Découvrez la gestion des enregistrements dans Microsoft 365Learn about records management in Microsoft 365

Guide de sécurité et conformité pour les licences Microsoft 365.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Tous les types d’organisation nécessitent une solution de gestion des enregistrements pour gérer des enregistrements réglementaires, légaux, et hautement professionnels dans les données d’entreprise. La gestion des enregistrements dans Microsoft 365 permet à une organisation de gérer ses obligations légales, démontrer la conformité aux réglementations, et améliore l’efficacité avec une disposition régulière des éléments dont la rétention n’est plus nécessaire, qui n’ont plus de valeur, ou ne sont plus nécessaires pour des objectifs professionnels.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Les fonctionnalités suivantes permettent la prise en charge votre solution de gestion des enregistrements dans Microsoft 365 :Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • Étiqueter du contenu comme enregistrementLabel content as a record. Créez et configurez des étiquettes de rétention pour indiquer que le contenu est un enregistrement qui peut ensuite être appliqué par les utilisateurs ou appliqué automatiquement en identifiant les informations sensibles, les mots clés ou les types de contenu.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • Migrer et gérer vos exigences de conservation avec le plan de classement.Migrate and manage your retention requirements with file plan. L’utilisation d’un plan de gestion des fichiers vous permet de mettre en place un plan de rétention existante à Microsoft 365 ou d’en créer une nouvelle pour les fonctionnalités de gestion améliorées.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • Configurer les paramètres de rétention et de suppression avec les étiquettes de rétention.Configure retention and deletion settings with retention labels. Configurez les étiquettes de rétention avec les périodes de rétention et les actions basées sur divers facteurs tels que la date de la dernière modification ou création.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • Démarrer différentes périodes de rétention lorsqu’un événement se produit avec rétention basée sur des événements.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • Vérifier et valider la destruction en effectuant une révision avant destruction et la preuve de la suppression d’enregistrements.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • Exporter des informations sur tous les éléments supprimés avec l’option exporter.Export information about all disposed items with the export option.

  • Définir des autorisations spécifiques afin que les fonctions de gestionnaire d’enregistrements au sein de votre organisation disposent du droit d’accès.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

Grâce à ces capacités, vous pouvez intégrer les calendriers de rétention et les exigences de votre organisation dans une solution de gestion des documents qui gère la rétention, la déclaration et l'élimination des enregistrements, afin de prendre en charge le cycle de vie complet de votre contenu.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

En plus de la documentation en ligne, nous vous conseillons d’écouter l’enregistrement du webinaire sur la gestion des enregistrements et de télécharger la documentation associée à cette présentation, ainsi que les FAQ.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

EnregistrementsRecords

Lorsque le contenu est déclaré comme enregistrement:When content is declared a record:

  • Des restrictions sont appliquées aux éléments en ce qui concerne les actions autorisées ou bloquées.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • Des activités supplémentaires sur l’élément sont enregistrées.Additional activities about the item are logged.

  • Vous avez une preuve de destruction lorsque les éléments sont supprimés à la fin de la période de rétention.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

Vous utilisez les étiquettes de rétention pour marquer le contenu comme enregistrement, ou enregistrement réglementaire.You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. La différence entre ces deux éléments est expliquée dans la section suivante.The difference between these two are explained in the next section. Vous pouvez soit publier ces étiquettes pour permettre aux utilisateurs et aux administrateurs de les appliquer manuellement au contenu, ou appliquer automatiquement ces étiquettes au contenu que vous voulez marquer comme enregistrement ou enregistrement réglementaire.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

En utilisant des étiquettes de rétention pour marquer du contenu en tant qu’enregistrement, vous pouvez implémenter une stratégie unique et cohérente pour la gestion des enregistrements dans votre environnement Microsoft 365.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

Comparer des restrictions relatives aux actions autorisées ou bloquéesCompare restrictions for what actions are allowed or blocked

Utilisez le tableau suivant pour identifier les restrictions placées sur du contenu suite à l’application d’une étiquette de rétention standard, ainsi que les étiquettes de rétention qui marquent du contenu en tant qu’enregistrement ou enregistrement réglementaire. Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

