Réunion chez OfficeMeeting at the Office

Visuel de la journée pendant le trajet

Il est 10h00 et c’est l’heure de votre réunion.It's 10:00 AM and time for your meeting. Dans cette section, nous allons vous montrer comment rendre vos réunions plus productives.In this section, we'll show you how to make your meetings more productive. Cela comprend les pratiques recommandées pour la préparation des réunions et des outils Office 365.This involves best practices for meeting preparation and Office 365 tools.

OutilsTools

  • OutlookOutlook
  • Microsoft TeamsMicrosoft Teams
  • Skype EntrepriseSkype for Business
  • OneNoteOneNote

Liste de contrôle pour une réunionChecklist for your meeting

  • Planifier et réserver une réunionPlan and book your meeting
  • Rejoindre une réunionJoin a meeting
  • Présenter les informations pendant une réunionPresent information in a meeting
  • Utiliser OneNote pendant une réunion pour la co-création et les notesUse OneNote in a meeting for co-creation and notes
  • Utiliser le Planificateur pendant une réunion pour effectuer le suivi des éléments d’action pour ce projetUse Planner in a meeting to track action items for that project
  • Terminer une réunionEnd a meeting

Planifier et réserver une réunionPlan and book your meeting

Vous pouvez effectuer les actions suivantes pour assurer la productivité de votre réunion :There are a few things you can do to ensure your meeting is as productive as possible:

  1. Avez-vous besoin d’une réunion ?Do you need a meeting? Pensez à partager un fichier dans le chat avec les approbateurs nécessaires en premier.Consider sharing a file in chat with the necessary approvers first.
  2. Avoir un ordre du jour clair.Have a clear agenda. Mettez l’ordre du jour de la réunion dans la section des notes de votre invitation à la réunion en ligne afin que les participants puissent être préparés.Include your meeting agenda in the notes section of your online meeting invitation so attendees can be prepared.
  3. Enregistrer la réunion Utilisez les fonctions d'enregistrement de réunion dans Microsoft Teams pour partager la réunion avec des personnes qui n'ont pas pu y assister ou pour transcrire des notes ultérieurement.Record your meeting Use meeting recording functions in Microsoft Teams to share the meeting with people who could not attend or to transcribe notes later.

Vous êtes maintenant prêt à réserver cette réunion : réservez la réunion avec Microsoft Teams ou les détails de Skype Entreprise dans Outlook.Now you're ready to book that meeting: Book the meeting with Microsoft Teams or Skype for Business details in Outlook. Cela vous permet d'inclure les membres de l'équipe de n’importe quel endroit, d'enregistrer la réunion et d'utiliser la vidéo (lorsqu'elle est disponible) pour améliorer la communication.Doing so enables you to include team members from different locations, record the meeting and utilize video (when available) to enhance communication.

Teams dans OutlookTeams in Outlook

Rejoindre une réunionJoin a meeting

Rejoindre une réunion où que vous soyez.Join from anywhere. Vous pouvez participer à une réunion Microsoft Teams ou Skype Entreprise où que vous soyez à l’aide d’un appareil mobile, soit en appelant le numéro de connexion dans les détails de la réunion, soit en utilisant les applications mobiles.It is possible to join a Microsoft Teams or Skype for Business meeting from anywhere using a mobile device, either by calling the dial-in number in the meeting details or using the mobile apps. Lorsque vous utilisez les applications mobiles, soyez attentif aux limites d’utilisation des données mobiles qui s’appliquent à vous ou votre pays.When using the mobile apps, be conscious of mobile data usage limits that apply to you or your country.

Notification de participation à une réunion Teams

Conseil

Utiliser un casque.Use a headset. Si vous vous connectez depuis votre ordinateur à votre bureau, utilisez un casque plutôt que le microphone et les haut-parleurs intégrés de votre ordinateur pour assurer une meilleure qualité d'appel.If you are connecting from your computer at your desk, use a headset rather than your computer's built-in microphone and speakers to ensure a better call quality.

