Élaborer une stratégie de gestion des modifications pour Microsoft TeamsCreate a change management strategy for Microsoft Teams

Une stratégie de gestion des modifications à des fins de sensibilisation des utilisateurs finaux et d'adoption de nouvelles technologies est essentielle à la réussite du lancement de toute technologie dans une organisation.A change management strategy for end-user awareness and adoption of new technologies is critical to the successful rollout of any new technology in an organization. L'exécution réussie de cette phase assurera l'adoption par les utilisateurs et leur satisfaction de la nouvelle expérience.Successful completion of this effort will ensure user adoption and satisfaction of the new experience. Les étapes identifiées ci-dessous peuvent être modifiées en fonction de la taille de votre organisation, mais garantir un niveau de communication soutenu avec les parties prenantes, les champions, les administrateurs informatiques et les utilisateurs est essentiel pour permettre un changement réussi.The steps identified below can be altered depending on the size of your organization but ensure a sustained level of communication with stakeholders, champions, IT adminstrators, and users is key to landing a successful change.

Meilleures pratiques de gestion des modifications pour Teams :Best practices for change management for Teams:

  1. identifier les profils de vos parties prenantes clés, champions et utilisateurs ;Identify your key stakeholders, champions, and user profiles

  2. identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelle ;Identify & select your business scenarios

  3. réaliser un projet pilote incluant les utilisateurs professionnels, les champions et les professionnels des technologies de l’information.Conduct a pilot that includes business users, champions, and IT professionals.

  4. Concevoir, lancer et gérer votre campagne d'adoption :Design, launch and manage your adoption campaign. Téléchargez notre Kit de réussite des clients comme point de départ.Download our Customer Success Kit as a starting point. Une bonne campagne d’adoption inclut les éléments suivants :A good adoption campaign includes:

    a.a. Des documents de sensibilisation internes tels que des affiches, une signalétique numérique et des événementsInternal awareness materials such as posters, digital signage, and events

    b.b. Des informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement uniqueSelf-help and training information in a single location

    c.c. Un mécanisme de commentaires définiA defined feedback mechanism

    d.d. Des mesures de réussite prédéfinies (adoption de la solution, vues des principaux supports, participation à des cours)Pre-defined success measures (solution adoption, views of key materials, attendance at courses)

  5. Créer un programme d’adoption avec votre déploiement de serviceBuild a champion program alongside your service deployment

  6. Fournir une méthode de retour d'expérience standardProvide a standard feedback method

  7. Mesurer et partager la réussiteMeasure & share success

  8. Adapter vos messages et méthodes en fonction des commentaires, recommencerAdjust your messaging and methods based on feedback, repeat.

Identifier les profils des parties prenantes clés, champions et utilisateursIdentify key stakeholders, champions, and user profiles

La première règle d'une adoption réussie consiste à créer une équipe dynamique composée des intervenants clés et des personnes qui peuvent exercer une influence sur les autres.The first rule of a successful adoption is to create a dynamic team comprised of key stakeholders and the right people that can drive and effect change in others. Une stratégie d'adoption réussie commence avec une équipe composée de personnes engagées qui représentent les différents départements de votre organisation.A successful adoption strategy starts with a team of committed individuals representing a cross-section of your organization. Les parties prenantes clés incluent les responsables exécutifs, les propriétaires de service, les professionnels des technologies de l’information et les champions.Key stakeholder roles include an Executive Sponsor, Service Owners, IT professionals, and Champions.

Icône Responsables exécutifs. Les responsables exécutifs sont les principaux dirigeants de l'organisation et leur participation est essentielle à l'adoption des employés. Ils exercent l'influence la plus marquée sur la culture de l'entreprise et peuvent activement communiquer les valeurs et avantages d'une nouvelle technologie et méthode.Executive Sponsors are key leaders within the organization and their participation is essential in driving employee adoption. They have the greatest influence on company culture and can actively communicate the value and benefits of a new technology and way.
Icône Propriétaires de service. Les propriétaires de services sont responsables de l’utilisation du service par le service et de leur obtention de valeurs. Il est important de définir les propriétaires de services au sein de votre organisation pour vous assurer que les objectifs de l’entreprise définis pour Microsoft 365 ou Office 365 sont réalisés.Service Owners are responsible for ensuring people use the service and get value from it. Setting Service Owners within your organization is important to ensure the business goals set for Microsoft 365 or Office 365 are realized.
Icône Champions. L’acquisition de l’achat à partir de tous les utilisateurs au sein d’une organisation est un défi. Les champions peuvent vous aider à résoudre ce problème et jouer un rôle important lors de l’adoption de Microsoft 365 ou d’Office 365. Ils sont conversés et nous engageons à renforcer leurs compétences et à fournir du coaching et de l’assistance aux pairs. Celles-ci permettent de traduire Microsoft 365 ou Office 365 en réalité de leur département ou de leur équipe.Gaining buy-in from every user across an organization is a challenge. Champions can help alleviate this challenge and play an important role in the adoption of Microsoft 365 or Office 365. They are knowledgeable, committed to furthering their expertise and are willing to provide peer coaching and assistance. They help translate Microsoft 365 or Office 365 into the reality of their department or team.

