Préparer votre environnement pour les rubriques microsoftGet your environment ready for Microsoft Viva Topics

Pour utiliser au mieux ces rubriques, vous souhaitez inclure autant de contenu que possible pour la découverte de rubriques, afin de pouvoir avoir un ensemble enrichi de rubriques pour vos utilisateurs.To make the most of Viva Topics, you want to have as much content as possible included for topic discovery, so that you can have a rich set of topics for your users. Mais quel contenu doit être utilisé pour la découverte de rubriques ?But what content should be used for topic discovery? Comment optimiser le contenu indexé tout en restant en contrôle ?How do you maximize the content that is indexed, while staying in control? Plus le contenu est dans l’étendue, plus les informations que l’intelligence artificielle peut découvrir sont meilleures.The more content is in scope, the better the insights the artificial intelligence can discover. Cet article vous explique les étapes de planification pour vous assurer que vous avez inclus le contenu approprié et que vous disposez des bonnes personnes et ressources pour faire une bonne expérience pour vos utilisateurs.This article walks you through planning steps to ensure that you are including the appropriate content, and that you have the right people and resources to make a good experience for your users.

Pour planifier des rubriques De Rubriques, vous devez :To plan for Viva Topics, you need to:

Migrer, connecter, moderniser, sécuriser et identifier les étapes d’intégration à la gestion des connaissances

  1. Migrer du contenu vers SharePointMigrate content to SharePoint

    • L’indexation de rubrique inclut uniquement le contenu sur les sites SharePoint.Topic indexing only includes content on SharePoint sites.
      • Dans la mesure du possible, migrez du contenu précieux vers SharePoint Online à partir de sources externes.Where possible, migrate valuable content into SharePoint Online from external sources.
      • Hiérarchisez les sources de contenu avec un potentiel élevé de connaissances en matière d’informations.Prioritize content sources with high potential for tacit knowledge.
      • Mettez en évidence les avantages de la gestion des connaissances pour encourager les utilisateurs à déplacer du contenu de OneDrive vers des sites SharePoint.Highlight the benefits of knowledge management to encourage users to move content from OneDrive to SharePoint sites.
  2. Connecter des informations à Microsoft GraphConnect information to Microsoft Graph

    • À l’avenir, le contenu externe peut être introduit dans le graphique de connaissances et devenir disponible.In the future, external content can be brought into the knowledge graph and become available.
    • Pour le contenu qui ne peut pas être déplacé, envisagez d’utiliser les connecteurs Graph pour améliorer la recherche et préparer l’inclusion future.For content that cannot be moved, consider using Graph Connectors to enhance search and prepare for future inclusion.
  3. Moderniser les pages SharePointModernize SharePoint pages

    • Les cartes de rubrique ne peuvent être pointées que sur des pages modernes.Topic cards can only be surfaced on modern pages.
    • Identifiez les pages classiques à profil élevé qui sont des candidats à la modernisation.Identify high profile classic pages that are modernization candidates.
  4. Sécuriser le contenu de manière appropriéeSecure content appropriately

    • Les ressources de rubrique sont découpées en fonction des autorisations d’un utilisateur.Topic resources are security trimmed based on a user's permissions.
    • Identifiez tout contenu qui peut avoir des autorisations larges ou restrictives incorrectes :Identify any content that might have incorrectly broad or restrictive permissions:
      • Encourager les propriétaires de sites à utiliser les rapports de partage pour passer en revue les autorisationsEncourage site owners to use the Sharing reports to review permissions
      • Faire auditer le contenu largement partagé par les administrateurs à l’aide de la rechercheHave admins audit broadly shared content using Search
      • Encouragez les propriétaires de contenu à partager du contenu qui n’est pas sensible et qui peut avoir des avantages plus larges pour l’organisation.Encourage content owners to share content that is not sensitive and may have broader benefit to the organization.
    • Examinez votre configuration Microsoft Graph sur les utilisateurs et le contenu :Review your Microsoft Graph configuration on users and content:
      • L’indexation de rubrique honore la configuration en excluant le contenu de Search ou Delve (par exemple, NOINDEX).Topic indexing honors configuration excluding content from Search or Delve (for example, NOINDEX). Vérifier si ces configurations sont toujours pertinentes.Review whether these configurations are still relevant.
  5. Identifier les gestionnaires de connaissances et les rubriquesIdentify knowledge managers and topics

    • Utilisez les taxonomies existantes pour créer manuellement des rubriques ou pour confirmer les rubriques suggérées par l’IA.Use existing taxonomies to manually create topics, or help to confirm AI-suggested topics.
    • Identifier les experts techniques (SME) pour les rubriques anticipées ou amorçage.Identify subject matter experts (SMEs) for anticipated or seeded topics.
    • Identifiez les sites qui couvrent un grand nombre de données précieuses qui peuvent être utilisées pour l’exploration de sujet pilote.Identify sites that cover a large body of valuable data that can be used to pilot topic mining.
    • Impliquer les responsables de connaissances et les communautés de pratiques.Engage Knowledge Managers and communities of practice.

