Élaborer une stratégie de gestion des modifications pour Microsoft Teams

Une stratégie de gestion des modifications à des fins de sensibilisation des utilisateurs finaux et d'adoption de nouvelles technologies est essentielle à la réussite du lancement de toute technologie dans une organisation. L'exécution réussie de cette phase assurera l'adoption par les utilisateurs et leur satisfaction de la nouvelle expérience. Les étapes identifiées ci-dessous peuvent être modifiées en fonction de la taille de votre organisation, mais garantir un niveau de communication soutenu avec les parties prenantes, les champions, les administrateurs informatiques et les utilisateurs est essentiel pour permettre un changement réussi.

Meilleures pratiques de gestion des modifications pour Teams :

  1. identifier les profils de vos parties prenantes clés, champions et utilisateurs ;

  2. identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelle ;

  3. réaliser un projet pilote incluant les utilisateurs professionnels, les champions et les professionnels des technologies de l’information.

  4. Concevoir, lancer et gérer votre campagne d'adoption : Téléchargez notre Kit de réussite des clients comme point de départ. Une bonne campagne d’adoption inclut les éléments suivants :

    a. Des documents de sensibilisation internes tels que des affiches, une signalétique numérique et des événements

    b. Des informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement unique

    c. Un mécanisme de commentaires défini

    d. Des mesures de réussite prédéfinies (adoption de la solution, vues des principaux supports, participation à des cours)

  5. Créer un programme d’adoption avec votre déploiement de service

  6. Fournir une méthode de retour d'expérience standard

  7. Mesurer et partager la réussite

  8. Adapter vos messages et méthodes en fonction des commentaires, recommencer

Identifier les profils des parties prenantes clés, champions et utilisateurs

La première règle d'une adoption réussie consiste à créer une équipe dynamique composée des intervenants clés et des personnes qui peuvent exercer une influence sur les autres. Une stratégie d'adoption réussie commence avec une équipe composée de personnes engagées qui représentent les différents départements de votre organisation. Les parties prenantes clés incluent les responsables exécutifs, les propriétaires de service, les professionnels des technologies de l’information et les champions.

Icône Description
Icône Responsables exécutifs. Les responsables exécutifs sont les principaux dirigeants de l'organisation et leur participation est essentielle à l'adoption des employés. Ils exercent l'influence la plus marquée sur la culture de l'entreprise et peuvent activement communiquer les valeurs et avantages d'une nouvelle technologie et méthode.
Icône Propriétaires de service. Les propriétaires de services doivent veiller à ce que les personnes utilisent le service et en viennent à la valeur. Il est important de définir les propriétaires de services au sein de votre organisation pour vous assurer que les objectifs d’entreprise Microsoft 365 ou Office 365 sont pris en compte.
Icône Champions. Obtenir de l’accord de tous les utilisateurs d’une organisation est un défi. Les Champions peuvent réduire ce problème et jouer un rôle important dans l’adoption d’Microsoft 365 ou Office 365. Ils sont bien informés, engagés à améliorer leur expertise et sont prêts à fournir une assistance et un homologue. Ils peuvent les aider à Microsoft 365 ou Office 365 dans la réalité de leur service ou équipe.

Nous vous recommandons d’une réunion régulière de ces parties prenantes pour les tenir au courant de l’avancement de votre programme. La mise en place d’un « conseil de collaboration » pour permettre des commentaires et des discussions peut être un outil utile en fonction de votre culture d’entreprise.

Conseil

Les personnes les plus récalcitrantes au changement peuvent devenir vos meilleurs alliés dans le cadre d'un déploiement de cette nature. Nous vous encourageons à entamer un dialogue avec ces personnes le plus tôt possible et de manière fréquente pour connaître leurs préoccupations et questions. Souvent, leurs commentaires sont constructifs et peuvent contribuer à la réussite de votre campagne.

