Découvrez la gestion des enregistrements dans Microsoft 365

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.

Tous les types d’organisation nécessitent une solution de gestion des enregistrements pour gérer des enregistrements réglementaires, légaux, et hautement professionnels dans les données d’entreprise. La gestion des enregistrements dans Microsoft 365 permet à une organisation de gérer ses obligations légales, démontrer la conformité aux réglementations, et améliore l’efficacité avec une disposition régulière des éléments dont la rétention n’est plus nécessaire, qui n’ont plus de valeur, ou ne sont plus nécessaires pour des objectifs professionnels.

Les fonctionnalités suivantes permettent la prise en charge votre solution de gestion des enregistrements dans Microsoft 365 :

  • Étiquetez le contenu en tant qu’enregistrement. Créez et configurez des étiquettes de rétention pour indiquer que le contenu est un enregistrement qui peut ensuite être appliqué par les utilisateurs ou appliqué automatiquement en identifiant les informations sensibles, les mots clés ou les types de contenu.

  • Migrez et gérez vos exigences de rétention à l’aide d’un plan de gestion des fichiers. L’utilisation d’un plan de gestion des fichiers vous permet de mettre en place un plan de rétention existant dans Microsoft 365 ou d’en créer un nouveau pour les fonctionnalités de gestion améliorées.

  • Configurez les paramètres de rétention et de suppression à l’aide des étiquettes de rétention. Configurez les étiquettes de rétention avec des périodes de rétention et des actions basées sur divers facteurs tels que la date de la dernière modification ou création.

  • Démarrer différentes périodes de rétention lorsqu’un événement se produit avec rétention basée sur des événements.

  • Vérifier et valider la destruction en effectuant une révision avant destruction et la preuve de la suppression d’enregistrements.

  • Exporter des informations sur tous les éléments supprimés avec l’option exporter.

  • Définir des autorisations spécifiques afin que les fonctions de gestionnaire d’enregistrements au sein de votre organisation disposent du droit d’accès.

Grâce à ces capacités, vous pouvez intégrer les calendriers de rétention et les exigences de votre organisation dans une solution de gestion des documents qui gère la rétention, la déclaration et l'élimination des enregistrements, afin de prendre en charge le cycle de vie complet de votre contenu.

En plus de la documentation en ligne, nous vous conseillons d’écouter l’enregistrement du webinaire sur la gestion des enregistrements et de télécharger la documentation associée à cette présentation, ainsi que les FAQ.

Enregistrements

Lorsque le contenu est déclaré comme enregistrement:

  • Des restrictions sont appliquées aux éléments en ce qui concerne les actions autorisées ou bloquées.

  • Des activités supplémentaires sur l’élément sont enregistrées.

  • Vous avez une preuve de destruction lorsque les éléments sont supprimés à la fin de la période de rétention.

Vous utilisez les étiquettes de rétention pour marquer le contenu comme enregistrement, ou enregistrement réglementaire. La différence entre ces deux éléments est expliquée dans la section suivante. Vous pouvez soit publier ces étiquettes pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs de les appliquer manuellement au contenu, ou appliquer automatiquement ces étiquettes au contenu que vous voulez marquer comme enregistrement ou enregistrement réglementaire.

En utilisant des étiquettes de rétention pour marquer du contenu en tant qu’enregistrement, vous pouvez implémenter une stratégie unique et cohérente pour la gestion des enregistrements dans votre environnement Microsoft 365.

Comparer des restrictions relatives aux actions autorisées ou bloquées

Utilisez le tableau suivant pour identifier les restrictions placées sur du contenu suite à l’application d’une étiquette de rétention standard, ainsi que les étiquettes de rétention qui marquent du contenu en tant qu’enregistrement ou enregistrement réglementaire.

Une étiquette de rétention standard comporte des paramètres et des actions de rétention mais ne marque pas du contenu comme enregistrement ou enregistrement réglementation.

Notes

Pour couvrir tous les cas de figure, le tableau inclut les colonnes d’un enregistrement verrouillé et déverrouillé, applicable à SharePoint et OneDrive, mais pas à Exchange. La possibilité de verrouiller et de déverrouiller un enregistrement utilise le contrôle de version qui n’est pas pris en charge pour les éléments Exchange. Par conséquent, pour tous les éléments Exchange marqués en tant qu’enregistrement, le comportement mappe vers l’Enregistrement – colonne verrouillée, et l’Enregistrement – colonne déverrouillée n’est pas pertinent.

Action Étiquette de rétention Enregistrement – colonne verrouillée Enregistrement – colonne déverrouillée Enregistrement réglementaire
Modifier les contenus Autorisé Bloqué Autorisé Bloqué
Modifier les propriétés, y compris Renommer Autorisé Autorisé Autorisé Bloqué
Supprimer 1 autorisé Bloqué Bloqué Bloqué
Copier Autorisé Autorisé Autorisé Autorisé
Se déplacer au sein du conteneur 2 Autorisé Autorisé Autorisé Autorisé
Se déplacer dans les conteneurs 2 Autorisé Autorisé si jamais déverrouillé Bloqué Bloqué
Ouvert/lu Autorisé Autorisé Autorisé Autorisé
Modifier l’étiquette Autorisé Autorisé – administrateur de conteneur uniquement Autorisé – administrateur de conteneur uniquement Bloqué
Supprimer l’étiquette Autorisé Autorisé – administrateur de conteneur uniquement Autorisé – administrateur de conteneur uniquement Bloqué

Notes de bas de page :

1 Prise en charge par OneDrive et Exchange en conservant une copie dans un emplacement sécurisé, mais bloqué par SharePoint.

Lorsque vous appliquez une étiquette de rétention à un élément de liste qui contient une pièce jointe au document, ce document n’hérite pas des paramètres de rétention et peut être supprimé de l’élément de liste. En comparaison, si cet élément de liste a été déclaré comme un enregistrement avec une étiquette de rétention, la pièce jointe au document hériterait des paramètres de rétention et n’a pas pu être supprimée.

2 Les conteneurs incluent les bibliothèques de documents SharePoint, les comptes OneDrive et les boîtes aux lettres Exchange.

Important

La principale différence pour un enregistrement réglementaire est qu’une fois qu’il est appliqué au contenu, personne, pas même un administrateur général, peut supprimer l’étiquette.

Les étiquettes de rétention configurées pour les enregistrements réglementaires ont également les restrictions d’administrateur suivantes :

  • La période de rétention ne peut pas être plus courte une fois l’étiquette enregistrée, mais seulement prolongée.
  • Ces étiquettes ne sont pas prises en charge par les stratégies d’attribution automatique d’étiquette, et doivent être appliquées à l’aide des stratégies d’étiquette de rétention.

De plus, une étiquette réglementaire ne peut être appliquée à un document extrait dans SharePoint.

En raison de ces restrictions et de l’irréversibilité de ces actions, assurez-vous que vous devez vraiment utiliser les enregistrements réglementaires avant de sélectionner cette option pour les étiquettes de rétention. Pour empêcher la configuration accidentelle, cette option n’est pas disponible par défaut, mais doit d’abord être activée à l’aide de PowerShell. Des instructions sont incluses dans Déclarer les enregistrements à l’aide d’étiquettes de rétention.

Instructions de configuration

Voir Prise en main de la gestion des enregistrements. Cet article présente des informations sur les abonnements, les autorisations, et des liens vers des instructions de configuration de bout en bout pour des scénarios de gestion des enregistrements.