared.

  4. Le système de messagerie vocale demande à l'utilisateur s'il souhaite joindre un message vocal enregistré. Dans l'affirmative, dire « Oui », enregistrer le message, puis dire « Envoyer ». Autrement, dire « Non ».The voice mail system asks whether they want to attach a recorded voice message. If so, say "Yes," record the message, and then say "Send it." If not, say "No."

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Effacer mon calendrier

Pour effacer son calendrier en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To clear their calendar using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 3.Press 3.

  2. Taper 00 pour accéder au menu Autres options.Press 00 to go to the More Options menu.

  3. Taper 7 pour effacer le calendrier.Press 77 to clear their calendar.

  4. Entrer le nombre d'heures à effacer du calendrier.Enter the number of hours to clear from the calendar.

  5. Si l'utilisateur décide d'envoyer un message vocal, il peut procéder de l'une des manières suivantes :If users choose to send a voice message, they can do one of the following:

    • Appuyer sur # pour ne pas envoyer de message vocal.Press # to not send a voice message.

    • Enregistrer le message vocal lorsqu'il y est invité, appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message, puis appuyer sur 1 pour valider le message enregistré.Record the voice message when prompted, press # to stop recording the message, and then press 1 to accept the recorded message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Effacer mon calendrier

Acceptation d'une demande de réunionAccept a meeting request

Pour accepter une demande de réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To accept a meeting request using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Courrier électronique » pour accéder à ses messages électroniques.Say "Email" to access their email.

  2. Écouter le message électronique contenant la demande de réunion.Listen to the email message that contains a meeting request.

  3. Dire « Accepter » pour accepter la demande de réunion.Say "Accept" to accept the meeting request.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Accepter une demande de réunion

Pour accepter une demande de réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To accept a meeting request using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 2 pour accéder à sa messagerie électronique.Press 2 to access their email.

  2. Écouter le message électronique contenant la demande de réunion.Listen to the email message that contains a meeting request.

  3. Appuyer sur 4 pour accepter la demande de réunion.Press 4 to accept the meeting request.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Accepter une demande de réunion

Réponse à une demande de réunionReply to a meeting request

Pour répondre à une demande de réunion en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To reply to a meeting request using their voice, users must do the following:

  1. Dites « Calendrier du jour ».Say "Calendar for today."

  2. Écouter les demandes de réunion pour repérer celle à laquelle répondre.Listen to the meeting requests to locate the meeting request to reply to.

  3. Dites « Autres options » pour ouvrir le menu Autres d'options.Say "More options" to open the More Options menu.

  4. Dire « Répondre » pour répondre à l'organisateur de la réunion.Say "Reply" to reply to the meeting organizer.

  5. Enregistrer un message.Record a message.

  6. Dire « Envoyer ».Say "Send it."

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Réponse à une demande de réunion

Pour répondre à une demande de réunion en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To reply to a meeting request using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 3.Press 3.

  2. Écouter les demandes de réunion pour repérer celle à laquelle répondre.Listen to the meeting requests to locate the meeting request to reply to.

  3. Taper 00 pour accéder à d'autres options.Press 00 for more options.

  4. Appuyer sur 8 pour répondre à l'organisateur de la réunion.Press 8 to reply to the meeting organizer.

  5. Enregistrer un message, puis appuyer sur #.Record a message, and then press #.

  6. Appuyer sur 1 pour valider l'enregistrement et envoyer le message.Press 1 to accept the recording and send the message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Réponse à une demande de réunion

Gestion des options et contacts personnelsManaging personal options and contacts

Les utilisateurs peuvent gérer leurs options et contacts personnels en utilisant Outlook Voice Access. Ils peuvent :Users can manage their personal options and contacts using Outlook Voice Access. They can:

  • appeler un contact personnel ;Call a personal contact.

  • localiser et appeler un utilisateur dans l'annuaire ;Locate and call a user in the directory.

  • configurer des options personnelles, telles que la modification de leur code confidentiel, en utilisant le téléphone.Configure personal options, such as changing their PIN over the telephone.

Quand un utilisateur configure sa boîte aux lettres pour la première fois, il doit créer un message d'accueil personnel et des réponses automatiques que les appelants entendront lorsqu'il ne pourra pas répondre au téléphone. Par exemple, si un utilisateur réalise qu'il a oublié d'activer un message d'accueil de réponse automatique indiquant aux appelants un numéro de remplacement à composer s'ils ont besoin d'une réponse immédiate, l'utilisateur peut utiliser Outlook Voice Access pour accéder à ses options personnelles, puis enregistrer et activer un message d'accueil de réponse automatique à partir d'un téléphone quelconque.When users first set up their mailbox, they must create personal and Automatic Replies greetings that callers will hear when users are unable to answer their telephone. If, for example, users realize that they have forgotten to turn on an Automatic Replies voice greeting that will give callers an alternative number to call if they have an immediate issue, users can use Outlook Voice Access to access their personal options and record and turn on an Automatic Replies greeting from any telephone.

Si un utilisateur doit contacter un gestionnaire de comptes afin de lui communiquer des informations importantes à propos d'un client, il peut appeler le numéro utilisé pour Outlook Voice Access, utiliser la fonctionnalité de recherche dans l'annuaire en utilisant le clavier de son téléphone pour localiser le gestionnaire de comptes, puis passer l'appel.If a user has to contact an account manager with important information about a client, the user can call the number that is used for Outlook Voice Access, use the directory search feature using their telephone keypad to locate the account manager, and then place the call.

