Comité exécutif

Présentation générale du comité d’équipe

Un comité directeur est un groupe régissant les principales parties prenantes et les chefs de projet qui ont été rassemblés pour guider un projet ou un programme vers les résultats d’entreprise définis. Le comité directeur n’est pas directement responsable de la livraison du projet, mais plutôt de ses résultats.

Chaque projet nécessite une vision et une charte acceptés. Pour fournir les résultats escomptés pour les projets, la vision doit être clairement définie, elle doit être contrôlée et maintenue. Cela devient la responsabilité du comité directeur : conduire des décisions, conseiller, fournir une surveillance stratégique, servir d’intervenants pour l’organisation pour les initiatives du projet et, si nécessaire, supprimer des bloqueurs.

Votre organisation doit réfléchir de façon significative à la formation du comité directeur. Le comité doit s’assurer que le projet atteint les objectifs d’entreprise que vous avez définis pour conduire des changements dans l’organisation, se réunir régulièrement pour discuter du pulse actuel du projet et aider à supprimer les obstacles rencontrés au cours du parcours.

Le comité doit définir sa charte de manière à inclure certains objectifs clés :

  • Garder un alignement fort entre l’équipe de projet et le sponsor exécutif ou les cadres dirigeants.

  • Fournir des informations sur l’état du projet au sponsor exécutif ou aux cadres dirigeants.

  • Autorisez le sponsor exécutif ou l’équipe de direction à fournir l’orientation et la contribution au projet et à s’assurer qu’il s’aligne sur les objectifs généraux de l’entreprise, en ajustant les plans de projet, les résultats clés d’objectif (OKR) et d’autres activités de projet.

Le comité directeur se réunit à intervalles périodiques pendant toute la durée de vie d’un projet afin de s’assurer de l’alignement entre les dirigeants de l’organisation et l’équipe de projet. Cette réunion critique garantit que l’orientation du projet a le soutien total des dirigeants et intègre les commentaires fournis par les dirigeants dans le projet pour être efficace. Le comité utilise ces réunions pour obtenir des informations sur l’état du projet et également pour :

  • Conviennez de résultats d’entreprise alignés sur l’étude de cas et pour vous assurer que le projet est en cours d’exécution.

  • Vérifiez et approuvez le projet pour plus de précision et de conformité avec l’étude de cas.

  • Examinez et vérifiez les modifications apportées à la étude de cas qui peuvent affecter les résultats définis.

  • Prendre des décisions stratégiques concernant la hiérérisation des livrables du projet et approuver des livrables temporaires.

  • Identifiez, gérez et atténuez les lacunes, les risques et les problèmes pour lequel une influence supplémentaire est requise de la part du comité.

  • Rassemblez l’assistance du sponsor exécutif ou de l’équipe de direction pour les problèmes qui nécessitent une escalade, la hiérérisation et la résolution des conflits entre les unités commerciales des parties prenantes.

  • Fournir des commentaires formels et des recommandations aux cadres dirigeants, au conseil d’administration sur le changement ou aux autres parties prenantes dans le domaine de l’entreprise et du secteur de l’information, le cas échéant.

Identifier les membres du comité directeur

Un comité est aussi efficace que ses participants le sont déjà. Le comité directeur doit assurer la représentation des décideurs d’entreprise et techniques, ainsi que des dirigeants de l’équipe de projet et des équipes partenaires qui contribuent à la solution.

Chaque comité directeur a besoin d’une équipe de direction forte et de rôles et de responsabilités clairement définis. Pour définir des attentes réalistes pour les performances du comité et la participation de ses membres, vous devez documenter et accepter les rôles et responsabilités attribués. Vous devez absolument avoir un cadre délégué réactif et des dirigeants d’entreprise au sein de ce comité pour influencer efficacement l’organisation et garantir une perspective différente.

Notes

Ajustez les rôles et les responsabilités en fonction de la conception de votre organisation et de l’équipe de projet. Dans les plus petites organisations, ces rôles peuvent se chevaucher.