Conseil

Activer la vidéoTurn on your video! Lorsque des caméras sont disponibles, il est recommandé de les utiliser, car la communication en face à face fournit des indices non verbaux qui peuvent être manqués lorsque vous utilisez uniquement la voix.When cameras are available, it's worth using them, as face-to-face communication provides non-verbal cues that can be missed when just using voice. Ne vous inquiétez pas, vos cheveux sont parfaits.Don't worry, your hair looks great.

Présenter les informations pendant une réunionPresent information in a meeting

Le partage de contenu depuis votre appareil est un excellent moyen de guider votre réunion et de fournir un contexte à la discussion.Sharing content from your device is a great way to focus your meeting and provide context to the discussion. En général, partager l’intégralité de votre écran n’est pas recommandé.In general, sharing your entire screen can be a bad idea. Cela signifie que tout ce qui apparaît sur votre écran apparaîtra sur les écrans de tous les participants à la réunion.It means that everything that comes up on your screen will appear on the screens of everyone attending the meeting. Pour éviter cela, il vous suffit de sélectionner le contenu que vous souhaitez partager dans Microsoft Teams.Avoid this by simply selecting the content you want to share in Microsoft Teams.

Utiliser OneNote pendant une réunionUse OneNote in a meeting

OneNote peut permettre une collaboration et une co-création en temps réel, ce qui en fait un outil idéal pour le brainstorming et la prise de notes lors des réunions.OneNote can allow for real-time collaboration and co-creation, making it an ideal tool for brainstorming and note taking in meetings. Dans la mesure où tout le monde a accès à l’emplacement de partage de OneNote, vous pouvez publier un lien vers le bloc-notes et commencer immédiatement le brainstorming.As long as everyone has access to the location where the OneNote is shared, you can post a link to the notebook and start brainstorming right away.

Vous pouvez créer une section spécifique pour les notes de réunion dans le bloc-note.You can create a specific section for meeting notes in the team notebook. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité « détails de la réunion » dans OneNote pour créer des pages avec un résumé des détails de la réunion.You can also use the "meeting details" functionality in OneNote to create pages with a summary of the details of the meeting.

Utiliser le Planificateur dans une réunionUse Planner in a meeting

L'ajout direct d'éléments d'action dans un plan pour votre projet vous évite de les transcrire après coup.Directly adding action items into a plan for your project saves you from transcribing them after the fact. Il est recommandé d’affecter une personne au suivi des actions et à la prise de notes lors des grandes réunions de projet.It's a best practice in large project meetings to assign someone to action tracking & note taking. Il s’agit généralement d’une personne différente de celle qui dirige la réunion.This is normally a different person than the individual running the meeting. Les rappels d'élément d'action sont envoyés directement à la personne à laquelle ils sont attribués, tout comme les rappels si l'élément dépasse sa date d'échéance.Action item reminders are sent directly to the individual to whom it is assigned as are reminders if the item passes it's due date.

Tâche du Planificateur

Terminer une réunionEnd a meeting

Lorsque tout l'ordre du jour a été abordé, mettez fin à la réunion, quelle que soit l'heure.When everything on the agenda has been discussed, end the meeting, regardless of the time. Attribuer et envoyer les éléments d’action à tous les participants.Assign and send action items to all participants. Si vous collaborez dans Microsoft Teams, vous pouvez facilement partager les éléments d’action dans le canal approprié.If you are collaborating in Microsoft Teams, you can easily share action items in the appropriate channel. Les éléments d'action peuvent également être saisis et attribués dans le Planificateur pendant la réunion, offrant ainsi un moyen rapide de suivre leur réalisation, également accessible dans Microsoft Teams.Action items can also be entered and assigned in Planner during the meeting, providing a fast way to track for completion which can also be accessed in Microsoft Teams.