Scenario : partager un fichier Office avec des utilisateurs d’une autre organisationScenario - Share an Office file with users in another organization

S’applique à : Azure Information Protection, Office 365Applies to: Azure Information Protection, Office 365

Ce scénario et la documentation utilisateur associée s’appuient sur la technologie Azure Rights Management d’Azure Information Protection pour permettre à des utilisateurs d’envoyer un fichier Office par e-mail en toute sécurité à des personnes appartenant à une autre organisation.This scenario and supporting user documentation uses the Azure Rights Management technology from Azure Information Protection, so that users can safely email an Office file with people in another organization. Le fichier Office peut être un document Word, une feuille de calcul Excel ou une présentation PowerPoint qui contient, par exemple, des informations tarifaires pour un partenaire, une liste de produits pour un revendeur ou une liste de délais de livraison pour des clients potentiels.For example, the Office file might be a Word document, Excel spreadsheet, or PowerPoint presentation that contains price list information for a partner, a list of products for a reseller, or a list of delivery time lines with potential customers. Lorsque les utilisateurs suivent les instructions, le fichier joint au message électronique est protégé par Azure Rights Management.When users follow the instructions, the file attached to the email message will be protected by Azure Rights Management.

Ce scénario convient dans les cas suivants :This scenario is suitable for the following set of circumstances:

  • L’employé doit envoyer des informations à l’extérieur de l’organisation par e-mail sous la forme d’un document Office en pièce jointe.The employee has to send information outside the organization, via email, in the form of an Office document attachment.

  • Le document contient des informations qui, sans être publiques, ne sont pas réservées à une utilisation interne.The document contains information that is not public, but is not exclusively for internal use.

  • Les utilisateurs destinataires n'ont pas besoin de partager ces informations avec d'autres, de les imprimer ou de les utiliser dans le cadre de leur propre documentation.The recipient users do not have a requirement to further share this information with others, print it, or use it as part of their own documentation. Si tel n'est pas le cas, vous pouvez modifier les instructions de l'utilisateur, en passant des autorisations d'affichage en lecture seule à une autre option permettant au destinataire de modifier la pièce jointe.If this is not the case, you can change the user instructions from selecting view-only permissions to another option that permits the recipient to change the attachment.

  • L’employé peut être soucieux de savoir quand ce document est ouvert par l’utilisateur externe.The employee is potentially interested in knowing when this document is opened by the external user.

Instructions de déploiementDeployment instructions

Instructions destinées aux administrateurs pour le déploiement rapide Azure RMS

Vérifiez que les conditions suivantes sont remplies avant de poursuivre avec la documentation utilisateur.Make sure that the following requirements are in place before going on to the user documentation.

Conditions requises pour ce scénarioRequirements for this scenario

Pour que les instructions pour l'utilisateur décrites dans ce scénario fonctionnent, les éléments suivants doivent être en place :For the user instructions for this scenario to work, the following must be in place:

Configuration requiseRequirement Si vous avez besoin d'informations supplémentairesIf you need more information
Vous avez préparé des comptes et des groupes pour Office 365 ou Azure Active DirectoryYou have prepared accounts and groups for Office 365 or Azure Active Directory Préparation d’Azure Information ProtectionPreparing for Azure Information Protection
Azure Rights Management est activéAzure Rights Management is activated Activation d’Azure Rights ManagementActivating Azure Rights Management
L'application de partage Rights Management est déployée sur les ordinateurs des utilisateurs qui exécutent WindowsThe Rights Management sharing application is deployed to users’ computers that run Windows Déploiement automatique de l'application de partage Microsoft Rights ManagementAutomatic deployment for the Microsoft Rights Management sharing application
Les utilisateurs disposent d'Outlook version Office 2013Users have Outlook from Office 2013 Si les utilisateurs disposent d’Office 2016 ou Office 2010, remplacez la capture d’écran par une version équivalente afin que l’image corresponde à ce que les utilisateurs voient.If users have Office 2016 or Office 2010, replace the screen shot with an equivalent version so that the picture matches what users see.
Votre abonnement Azure Information Protection inclut le suivi de documentYour subscription for Azure Information Protection includes document tracking Si votre abonnement n’inclut pas le suivi et la révocation de document, les utilisateurs ne seront pas en mesure de suivre toutes les étapes des instructions pour l’utilisateur.If your subscription does not include document tracking and revocation, users will not be able to complete all steps in the user instructions. Dans ce cas, achetez un abonnement ne prenant pas en charge ces fonctionnalités, ou modifiez les instructions pour l'utilisateur en supprimant les étapes qui utilisent ces fonctionnalités.In this case, either purchase a subscription that does support these features, or modify the user instructions to remove the steps that use these features.