Titre Rôle Contact Email
Sponsor exécutif Intervenant pour le projet, assurez-vous que son orientation reste alignée avec la vision de l’organisation. Servir comme autorité ultime pour prendre des décisions sur qui le comité ne peut pas se mettre d’accord.
Décideurs d’entreprise Intervenant pour le projet, assurez-vous que son orientation reste alignée avec la vision de l’organisation
Architect Assurez-vous que les décisions technologiques sont facilement accessibles et alignées sur les résultats d’entreprise acceptés.
Équipe principale Project de base Fournissez des informations sur un composant spécifique, technique ou non (adoption et gestion des changements, par exemple)
Quality Champion Être responsable de la mise en place des mesures de qualité.
Program/Project Manager Intégrez la responsabilité de la présentation et de la collection de commentaires dans le projet.
Équipe de comptes partenaires Fournir des commentaires à partir du point de vue du partenaire dans une perspective plus large, à l’aide d’autres activités de partenaire.
Équipe de Project partenaire Fournir des commentaires à partir du point de vue du partenaire en ce qui concerne la livraison du projet

Planifier des réunions du comité exécutif

Bien que chaque organisation et chaque équipe de projet soit structurées de façon légèrement différente, la réunion du comité directeur ne doit jamais être qu’une autre réunion de support de projet. Examinez les objectifs de la réunion du comité directeur : vous avez la possibilité de maintenir le projet sur de bonnes rails en recueillant un soutien et des orientations de la part du sponsor exécutif ou des cadres dirigeants. Assurez-vous que tout le monde participe à cette réunion afin d’avoir une messagerie directe entre l’équipe de projet entière, le sponsor exécutif ou les cadres dirigeants, et il n’y a pas de doute lorsque le message est relayé.

Lors de la planification d’une réunion du comité, prenez en considération la cadence du projet et de l’organisation. Essayez de la planifier une fois par semaine ou sur deux, en fonction des préférences de vos cadres délégués et du rythme de votre organisation.

Conseil

Si le vôtre est un environnement de déplacement rapide, ne laissez pas passer trop de temps entre les réunions, ce qui peut entraîner des problèmes qui auraient pu être éviter par des réunions plus fréquentes. Dans un environnement plus lent, une réunion hebdomadaire peut toutefois provoquer une certaine fatigue au niveau de la réunion, ce qui peut réduire l’efficacité du comité directeur. Servez-vous de votre expérience et de votre âge pour déterminer la cadence appropriée et n’oubliez pas que vous pouvez modifier l’échéancier. Ne vous rencontrez pas simplement pour le plaisir de la réunion.

Préparer la réunion

Pour que tout le monde puisse y avoir accès, vous devez préparer la réunion. L’équipe de base peut commencer à préparer les documents pour la réunion du comité directeur. Vous pouvez créer une présentation PowerPoint pour préparer la réunion.

Les ressources suivantes doivent être complétées et incluses dans l’présentation de la réunion :

  • Suivi des points d’action préalables du comité indépendant

  • Équipe de membres PowerPoint, rapport d’état de haut niveau du projet

    • Examiner le projet sous forme d’examen mensuel/trimestriel/annuel.

    • Identifiez les jalons clés d’un projet :

      • Discutez de l’importance et de l’impact des jalons (ceux-ci doivent être capturés dans le registre des risques).

      • Décider d’aller/non pour les migrations à venir en fonction de la préparation, en particulier pour les décideurs d’entreprise.

    • Appelez des dates d’exécution de projet et des activités qui ont un fort impact.

    • rapport sur les okrs identifiés comme étant importants pour le comité ; n’oubliez pas d’inclure les mesures d’utilisation, de opinion des utilisateurs, de qualité et de fiabilité.

  • Rapport d’état PowerPoint comité directeur, rapport d’état hebdomadaire du projet

    • Contient des mises en évidence, des mises en évidence, des problèmes majeurs et des points d’action, ainsi que les étapes suivantes.

    • Contient davantage de détails techniques concernant les problèmes au quotidien et moins sur l’état global du projet.

  • Journal des problèmes et registre des risques

    • Partagez l’état des problèmes suivis par le comité.

      • Soyez prêt à fournir une mise à jour sur tous les bogues.
    • Identifiez les nouveaux éléments qui pourraient affecter la réussite de l’atteinte des résultats d’entreprise.

      • Identifiez leur impact sur le projet.

      • Identifiez les individus ou les unités commerciales concernés.

      • Identifiez les étapes suivantes et l’aide qui pourrait être requise de la part des membres du comité.

  • Vue d’ensemble de la qualité : utiliser les conseils de préparation de votre réseau pour Teams.

    • Soyez prêt à expliquer en détail les résultats de ces rapports de qualité et incluez des recommandations pour corriger les problèmes signalés.

