Créer et configurer des stratégies de rétention

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Utilisez une stratégie de rétention pour gérer les données de votre organisation en décidant de manière proactive s'il faut conserver le contenu, le supprimer ou le conserver puis le supprimer.

Une stratégie de rétention vous permet de le faire très efficacement en attribuant les mêmes paramètres de rétention au niveau du conteneur pour qu'ils soient automatiquement hérités par le contenu de ce conteneur. Par exemple, tous les éléments des sites SharePoint, tous les messages électroniques dans les boîtes aux lettres Exchange des utilisateurs, tous les messages des canaux pour les équipes qui sont utilisés avec Microsoft Teams. Si vous ne savez pas si vous devez utiliser une stratégie de rétention au niveau du conteneur ou une étiquette de rétention au niveau de l’élément, consultez Stratégies de rétention et étiquettes de rétention.

Pour en savoir plus sur les stratégies de rétention et le fonctionnement de la rétention en Microsoft 365, consultez la page Découvrir les stratégies et étiquettes de rétention.

Notes

Les informations sur cette page sont pour les administrateurs de conformité. Si vous n'êtes pas administrateur et que vous souhaitez comprendre comment les stratégies de rétention ont été configurées pour les applications que vous utilisez, contactez votre service d'assistance, votre service informatique ou votre administrateur. Si vous voyez des messages concernant les stratégies de rétention dans les conversations Teams et dans les messages des canaux, vous trouverez peut-être utile d'examiner Messages Teams concernant les stratégies de rétention.

Avant de commencer

L’administrateur général de votre organisation dispose de toutes les autorisations pour créer et gérer les stratégies de confidentialité. Si vous ne vous connectez pas en tant qu’administrateur général, voir Autorisations nécessaires pour créer et gérer des stratégies et des étiquettes de confidentialité.

Déterminez avant de créer votre stratégie de rétention si elle sera adaptative ou statique. Pour plus d’informations, voir étendues de stratégie adaptative ou statique pour la rétention. Si vous décidez d’utiliser une stratégie adaptative, vous devez créer une ou plusieurs étendues adaptatives avant de créer votre stratégie de rétention, puis les sélectionner au cours du processus de création de stratégie de rétention. Pour obtenir des instructions, consultez les informations de configuration pour les étendues adaptatives.

Créer et configurer une stratégie de rétention

Bien qu’une stratégie de rétention puisse prendre en charge plusieurs services identifiés comme « emplacements » dans la stratégie de rétention, vous ne pouvez pas créer une stratégie de rétention unique qui inclut tous les emplacements pris en charge :

  • E-mails Exchange
  • Site SharePoint
  • Comptes OneDrive
  • Groupes Microsoft 365
  • Skype Entreprise
  • Dossiers publics Exchange
  • Messages du canal Teams
  • Conversations Teams
  • Messages du canal privé Teams
  • Messages communautaires Yammer
  • Messages utilisateur de Yammer

Lorsque vous sélectionnez l’emplacement Teams ou Yammer lors de la création d’une stratégie de rétention, les autres emplacements sont automatiquement exclus. Cela signifie que les instructions à suivre varient selon que vous devez inclure les emplacements Teams ou Yammer :

Notes

Lorsque vous utilisez des stratégies adaptatives au lieu de stratégies statiques, vous pouvez configurer une stratégie de rétention unique pour inclure les emplacements Teams et Yammer de rétention. Ce n’est pas le cas pour les stratégies statiques dans Teams et Yammer de rétention nécessitent leur propre stratégie de rétention.

Lorsque vous avez plusieurs stratégies de rétention et que vous utilisez également des étiquettes de rétention, voir Principes de rétention et priorité pour comprendre le résultat lorsque plusieurs paramètres de rétention s’appliquent au même contenu.

Stratégie de rétention pour les emplacements Teams

  1. Dans le Centre de conformité Microsoft 365, sélectionnez Stratégies > Retention.

  2. Sélectionnez nouvelle stratégie de rétention pour démarrer la configuration Créer une stratégie de rétention et nommez votre nouvelle stratégie de rétention.

  3. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique, en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option.

  4. En fonction de l’étendue sélectionnée :

    • Si vous avez choisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue d’utilisateur, vous pourrez sélectionner Teams conversations, mais pas Teams messages de canal.

