Description de la fonctionnalité d’archivage automatique dans Outlook

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Numéro de la base de connaissances initiale :   830119

Plus d’informations

Votre boîte aux lettres Outlook croît au fur et à mesure que des éléments sont créés de la même manière que les papiers s’accumulent sur votre bureau. Dans le monde basé sur le papier, vous pouvez occasionnellement parcourir vos documents et stocker ceux qui sont importants, mais qui sont rarement utilisés. Vous pouvez ignorer des documents moins importants, tels que des journaux et des magazines, en fonction de leur ancienneté.

Vous pouvez rapidement effectuer le même processus dans Outlook 2003 et versions ultérieures. Vous pouvez transférer manuellement les anciens éléments vers un fichier de stockage en sélectionnant Archive dans le menu fichier . Ou vous pouvez avoir des anciens éléments transférés automatiquement à l’aide de la fonctionnalité d’archivage automatique. Les éléments sont considérés comme étant obsolètes lorsqu’ils atteignent l’âge que vous spécifiez. Avec la fonctionnalité d’archivage automatique, vous pouvez supprimer ou déplacer les anciens éléments. Outlook peut archiver tous les types d’éléments, mais il peut uniquement trouver des fichiers stockés dans un dossier de messagerie, tel qu’une feuille de calcul Microsoft Excel ou un document Microsoft Word, joint à un message électronique. Un fichier qui n’est pas stocké dans un dossier de messagerie ne peut pas être archivé.

La fonctionnalité d’archivage automatique comporte un processus en deux étapes. Tout d’abord, vous activez la fonctionnalité d’archivage automatique. Deuxièmement, vous définissez les propriétés de la fonctionnalité d’archivage automatique pour chaque dossier que vous souhaitez archiver.

Au niveau du dossier, vous pouvez déterminer les éléments à archiver et la fréquence à laquelle ils sont archivés. Vous pouvez archiver automatiquement des dossiers individuels ou vous pouvez configurer un paramètre d’archivage automatique par défaut pour tous les dossiers. Puis configurez les paramètres d’archivage automatique pour les dossiers individuels pour lesquels vous ne voulez pas utiliser les paramètres d’archivage automatique par défaut. La fonctionnalité d’archivage automatique s’exécute automatiquement chaque fois que vous démarrez Outlook. Outlook vérifie les propriétés d’archivage automatique de chaque dossier par date et déplace les éléments anciens vers votre fichier d’archive. Les éléments déplacés vers le dossier éléments supprimés sont supprimés.

Outlook 2003 et Outlook 2007

Par défaut, plusieurs dossiers Outlook sont configurés avec la fonctionnalité d’archivage automatique activée. La liste suivante répertorie les dossiers pour lesquels la fonctionnalité d’archivage automatique est activée et la période d’antériorité par défaut de chaque dossier :

Dossier calendrier (six mois)
Dossier tâches (six mois)
Dossier Journal (six mois)
Dossier éléments envoyés (deux mois)
Dossier éléments supprimés (deux mois)

La fonctionnalité d’archivage automatique n’est pas activée automatiquement pour les dossiers boîte de réception, notes, contacts et brouillons. Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d’archivage automatique avec le dossier contacts, car le dossier contacts ne possède pas de propriété archive.

Outlook 2010 et versions ultérieures

Par défaut, la fonctionnalité d’archivage automatique est désactivée dans Outlook 2010 et versions ultérieures. La fonctionnalité d’archivage automatique est activée par défaut dans Outlook 2003 et Outlook 2007. Si vous ne désactivez pas la fonctionnalité d’archivage automatique dans Outlook 2003 ou Outlook 2007 et effectuez une mise à niveau vers Outlook 2010 ou versions ultérieures, la fonctionnalité d’archivage automatique reste activée.

Différence entre l’archivage et l’exportation d’éléments

Lorsque vous archivez des éléments, vous pouvez uniquement les archiver dans un fichier de dossiers personnels (. pst). Lorsque vous exportez des éléments, vous pouvez les exporter vers différents types de fichiers, y compris des fichiers. pst et des fichiers texte délimités. Votre structure de dossiers existante est conservée dans votre nouveau fichier d’archive. S’il existe un dossier parent au-dessus du dossier que vous avez archivé, le dossier parent est créé dans le fichier d’archive. Toutefois, les éléments qui se trouvent dans le dossier parent ne sont pas archivés. De cette manière, la même structure de dossiers existe entre le fichier d’archive et votre boîte aux lettres. Les dossiers restent en place après avoir été archivés, même s’ils sont vides. Vous ne pouvez archiver qu’un seul type de fichier, un fichier. pst.

