Synchroniser les données du système d’information sur les élèves (SIE) avec Education Insights

Plus Education Insights reçoit de données, plus les enseignants peuvent aider leurs élèves, et plus les responsables de l’éducation peuvent aider les enseignants.

Pour fournir des informations au niveau de l’organisation, nous devons utiliser la Synchronisation des données scolaires (SDS) pour nous connecter au système d'informations sur les élèves (SIE). Ainsi, Insights présentera la structure hiérarchique du système d’enseignement correctement mappée.

L’affichage des informations au niveau de la classe en tant qu’enseignant ne nécessite pas cette synchronisation, car nous utilisons la structure et les autorisations de classe de Teams.

Planifier l’intégration de votre Synchronisation des données scolaire

Synchronisation des données scolaires Microsoft (également connu sous le nom de SDS) fournit les données du système d'informations sur les élèves (également connu sous le nom de SIS) et sa structure hiérarchique du système d’enseignement et mappe l’utilisateur auquel il est attribué, ainsi que des données supplémentaires sur la hiérarchie des étudiants et de l’organisation.

Insights fonctionne parfaitement avec le format de fichier SDS V2.1, mais prend également en charge le format de fichier SDS V2 et format de fichier SDS V1avec des fonctionnalités limitées.

Différences entre les formats de fichier SDS V1 et V2

Type de données V1 V2 et V2.1
Utilisateurs Prend en charge uniquement le rôle « enseignant », par conséquent, les autorisations au niveau de l’organisation pour vos responsables de l’éducation doivent être définies manuellement Prend en charge plusieurs rôles afin que les autorisations basées sur les rôles puissent être définies
Organisations Prend en charge uniquement les « écoles », niveau d’agrégation.

Par conséquent, ne fournit pas plusieurs niveaux d’agrégation et offre une capacité limitée à comparer différents types d’établissements d’enseignement (par exemple, école primaire et secondaire, école de sciences et école d’art)
Prend en charge la hiérarchie multicouche, y compris les districts/institutions, les universités, les collèges, les facultés, les campus, les régions, les programmes, etc.

Permet plusieurs niveaux d'agrégation et de comparer facilement les unités organisationnelles à chaque niveau, d'attribuer des autorisations à des niveaux spécifiques, de définir des objectifs par niveau d'organisation, etc.
Informations facultatives supplémentaires Aucun Format de fichier V2.1 uniquement

Sessions universitaires : périodes de sessions (semestres, années scolaires, etc.)

Données démographiques et indicateurs d’étudiants* : données telles que la race, l’appartenance à l’origine et le sexe, ainsi que des programmes spéciaux (IEP, 504)

Notes

Les clients ne pourront pas intégrer le format de fichier v2 à partir du 15 juillet 2021 et devront utiliser le format v2.1 à la place. Toutes les futures mises à niveau et nouvelles fonctionnalités seront effectuées au format v2.1 et seront entièrement à compatibilité descendante avec le format de fichier v1.

Meilleures pratiques

Le mappage précis de la hiérarchie et de la place de chacun dans cette hiérarchie permet à Insights de fournir des données exactes, ainsi que des informations plus précises et plus adaptées aux différents types de responsables de l’éducation.

Plus vous fournirez de détails, plus les rapports et les actualités seront adapté et pertinents.

Version de format de fichier à utiliser et données à synchroniser

  • Utiliser le format de fichier V2.1 et synchroniser les données facultatives utilisées par Education Insights comme décrit ici.

Utilisateurs et rôles

  • Vérifiez que tous les utilisateurs apparaissent dans les fichiers que vous fournissez et que vous avez synchronisés. Cela inclut tous les élèves et membres du personnel qui ont besoin de consulter les données relatives aux unités d’organisation concernées.

  • Si votre SIE n’inclut que des enseignants actuellement, ajoutez manuellement tous les autres utilisateurs avant de charger les fichiers dans le SDS, puis de synchroniser les données. Les statistiques collectées par Insights proviennent uniquement des étudiants inscrits, si certains étudiants sont manquants, ce qui rend les données et les conclusions erronées.

  • Si vous utilisez également SDS pour l’approvisionnement, veillez à fournir le prénom et le nom de chaque utilisateur. Sinon, les étudiants sont référencés par leur adresse e-mail, ce qui entraîne une expérience non optimale.

  • Le niveau de note/année doit être basé sur cette liste de mappages .

  • Veillez à ajouter le niveau grade/année à tous les étudiants .

  • Veillez à affecter chaque utilisateur à l’unité d’organisation correspondante.

    • Vous pouvez associer un étudiant à plusieurs unités d’organisation, par exemple, les étudiants inscrits dans un programme spécial ou dans deux facultés. Si l’étudiant a plusieurs unités d’organisation, fournissez une ligne pour chacun d’eux dans le fichier utilisateur de cet étudiant.

    • L’administrateur informatique peut accorder des autorisations en fonction de l’unité d’organisation pour le personnel. Assurez-vous que les membres du personnel sont associés au niveau d’unité approprié, afin qu’ils reçoivent les autorisations dont ils ont besoin. Par exemple, un conseillé affecté à quatre établissements doit avoir accès à toutes les notes de ces établissements d’enseignement ; un chef d’établissement doit avoir accès à toutes les classes de son établissement.

