Expliquer Microsoft 365 groupes à vos utilisateurs

Microsoft 365 Les groupes vous permettent de configurer une collection de ressources à partager, notamment une boîte aux lettres et un calendrier partagés, un site SharePoint avec un bloc-notes OneNote et un planificateur Microsoft, entre autres. Microsoft Teams peut également être inclus lorsque vous créez un groupe, ou il peut être ajouté ultérieurement. Les ressources des groupes d’autorisations sont gérées via le groupe.

Les groupes peuvent être créés en créant n’importe quelle ressource partagée. La création d’un groupe Outlook produit le même résultat que la création d’un site d’équipe SharePoint ou d’un plan connecté à un groupe dans le Planificateur. Si vos utilisateurs ne sont pas Microsoft 365 groupes, il se peut qu’ils ne le réalisent pas. Cela peut entraîner une confusion pour vos utilisateurs et la possibilité de créer des ressources en double. (Par exemple, quelqu’un peut créer un site SharePoint pour la collaboration sur des documents, puis créer une instance distincte du Planificateur, sans se rendre compte que le Planificateur était déjà disponible dans le cadre du groupe.)

Étant donné que les groupes peuvent être créés de plusieurs façons, nous vous recommandons de former vos utilisateurs afin qu’ils utilisent la méthode qui convient le mieux à votre organisation :

  • Si votre organisation fait la plupart de ses communications par courrier électronique, demandez à vos utilisateurs de créer des groupes dans Outlook.
  • Si votre organisation utilise beaucoup SharePoint ou migre à partir de SharePoint localement, demandez à vos utilisateurs de créer des sites d’équipe SharePoint pour la collaboration.
  • Si votre organisation a déployé des Teams, demandez à vos utilisateurs de créer une équipe lorsqu’ils ont besoin d’un espace de collaboration.

image desc.

Si vous formez vos utilisateurs pour qu’ils utilisent toujours la méthode de création de groupe qui s’aligne le plus sur leur façon de travailler lorsqu’ils ont besoin d’un espace pour collaborer avec d’autres personnes, vous pouvez éviter toute confusion et duplication des ressources. À mesure que les utilisateurs seront plus expérimentés, ils comprendront mieux la collection de services fourni avec un groupe et les différentes méthodes de création entraînent le même résultat.

Vous pouvez utiliser le modèle Microsoft 365 Groupes d’utilisateurs professionnels - PowerPoint comme point de départ pour les présentations de formation pour vos utilisateurs.

En savoir plus sur Microsoft 365 groupes