Nous vous conseillons de mettre à jour les présentes parties prenantes pour suivre l’avancement de votre programme. Le lancement d’un « Conseil de collaboration » permettant de prendre en charge les commentaires et les discussions peut être un outil utile en fonction de la culture de votre entreprise.We recommend a regular meeting of these stakeholders to keep them up to date on the progress of your program. Initiating a "collaboration council" to allow for feedback and discussion can be a useful tool depending on your corporate culture.

Conseil

Les personnes les plus récalcitrantes au changement peuvent devenir vos meilleurs alliés dans le cadre d'un déploiement de cette nature. Nous vous encourageons à entamer un dialogue avec ces personnes le plus tôt possible et de manière fréquente pour connaître leurs préoccupations et questions. Souvent, leurs commentaires sont constructifs et peuvent contribuer à la réussite de votre campagne.Those people who may be the biggest obstacles to change can become your best allies in a deployment of this kind. We encourage you to engage with these members of your organization early and often to hear their concerns and issues. Often, they have valuable feedback that will make your campaign more successful.

Profils utilisateurUser profiles

Il est également indispensable de connaître les différents types d'utilisateurs dans votre environnement. Avez-vous des utilisateurs principalement mobiles ? Avez-vous des utilisateurs qui consacrent beaucoup de temps à des réunions ou à animer des présentations ? Quels sont les utilisateurs qui rencontrent le plus de difficultés avec vos solutions de collaboration actuelles ? La segmentation de votre communauté d'utilisateurs peut vous aider à constituer des groupes qui sont les plus enclins au changement. Ils représentent souvent les meilleures cibles pour vos groupes pilotes préalables et leurs commentaires sont extrêmement précieux.It is equally important to understand the types of users in your environment. Do you have users who are primarily mobile? Some who are in constant meetings or giving presentations? Do you know which of your users have the most difficulty with your existing collaboration solutions? Segmenting your user community can help you find groups that are most open to change. They are often the best targets for your early business pilots and their feedback is extremely valuable.

Comprendre le déroulement du travail quotidien de vos utilisateurs vous permettra d'établir des résultats à atteindre par priorité, de définir des objectifs d'adoption appropriés pour votre déploiement et d'assurer l'utilisation au fil du temps.Understanding the day in the life of your users will help you to prioritize your business outcomes, design adoption goals appropriate for your deployment and sustain usage over time.

ChampionsChampions

Identifier les personnes qui peuvent devenir vos champions de collaboration vous permet de former une équipe de soutien élargie pour votre implémentation. Créez une communauté et fournissez-lui un premier aperçu et des commentaires concernant vos projets. Tout investissement réalisé dans cette communauté, que ce soit en termes de temps, d'attention ou de récompense aura un effet sur votre implémentation qui bénéficiera de son soutien et son implication.Identifying the individuals who can become your collaboration champions provides you with an extended support team for your implementation. Create a community by providing them early insight and feedback to your plans. Any investment you make in this community whether it be time, attention or rewards will be returned to your implementation through their support and evangelism.

Graphique des actions qu'un champion peut effectuer.

Pour apprendre à créer un programme champion, choisissez Créer un programme champion.To learn about building a champion program, get Build a champion program.

Identifier et sélectionner vos scénarios d’application professionnelleIdentify and select your business scenarios

Une fois vos parties prenantes clés et segments d'utilisateurs identifiés, identifier vos scénarios d’application professionnelle sera d'autant plus facile.Once you have identified your key stakeholders and user segments, identifying your business scenarios will be that much easier. Voici quelques exemples d’objectifs à atteindre :Here are a few examples of business outcomes:

  • Simplifier le processus de venteSimplify the sales process

  • Accélérer la résolution des problèmes des clientsSpeed resolution for customer issues

  • Renforcer l’implication des employésIncrease employee engagement

  • Raccourcir les cycles de développement des produitsShorten product development cycles

Votre personnel des ventes a-t-il du mal à se coordonner pour fournir une très bonne expérience ?Are your sales people having trouble coordinating to provide a great experience? Avez-vous besoin d'une meilleure coordination dans la fourniture de votre produit ou service ?Do you need to have better coordination in delivering your product or service? Qu’en est-il des expériences liées aux ressources humaines (RH) pour vos propres employés ?What about human resources (HR) related experiences for your own employees? Chaque organisation trouvera ses priorités propres.Each organization will find their own priorities. Nous recommandons de sélectionner trois priorités au maximum à cibler dans vos phases pilotes initiales et d’inclure des utilisateurs et des professionnels commerciaux de ces organisations spécifiques.We recommend selecting no more than three to address in your initial pilots and including users and business professionals from those specific organizations.