1. Migrer du contenu vers Microsoft 3651. Migrate content to Microsoft 365

Il existe plusieurs outils et services pour vous aider lors de votre migration : vous pouvez obtenir une vue d’ensemble et des informations sur la migration de votre contenu vers Microsoft 365.There are several tools and services to help with your migration - you can get an overview and information about how to migrate at Migrate your content to Microsoft 365. Les outils de migration sont les suivants :Migration tools include:

Ez le meilleur de votre migration :Make the most of your migration:

  • Migrez vers un site moderne, qui inclut Microsoft Teams.Migrate to a modern site - that includes Microsoft Teams. Bien que l’indexation puisse se produire sur n’importe quel site SharePoint (classique ou moderne), l’affichage de rubriques aux utilisateurs par le biais de points forts et de cartes se produit uniquement sur les pages modernes.While indexing can happen on any SharePoint site (classic or modern), displaying topics to users through highlights and cards only happens on modern pages.
  • Conservez les noms d’utilisateurs : la plupart des outils de migration vous permettent de ma cartographier les identités des utilisateurs au cours de la migration, afin que les propriétés telles que Created By ou Modified By soient conservées après la migration.Maintain usernames - most migration tools allow you to map user identities across the migration, so that properties like Created By or Modified By are maintained after the migration. Ceci est important pour les rubriques, car la authorship de fichiers est utilisée pour identifier les experts qui sont ajoutés à une page de rubrique ou à une carte.This is important for topics because the authorship of files is used to identify the experts that are added to a topic page or card.
  • Rendre les noms des comptes de service descriptifs : dans certains cas, la maintenance des noms d’utilisateurs est impossible.Make service account names descriptive - There will be some cases where maintaining usernames isn't possible. Par exemple, si vous migrez du contenu créé par une personne qui n’est plus un employé de l’organisation.For example, if you're migrating content that was created by someone who is no longer an employee of the organization. Dans ce cas, la plupart des outils de migration déplacent un fichier comme s’il avait été créé par un compte d’administrateur ou un compte de service.In this instance, most migration tools will move a file as if it was created by an admin account or a service account. Si cela se produit fréquemment, ce compte de service peut alors être répertorié par rapport à des rubriques en tant qu’expert.If this happens frequently, then that service account could then be listed against topics as an expert. C’est là que l’attribution de noms à ce compte devient très importante.This is where the naming of that account becomes really important. Si vous le faites descriptif, la présence de ces comptes non humains sera compréhensible par vos utilisateurs qui utilisent des rubriques.If you make it descriptive, the presence of these non-human accounts will be understandable by your users consuming topics.

2. Connecter des informations à Microsoft Graph2. Connect information to Microsoft Graph

Si vous ne pouvez pas migrer du contenu, connectez-le à Microsoft Graph :If you can’t migrate some content, then connect it with the Microsoft Graph:

  • Envisagez d’implémenter des connecteurs de contenu Graph.Consider implementing Graph Content Connectors. À l’aide de connecteurs, le contenu externe peut être indexé dans Microsoft Graph, où les utilisateurs peuvent ensuite le découvrir via Microsoft Search (recherche Microsoft).Using connectors, external content can be indexed into the Microsoft Graph, where users can then discover it through Microsoft Search.
  • Les développements futurs apporteront des données externes dans Rubriques.Future developments will bring external data into Viva Topics.

3. Moderniser les pages SharePoint3. Modernize SharePoint pages

Étant donné que les fiches de rubrique et les points forts ne peuvent apparaître que sur les pages modernes, mettez à jour les pages que vous souhaitez inclure dans rubriques De classique à Moderne.Because topic cards and highlights can only appear on modern pages, update any pages you want to include in Viva Topics from classic to modern. Voir Moderniser vos sites SharePoint classiques.See Modernize your classic SharePoint sites. Vous pouvez utiliser sharePoint Modernization Scanner pour préparer vos sites classiques à la modernisation.You can use the SharePoint Modernization scanner to prepare your classic sites for modernization.