Une étiquette de rétention standard comporte des paramètres et des actions de rétention mais ne marque pas du contenu comme enregistrement ou enregistrement réglementation.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

Notes

Pour couvrir tous les cas de figure, le tableau inclut les colonnes d’un enregistrement verrouillé et déverrouillé, applicable à SharePoint et OneDrive, mais pas à Exchange.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. La possibilité de verrouiller et de déverrouiller un enregistrement utilise le contrôle de version qui n’est pas pris en charge pour les éléments Exchange.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. Par conséquent, pour tous les éléments Exchange marqués en tant qu’enregistrement, le comportement mappe vers l’Enregistrement – colonne verrouillée, et l’Enregistrement – colonne déverrouillée n’est pas pertinent.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

ActionAction Étiquette de rétentionRetention label Enregistrement – colonne verrouilléeRecord - locked Enregistrement – colonne déverrouilléeRecord - unlocked Enregistrement réglementaireRegulatory record
Modifier les contenusEdit contents AutoriséAllowed BloquéBlocked AutoriséAllowed BloquéBlocked
Modifier les propriétés, y compris RenommerEdit properties, including rename AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed BloquéBlocked
SupprimerDelete 1 autoriséAllowed 1 BloquéBlocked BloquéBlocked BloquéBlocked
CopierCopy AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed
Se déplacer au sein du conteneur 2Move within container 2 AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed
Se déplacer dans les conteneurs 2Move across containers 2 AutoriséAllowed Autorisé si jamais déverrouilléAllowed if never unlocked BloquéBlocked BloquéBlocked
Ouvert/luOpen/Read AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed AutoriséAllowed
Modifier l’étiquetteChange label AutoriséAllowed Autorisé – administrateur de conteneur uniquementAllowed - container admin only Autorisé – administrateur de conteneur uniquementAllowed - container admin only BloquéBlocked
Supprimer l’étiquetteRemove label AutoriséAllowed Autorisé – administrateur de conteneur uniquementAllowed - container admin only Autorisé – administrateur de conteneur uniquementAllowed - container admin only BloquéBlocked

Notes de bas de page :Footnotes:

1 Prise en charge par OneDrive et Exchange en conservant une copie dans un emplacement sécurisé, mais bloqué par SharePoint.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

Lorsque vous appliquez une étiquette de rétention à un élément de liste qui contient une pièce jointe au document, ce document n’hérite pas des paramètres de rétention et peut être supprimé de l’élément de liste.When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. En comparaison, si cet élément de liste a été déclaré comme un enregistrement avec une étiquette de rétention, la pièce jointe au document hériterait des paramètres de rétention et n’a pas pu être supprimée.In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 Les conteneurs incluent les bibliothèques de documents SharePoint, les comptes OneDrive et les boîtes aux lettres Exchange.2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

Important

La principale différence pour un enregistrement réglementaire est qu’une fois qu’il est appliqué au contenu, personne, pas même un administrateur général, peut supprimer l’étiquette.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

Les étiquettes de rétention configurées pour les enregistrements réglementaires ont également les restrictions d’administrateur suivantes :Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • La période de rétention ne peut pas être plus courte une fois l’étiquette enregistrée, mais seulement prolongée.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • Ces étiquettes ne sont pas prises en charge par les stratégies d’attribution automatique d’étiquette, et doivent être appliquées à l’aide des stratégies d’étiquette de rétention.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

De plus, une étiquette réglementaire ne peut être appliquée à un document extrait dans SharePoint.In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

En raison de ces restrictions et de l’irréversibilité de ces actions, assurez-vous que vous devez vraiment utiliser les enregistrements réglementaires avant de sélectionner cette option pour les étiquettes de rétention.Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. Pour empêcher la configuration accidentelle, cette option n’est pas disponible par défaut, mais doit d’abord être activée à l’aide de PowerShell.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. Des instructions sont incluses dans Déclarer les enregistrements à l’aide d’étiquettes de rétention.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

Instructions de configurationConfiguration guidance

Veuillez consulter la page Prise en main de la gestion des enregistrements.See Get started with records management. Cet article présente des informations sur les abonnements, les autorisations, et des liens vers des instructions de configuration de bout en bout pour des scénarios de gestion des enregistrements.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.