Note

Quand un utilisateur accède au menu Options personnelles, il doit utiliser le clavier du téléphone.When users access the Personal Options menu, they must use the telephone keypad.

Enregistrement d'un message d'accueil personnelRecord a personal greeting

Pour en enregistrer un message d'accueil personnel en utilisant sa voix, un utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To record a personal greeting using their voice, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Dire « Options personnelles » pour accéder aux options personnelles.Say "Personal options" to access personal options.

  2. Appuyer sur 2 pour accéder à l'enregistrement de messages d'accueil.Press 2 to record greetings.

  3. Appuyer sur 1 pour enregistrer un message d'accueil personnel. Appuyer sur 2 en cas de nécessité de réenregistrer le message d'accueil personnel.Press 1 to record a personal greeting. Press 2 if they need to re-record the personal greeting.

  4. Appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message d'accueil personnel.Press # to stop recording the personal greeting.

  5. Appuyer sur 1 pour valider le message d'accueil personnel.Press 1 to accept the personal greeting.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Enregistrer votre message d'accueil personnel

Pour enregistrer un message d'accueil personnel en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit appeler un numéro Outlook Voice Access, entrer son numéro de poste et son code confidentiel, puis procéder comme suit :To record a personal greeting using the telephone keypad, users must dial an Outlook Voice Access number, enter their extension number and PIN, and then do the following:

  1. Appuyer sur 6 pour accéder aux options personnelles.Press 6 to access personal options.

  2. Appuyer sur 2 pour accéder à l'enregistrement de messages d'accueil.Press 2 to record greetings.

  3. Appuyer sur 1 pour enregistrer un message d'accueil personnel. Appuyer sur 2 en cas de nécessité de réenregistrer le message d'accueil personnel.Press 1 to record a personal greeting. Press 2 if they need to re-record the personal greeting.

  4. Appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement du message d'accueil personnel.Press # to stop recording the personal greeting.

  5. Appuyer sur 1 pour valider le message d'accueil personnel.Press 1 to accept the personal greeting.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Enregistrer votre message d'accueil personnel

Note

Quand un utilisateur modifie le message d'accueil de son téléphone, il a la possibilité d'activer ou de désactiver son message électronique de réponse automatique.When users change their telephone greeting, they are also given the option to turn on or off their email automatic reply message.

Envoi d'un message vocal à un utilisateurSend a voice message to a user

Pour localiser un autre utilisateur à extension messagerie unifiée et lui envoyer un message vocal en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To locate and send a voice message to another UM-enabled user using their voice, users must do the following:

  1. Dites « Répertoire ».Say "Directory."

  2. Dire le nom de la personne à localiser.Say the name of the person to locate.

  3. Sélectionner la personne appropriée dans la liste.Select the correct person from the list.

  4. Dire « Envoyer un message », puis enregistrer le message vocal.Say "Send a message," and then record the voice message.

  5. Dire « Envoyer » pour envoyer le message.Say "Send it" to send the message.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Envoyer un message vocal à un utilisateur

Pour localiser un autre utilisateur à extension messagerie unifiée et lui envoyer un message vocal en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To locate and send a voice message to another UM-enabled user using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 4 pour rechercher un contact.Press 4 to search for a contact.

  2. Taper 00 pour localiser la personne dans l'annuaire.Press 00 to locate the person in the directory.

  3. Utiliser le clavier du téléphone pour épeler le nom de la personne à localiser.Use the telephone keypad to spell the name of the person to locate.

  4. Sélectionner la personne appropriée dans la liste.Select the correct person from the list.

  5. Appuyer sur 3 pour envoyer un message vocal à la personne.Press 3 to send a voice message to the person.

  6. Enregistrer le message vocal, puis appuyer sur # pour arrêter l'enregistrement.Record the voice message, and then press # to stop recording.

  7. Appuyer sur 1 pour valider le message vocal et l'envoyer.Press 1 to accept the voice message and send it.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Envoyer un message vocal à un utilisateur

Modification d'un code confidentielChange a PIN

Pour modifier son code confidentiel en utilisant sa voix, l'utilisateur doit procéder comme suit :To change their PIN using their voice, users must do the following:

  1. Dire « Options personnelles ».Say "Personal options."

  2. Appuyer sur 3 pour modifier le code confidentiel.Press 3 to change the PIN.

  3. Entrer le nouveau code confidentiel, puis appuyer sur #.Enter the new PIN, and then press #.

  4. Appuyer sur # pour valider le nouveau code confidentiel.Press # to confirm the new PIN.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Modifier le code confidentiel

Pour modifier son code confidentiel en utilisant le clavier du téléphone, l'utilisateur doit procéder comme suit :To change their PIN using the telephone keypad, users must do the following:

  1. Appuyer sur 6 pour accéder aux options personnelles.Press 6 to access personal options.

  2. Appuyer sur 3 pour modifier le code confidentiel.Press 3 to change the PIN.

  3. Entrer le nouveau code confidentiel, puis appuyer sur #.Enter the new PIN, and then press #.

  4. Appuyer sur # pour valider le nouveau code confidentiel.Press # to confirm the new PIN.

Ce processus est illustré dans la figure suivante.This process is shown in the following figure.

Modifier le code confidentiel