Si vous avez un grand nombre de sites classiques, hiérarchisez les pages à profil élevé pour les convertir en sites modernes.If you have a lot of classic sites, prioritize high profile pages to convert to modern.

4. Sécuriser le contenu de manière appropriée4. Secure content appropriately

Lorsque les utilisateurs interagissent avec une carte de sujet ou une page de rubrique, ils peuvent voir différentes ressources.When users interact with a topic card or a topic page, they may see different resources. Cela est dû au fait qu’ils ont accès à différents fichiers associés à la rubrique.This is because they have access to different files that are associated with the topic. Si vos autorisations sous-jacentes sont trop strictes, les aspects serendipitous de la découverte d’informations par le biais de rubriques pourraient être diminués.If your underlying permissions are too strict, then the serendipitous aspects of information discovery through topics could be diminished. En revanche, s’ils sont trop larges, un sujet peut faire surface à un utilisateur que vous ne souhaitez pas voir.On the other hand, if they're too broad, then a topic could surface content to a user that you don't intend them to see. Une bonne gestion des autorisations est essentielle ici.Good permissions management is critical here. Et une bonne gestion des autorisations est basée sur un partenariat continu entre les administrateurs et les propriétaires de contenu.And good permissions management is based on an ongoing partnership between administrators and content owners. Bien qu’il puisse s’agit d’une activité continue, vous pouvez suivre certaines étapes pratiques lors de la préparation des rubriques :While this might be an ongoing activity, there are some practical steps that you can take when preparing for topics:

  • Encouragez les propriétaires de sites à passer en revue le partage et les autorisations.Encourage site owners to review sharing and permissions.

    Les propriétaires de sites SharePoint peuvent consulter un rapport de partage pour leur site qui affiche les détails complets de toutes les autorisations et des liens de partage configurés sur le site, voir Rapports de partage.SharePoint site owners can review a sharing report for their site that shows full details of all permissions and sharing links configured on the site, see Sharing reports. Cette liste répertorie les utilisateurs internes et externes (invités).This lists internal and external (guest) users.

    Les propriétaires de site peuvent également voir qui dispose des autorisations pour le site en allant sur les pages Autorisations du site et Paramètres d’autorisations avancées.Site owners can also see who has permissions for the site by going to the Site Permissions and Advanced Permissions Settings pages.

    1. Sur votre site, choisissez Les autorisations > du site Paramètres.On your site, choose Settings > Site permissions. Vérifiez qui est répertorié sous Propriétaires de site, Membres du site et Visiteurs du site.Check to see who is listed under Site Owners, Site Members, and Site Visitors. Recherchez les utilisateurs invités.Check for any Guest users.
    2. Dans la page Autorisations, sélectionnez Paramètres d’autorisations avancés.On the Permissions page, choose Advanced Permissions Settings. Vous pouvez vérifier les autorisations uniques et voir qui a un accès limité aux éléments du site.You can check for unique permissions and see who has limited access to any items in the site.
  • Auditez les groupes microsoft 365 et Teams pour vous assurer qu’ils sont correctement définies en tant que groupes ou équipes publics ou privés.Audit Microsoft 365 Groups and Teams to make sure they are appropriately set as public or private groups or teams. Les nouveaux groupes Teams et Microsoft 365 sont définies sur privé par défaut, mais lors de leur première publication ont été publiques par défaut.New Teams and Microsoft 365 Groups are set to private by default, but when first released were public by default. Si vous étiez des utilisateurs précédents de ces technologies, vous voudrez peut-être passer en revue.If you were earlier adopters of these technologies, you might want to review. En outre, la fonction d’une équipe évolue souvent tout au long de son cycle de vie et le paramètre peut avoir besoin d’être mis à jour pour refléter l’utilisation actuelle de l’équipe.Also, the function of a team often evolves over its lifecycle, and the setting might need to be updated to reflect the current use of the team.

  • Examiner l’utilisation de « tout le monde », « tout le monde sauf les utilisateurs externes » ou des groupes de sécurité larges.Review use of “everyone”, “everyone except external users” or broad security groups. Le contenu peut être partagé de manière incorrecte avec ces valeurs.Content may be incorrectly shared with these values. Pour passer en revue l’utilisation de ces groupes, vous pouvez :To review the use of these groups you can:

    • Créer un compte qui n’a pas d’appartenance à un groupeCreate an account that has no group memberships
    • Utilisez la recherche avec ce compte pour découvrir le contenu largement partagé.Use search with this account to discover content that is broadly shared.
    • Si du contenu inapproprié est visible pour ce compte par le biais de la recherche, vous pouvez travailler avec les propriétaires de site pour corriger la configuration des autorisations.If inappropriate content is visible to this account through search, then you can work with the site owners to correct the permission configuration.