Il convient également de prendre en compte les utilisateurs qui sont intégrés dans ces scénarios.It's also wise to consider the users who are embedded in these scenarios. Sont-ils enclins au changement ?Are they open to change? S’agit-il d’utilisateurs mobiles ou sédentaires ?Are they mobile users or within your facility? Quelle est leur proximité par rapport à la plateforme des responsables exécutifs et des champions qui les aideront, font-ils partie d'une communauté et disposent-ils de méthodes de communication que vous pouvez utiliser pour promouvoir ce changement ?How close are they to the hub of the executive sponsors and champions that will support them and do they have any existing community and communications methods you can use to evangelize this change?

Les projets technologiques sont en prise à des difficultés lorsque l'attention accordée aux conditions de gestion des modifications est faible ou nulle. Suivez les recommandations suivantes pour optimiser vos chances de réussite.Technology projects become challenged when little or no attention is paid to the human change management requirements. By following these recommendations, you will enhance your chances for success!

Concevoir, lancer et gérer votre campagne d'adoptionDesign, launch, and manage your adoption campaign

Dans le cadre de vos projets pilotes préliminaires et de votre déploiement dans l'ensemble de l'entreprise, vos communications internes doivent constituer une priorité. Cela comprend :For both your initial pilots and your eventual company-wide roll out, your internal communications should be a priority. They include:

  • Des documents de sensibilisation destinés aux employés, tels que des affiches, une signalétique numérique et des événementsInternal awareness materials such as posters, digital signage and events.

  • L'incorporation d'informations d'auto-assistance et de formation disponibles à un emplacement uniqueIncorporate self-help and training information in a single location.

Vos phases pilotes doivent respecter des étapes minimum :For your pilot phases these are the minimum steps for success:

  • Tenir des réunions planifiées régulières pour tenir informés les intervenants du projetHave a regular scheduled meeting with your project stakeholders for updates.

  • Choisissez une méthode de rétroaction pour collecter des informations auprès des personnes qui participent au projet pilote.Pick a feedback method to gather information from people participating in the pilot. Les entreprises de plus petite taille peuvent utiliser un canal public dans Teams pour permettre aux utilisateurs de participer et de fournir leurs commentaires.Smaller organizations can use a public channel within Teams to allow users to join and provide feedback. Dans les organisations plus grandes, pensez à lancer une communauté Yammer pour fournir un support technique.In larger organizations, consider launching a Yammer community to provide product support.

  • Mettez à disposition des documents d'auto-assistance, notamment des vidéos sur le produit.Make self-help documentation available, including product videos.

  • Organisez une réunion de lancement avec les utilisateurs pilotes pour les motiver.Hold a kick-off meeting with the pilot users to get them excited about their participation. Ne sous-estimez pas l’importance de créer un sentiment de communauté.Creating a sense of community with enthusiasm can't be underrated.

Une fois les phases pilotes initiales terminées, les étapes mentionnées plus haut peuvent être étendues à l'ensemble de l'organisation. En fonction de sa taille, cela peut prendre un certain temps et peut être abordé par phases par région, profil utilisateur ou organisation. Il est très efficace d'utiliser le don professionnel des communicants dans le cadre de ce déploiement élargi. Nous recommandons d'impliquer ces personnes dès le début et de manière fréquente à mesure que vous utilisez ou concevez vos propres documents pour l'adoption de la technologie.Once you have worked through the initial pilot phases, the steps above can be expanded to reach your entire organization. Depending on your size this may take time and be approached in phases by region, user profile or organization. Within this larger scale roll out leveraging the professional talent of the communicators in your organization is extremely helpful. We recommend these individuals be involved early and often as you utilize the available adoption materials or design your own.