Profils utilisateur

Il est également indispensable de connaître les différents types d'utilisateurs dans votre environnement. Avez-vous des utilisateurs principalement mobiles ? Avez-vous des utilisateurs qui consacrent beaucoup de temps à des réunions ou à animer des présentations ? Quels sont les utilisateurs qui rencontrent le plus de difficultés avec vos solutions de collaboration actuelles ? La segmentation de votre communauté d'utilisateurs peut vous aider à constituer des groupes qui sont les plus enclins au changement. Ils représentent souvent les meilleures cibles pour vos groupes pilotes préalables et leurs commentaires sont extrêmement précieux.

Comprendre le déroulement du travail quotidien de vos utilisateurs vous permettra d'établir des résultats à atteindre par priorité, de définir des objectifs d'adoption appropriés pour votre déploiement et d'assurer l'utilisation au fil du temps.

Champions

Identifier les personnes qui peuvent devenir vos champions de collaboration vous permet de former une équipe de soutien élargie pour votre implémentation. Créez une communauté et fournissez-lui un premier aperçu et des commentaires concernant vos projets. Tout investissement réalisé dans cette communauté, que ce soit en termes de temps, d'attention ou de récompense aura un effet sur votre implémentation qui bénéficiera de son soutien et son implication.

Graphique des actions qu'un champion peut effectuer.

Pour apprendre à créer un programme champion, choisissez Créer un programme champion.

Identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelle

Une fois vos parties prenantes clés et segments d'utilisateurs identifiés, identifier vos scénarios d’application professionnelle sera d'autant plus facile. Voici quelques exemples d’objectifs à atteindre :

  • Simplifier le processus de vente

  • Accélérer la résolution des problèmes des clients

  • Renforcer l’implication des employés

  • Raccourcir les cycles de développement des produits

Votre personnel des ventes a-t-il du mal à se coordonner pour fournir une très bonne expérience ? Avez-vous besoin d'une meilleure coordination dans la fourniture de votre produit ou service ? Qu’en est-il des expériences liées aux ressources humaines (RH) pour vos propres employés ? Chaque organisation trouvera ses priorités propres. Nous recommandons de sélectionner trois priorités au maximum à cibler dans vos phases pilotes initiales et d’inclure des utilisateurs et des professionnels commerciaux de ces organisations spécifiques.

Il convient également de prendre en compte les utilisateurs qui sont intégrés dans ces scénarios. Sont-ils enclins au changement ? S’agit-il d’utilisateurs mobiles ou sédentaires ? Quelle est leur proximité par rapport à la plateforme des responsables exécutifs et des champions qui les aideront, font-ils partie d'une communauté et disposent-ils de méthodes de communication que vous pouvez utiliser pour promouvoir ce changement ?

Les projets technologiques sont en prise à des difficultés lorsque l'attention accordée aux conditions de gestion des modifications est faible ou nulle. Suivez les recommandations suivantes pour optimiser vos chances de réussite.

Concevoir, lancer et gérer votre campagne d'adoption

Dans le cadre de vos projets pilotes préliminaires et de votre déploiement dans l'ensemble de l'entreprise, vos communications internes doivent constituer une priorité. Cela comprend :

  • Des documents de sensibilisation destinés aux employés, tels que des affiches, une signalétique numérique et des événements

  • L'incorporation d'informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement unique

Vos phases pilotes doivent respecter des étapes minimum :

  • Tenir des réunions planifiées régulières pour tenir informés les intervenants du projet

  • Choisissez une méthode de rétroaction pour collecter des informations auprès des personnes qui participent au projet pilote. Les entreprises de plus petite taille peuvent utiliser un canal public dans Teams pour permettre aux utilisateurs de participer et de fournir leurs commentaires. Dans les organisations plus grandes, pensez à lancer une communauté Yammer pour fournir un support technique.

  • Mettez à disposition des documents d'auto-assistance, notamment des vidéos sur le produit.

