Scenario : garder le contrôle des documents stockés dans SharePointScenario - Retain control of documents stored in SharePoint

S’applique à : Azure Information Protection, Office 365Applies to: Azure Information Protection, Office 365

Ce scénario et la documentation utilisateur associée s’appuient sur la technologie Azure Rights Management d’Azure Information Protection pour s’assurer que les documents Office stockés dans SharePoint restent sous votre contrôle en utilisant des bibliothèques protégées.This scenario and supporting user documentation uses the Azure Rights Management technology from Azure Information Protection, to ensure that Office documents stored in SharePoint remain under your control by using protected libraries. Par exemple, les documents sont automatiquement protégés contre les fuites accidentelles ou volontaires par les utilisateurs et vous pouvez bloquer l’accès au contenu même après qu’il a été téléchargé ou synchronisé.For example, the documents are automatically protected from accidental or intended leakage by users and you can block access to content even after it is downloaded or synchronized. Les fichiers que vous voulez protéger peuvent être destinés à des actions de collaboration interne sur des documents de conception ou des plans ou pour d’autres livrables.The files you want to protect might be for internal collaborating on design documents or plans, or for other deliverables. Quand vous configurez des bibliothèques protégées pour SharePoint, les fichiers Office qui y sont stockés sont protégés par Azure Rights Management.When you configure protected libraries for SharePoint, the Office files stored in them will be protected by Azure Rights Management.

Les instructions conviennent pour l’ensemble des situations suivantes :The instructions are suitable for the following set of circumstances:

  • Les employés partagent et collaborent à partir de documents Office qui se trouvent dans une bibliothèque SharePoint.Employees share and collaborate using Office documents that are on a SharePoint library.

  • Les employés n’ont pas besoin de définir ou de modifier les autorisations qu’un administrateur définit au niveau de la bibliothèque.Employees do not need to set or change the permissions that an administrator sets at the library level.

  • Les employés n’ont pas besoin de partager ces documents avec des personnes extérieures à votre organisation.Employees do not need to share these documents with people outside your organization.

Instructions de déploiementDeployment instructions

Instructions destinées aux administrateurs pour le déploiement rapide Azure RMS

Vérifiez que les conditions suivantes sont remplies et que les procédures associées sont en place avant de poursuivre avec la documentation utilisateur.Make sure that the following requirements and the supporting procedures are in place before you go on to the user documentation.

Conditions requises pour ce scénarioRequirements for this scenario

Pour pouvoir appliquer ce scénario, les éléments suivants doivent être en place :For this scenario to work, the following must be in place:

Condition requiseRequirement Si vous avez besoin d'informations supplémentairesIf you need more information
Vous avez préparé des comptes et des groupes pour Office 365 ou Azure Active DirectoryYou have prepared accounts and groups for Office 365 or Azure Active Directory Préparation d’Azure Information ProtectionPreparing for Azure Information Protection
Azure Rights Management est activéAzure Rights Management is activated Activation d’Azure Rights ManagementActivating Azure Rights Management
Si vous utilisez SharePoint Server : Déployez le connecteur RMS et configurez-le pour SharePointIf you will use SharePoint Server: Deploy the RMS connector and configure it for SharePoint Déploiement du connecteur Azure Rights ManagementDeploying the Azure Rights Management connector
Configurer des autorisations pour le site SharePoint à protégerConfigure permissions for the SharePoint site to protect Gérer les autorisations pour une liste, une bibliothèque, un dossier, un document ou un élément de listeManage permissions for a list, library, folder, document, or list item

Activation de la gestion des droits relatifs à l'information pour une liste ou une bibliothèqueApply Information Rights Management to a list or library
Configurez SharePoint pour IRM et les bibliothèques protégéesConfigure SharePoint for IRM and protected libraries Configuration de la gestion des droits relatifs à l'information dans le centre d'administration SharePointSet up Information Rights Management (IRM) in SharePoint admin center

Activation de la gestion des droits relatifs à l'information pour une liste ou une bibliothèqueApply Information Rights Management to a list or library

Pour configurer la bibliothèque SharePoint pour les paramètres IRMTo configure the SharePoint library for IRM settings

  1. Après avoir configuré SharePoint pour une utilisation du service IRM, accédez à la bibliothèque SharePoint à protéger avec Azure RMS.After you have configured SharePoint to use the IRM service, navigate to your SharePoint library to protect with Azure RMS. Dans la page Paramètres > Information Rights Management (IRM) du site, après avoir sélectionné Restreindre les autorisations sur cette bibliothèque lors du téléchargement et spécifié un titre de stratégie pour les administrateurs et une description de la stratégie pour les utilisateurs, cliquez sur AFFICHER LES OPTIONS.In the Settings > Information Rights Management (IRM) page for the site, in addition to selecting Restrict permissions on this library on download, and specifying a policy title for administrators and a policy descriptions for users, click SHOW OPTIONS.