  • Le rôle est essentiel. Bien que cette liste soit fermée, essayez de faire correspondre le rôle de la liste au rôle réel de chaque utilisateur que vous chargez. Cela vous permet d’attribuer des autorisations basées sur les rôles en conséquence. Par exemple, accordez des autorisations pour que tous les chefs d’établissement voient les classes de leur établissement ou à tous les professeurs pour qu’ils voient leurs enseignants.

Organisations

  • Veillez à refléter la hiérarchie réelle et complète de votre organisation. Dans certains cas, cette hiérarchie n’est pas reflétée dans le SIE, auquel cas elle doit être ajoutée manuellement au fichier CSV avant la synchronisation.

  • Assurez-vous que toutes les unités d’organisation de l’arborescence des organisations incluent les élèves ou les classes. Nous vous recommandons de placer les élèves sur la branche la plus basse de l’arborescence.

Notes

Si vous souhaitez en savoir plus sur le déploiement de la SDS, veuillez consulter la rubrique Planification de SDS.

Intégrer des données SIE à l’aide de SDS

Nous fournissons la Synchronisation des données scolaires (SDS) avec Office 365 pour l’éducation. La SDS lit les données du système d’information sur les élèves (SIE) d’un établissement d’enseignement, puis les intègre à des applications Microsoft telles que Teams pour permettre la création automatique de salles de classe et d’utilisateurs en ligne.

Elle synchronise également les données du SIE avec Insights.

En tant qu’administrateur informatique, vous pouvez choisir d’utiliser SDS pour l’approvisionnement uniquement, Insights uniquement ou pour les deux.

Pour synchroniser vos informations SIE avec Educations Insights, suivez les instructions de Comment déployer SDS pour Insights.

Déployer la SDS

Si vous utilisez déjà la SDS, nous vous recommandons de suivre nos meilleures pratiques.

Si vous n’utilisez pas encore la SDS, vous devez à présent la déployer.

Pendant le processus de déploiement, vous pouvez décider si vous souhaitez utiliser SDS pour provisionner des utilisateurs et des classes dans Teams ou pour l’utiliser uniquement pour fournir la hiérarchie utilisateur et organisationnelle à Insights.

Notes

S’il s’agit du milieu de l’année et que vous avez déjà créé des équipes manuellement, utilisez SDS uniquement pour fournir les données de hiérarchie utilisateur et organisationnelle à Insights. L’année prochaine, envisagez d’utiliser SDS pour provisionner également des utilisateurs et des classes pour Teams.

Vérifier le processus de synchronisation

Pour vérifier la progression de l’état de synchronisation, suivez les instructions dans SDS pour la santé et la surveillance des données Insights.

Important

Si vous rencontrez des problèmes, le support est là pour vous aider.

Valeurs de niveau scolaire prises en charge

Dans les fichiers SDS, niveau de scolaire/année défini en tant que valeurs sous-titres, ce qui signifie que vous ne pouvez fournir qu’un ensemble sélectionné de valeurs dans le fichier CSV. Toute valeur autre que les valeurs spécifiées entraîne une erreur lors du traitement de la synchronisation.

La section ci-dessous définit les valeurs pris en charge dans le fichier utilisateurs.

Niveaux scolaires aux États-Unis/dans le monde

Valeur dans le fichier (colonne Note) Étiquette dans Insights
IT Enfant
PR Préscolaire
PK Prématernelle
TK Maternelle transitoire
KG Maternelle
01 ou 1 Première année
02 ou 2 Ce1
03 ou 3 Ce2
04 ou 4 Cours moyen
05 ou 5 Cours moyen2
06 ou 6 Sixième
07 ou 7 Cinquième
08 ou 8 Quatrième
09 ou 9 Troisième
10 Seconde
11 Première
12 Terminal
PS Postsecondaire
PS1 Première année d'études postsecondaires
PS2 Deuxième cycle de l'enseignement supérieur
PS3 Junior postsecondaire
PS4 Senior postsecondaire
premier cycle universitaire Premier cycle universitaire
diplômé Diplômé
troisième cycle Troisième cycle (diplômé avec une accentuation sur la recherche)
alumni Alumni
adultEducation Éducation des adultes
UG Non classé
Autres Autres

Groupes annuels du Royaume-Uni

Valeur dans le fichier (colonne Note) Étiquette dans Insights
IT Pépinière
PR Préscolaire
PK Crèche
01 ou 1 Année 1
02 ou 2 Année 2
03 ou 3 Année 3
04 ou 4 Année 4
05 ou 5 Année 5
06 ou 6 Année 6
07 ou 7 Année 7
08 ou 8 Année 8
09 ou 9 Année 9
10 Année 10
11 Année 11
12 Année 12
13 Année 13
PS Postsecondaire
PS1 Première année d'études postsecondaires
PS2 Deuxième année d'études postsecondaires
PS3 Troisième année d'études postsecondaires
PS4 Quatrième année d'études postsecondaires
premier cycle universitaire Premier cycle universitaire
diplômé Diplômé
troisième cycle Troisième cycle (diplômé avec une accentuation sur la recherche)
alumni Alumni
adultEducation Éducation des adultes
UG Non classé
Autres Autres