    • Ajustez les rapports de qualité chaque semaine pour vous concentrer sur les aspects suivants :

      • Tendances de qualité globales pour l’organisation

      • L’état des sites ou sites problématiques connus, pour montrer le sens du titre du site et, dans l’idéal, signaler des résultats positifs du travail de correction

      • État de qualité des sites récemment activés en fonction de l’avancement du projet

Ensuite, planifier un appel pour préparer la réunion du comité directeur. Cet appel doit inclure uniquement les membres de l’équipe qui sont essentiels au cœur de l’équipe de projet. Cela peut inclure des ressources de mise en réseau, de bureau, d’opérations ou d’autres équipes dont les éléments seront résolus pendant la réunion du comité. Les membres principaux de l’équipe de projet ne doivent jamais être pris en garde par les éléments que vous prévoyez de couvrir durant l’appel du comité directeur.

Cet appel est un excellent moyen de se synchroniser avant la réunion du comité directeur. C’est également le moment de faire en sorte que les éléments ouverts, les conflits ou les conflits au sein de l’équipe de projet soient mis à jour. Celui-ci est destiné à favoriser la communication ouverte et à éviter toute surprise pendant la réunion.

Examinez les rapports de la semaine avec l’équipe principale et les partenaires concernés, et répondez aux problèmes ou questions qui se posent. Travaillez au sein de l’équipe à ajuster, ajouter ou supprimer tout contenu en fonction de vos discussions, ou acceptez de demander une clarification supplémentaire du comité directeur. Affectez les membres de l’équipe qui présenteront chaque section afin d’assurer un flux et une continuité.

Organiser la réunion

La réunion proprement dite doit être une continuation naturelle du travail de préparation effectué par l’équipe principale. N’oubliez pas que l’objectif de ces réunions est d’encourager la communication et la collaboration afin d’atteindre la vision du projet. Utilisez les suggestions suivantes pour garantir la réussite des réunions :

  1. Planifier la réunion en face à face. Identifiez une salle de conférence avec une table assez grande pour tout le monde. Assurez-vous que la salle de réunion dispose des fonctionnalités vidéo. Bien qu’il soit idéal d’avoir tout le monde dans la salle, ce n’est pas toujours possible, aussi assurez-vous que l’invitation à la réunion inclut la salle de conférence et les informations de la réunion en ligne avec au moins l’audio, mais dans l’idéal, l’audio, la vidéo et le partage. Encouragez tous les participants distants à utiliser la vidéo lorsqu’ils rejoignent la réunion.

  2. Essayez de rester sur l’ordre du jour, même si vous ne doutez pas que des distractions devront être résolus. Si possible (selon leur importance), ajoutez ces éléments à une section « parking lot » et adressez-les ultérieurement. Si le sujet est trop important à différer, vous pouvez vous mettre d’accord pour poursuivre cette discussion, mais vous vous rendez compte que vous devrez déplacer d’autres éléments de l’ordre du jour vers des réunions futures. Acceptez de vous réserver du temps (cinq à dix minutes) pour prendre en compte tous les éléments urgents qui ont besoin de l’attention immédiate du comité.

  3. Soyez prêt à discuter des cas de support ouverts. Essayez de maintenir la discussion aussi haut niveau que possible pour cette réunion : nombre de tickets, types de tickets, principaux éléments ouverts. Vous devez être prêt à résoudre tous les problèmes, même s’ils sont mineurs, à comprendre l’impact sur l’entreprise et les effets sur le projet

  4. Déléguer une prendre des notes. Il est trop difficile de prendre des notes lors d’une présentation ou en cours de discussion. Assurez-vous que les détails sont documentés pour toutes les décisions prises par le comité. Soyez prêt à envoyer ces décisions et notes dans le cadre d’un e-mail de suivi.

  5. Essayez toujours de promouvoir les bonnes nouvelles concernant l’effort de travail des utilisateurs et les commentaires des utilisateurs (le caser disponible). Racontez et vendez l’histoire. Si les commentaires sont négatifs, soyez prêt à en discuter et à expliquer ce qui est fait pour résoudre les problèmes d’expérience utilisateur négative.

    a. Donnez un coup de chance à des membres individuels de votre équipe pour le travail qu’ils font. Il est important de reconnaître que d’excellents travaux sont accompli par les membres de l’équipe, en particulier devant leur équipe de direction.

  6. Enregistrez toujours la fin de la réunion pour vous mettre d’accord sur les étapes suivantes et identifiez le propriétaire des points d’action acceptés au cours de la réunion.

  7. Envoyez aux participants un message électronique de suivi incluant la présentation que vous avez créée et ajoutez les notes prises. N’oubliez pas d’inclure les personnes qui n’ont pas participé.