Si votre entreprise dispose d'un portail Intranet central d'actualité, d'informations ou de support technique, vous pouvez l'utiliser comme plateforme d'informations dans le cadre de votre lancement. Fournissez des informations d'auto-assistance, des formations et des directives écrites pour permettre aux utilisateurs d'intégrer rapidement le produit. De nombreux utilisateurs l'accueilleront à bras ouverts dès sa disponibilité et nous vous encourageons dans cette voie. Nous sommes également conscients que chacun apprend à sa manière ; un portail central d'informations permet de soutenir chaque mode d'apprentissage au sein de votre organisation.If your company has a central intranet portal for news, information or support you can utilize this as a hub for information on this roll out. Providing widely available self-help information, training and written guidance will enable users to quickly onboard to the product. Many users will simply jump in once it becomes available and we encourage this. We also know that each individual learns in different ways – so having a central information portal will support all styles of learning within your organization.

Comme dans toute campagne de communications et d'adoption, vous voudrez identifier vos mesures de réussite en amont. Prenez en compte des mesures similaires aux suivantes :As with any communications & adoption campaign you will want to identify your success measures up front. Consider measures like:

  • Utilisateurs actifs dans le produitActive users in the product

  • Vues de vos pages Web d'informationsViews of your information webpages

  • Questions dans votre communauté d'utilisateursQuestions in your user community

  • Vues de vos vidéos de formationViews of your training videos

  • Assistance aux sessions de formationAttendance at learning events

Mesurer et partager la réussiteMeasure and share success

Votre équipe du projet doit comprendre des administrateurs informatiques de votre organisation.On your project team should be IT administrators from your organization. Ces personnes ont accès aux rapports d’utilisation Microsoft 365 ou Office 365 de Microsoft teams intégrés dans l’interface du centre d’administration Microsoft 365.These individuals will have access to the Microsoft 365 or Office 365 Microsoft Teams usage reports that are built into the Microsoft 365 admin center experience. Ces informations peuvent montrer l’utilisation de Microsoft Teams dans votre entreprise.This information can show the usage of Microsoft Teams in your company. Nous recommandons également d’obtenir des commentaires directement auprès de vos utilisateurs sur leur expérience de Teams et leurs autres idées d’utilisation.We also recommend getting feedback directly from your users about their experience of Teams and additional ideas they have for use. Partager ces exemples concrets de l'intérieur de votre entreprise est extrêmement utile pour parvenir à un changement soutenu au fil du temps avec votre communauté d’utilisateurs.Sharing these real world examples from within your own company is extremely valuable to landing sustained change over time with your user community.

Pour en savoir plus sur les rapports d’utilisation de Microsoft teams dans le centre d' administration Microsoft 365Learn more about the Microsoft Teams usage reports in the Microsoft 365 admin center here

Conseil

Utilisez votre équipe publique ou votre communauté Yammer pour collecter des données d’utilisation.Use your public team or Yammer community to gather usage insights. Partagez-les en utilisant la balise #TeamsStories afin de les récupérer facilement.Share them using a #TeamsStories tag for easy retrieval. Partagez une #TeamsStory par mois sur votre intranet pour mettre en avant les employés qui adhèrent au changement afin d’accroître la productivité et la collaboration dans votre environnement.Share a #TeamsStory per month on your intranet to highlight employees who are embracing the change to increase productivity and collaboration in your environment.

Adoption permanenteOngoing adoption

Encourager le changement dans une organisation est une activité permanente, pas un événement.Driving change in an organization is an ongoing activity, not an event. Votre réunion de lancement n’est que le début d’un processus permettant aux personnes de collaborer de manière plus efficace.Your kick-off meeting is only the beginning of empowering people to collaborate more effectively. Il est important de planifier les moments de ce voyage qui vous permettent de mettre en évidence vos succès, d’introduire de nouvelles fonctionnalités et de vous connecter à votre stratégie de service globale Microsoft 365 ou Office 365, en fonction de votre service informatique.It's important to plan moments in this journey that highlight your successes, introduce new features, and connect with your overall Microsoft 365 or Office 365 service strategy - which your IT department will craft. Vous assurer que vos utilisateurs sont impliqués au lieu d’être surchargés réduira leur lassitude face au changement et les aidera à abandonner leurs anciennes habitudes - comme les pièces jointes aux e-mails - pour adopter une nouvelle approche, comme stocker les documents dans le cloud.Ensuring that your users are engaged rather than overwhelmed will reduce their change fatigue and support them in letting go of old habits - such as emailing attachments - to embrace something new, such as storing documents in the cloud.

Partagez vos questions relatives à l’adoption des services d’équipes et de Microsoft 365 ou d’Office 365 dans la communauté sur le site de la communauté technique Microsoft.Share your questions about service adoption of Teams and Microsoft 365 or Office 365 in the Driving Adoption community on the Microsoft Technical Community site. Nous sommes toujours ravis de communiquer avec vous et de vous aider dans votre processus d’adoption.We always want to hear from you and help you in your adoption journey.