Documenter mon plan de réussite

Cet article donne une vue d’ensemble des conditions requises pour documenter correctement votre déploiement de voix cloud. En définissant et documentant tous les points de décision et les étapes suivantes lors de la planification de votre déploiement vocal dans le cloud, vous pouvez vous assurer que toutes les parties prenantes et les membres de l’équipe de projet sont alignés pour réussir.

Planification de l’exécution

Après avoir défini la façon dont vous allez implémenter la solution Audioconférence ou Système téléphonique avec la solution Forfait d’appels dans votre organisation, vous devez planifier l’exécution du projet d’implémentation.

Si votre organisation n’a qu’un ou deux sites, vous ne devez peut-être pas compléter tous les détails fournis dans cet article, mais vous devez le lire pour guider votre approche.

Modèle de déploiement

Comme pour toute implémentation de technologie qui change la façon dont les personnes travaillent dans votre organisation, choisir la bonne façon d’entreprendre le déploiement influencera grandement le succès de votre implémentation vocale dans le cloud.

Les modèles de déploiement possibles sont les suivants :

  • Par site : Ce modèle convient aux cas où votre organisation est géographiquement dispersée et où les branches comptent un nombre important d’employés. Toutefois, ce modèle de déploiement peut perturber la communication au sein des départements où les employés de département sont répartis sur plusieurs emplacements.

  • Par division: ce modèle est généralement la meilleure option pour les entreprises de taille moyenne et garantit que les départements concernés ont la même expérience.

  • Toute l’entreprise en une fois : Ce modèle est généralement la meilleure option pour les petites entreprises, où tous les employés obtiennent la même expérience à partir du premier jour du déploiement.

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Points de décision
  • Décidez du Teams d’exécution du déploiement applicable à votre organisation.
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Étapes suivantes
  • Documentez le Teams d’exécution de déploiement que vous avez choisi et incluez des justifications professionnelles et techniques.

Modélisation RACI

Pour vous assurer d’avoir une bonne clarté sur l’qui est responsable de ce qui se passe dans votre projet, utilisez une matrice d’affectations de responsabilités (également appelée RACI— responsable, responsable, consultée et informée). Énumérez la personne ou le groupe qui est responsable de chaque tâche, ainsi que les parties prenantes devant être consultées dans le processus de prise de décision, et les parties prenantes pour être informées de chaque décision et action tout au long de l’exécution du projet.

Voici un exemple de matrice RACI pour une implémentation Voix cloud.

Activité/Rôle Chef de projet Chef/architecte de la collaboration Consultant Spécialiste en gestion des changements/adoption Représentants d'unité commerciale
Appel de lancement d’une présentation de programme R, A C
Configurer le tableau de bord de qualité des appels I C R, A
Partager le questionnaire de découverte lors d’un appel de lancement I C R, A
Lancement de la phase de conception R, A C
Atelier cas d’utilisation professionnelle A R C
Examiner le questionnaire de découverte R, A C
Atelier sur l’architecture I R, A C
Atelier de phase de conception pour les scénarios d’adoption C I A R
Atelier de réussite de l’adoption R, A C
Atelier de préparation du client et des appareils I R, A C
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Points de décision
  • Déterminez les activités/rôles pertinents pour le projet d’implémentation voix cloud.
  • Décidez des équipes ou des personnes qui doivent être affectées à la matrice d’affectation de responsabilité (RACI) du projet d’implémentation vocale cloud.
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Étapes suivantes
  • Documenter la matrice RACI.

Plan d’exécution trimestrielle

Pour exécuter le déploiement voix cloud dans des blocs de travail gérables, nous vous recommandons de créer un plan d’exécution trimestrielle basé sur vos résultats de clé d’objectif (OKR), le modèle de déploiement que vous avez choisi et la fonctionnalité d’exécution de projet de votre organisation.

Vous pourrez ainsi suivre l’avancement sur une base trimestrielle, réviser le plan si nécessaire et déployer les fonctionnalités vocales cloud en fonction de la capacité d’exécution de votre organisation.

Si votre organisation n’a qu’un ou deux sites, vous n’avez peut-être pas besoin d’un plan d’exécution trimestrielle, car vous vous attendriez à être complètement déployé dans un court laps de temps.

Voici un exemple de plan d’exécution trimestrielle pour la phase de conception d’une implémentation vocale dans le cloud.

Site/division Nombre d’employés Audioconférence Système téléphonique Trimestre à exécuter
États-Unis : New York 2000 Oui Système téléphonique avec forfaits d’appels T1 CY2018
Irlande : Dublin 300 Oui Système téléphonique avec forfaits d’appels T1 CY2018
Autriche : Vienne 500 Oui Routage direct via le système téléphonique T2 CY2018
Italie : Milan 200 Oui N/A T2 CY2018
Amérique du Sud : Brésil 1500 Oui Routage direct via le système téléphonique T2 CY2018
Inde : Contrôle 7000 Oui N/A T3 CY2018
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Points de décision
  • Déterminez le plan d’exécution trimestrielle pour obtenir les résultats clés de l’objectif (OKR).
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Étapes suivantes
  • Documenter le plan d’exécution trimestrielle.