    • Si vous avez choisi Statique : dans la page Choisir les emplacements à appliquer à la stratégie, sélectionnez un ou plusieurs emplacements pour Teams :

      • Message de canal Teams : messages provenant de conversations de canal standard et de réunions de canal standard, mais pas de canaux privés qui ont leur propre emplacement de stratégie.
      • Conversations Teams : messages provenant de conversations privées individuelles, de conversations de groupe et de conversations de réunion.
      • Messages de canal privé Teams : messages provenant de conversations de canal privé et de réunions de canal privé.

      Par défaut, toutes les équipes et tous les utilisateurs sont sélectionnés. Vous pouvez toutefois affiner cette sélection grâce aux options Choisir et Exclure. Toutefois, avant de modifier la valeur par défaut, n’ignorez pas les conséquences suivantes pour une stratégie de rétention qui supprime des messages lorsqu’elle est configurée pour inclut ou exclut :

      • Pour les messages de conversation de groupe et les messages de canal privé, étant donné qu'une copie des messages est enregistrée dans la boîte aux lettres de chaque utilisateur participant à la conversation, des copies de messages continueront d'être renvoyées dans les résultats d'eDiscovery pour les utilisateurs auxquels la politique n'a pas été attribuée.
      • Pour les utilisateurs qui n’ont pas reçu la stratégie, les messages supprimés sont renvoyés dans les résultats de recherche de leur Teams, mais n’affichent pas le contenu du message suite à la suppression définitive de la stratégie affectée aux utilisateurs.
  5. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

    Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu.

  6. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.

Pour obtenir des conseils permettant de déterminer quand utiliser les stratégies de rétention pour Teams et comprendre l’expérience de l’utilisateur final, voir Gérer les stratégies de rétention pour Microsoft Teams dans la documentation Teams.

Pour obtenir des détails techniques sur le fonctionnement de la rétention pour Teams, y compris les éléments de messages pris en charge pour la rétention et le minutage des informations avec des exemples pas à pas, consultez En savoir plus sur la rétention de Microsoft Teams.

Problèmes de configuration connus

  • Bien que vous puissiez sélectionner l’option pour démarrer la période de rétention lorsque les éléments ont été modifiés pour la dernière fois, la valeur Lorsque les éléments ont été créés est toujours utilisée. Pour les messages qui sont modifiés, une copie du message d’origine est enregistrée avec son timestamp d’origine pour identifier les cas où ce message avant modification a été créé, et le message après modification dispose d’un timestamp plus nouveau.

  • Lorsque vous sélectionnez Modifier pour l’emplacement Messages du canal Teams, vous devriez voir les groupes Microsoft 365 qui ne sont pas également des équipes. Ne pas sélectionner ces groupes.

  • Lorsque vous sélectionnez Modifier pour l’emplacement des conversations Teams, vous devriez voir les invités et utilisateurs qui n’utilisent pas de boîte aux lettres. Les stratégies de rétention ne sont pas conçues pour ces utilisateurs. Ne les sélectionnez pas.

Stratégie de rétention supplémentaire requise pour la prise en charge de Teams

Teams n’est pas seulement des conversations et des messages de canaux. Si vous avez des équipes créées à partir d’un groupe Microsoft 365 (anciennement groupe Office 365), vous devez également configurer une stratégie de rétention qui inclut ce groupe Microsoft 365 à l’aide de l’emplacement Groupes Microsoft 365. Cette stratégie de rétention s’applique au contenu de la boîte aux lettres, du site et des fichiers du groupe.

Si vous possédez des sites d’équipe qui ne sont pas connectés à un groupe Microsoft 365, vous avez besoin d’une stratégie de rétention qui inclut les emplacements de sites SharePoint ou comptes OneDrive pour conserver et supprimer des fichiers dans Teams :

  • Les fichiers partagés dans une conversation sont stockés sur le compte OneDrive de l’utilisateur qui a partagé le fichier.

  • Les fichiers chargés dans les canaux sont stockés sur le site SharePoint associé à l’équipe.