Consultez la liste des fonctionnalités sur le site Azure Information Protection.Check the feature list from the Azure Information Protection site.

Instructions de la documentation utilisateurUser documentation instructions

En utilisant le modèle suivant, copiez et collez les instructions utilisateur dans une communication à destination de vos utilisateurs finaux, puis apportez ces modifications en les adaptant à votre environnement :Using the following template, copy and paste the user instructions into a communication for your end users, and make these modifications to reflect your environment:

  1. Remplacez <nom du type de document Office> par le type de document que vos utilisateurs enverront.Replace <name of Office document type> with the type of document that your users will be sending. Utilisez une formulation spécifique de leurs flux de travail qui leur est familière, telle que « tarifs », « délais de livraison » ou « soumission d'appel d'offres », plutôt que « document Word » ou « Feuille de calcul Excel ».Use wording that is specific and familiar to their work flows, such as "price list", "delivery times", and "bid proposal" rather than "Word document" and "Excel spreadsheet". Cette formulation plus spécifique permet d’augmenter les chances qu’ils suivent les instructions quand ils utiliseront ces documents.This more specific wording helps to increases the likelihood that they will follow the instructions when working with those documents.

  2. Remplacez <coordonnées> par des instructions indiquant comment contacter le support technique, telles qu’un lien vers un site web, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.Replace <contact details> with instructions for how your users can contact the help desk, such as a website link, email address, or telephone number.

  3. Voici des modifications supplémentaires que vous pouvez être amené à effectuer :Additional modifications you might want to make:

    • À l’étape 2, nous vous suggérons de choisir l’autorisation Visionneuse – Affichage uniquement, qui a pour effet de rendre le document joint (pas l’original) accessible en lecture seule pour les destinataires.In step 2, we suggest Viewer - View Only for the permissions, which makes the attached document (but not the original) read-only for the recipients. Si cette restriction n’est pas adaptée aux besoins de votre entreprise, modifiez cette option en choisissant un autre jeu d’autorisations, par exemple, Réviseur – Affichage et modification.If this restriction is not suitable for your business requirement, change this option for another set of permissions, such as Reviewer - View and Edit.

    • À l'étape 3, nous vous suggérons de sélectionner l'option M'autoriser à révoquer de suite l'accès à ces document afin qu'une décision éventuelle de vos utilisateurs de révoquer le document soit appliquée immédiatement, mais cette option nécessite que le destinataire dispose toujours d'une connexion Internet pour ouvrir la pièce jointe.In step 3, we suggest Allow me to instantly revoke access to these documents so that there is no delay if your users revoke the document later, but setting this option requires the recipient to always have an Internet connection to open the attachment. Cette étape nécessite également que vous ayez un abonnement prenant en charge le suivi et la révocation des documents.This step also requires you to have a subscription that supports document tracking and revocation. Supprimez cette étape si elle n'est pas pertinente pour vos utilisateurs.Delete this step if it is not suitable for your users.

    • À l'étape 4, nous vous suggérons de sélectionner l'option M'envoyer un message électronique quand quelqu'un tente d'ouvrir ce document.In step 4, we suggest the option Email me when somebody tries to open this document. Si les utilisateurs suivent leurs documents via le portail de suivi de document, vous pouvez décider que la notification par courrier électronique n'est pas nécessaire et supprimer cette étape.If users track their documents by using the document tracking portal, you might decide that email notification is not necessary and delete this step.

    • Les étapes n'incluent pas la définition d'une date d'expiration.The steps do not include setting an expiration date. Si les informations ne doivent pas être utilisées après une certaine date, ajoutez une autre étape pour définir un délai d’expiration approprié, par exemple, 90 jours après l’envoi du message électronique.If the information should not be used after a specific date, add another step to set an appropriate expiration time, such as 90 days from sending the email message.

    Note

    Pour plus d'informations sur chacune des options que les utilisateurs peuvent sélectionner, consultez Options de boîte de dialogue pour l'application de partage Rights ManagementFor more information about each of the options that users can select, see Dialog box options for the Rights Management sharing application

  4. Apportez les autres modifications que vous voulez éventuellement apporter à cet ensemble d’instructions, puis adressez-le à ces utilisateurs.Make any other modifications that you want to this set of instructions, and then send it to these users.

L’exemple de documentation illustre la façon dont ces instructions se présentent aux utilisateurs une fois vos personnalisations effectuées.The example documentation shows how these instructions might look for users, after your customizations.