Outre les autorisations, vous pouvez également contrôler l’étendue de ce qui est découvrable par le biais de rubriques.In addition to permissions, you can also control the scope of what is discoverable through topics. Vous contrôlez toujours ce qui est indexé.You are always in control of what is indexed.

Les administrateurs peuvent configurer l’indexation dans le Centre d’administration Microsoft 365.Administrators can configure indexing in the Microsoft 365 Admin Center. Lorsque vous définissez la gestion des connaissances,vous pouvez :When you set up Knowledge Management, you can:

  • Autoriser la découverte sur tous les sites SharePoint ou spécifier des sites à inclure ou à exclure en tant que sources de rubriques.Allow discovery across all SharePoint sites or specify sites to include or exclude as topic sources.
  • Lorsque vous avez des termes sensibles, vous pouvez également exclure des rubriques par nom.Where you have sensitive terms, you can also exclude topics by name. Par exemple, si vous avez le nom d’un projet sensible, où vous ne souhaitez pas qu’une mise en surbrillatrice ou une carte apparaisse, quelles que soient les autorisations de l’utilisateur, vous pouvez exclure ce nom de projet.For example, if you have the name of a sensitive project, where you don't want a highlight or card to appear, irrespective of the user's permissions, you can exclude that project name.

Au niveau du contenu, vous pouvez également contrôler ce qui est découvrable.At the content level, you can also control what is discoverable. Toute configuration que vous avez effectuée pour exclure du contenu de la recherche sera également utilisée par la découverte de contenu.Any configuration that you've done to exclude content from search will also be used by content discovery. Par exemple, si vous avez exclu l’apparition d’une bibliothèque de documents spécifique dans les résultats de la recherche, cette bibliothèque de documents ne sera pas utilisée pour la découverte de rubriques.So, for example, if you have excluded a specific document library from appearing in search results, this document library will not be used for topic discovery.

5. Identifier les gestionnaires de connaissances et les rubriques5. Identify knowledge managers and topics

La gestion des rubriques implique trois rôles clés, y compris deux nouveaux rôles Azure Active Directory (AAD) : administrateur de connaissances et gestionnaire de connaissances :Managing topics involves three key roles, including two new Azure Active Directory (AAD) roles: Knowledge administrator and Knowledge manager:

  • L’administrateur du savoir (KA) est un rôle technique, généralement au sein de l’informatique.The Knowledge administrator (KA) is a technical role, typically in IT. Ce rôle permet la configuration des rubriques Dans le Centre d’administration M365, ainsi que la configuration de la découverte et de la visibilité des rubriques.This role allows the setup of the Viva Topics in the M365 admin center, as well as the configuration of topic discovery and visibility.
  • Le Gestionnaire de connaissances (KM) travaille avec les rubriques proprement dits et supervise leur qualité et leur intégralité.The Knowledge manager (KM) works with the topics themselves and oversees their quality and completeness.
  • Les contributeurs de rubriques ne sont pas basés sur un rôle AAD, mais sur les autorisations dans le Centre d’administration.Topic contributors (TCs) are not based on an AAD role, but permissions in the admin center. Il s’agit d’experts techniques capables de organiser le contenu sur des sujets, en ajoutant des ressources et des personnes.They are subject-matter experts able to curate the content on topics, adding resources and people.

Selon votre organisation, vous pouvez avoir peu ou plusieurs personnes qui jouent ces rôles.Depending on your organization you may have few or many people acting in these roles. Pour certaines organisations, il peut s’y avoir les mêmes personnes.For some organizations, these may be the same people.

Administrateur de connaissancesKnowledge admin Gestionnaire de connaissancesKnowledge manager Collaborateur de rubriqueTopic contributor
Rôle AADAAD role Rôle AADAAD role SMESME
A accès au Centre d’administrationHas access to the admin center A accès au Centre d’administrationHas access to the admin center Aucun accès au Centre d’administrationNo access to the admin center
Sets up Viva TopicsSets up Viva Topics Possède la gestion et la qualité des rubriquesOwns management and quality of topics Contribue à des rubriques en fonction de leur expertise.Contributes to topics based on their expertise.
Garantit que les normes de sécurité et de conformité sont appliquées et qu’elles comprennent le contrat de licence.Ensures that security and compliance standards are enforced and understands licensing agreement. Effectue des tâches de gestion de rubriques telles que créer, modifier, supprimer et rejeter des rubriques.Performs topic management tasks such as create, edit, delete, and reject topics. Prend en charge les collaborateurs de rubrique avec leurs tâches.Supports Topic contributors with their tasks. Organise les informations et le contenu des pages de rubrique, y compris les personnes et les ressources épinglées à cette rubrique.Curates the information and content on topic pages, including which people and resources are pinned to that topic.