  • Organisez une réunion de lancement avec les utilisateurs pilotes pour les motiver. Ne sous-estimez pas l’importance de créer un sentiment de communauté.

Une fois les phases pilotes initiales terminées, les étapes mentionnées plus haut peuvent être étendues à l'ensemble de l'organisation. En fonction de sa taille, cela peut prendre un certain temps et peut être abordé par phases par région, profil utilisateur ou organisation. Il est très efficace d'utiliser le don professionnel des communicants dans le cadre de ce déploiement élargi. Nous recommandons d'impliquer ces personnes dès le début et de manière fréquente à mesure que vous utilisez ou concevez vos propres documents pour l'adoption de la technologie.

Si votre entreprise dispose d'un portail Intranet central d'actualité, d'informations ou de support technique, vous pouvez l'utiliser comme plateforme d'informations dans le cadre de votre lancement. Fournissez des informations d'auto-assistance, des formations et des directives écrites pour permettre aux utilisateurs d'intégrer rapidement le produit. De nombreux utilisateurs l'accueilleront à bras ouverts dès sa disponibilité et nous vous encourageons dans cette voie. Nous sommes également conscients que chacun apprend à sa manière ; un portail central d'informations permet de soutenir chaque mode d'apprentissage au sein de votre organisation.

Comme dans toute campagne de communications et d'adoption, vous voudrez identifier vos mesures de réussite en amont. Prenez en compte des mesures similaires aux suivantes :

  • Utilisateurs actifs dans le produit

  • Vues de vos pages Web d'informations

  • Questions dans votre communauté d'utilisateurs

  • Vues de vos vidéos de formation

  • Assistance aux sessions de formation

Mesurer et partager la réussite

Votre équipe du projet doit comprendre des administrateurs informatiques de votre organisation. Ces personnes auront accès aux rapports d’utilisation Microsoft 365 ou Office 365 Microsoft Teams qui sont intégrés à l’expérience de Centre d’administration Microsoft 365 utilisateur. Ces informations peuvent montrer l’utilisation de Microsoft Teams dans votre entreprise. Nous recommandons également d’obtenir des commentaires directement auprès de vos utilisateurs sur leur expérience de Teams et leurs autres idées d’utilisation. Partager ces exemples concrets de l'intérieur de votre entreprise est extrêmement utile pour parvenir à un changement soutenu au fil du temps avec votre communauté d’utilisateurs.

En savoir plus sur les Microsoft Teams d’utilisation de l’ordinateur dans le Centre d’administration Microsoft 365 ici

Conseil

Utilisez votre équipe publique ou votre communauté Yammer pour collecter des données d’utilisation. Partagez-les en utilisant la balise #TeamsStories afin de les récupérer facilement. Partagez une #TeamsStory par mois sur votre intranet pour mettre en avant les employés qui adhèrent au changement afin d’accroître la productivité et la collaboration dans votre environnement.

Adoption permanente

Encourager le changement dans une organisation est une activité permanente, pas un événement. Votre réunion de lancement n’est que le début d’un processus permettant aux personnes de collaborer de manière plus efficace. Il est important de planifier des moments de ce voyage qui mettent en évidence vos réussites, présentent de nouvelles fonctionnalités et communiquent avec votre stratégie de service Microsoft 365 ou Office 365 globale, que votre service informatique élaborera. Vous assurer que vos utilisateurs sont impliqués au lieu d’être surchargés réduira leur lassitude face au changement et les aidera à abandonner leurs anciennes habitudes - comme les pièces jointes aux e-mails - pour adopter une nouvelle approche, comme stocker les documents dans le cloud.

Partagez vos questions sur l’adoption du service Teams et Microsoft 365 ou Office 365 la communauté Adoption en ligne sur le site du service Community Microsoft. Nous sommes toujours ravis de communiquer avec vous et de vous aider dans votre processus d’adoption.