Programmez votre contenu

Microsoft Search aide les utilisateurs à trouver le contenu pertinent. La fonctionnalité Recherche Microsoft permet d’effectuer des recherches de contenu sécurisées sur votre intranet et sur le web. Microsoft est le seul à proposer ce type d’intégration web et entreprise.

Les administrateurs de recherche utilisent leur connaissance de l’organisation et de ses utilisateurs pour permettre à ces derniers d’accéder facilement à du contenu pertinent.

Étape 1 : Identifier les informations dont vos utilisateurs ont besoin

Identifiez le contenu recherché par vos utilisateurs et faites-en sorte qu’il soit facilement accessible. Voici quelques idées pour déterminer les informations dont les utilisateurs ont besoin :

  • Utilisez les journaux de recherche intranet pour identifier les sites et les pages qui génèrent le plus de trafic.
  • Identifiez les applications, les sites et les outils utilisés sur une base quotidienne ou hebdomadaire.
  • Trouvez des liens directs pour les avantages sociaux des employés.
  • Identifiez les stratégies et processus que les utilisateurs doivent connaître.
  • Décidez « comment » les utilisateurs doivent contacter le service clientèle et à « qui » ils doivent s’adresser.
  • Identifiez les informations recherchées de manière récurrente, sur une base saisonnière ou en fonction de cycles économiques ; par exemple, les personnes à la recherche d’outils pour poser des congés ou de mises à jour financières trimestrielles.
  • Collectez les stratégies relatives aux utilisateurs régionaux ou mobiles, comme les avantages qui varient selon l’emplacement.
  • Identifiez les informations et sites internes pour les recherches courantes sur le web ; par exemple, sur le trafic routier, les transports en commun, la météo locale, les rabais offerts par les entreprises partenaires et les programmes en lien avec la santé et le sport.
  • Trouvez des informations sur les événements, conférences ou séminaires parrainés par l’entreprise.
  • Effectuez des recherches sur des sujets courants liés à l’informatique, aux ressources humaines et au support technique ainsi que les questions fréquentes (FAQ) et leurs réponses.

Étape 2 : Tirer parti des experts techniques et des utilisateurs

Dans une organisation, les utilisateurs effectuent des recherches qui portent sur un large éventail de sujets allant de renseignements simples, comme les adresses des différents bureaux ou les avantages sociaux offerts aux employés, à des informations plus complexes comme les nouveautés en matière de processus de travail, des données techniques et du contenu pratique. La création d’un tel éventail de contenu et l’accès à celui-ci nécessitent des connaissances et une expertise dans différents domaines, sujets, technologies, etc. Et un administrateur de recherche peut ne pas posséder l’expertise ou les connaissances requises. Les administrateurs doivent donc tirer parti de l’expertise et des connaissances d’autres membres de l’organisation pour proposer davantage de contenu sans ressources supplémentaires.

Tirer parti des experts techniques

Tirez parti des experts techniques de l’organisation, notamment des experts en ressources humaines, en assistance technique, en ventes, en technologie et autres domaines clés. Pour permettre à vos experts techniques d’apporter leur contribution au contenu, ajoutez-les en tant qu’éditeurs de recherche.

Impliquer les utilisateurs

Demandez aux utilisateurs de suggérer des ressources à ajouter comme signets. Outre la suggestion de contenu, demandez aux utilisateurs de signaler les erreurs, comme les liens rompus ou non valides.

Étape 3 : Améliorer l’accessibilité du contenu

Dans Recherche Microsoft, l’administrateur de recherche crée des signets, des Q&R, des emplacements et des applications PowerApps pour améliorer l’accessibilité du contenu. Chacun de ces composants de recherche comprend un titre, une URL et un ensemble de mots clés qui le déclenchent.

Titres et descriptions

Les utilisateurs s’appuient sur les titres et les descriptions pour déterminer si le résultat répond à leur requête de recherche ou s’ils doivent tenter une autre recherche. Les titres et descriptions doivent refléter l’objectif principal du résultat. Un bon exemple de titre pourrait être « Aides à la garde d’enfants », avec la description suivante : « En savoir plus sur les aides financières à la garde d’enfants ». Les utilisateurs qui effectuent une recherche sur « garde d’enfants » sont ainsi informés que des aides financières sont disponibles, et un lien leur est fourni s’ils souhaitent en savoir plus.