  2. Sélectionnez l’option suivante :Select the following:

    • Interdire aux utilisateurs de télécharger des documents qui ne prennent pas en charge IRMDo not allow users to upload documents that do not support IRM

    • Facultatif : Autoriser la protection de groupe. Groupe par défaut, puis spécifiez le nom d’un groupe supplémentaire dont vous pourriez avoir besoin pour collaborer sur les documents stockés dans cette bibliothèque, mais en dehors de SharePoint.Optional: Allow group protection. Default group and then specify the name of an additional group that might need to collaborate on documents stored in this library, but outside SharePoint. Par exemple, le groupe Ventes dispose d’autorisations de modification sur le site et un membre de ce groupe télécharge un document, l’enregistre sur disque et l’envoie par e-mail à une collègue.For example, the Sales group has Edit permissions to the site and somebody from this group downloads a document, saves it to disk, and emails it to a co-worker. Le collaborateur aura uniquement accès au document (avec droits de modification) s’il est membre du groupe désigné.The co-worker would only get access to the document (with Edit rights) if she is a member of the designed group.

      Sans cette option, seuls les utilisateurs qui ont accès à la bibliothèque SharePoint pourront collaborer sur ces documents et seulement en téléchargeant les documents directement à partir de SharePoint.Without this option, only users that have access to the SharePoint library will be able to collaborate on these documents, and only by downloading the documents directly from SharePoint. Cette restriction convient dans de nombreux cas.In many cases, this restriction is appropriate.

Instructions de la documentation utilisateurUser documentation instructions

Il n’existe aucune instruction de procédure à communiquer aux utilisateurs pour ce scénario, car les bibliothèques protégées ne nécessitent aucune action spéciale de leur part.There are no procedural instructions to give to users for this scenario because protected libraries require no special action from users. Les documents sont automatiquement protégés lors du téléchargement en fonction des autorisations définies par un administrateur SharePoint pour le site.Documents are automatically protected on download, according to the permissions that a SharePoint administrator sets for the site. Cependant, informez les utilisateurs de cette modification pour qu’ils sachent à quoi s’attendre et portez à la connaissance de votre support technique les bibliothèques qui sont protégées et en quoi cela peut limiter l’utilisation des documents.However, inform users about this change so that they know what to expect, and let your help desk know which libraries are protected and how this can restrict the use of the documents. Par exemple, en raison des limitations actuelles, ces documents peuvent être affichés, mais pas modifiés avec des appareils mobiles.For example, because of current limitations, these documents can be viewed but not edited with mobile devices. Si vous avez configuré la protection de groupe, portez à la connaissance des utilisateurs les groupes qui peuvent accéder et modifier des documents en dehors de SharePoint.If you configured the group protection, let users know which groups can access and edit documents outside SharePoint.

En utilisant le modèle suivant, copiez et collez l’annonce dans une communication à destination de vos utilisateurs finaux, puis apportez ces modifications en les adaptant à votre environnement :Using the following template, copy and paste the announcement into a communication for your end users, and make these modifications to reflect your environment:

  1. Remplacez chaque instance de <nom de la bibliothèque SharePoint> par le nom et le lien de la bibliothèque SharePoint que vous avez configurée pour Azure Rights Management.Replace each instance of <name of SharePoint library> with the name and link of the SharePoint library that you configured for Azure Rights Management. Si cette communication concerne plusieurs bibliothèques protégées, modifiez les instructions en conséquence.If this communication is for more than one protected library, change the instructions accordingly.

  2. Si vous avez configuré l’option Autoriser la protection de groupe. Groupe par défaut, remplacez <nom du groupe> par le nom du groupe que vous avez configuré et indiquez dans la zone prévue à cet effet la <raison pour laquelle ce groupe dispose des autorisations d’accès qui lui permettent de collaborer sur les fichiers, mais pas en utilisant la bibliothèque SharePoint>.If you configured the Allow group protection. Default group option, replace <group name> with name of the group you configured and supply the reason for <reason why this group has access permissions to collaborate on the files but not by using the SharePoint library>. Si vous n’avez pas configuré cette option, supprimez cette phrase.If you did not configure this option, delete this sentence.

  3. Remplacez <coordonnées> par des instructions indiquant comment contacter le support technique, telles qu’un lien vers un site web, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.Replace <contact details> with instructions for how your users can contact the help desk, such as a website link, email address, or telephone number.

  4. Apportez les modifications supplémentaires que vous voulez éventuellement apporter à l’annonce, puis adressez-la à ces utilisateurs.Make any additional modifications that you want to the announcement, and then send it to these users.