Conseil

Vous pouvez appliquer une stratégie de rétention aux fichiers d’une équipe spécifique uniquement lorsque celle-ci n’est pas connectée à un groupe Microsoft 365 en sélectionnant le site SharePoint pour l’équipe, ainsi que les comptes OneDrive des utilisateurs au sein de Teams.

Il est possible qu’une stratégie de conservation appliquée aux groupes Microsoft 365, sites SharePoint ou comptes OneDrive supprime un fichier référencé dans une conversation ou un message de canal Teams avant la suppression de ces messages. Dans ce scénario, le fichier s’affiche encore dans le message Teams, mais lorsque les utilisateurs sélectionnent le fichier, un message d’erreur « fichier introuvable » s’affiche. Ce comportement n’est pas spécifique aux stratégies de rétention et peut également se produire si un utilisateur supprime manuellement un fichier à partir de SharePoint ou de OneDrive.

Stratégie de rétention pour les emplacements Yammer

Notes

Les stratégies de rétention pour Yammer sont en préversion et n’avertissent actuellement pas les utilisateurs de la suppression de messages en raison d’une stratégie de rétention.

Pour utiliser cette fonctionnalité, votre réseau Yammer doit être Mode Natif, et non Mode Hybride.

  1. Dans le Centre de conformité Microsoft 365, sélectionnez Stratégies > Retention.

  2. Sélectionnez Nouvelle stratégie de rétention pour créer une stratégie de rétention.

  3. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique, en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option.

  4. En fonction de l’étendue sélectionnée :

    • Si vous avez choisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue d’utilisateur, vous pourrez sélectionner Yammer messages utilisateur, mais pas Yammer messages de la communauté.

    • Si vous avez choisi Statique : Sur la page Choisir les emplacements pour appliquer la politique, basculez sur l'un ou les deux emplacements pour Yammer : Message de la communauté Yammer et Messages de l'utilisateur Yammer.

      Important

      Bien que vous puissiez créer une stratégie de rétention uniquement pour l’utilisateur de messages Yammer, une stratégie de rétention pour cet emplacement peut supprimer des messages de la communauté de l’application Yammer pour tous les membres de la communauté.

      Si vous choisissez cette option et que la stratégie de rétention est configurée pour supprimer les messages utilisateur, assurez-vous de bien comprendre cette implication. Pour plus d’informations, voir Fonctionnement de la rétention avec Yammer.

      Par défaut, tous les utilisateurs et communautés sont sélectionnés, mais vous pouvez les affiner en spécifiant les groupes et les utilisateurs à inclure ou à exclure.

      Pour les messages privés Yammer :

      • Si vous conservez la valeur par défaut à Tous les utilisateurs invités B2B Azure ne sont pas inclus.
      • Si vous sélectionnez Modifier pour la colonne Inclus, vous pouvez appliquer une stratégie de rétention pour les utilisateurs externes si vous connaissez leur compte.
  5. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

    Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu.

  6. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des stratégies de rétention pour Yammer, consultez la page Découvrir les stratégies de rétention pour Yammer.

Stratégies de rétention supplémentaires requises pour la prise en charge de Yammer

Yammer est bien plus que des messages de la communauté et des messages privés. Pour conserver et supprimer des courriers électroniques pour votre réseau Yammer, configurez une stratégie de rétention supplémentaire qui inclut les groupes Microsoft 365 utilisés pour Yammer, à l’aide de l'emplacement Groupes Microsoft 365.

Pour conserver et supprimer des fichiers stockés dans Yammer, vous avez besoin d’une stratégie de rétention qui inclut l’emplacement des groupes Microsoft 365 ou les emplacements OneDrive comptes :

  • Les fichiers partagés dans les messages privés sont stockés sur le compte OneDrive de l’utilisateur qui a partagé le fichier.

  • Les fichiers téléchargés vers des communautés sont stockés dans le site SharePoint connecté à un groupe pour la Yammer communauté.

Il est possible qu’une stratégie de rétention appliquée à des comptes SharePoint ou OneDrive supprime un fichier référencé dans un message Yammer avant la suppression de ces messages. Dans ce scénario, le fichier s’affiche encore dans le message Yammer, mais lorsque les utilisateurs sélectionnent le fichier, un message d’erreur « fichier introuvable » s’affiche. Ce comportement n’est pas spécifique aux stratégies de rétention et peut également se produire si un utilisateur supprime manuellement un fichier à partir de SharePoint ou de OneDrive.