Mots clés

Les mots clés sont les termes que les membres de votre organisation utilisent pour trouver du contenu pertinent. En associant les mots clés appropriés aux résultats de la recherche, il est plus facile de trouver du contenu pertinent. La fonctionnalité Recherche Microsoft suggère un mot clé basé sur le titre et l’URL de votre contenu. Pour identifier d’autres mots clés, commencez par répondre aux questions suivantes :

  • Quels sont les termes de recherche utilisés pour trouver les informations que vous avez identifiées ?
  • Optimiser une taxonomie que votre organisation utilise, ainsi que les variantes connexes, les acronymes, les sujets et les rubriques.
  • Quelles sont les autres variations ou les autres mots que les personnes utilisent pour parler de ces informations ?
  • Optimiser votre équipe de support pour déterminer ces mots clés.

Par exemple, si vous créez un résultat pointant vers un outil d’envoi de demandes de congé, vous pouvez inclure des mots clés tels que « congés » et « envoyer une demande de congé ». Vous constaterez peut-être aussi que les membres de votre organisation utilisent les mots « vacances » ou « repos » pour décrire ou rechercher des informations en lien avec les congés. L’ajout de mots clés tels que « vacances », « repos », « envoyer une demande de congés » et « demander des congés » permettra à un plus grand nombre de vos utilisateurs de trouver aisément du contenu pertinent.

Mots clés réservés

Un mot clé réservé est un terme ou une expression unique qui déclenche un résultat. Contrairement aux autres mots clés, un mot clé réservé ne peut être associé qu’à un seul résultat. Utilisez les mots clés réservés avec parcimonie pour permettre à la fonctionnalité Recherche Microsoft d’apprendre en se basant sur l’utilisation.

Par exemple, si vous créez un signet pour un site de saisie des heures de travail et que vous ajoutez « heures de présence » comme mot clé réservé, les utilisateurs de votre organisation qui effectueront une recherche sur « heures de présence » verront uniquement le signet correspondant à ce site dans la zone Recherche Microsoft.

Si vous souhaitez que les utilisateurs trouvent des ensembles de contenus associés lorsqu’ils recherchent un terme, essayez d’utiliser le même mot clé pour tous les contenus associés. Par exemple, si vous ajoutez des résultats sur les processus et outils relatifs aux changements de situation familiale, vous pouvez inclure un mot clé tel que « mariage » pour regrouper les résultats associés à la mise à jour des avantages sociaux et des renseignements fiscaux ainsi qu’aux changements de nom et de pseudonyme.

Paramètres de recherche

Les paramètres de recherche vous permettent d’adapter votre contenu et de cibler des groupes d’utilisateurs spécifiques. La fonctionnalité Recherche Microsoft contient les paramètres ci-dessous, qui vous permettent de mieux contrôler quand un résultat de recherche apparaît et qui le voit.

  • Dates : définissez une date de début et une date de fin pour déterminer à quel moment le contenu deviendra disponible ou non disponible. Par exemple, les documents soumis à une contrainte de temps apparaissent dans les résultats de la recherche lorsqu’ils sont pertinents.
  • Pays/région : seuls les utilisateurs des pays ou régions sélectionnés auront accès au contenu. Par exemple, les informations spécifiques à un pays apparaissent dans les résultats de la recherche de ce pays uniquement.
  • Groupes : utilisez les paramètres de groupes pour qu’un résultat soit uniquement accessible aux membres du groupe sélectionné. Par exemple, si vous créez des sites qui ne concernent que les employés du service Ressources humaines, vous pouvez affecter ce paramètre au groupe de sécurité HR approprié.
  • Appareil et système d’exploitation : si vous sélectionnez des types d’appareil ou des systèmes d’exploitation, seuls les utilisateurs effectuant une recherche sur ces appareils ou à l’aide de ces systèmes verront le signet correspondant.
  • Variations ciblées : utilisez ce paramètre pour modifier le contenu du signet en fonction de l’appareil et de l’emplacement de l’utilisateur.

Étape 4 : Tester votre contenu

Une fois les signets et les Q&R créés, il est important de vérifier que :

  • le signet ou l’élément Q&R approprié apparaît ;
  • tous les contenus regroupés à l’aide de mots clés apparaissent ensemble comme prévu ;
  • aucun résultat inattendu n’apparaît dans le résultat de la recherche.
  • Vérifiez que les signets ou Q&R contiennent suffisamment d’informations.