Modèle de documentation utilisateur pour le déploiement rapide Azure RMS

Comment partager un <nom du type de document Office>How to share a <name of Office document type>

  1. Créez votre e-mail en spécifiant une ou plusieurs adresses e-mail, tapez votre message, puis joignez le <nom du type de document Office> à l’e-mail.Create your email message by specifying the email address or addresses, type your message, and attach the <name of Office document type> to the email message. Ensuite, sous l'onglet MESSAGE , dans le groupe RMS , cliquez sur Partager le fichier protégé , puis de nouveau sur Partager le fichier protégé :Then, on the MESSAGE tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Capture d’écran du partage de document Office à l’aide d’Outlook

  2. Dans la boîte de dialogue Partager le fichier protégé , sélectionnez Visionneuse – Affichage uniquement:In the share protected dialog box, Select Viewer – View Only:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - Visionneuse - Affichage uniquement

  3. Sélectionnez M'autoriser à révoquer de suite l'accès à ces documents:Select Allow me to instantly revoke access to these documents:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - révoquer de suite

  4. Sélectionnez M'envoyer un message électronique quand quelqu'un tente d'ouvrir ces documents:Select Email me when somebody tries to open these documents:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - m’envoyer un message électronique

  5. Cliquez sur Envoyer maintenant.Click Send Now.

Quand une personne mentionnée sur la ligne À, Cc ou Cci reçoit cet e-mail, elle voit un message contenant des instructions sur la manière de lire le fichier joint <nom du type de document Office>.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they see a message that gives them instructions how to read the attached <name of Office document type>. Elle peut lire le document sur de nombreux appareils tels que iPad, iPhone, tablettes et téléphones Android, ordinateurs Mac et ordinateurs Windows.They can read the document on many devices, including iPads, iPhones, Android tablets and phones, Mac computers, and Windows computers.

Utilisez le portail de suivi de document pour savoir si et quand elle ouvre le <nom du type de document Office> joint.Use the document tracking portal to track if and when they open the attached <name of Office document type>. Envisagez de la contacter à l’aide d’un appel téléphonique de suivi dès que vous voyez qu’elle a ouvert le <nom du type de document Office>.Consider contacting them with a follow-up telephone call soon after you see they have opened the <name of Office document type>.

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Exemple de documentation utilisateur personnaliséeExample customized user documentation

Exemple de documentation utilisateur pour le déploiement rapide Azure RMS

Comment partager une liste de prix avec votre clientHow to share a price list with your customer

  1. Créez votre message électronique en spécifiant les adresses de messagerie de votre client, tapez votre message, puis joignez la dernière liste de prix au message électronique.Create your email message by specifying the email address or addresses of your customer, type your message, and attach the latest price list to the email message. Ensuite, sous l'onglet MESSAGE , dans le groupe RMS , cliquez sur Partager le fichier protégé , puis de nouveau sur Partager le fichier protégé :Then, on the MESSAGE tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Capture d’écran du partage de document Office à l’aide d’Outlook

  2. Dans la boîte de dialogue Partager le fichier protégé , sélectionnez Visionneuse – Affichage uniquement:In the share protected dialog box, Select Viewer – View Only:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - Visionneuse - Affichage uniquement

  3. Sélectionnez M'autoriser à révoquer de suite l'accès à ces documents:Select Allow me to instantly revoke access to these documents:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - révoquer de suite

  4. Sélectionnez M'envoyer un message électronique quand quelqu'un tente d'ouvrir ces documents:Select Email me when somebody tries to open these documents:

    boîte de dialogue Partager le fichier protégé - m’envoyer un message électronique

  5. Cliquez sur Envoyer maintenant.Click Send Now.

Quand une personne mentionnée sur la ligne À, Ccou Cci reçoit ce courrier électronique, elle voit un message contenant des instructions sur la manière de lire la liste de prix jointe.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they see a message that gives them instructions how to read the attached price list. Elle peut lire le document sur de nombreux appareils tels que iPad, iPhone, tablettes et téléphones Android, ordinateurs Mac et ordinateurs Windows.They can read the document on many devices, including iPads, iPhones, Android tablets and phones, Mac computers, and Windows computers.

Utilisez le portail de suivi de document pour savoir si et quand elle ouvre la liste de prix jointe.Use the document tracking portal to track if and when they open the attached price list. Envisagez de la contacter à l'aide d'un appel téléphonique de suivi dès que vous voyez qu'elle a ouvert la liste de prix.Consider contacting them with a follow-up telephone call soon after you see they have opened the price list.

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