L’exemple de documentation illustre la façon dont cette annonce se présente aux utilisateurs une fois vos personnalisations effectuées.The example documentation shows how this announcement might look for users, after your customizations.

Modèle de documentation utilisateur pour le déploiement rapide Azure RMS

Annonce de l’équipe informatique : Modifications apportées au site <nom de la bibliothèque SharePoint>IT Announcement: Changes to the <name of SharePoint library> site

Le site SharePoint <nom de la bibliothèque SharePoint> est maintenant configuré pour une collaboration sécurisée.The SharePoint site, <name of SharePoint library>, is now configured for secure collaboration. Désormais, seuls les membres du groupe <nom du groupe> peuvent ouvrir ces documents à partir de ce site, même si vous les enregistrez localement ou les envoyez par e-mail à quelqu’un d’autre.Now, only members of the <group name> can open these documents from this site, even if you save them locally or email them to somebody else. L’exception est que vous pouvez partager les documents avec les membres du groupe <nom du groupe> après les avoir téléchargés, <raison pour laquelle ce groupe dispose des autorisations d’accès qui lui permettent de collaborer sur les fichiers, mais pas en utilisant la bibliothèque SharePoint>.The exception is that you can share them with members of the <group name> after you have downloaded the documents, so that <reason why this group has access permissions to collaborate on the files but not by using the SharePoint library>. Lorsque vous modifiez un fichier, une bannière d’information de couleur jaune s’affiche en haut du document, indiquant qu’il est protégé et qui peut y accéder.When you edit the files, you see a yellow information banner at the top of the document, to let you know that it has this protection and who can access them.

Cette modification permet de conserver les données confidentielles de notre entreprise hors de portée de personnes qui ne sont pas supposées y avoir accès.This change helps to keep our company-confidential data safe from people who should not see it. Si vous utilisez un appareil mobile pour accéder à ces documents protégés, vous pouvez les consulter, mais vous devez utiliser un appareil de bureau pour les modifier.If you use a mobile device to access these protected documents, you can view them but you must use a desktop device to edit them.

Vous ne pouvez pas charger des documents sur le site <nom du site SharePoint> s’ils ne prennent pas en charge la collaboration sécurisée.You will not be able to upload documents to the <name of SharePoint site> site if they do not support secure collaboration.

Vous avez besoin d'aide ?Need help?

  • Contactez le support technique : <coordonnées>Contact the help desk: <contact details>

Exemple de documentation utilisateurExample user documentation

Exemple de documentation utilisateur pour le déploiement rapide Azure RMS

Annonce de l’équipe informatique : Modifications du site de rapports et de prévisions de ventesIT Announcement: Changes to the Sales Forecasts and Reports site

Le site SharePoint Rapports et prévisions de ventesest désormais configuré pour une collaboration sécurisée.The SharePoint site, Sales Forecasts and Reports, is now configured for secure collaboration. À présent, seuls les membres de notre équipe Vente et Marketing peuvent ouvrir les documents provenant de ce site, même si vous les enregistrez localement ou les envoyez par e-mail à quelqu’un d’autre.Now, only members of our Sales and Marketing team can open these documents from this site, even if you save them locally or email them to somebody else. L’exception est qu’après avoir téléchargé des documents, vous pouvez les partager avec des membres de l’équipe Finances afin qu’ils puissent en extraire les chiffres prévisionnels mensuels.The exception is that you can share them with members of the Finance team after you have downloaded the documents, so that they can extract the monthly forecast figures. Lorsque vous modifiez un fichier, une bannière d’information de couleur jaune s’affiche en haut du document, indiquant qu’il est protégé et qui peut y accéder.When you edit the files, you see a yellow information banner at the top of the document, to let you know that it has this protection and who can access them.

Cette modification permet de conserver les données confidentielles de notre entreprise hors de portée de personnes qui ne sont pas supposées y avoir accès.This change helps to keep our company-confidential data safe from people who should not see it. Si vous utilisez un appareil mobile pour accéder à ces documents protégés, vous pouvez les consulter, mais vous devez utiliser un appareil de bureau pour les modifier.If you use a mobile device to access these protected documents, you can view them but you must use a desktop device to edit them.

Vous ne pouvez pas charger des documents sur le site Rapports et prévisions de ventes si celui-ci ne prend pas en charge la collaboration sécurisée.You will not be able to upload documents to the Sales Forecasts and Reports site if they do not support secure collaboration.

Vous avez besoin d'aide ?Need help?

  • Contactez le support technique : helpdesk@vanarsdelltd.comContact the help desk: helpdesk@vanarsdelltd.com

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