Étapes suivantes

Après avoir passé en revue la vue d’ensemble du comité directeur, il est temps d’agir. L’équipe de projet doit commencer son travail à implémenter le comité directeur dans l’échéancier du projet et préparer une cadence de réunion normale du comité de direction. Dans l’idéal, le comité sera formé avant le début du projet et fournira des recommandations tout au long de toutes ses phases, mais si ce n’est pas le cas, formez le comité pour guider l’équipe de projet pour réussir.

  1. Identifiez les membres du comité directeur. Posez la question :

    • Avons-nous la bonne représentation de l’entreprise et du leadership ?

    • Les membres identifiés peuvent-ils influencer leur unité d’entreprise ou leurs pairs dans d’autres unités ?

  2. Créez une communication à envoyer à chaque membre du comité directeur :

    • Incluez la table des rôles.

    • Vendre l’importance du comité.

  3. Configurer la première réunion pour discuter des rôles et responsabilités, définir la charte du comité et valider ou définir les okrs. Les éléments de l’agenda peuvent également inclure :

    • Discutez de la cadence de la réunion.

    • Validez l’importance de la charte et des okrs pour atteindre un résultat commercial significatif.

    • Vérifiez que la stratégie est alignée avec les OKR.

  4. Démarrez la qualité de conduite dans chaque conversation :

    • Expliquer l’importance d’avoir un champion de qualité.

    • Identifiez les personnes ou l’équipe qui seront en mesure d’améliorer la qualité du rôle.

La réussite du comité ne se produit pas par chance. Choisir les membres qui s’en donnent le meilleur parti peut toujours produire des résultats médiocres. Pour contribuer au succès du comité directeur, vous devez vous assurer d’avoir les membres suivants :

  • Vision et portée d’accord pour le projet, avec des résultats d’entreprise bien définis et mesurables que le comité devra encourager.

  • Un ordre du jour bien organisé qui conduit à des réunions volontaires.

  • Une alors qu’une communication ouverte est à votre service.

    • La communication et la collaboration ouvertes donnent les moyens au comité. Créez un environnement dans lequel toutes les voix sont entendus et les avis respectés. Des perspectives uniques peuvent avoir le plus grand impact.

    • Un environnement ouvert peut être activé lorsque les dirigeants agit pour promouvoir la collaboration et la communication des membres. Voici quelques recommandations :

      • Tous les membres du comité doivent être de puissants intervenants en lien avec le changement introduit au niveau de l’organisation.

      • Ne limitez pas la taille du comité à ceux qui sont absolument nécessaires pour fournir une image précise et à ceux qui peuvent prendre ou influencer des décisions au sein des unités commerciales. Il est essentiel de comprendre la hiérarchie de l’organisation et la ligne d’influence directe de chaque membre lorsque des bloqueurs apparaissent.

      • Impliquez les responsables de projet et les chefs d’équipe dans les discussions et les activités du comité. Soyez prêt à inviter d’autres membres principaux de l’équipe afin de clarifier les discussions approfondies qui pourraient être nécessaires dans des domaines spécifiques.

Pendant le cycle de vie de la solution, le rôle du comité changera. Au terme de la phase de développement et d’intégration de la phase de valeur de lecteur, plusieurs ajustements peuvent être nécessaires au comité :

  • Ajustez la cadence de la réunion. Examiner la dynamique de l’organisation et déterminer si la réunion doit se produire moins fréquemment. À mesure que le changement d’organisation commence à diminuer la fréquence de la communication de niveau supérieur diminuera. Étudier la modification de la cadence de réunion sur une cadence mensuelle ou trimestrielle le cas échéant

  • Ajustez les représentants de la réunion. À mesure que la solution passe à la phase de valeur du lecteur, il est probable que l’équipe de projet principale soit réasignée aux nouveaux projets. Il sera nécessaire de mettre à jour l’équipe qui crée des rapports de support et les opérations deviendront les prospects sur l’état de la solution.

  • Définition et rapport de rapports par rapport aux OKR opérationnels. Les principaux résultats et indicateurs de réussite changeront pendant le cycle de vie de la solution. Les résultats commerciaux souhaités doivent continuer d’être suivis et signalés. Continuez à rapporter sur la qualité et la fiabilité de la solution vocale dans le contexte de l’amélioration du résultat d’entreprise. Des mesures supplémentaires et des résultats clés, tels que les indicateurs de sentiment des utilisateurs, d’adoption des utilisateurs et de support seront les principaux indicateurs de réussite.

  • Utilisez un plus grand groupe de membres du comité directeur pour couvrir les phases de valeur de lecteur de plusieurs solutions. Recherchez les opportunités d’utiliser plus efficacement le comité directeur. Utilisez le comité pour fournir des conseils à travers une plus grande sphère de solutions.