Les points forts et les cartes apparaissent aux utilisateurs dans le contexte de leur travail, par exemple quand ils parcourent des pages modernes dans SharePoint.Highlights and cards will appear to users in the context of their work, for example as they browse modern pages in SharePoint. Vous contrôlez l’expérience utilisateur final pour les rubriques.You control the end user experience for topics.

  • Qui peut voir Rubriques ?Who can see Topics? La visibilité des rubriques est configurée dans le Centre d’administration Microsoft 365.Topic visibility is configured in the Microsoft 365 Admin Center. Choisissez les groupes à autoriser à voir les rubriques :Choose which groups to allow to see topics:

    • Tous les membres de mon organisation.Everyone in my organization. « Tout le monde » n’inclut pas les invités, il s’agit de tous les utilisateurs internes dans votre annuaire"Everyone" does not include guests, it is all internal users in your directory

    • Uniquement les personnes sélectionnées ou les groupes de sécurité (cette option est intéressante lorsque vous continuez à déployer Rubriques Topics, afin que vous pouvez tester avec un sous-ensemble d’utilisateurs).Only Selected people or security groups (this option is good while you are still rolling out Viva Topics, so you can test with a subset of users). Si vous souhaitez que les invités visualisent les rubriques, vous devez utiliser l’option « Personnes ou groupes de sécurité sélectionnés » et leur octroyer une licence.If you want guests to view Topics, you will need to use the “selected people or security groups” option, and grant them a license.

    • Personne.No one.

      Pour afficher l’expérience de sujet, une licence doit être appliquée à tous les utilisateurs, même les utilisateurs invités.All users, even guest users, will need to have a license applied in order to view the topic experience. N’oubliez pas que les autorisations contrôlent toujours ce qui peut être vu.And remember that permissions always control what can be seen.

  • Quelles rubriques sont visibles ?Which Topics are visible? Vous pouvez choisir de :You can choose to:

    • Afficher toutes les rubriques des candidats.Show all candidate topics.
    • Afficher uniquement les rubriques confirmées.Show only confirmed topics.

Maintenant que nous avons les responsables, les experts et les utilisateurs, nous pouvons parler des sujets eux-mêmes.Now that we have the managers, experts, and users, we can talk about the topics themselves.

  • Il est pratique d’amorçage des rubriques dans votre liste de rubriques.It's a good practice to seed topics into your topic list. La qualité et la quantité des rubriques sont basées sur votre contenu : elles ne seront créées en tant que rubrique que si elles sont incluses dans le contenu inclus dans l’étendue.The quality and quantity of topics is based on your content - it will only be created as a topic if it is included in the content that is in scope. S’il existe suffisamment d’informations et de preuves pour la rubrique, elle sera créée par l’IA.If there's sufficient information and evidence for the topic, it will be created by the AI. Les rubriques d’amorçage permettent au Gestionnaire de connaissances et aux experts techniques de vous aider.Seeding topics is where the Knowledge Manager and subject-matter experts can help. La combinaison de connaissances humaines avec l’IA est la meilleure voie pour les sujets de qualité.Combining human knowledge with the AI is the best route for quality topics. Par conséquent, s’il existe des rubriques que vous prévoyez de créer manuellement dans le centre de rubriques.So if there are topics you anticipate you can manually create these in the Topic center. Cela donnera à l’IA un signal fort de la pertinence de cette rubrique et identifiera les ressources et les personnes à associer à cette rubrique.Doing that will give the AI a strong signal of the relevance of that topic and it will identify resources and people to associate with that topic.
  • Utilisez les taxonomies existantes pour faciliter la planification de votre rubrique, à partir de SharePoint ou ailleurs.Use existing taxonomies to help your topic planning, either from SharePoint or elsewhere. Les taxonomies existantes incluent souvent des termes organisationnels, des produits, des sujets, etc.Existing taxonomies often include organizational terms, products, subject areas, and so on. Les sources des rubriques peuvent également être des listes de projets, des signets de recherche existants, etc.Sources for topics can also come from lists of projects, existing search bookmarks, and so on.