Les utilisateurs et les experts techniques qui ont contribué à la création du contenu peuvent participer aux tests et à la validation des résultats de la recherche.

Étape 5 : Utiliser les informations Insights pour examiner et actualiser régulièrement le contenu et les fonctionnalités

Il est important que les informations faisant autorité, comme les signets et les Q&R, soient à jour.

  • corriger ou supprimer les URL rompues ou non valides ;
  • supprimer les signets ou les Q&R qui ne sont plus pertinents ;
  • vérifier si des changements d’outil, de nom de site ou de nom d’équipe sont intervenus ;
  • déterminer si les signets ou Q&R font suffisamment autorité, ou s’ils nécessitent une description plus claire.

La fonctionnalité Recherche Microsoft fournit des statistiques d’utilisation sur les signets, les Q&R et les emplacements. Les statistiques d’utilisation montrent l’intérêt que les utilisateurs portent aux résultats de recherche, et déterminent s’ils trouvent ce qu’ils cherchent ou s’il existe des lacunes dans le contenu disponible. Elles permettent à l’administrateur de surveiller les performances et de prendre les mesures appropriées pour affiner les résultats de la recherche.

Obtenir des détails sur les signets, les Q&R et les emplacements

Découvrez combien de signets, de Q&R et d’emplacements ont été publiés, programmés ou suggérés. Utilisez le tableau de bord pour afficher le total des signets, des Q&R ou des emplacements par état :

  • Publiés : nombre de résultats publiés accessibles aux utilisateurs.
  • Programmés : nombre de résultats programmés dans le pipeline de publication.
  • Suggérés : nombre de suggestions des utilisateurs.

Les signets, Q&R et emplacements suggérés sont un bon indicateur des lacunes de votre contenu. Ils vous aideront à comprendre ce que vos utilisateurs recherchent et ne trouvent pas. Ils peuvent indiquer que vous devez créer davantage de signets, de Q&R ou d’emplacements, ou que vous devez mettre à jour votre contenu existant en utilisant des mots clés, des mots clés réservés et des chaînes de recherche plus performants pour améliorer la détection de contenu.

Examiner les principales requêtes de recherche

Découvrez quelles recherches ont généré le plus d’impressions au cours des 90 derniers jours. L’impression fait référence au nombre de vues d’une page dans les résultats de la recherche. La carte Requêtes principales répertorie les 25 premières recherches des utilisateurs pour chaque type de résultat, avec le nombre total de recherches et leur taux de clic. Utilisez ce rapport pour déterminer le volume de requêtes de recherche et identifier les requêtes dont l’activité de recherche est faible ou élevée.

Un faible nombre de recherches peut indiquer une insatisfaction des utilisateurs, soit parce que le contenu ne correspond pas à ce qu’ils cherchent, soit parce qu’ils utilisent d’autres mots clés pour trouver ce contenu. Le taux de clic indique la fréquence à laquelle les utilisateurs sélectionnent les résultats promus ainsi que l’utilité des résultats et des règles de requête pour les utilisateurs. Un faible taux de clic indique que les utilisateurs trouvent le contenu mais que celui-ci ne correspond pas à leur recherche. Dans ce cas, les administrateurs peuvent décider d’examiner le contenu et de vérifier qu’il correspond à la recherche de l’utilisateur, puis de mettre à jour les titres, les descriptions et les mots clés afin de les aligner sur les requêtes de recherche de l’utilisateur.

Analyser les impressions par type de résultat

Les graphiques faciles à lire de la carte Répartition des impressions par type de résultat présentent les impressions sur différentes périodes. La chronologie affiche le nombre quotidien d’impressions pour un type de résultat. Déterminez quel type de résultat est le plus fréquemment ou le plus rarement utilisé. La faible fréquence d’utilisation d’un type de résultat particulier ne signifie pas nécessairement que les types de résultats ne conviennent pas. Elle montre simplement comment les utilisateurs utilisent les résultats de la recherche.

Utilisez ce rapport pour identifier les types de résultats privilégiés par les utilisateurs et tout changement de leur comportement sur une période donnée. Si les utilisateurs préfèrent un type de résultat particulier, les administrateurs peuvent décider de créer davantage de résultats de recherche du même type ou de revoir les mots clés des types de résultats non utilisés pour s’assurer qu’ils sont appropriés.