Stratégie de rétention pour les emplacements autres que Teams et Yammer

Utilisez les instructions suivantes pour les stratégies de rétention qui s’appliquent ces services:

  • Exchange: Email et dossiers publics
  • Sites SharePoint
  • OneDrive: Comptes
  • Groupes Microsoft 365
  • Skype Entreprise
  1. Dans le Centre de conformité Microsoft 365, sélectionnez Stratégies > Retention.

  2. Sélectionnez nouvelle stratégie de rétention pour démarrer la configuration Créer une stratégie de rétention et nommez votre nouvelle stratégie de rétention.

  3. Pour choisir le type de stratégie de rétention à créer, sélectionnez Adaptatif ou Statique, en fonction du choix que vous avez effectué à partir des instructions avant de commencer. Si vous n’avez pas encore créé d’étendues adaptatives, vous pouvez sélectionner Adaptive, mais comme il n’y aura aucune étendue adaptative à sélectionner, vous ne pourrez pas terminer la configuration avec cette option. Les stratégies adaptatives ne sont pas adaptées aux emplacements Exchange dossiers publics ou aux Skype Entreprise.

  4. En fonction de l’étendue sélectionnée :

    • Si vous avez choisi Adaptatif : dans la page Choisir les étendues et les emplacements de stratégie adaptative, sélectionnez Ajouter des étendues et sélectionnez une ou plusieurs étendues adaptatives qui ont été créées. Sélectionnez ensuite un ou plusieurs emplacements. Les emplacements que vous pouvez sélectionner dépendent des types d’étendue ajoutés. Par exemple, si vous avez uniquement ajouté un type d’étendue d’utilisateur, vous pourrez sélectionner Exchange courrier électronique, mais pas SharePoint sites.

    • Si vous avez choisi Statique : Sur la page Choose locations, activez ou désactivez n'importe quel emplacement, à l'exception des emplacements pour Teams et Yammer. Vous pouvez laisser pour chaque emplacement la valeur par défaut Appliquer la stratégie à l’intégralité de l’emplacement ou Spécifier des inclusions et des exclusions.

    Informations spécifiques aux emplacements :

  5. Pour Décider si vous souhaitez conserver le contenu, supprimez-le ou les deux pages, spécifiez les options de configuration pour conserver et supprimer le contenu.

    Vous pouvez créer une stratégie de rétention qui conserve uniquement le contenu sans le supprimer, conserve puis supprime le contenu après une période donnée, ou supprime simplement le contenu après une période donnée. Si vous souhaitez en savoir plus, voir Paramètres pour la conservation et la suppression du contenu sur cette page.

  6. Terminez l’assistant pour enregistrer vos paramètres.

Durée d’application des stratégies de rétention

Lorsque vous créez et soumettez une stratégie de rétention, l’application de la stratégie de rétention peut prendre jusqu’à sept jours :

Diagramme de l’application de la stratégie de rétention.

Tout d’abord, la stratégie de rétention doit être distribuée aux emplacements que vous avez sélectionnés, puis appliquée au contenu. Vous pouvez toujours vérifier l’état de distribution de la stratégie de rétention en la sélectionnant dans la page Stratégies de rétention dans le Centre de conformité. Dans le volet volant, si vous voyez l’état de Désactivé (Erreur) et, dans les détails des emplacements, un message indiquant que le déploiement de la stratégie (pour SharePoint) ou le redéploiement de la stratégie (pour OneDrive) prend plus de temps que prévu, essayez d’exécuter la commande Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell pour réessayer la distribution de stratégie :

  1. Se connecter à l’interface PowerShell du Centre de sécurité et conformité.

  2. Exécutez la commande suivante :

    Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
    

Mise à jour des stratégies de rétention

Lorsque les paramètres de la stratégie de rétention sont déjà appliqués au contenu, une modification de la configuration de la stratégie est automatiquement appliquée à ce contenu en plus du contenu qui vient d’être identifié.

Certains paramètres ne peuvent pas être modifiés après la création et l’enregistrement de la stratégie, notamment le nom de la stratégie de rétention, le type d’étendue (adaptatif ou statique) et les paramètres de rétention à l’exception de la période de rétention.