Plan de gouvernance et de communication

Pour tenir les parties prenantes du projet au courant de l’avancement du déploiement, vous devez établir un plan pour la façon dont les communications seront établies entre les membres de l’équipe de projet principales et avec les parties prenantes pour discuter des questions relatives à l’état du projet, aux jalons clés, aux bloqueurs et à diverses révisions du projet par rapport aux KSI établis, mesures opérationnelles et objectifs stratégiques.

Voici un exemple de plan de communication et de gouvernance que vous pouvez utiliser dans votre projet d’implémentation de voix cloud.

Type Objectifs Participants Jours/heure Lieu Propriétaire de la réunion
Project appels en standup Synchroniser sur l’état du projet, suivre les principaux jalons et bloqueurs TBA Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi 17h PST Virtuel TBA
Comité hebdomadaire des réunions hebdomadaires Examiner l’état du projet voix cloud, rapport à la direction, soulever des problèmes qui nécessitent l’aide de l’direction pour résoudre TBA Tous les vendredis, 23:00 Virtuel TBA
Révision mensuelle de l’activité/du fonctionnement des projets vérifier l’état du projet avec les parties prenantes étendues, les principaux points de contact et les sponsors exécutifs ; examiner le plan de déploiement, les indicateurs de performance clés et les mesures opérationnelles ; TBA Deuxième mardi du mois Virtuel ou en personne TBA
Révision trimestrielle de l’activité (QBR) vérifier l’état du projet et examiner l’avancement par rapport aux objectifs stratégiques, aux indicateurs de performance clés et aux mesures opérationnelles ; revisiter les plans si nécessaire TBA Jeudi dernier de chaque trimestre En personne TBA
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Points de décision
  • Déterminez les communications et le plan de gouvernance, y compris la fréquence des mises à jour de statut régulières (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle), les méthodes de conduite des réunions de mise à jour de statut et le propriétaire de chaque réunion.
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Étapes suivantes
  • Documenter le plan de gouvernance et de communication.

Finaliser mon plan de réussite

Un plan de réussite est le résumé de la documentation que vous avez créée au cours de la phase de conception.

Le plan de réussite fournit à l’équipe de projet, qui peut inclure des FastTrack ou un partenaire de déploiement, des informations suffisantes pour réaliser les objectifs de votre organisation en mettant en œuvre l’audioconférence ou la Système téléphonique avec le service Plan d’appel.

En règle générale, un plan de réussite contient les sections principales suivantes, sur lesquelles vous aurez travaillé au cours de la phase de conception :

  • Script commercial

  • Préparation du service

  • Décisions de service

  • Plan d’exécution

  • Plan d’adoption

  • Plan opérationnel

Script commercial

Les cas d’utilisation professionnelle, la liste des parties prenantes, les okrs et les KSI, les registres des risques et les délais de projet font généralement la majorité des informations requises pour une étude de cas. Vous devez les documenter dans le cadre de votre plan de réussite.

Préparation du service

Votre analyse de l’environnement fournit les informations de départ nécessaires pour déterminer la préparation technique de votre organisation pour l’implémentation de l’Audioconférence et/ou Système téléphonique d’appels.

Voici votre évaluation de la disponibilité des services ainsi que le plan de résolution des problèmes qui doivent être remédié à des problèmes détectés par le biais de l’analyse de l’environnement.

Décisions de service

Indiquez la façon dont vous avez planifié l’audioconférence ou la Système téléphonique avec l’implémentation technique du service De plan d’appels pour votre organisation.

Plan d’exécution

Indiquez comment vous avez planifié l’exécution du projet afin d’implémenter la solution dans votre organisation.

Plan d’adoption

Une fois que vous avez effectué l’évaluation de la préparation pour l’adoption, l’équipe de projet doit créer un ensemble complet de plans de communication, un plan de formation et des plans pour les activités d’adoption avant le lancement, le lancement et après le lancement.

Identifiez les ressources permettant de prendre en charge les activités d’adoption telles que les prospectus, les courriers électroniques de bienvenue et les supports de formation, ainsi que les personnalisations dont vous aurez besoin pour répondre aux besoins de votre organisation.

Téléchargez des modèles pour les activités d’adoption à partir Microsoft Teams Kit de réussite client.

Plan opérationnel

L’exercice de mappage des rôles opérationnels établira les rôles et responsabilités, ainsi que les équipes affectées à chaque rôle opérationnel, que vous devrez prendre en charge l’implémentation de l’audioconférence.

Vous devez effectuer cette étape et inclure le plan opérationnel dans le plan de réussite pour garantir la préparation opérationnelle de la solution.

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Points de décision
  • Décidez comment documenter l’ensemble de votre plan de réussite pour la livraison de vos charges de travail vocales dans le cloud.
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Étapes suivantes
  • Confirmez que tous les composants de votre plan de réussite ont été documentés.
  • Agréger des composants individuels de votre plan de réussite dans un document récapitulatif unique (facultatif).