Lorsque vous exportez des éléments, les éléments d’origine sont copiés dans le fichier d’exportation, mais ils ne sont pas supprimés du dossier actif.

Procédure d’activation de la fonctionnalité d’archivage automatique

Pour Outlook 2010 et versions ultérieures :

  1. Sélectionnez l’onglet fichier , puis sélectionnez l’onglet options dans le menu fichier .
  2. Sélectionnez l’onglet avancé .
  3. Sélectionnez paramètres d’archivage automatique.
  4. Activez la case à cocher Autoarchiver tous les. Tapez un nombre dans la zone jours pour spécifier la fréquence d’exécution du processus d’archivage automatique.
  5. Si vous souhaitez être averti avant l’archivage des éléments, activez la case à cocher afficher une invite avant l’archivage automatique .
  6. Dans la zone fichier d’archive par défaut , tapez le nom du fichier dans lequel vous souhaitez transférer les éléments archivés ou sélectionnez Parcourir pour le sélectionner dans une liste.
  7. Sélectionnez deux fois OK.

Pour Outlook 2007 et Outlook 2003 :

  1. Dans le menu Outils , sélectionnez options, puis sélectionnez l’onglet autre .
  2. Sélectionnez archivage automatique.
  3. Activez la case à cocher archiver automatiquement toutes les, puis spécifiez la fréquence d’exécution du processus d’archivage automatique en tapant un nombre dans la zone jours .
  4. Si vous souhaitez être averti avant l’archivage des éléments, activez la case à cocher afficher une invite avant l’archivage automatique .
  5. Dans la zone fichier d’archive par défaut , tapez le nom du fichier dans lequel vous souhaitez transférer les éléments archivés ou sélectionnez Parcourir pour le sélectionner dans une liste.
  6. Sélectionnez deux fois OK.

À présent que vous avez activé la fonctionnalité d’archivage automatique, vous devez définir les propriétés d’archivage automatique pour chaque dossier.

Important

Le fichier de données Outlook (. pst) que vous choisissez comme fichier d’archive par défaut doit se trouver sur l’ordinateur local. L’utilisation de fichiers. pst en attente est uniquement prise en charge par Outlook 2010 et dans des conditions très spécifiques. Pour plus d’informations sur les limites d’utilisation des fichiers. pst sur le réseau, consultez la rubrique limitations de l’utilisation de fichiers de dossiers personnels (. pst) sur des liaisons LAN et WAN.

Procédure de définition des propriétés d’archivage automatique d’un dossier

Pour Outlook 2010 et versions ultérieures :

Méthode 1 :

  1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez archiver automatiquement.
  2. Sélectionnez l’onglet dossier , puis sélectionnez paramètres d’archivage automatique.

Méthode 2 :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez archiver automatiquement, puis sélectionnez Propriétés.
  2. Sélectionnez l’onglet archivage automatique .
  3. Pour définir les propriétés d' archivage automatique pour ce dossier, activez la case à cocher effacer les éléments antérieurs à .
  4. Pour spécifier quand les éléments doivent être transférés automatiquement vers votre fichier d’archive, tapez un nombre dans la zone mois .
  5. Pour spécifier un fichier dans lequel transférer les éléments archivés, sélectionnez déplacer les anciens éléments vers.
  6. Dans la zone déplacer les anciens éléments vers , tapez un nom de fichier pour les éléments archivés. Ou sélectionnez Parcourir pour sélectionner dans une liste, puis cliquez sur OK.

Pour Outlook 2007 et Outlook 2003 :

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez archiver automatiquement, puis sélectionnez Propriétés.
  2. Sélectionnez l’onglet archivage automatique .
  3. Pour définir les propriétés d’archivage automatique pour ce dossier, sélectionnez nettoyer les éléments antérieurs à.
  4. Pour spécifier quand les éléments doivent être transférés automatiquement vers votre fichier d’archive, tapez un nombre dans la zone mois .
  5. Pour spécifier un fichier dans lequel transférer les éléments archivés, sélectionnez déplacer les anciens éléments vers.
  6. Dans la zone déplacer les anciens éléments vers , tapez un nom de fichier pour les éléments archivés. Ou sélectionnez Parcourir pour sélectionner dans une liste, puis cliquez sur OK.