Comment déterminer où publier un formulaire Outlook personnalisé

Numéro de la ko d’origine :   290802

Synthèse

Cet article décrit certaines des considérations à prendre en compte si vous essayez de décider où publier un formulaire Outlook personnalisé.

Plus d’informations

Dans Outlook, les formulaires personnalisés sont généralement publiés dans une bibliothèque de formulaires afin qu’une seule copie d’un formulaire soit stockée sur votre ordinateur. Les éléments individuels contiennent un champ Classe de message qui indique le formulaire à utiliser pour afficher les données contenues dans l’élément. Lorsque vous publiez des formulaires personnalisés dans une bibliothèque de formulaires, les ordinateurs basés sur Microsoft Exchange Server et Outlook utilisent beaucoup moins de ressources et de bande passante, car le formulaire lui-même n’a pas besoin d’être stocké dans chaque élément individuel.

Les solutions de formulaires Outlook peuvent varier considérablement, en particulier parce qu’Outlook possède différents types de formulaires standard. Il est souvent difficile de déterminer le meilleur endroit où publier un formulaire, et de nombreux facteurs sont à prendre en compte lorsque vous prenez la décision.

Où publier des formulaires

Les formulaires peuvent être publiés à trois emplacements. Le tableau suivant décrit ces emplacements.

Emplacement Description
Un dossier (ou bibliothèque de formulaires de dossiers) Pour la plupart des solutions de formulaires basées sur des dossiers, publiez le formulaire dans le dossier afin qu’il soit disponible chaque fois qu’une personne utilise le dossier. Si vous publiez le formulaire dans un dossier public, il est accessible à tous les utilisateurs qui peuvent accéder au dossier. Si vous publiez le formulaire dans l’un de vos dossiers personnels, il est disponible uniquement lorsque vous utilisez ce dossier. Les formulaires de contact, de publication, de tâche et de journal sont des exemples de types de formulaires généralement associés à un dossier. L’un des avantages de la publication d’un formulaire dans un dossier est que le formulaire est disponible dans le menu Actions lorsque vous êtes dans le dossier.
Bibliothèque de formulaires de l’organisation Publiez le formulaire dans cette bibliothèque si vous souhaitez le mettre à la disposition de tous les membres de votre organisation, par exemple un formulaire pour signaler les congés. Cette bibliothèque est souvent utilisée pour les formulaires de message électronique, car ils ne sont généralement pas basés sur un dossier spécifique. Vous pouvez publier un formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation lorsque vous souhaitez utiliser le même formulaire personnalisé dans plusieurs dossiers. Dans ce cas, vous ne pouvez gérer qu’un seul formulaire publié. Les formulaires publiés dans cette bibliothèque sont accessibles à tous les membres de l’organisation tant qu’ils ont reçu des autorisations d’accès à la bibliothèque par l’administrateur. La bibliothèque est stockée sur l’ordinateur Microsoft Exchange Server base de données. L’administrateur doit vous accorder des autorisations de publication dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation. Cette autorisation n’est généralement accordée qu’à quelques personnes ou à un service qui gère l’ordinateur Exchange Server’ordinateur.
Bibliothèque de formulaires personnels Les formulaires enregistrés dans cette bibliothèque sont accessibles uniquement. Lorsque vous publiez un formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels, celui-ci est stocké en tant qu’élément masqué dans le dossier racine de votre boîte aux lettres ou fichier de dossiers personnels (.pst), selon votre emplacement de remise de courrier par défaut. Comme les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation, ces formulaires peuvent être ouverts à l’aide de la commande Choisir un formulaire. Enregistrez un formulaire dans cette bibliothèque lorsque vous créez un formulaire pour votre usage personnel, tel qu’un formulaire de message électronique standard pré-adressé aux destinataires.

Il est également possible de stocker un formulaire Outlook en tant que fichier dans le système de fichiers ou en tant qu’élément dans un dossier Outlook. Toutefois, Microsoft vous recommande d’éviter ces deux approches, car le formulaire sera un formulaire à part.

Vous pouvez enregistrer un formulaire Outlook dans le système de fichiers en tant que fichier de modèle Outlook (.oft). Cela vous permet de joindre le formulaire à un message électronique, puis d’envoyer le formulaire à une autre personne. Vous pouvez également utiliser le fichier .oft comme sauvegarde du formulaire. Pour enregistrer un formulaire en tant que fichier .oft :

  1. Dans le menu Fichier, sélectionnez Enregistrer sous.
  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom pour le formulaire.
  3. Dans la zone Enregistrer en tant que type, sélectionnez Modèle Outlook, puis Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez également enregistrer le formulaire en tant qu’élément dans le dossier actuel. Toutefois, Microsoft ne vous recommande pas de le faire pour les raisons suivantes :

  • Il est facile de supprimer accidentellement le formulaire.
  • Elle a tendance à flouter la distinction entre les formulaires et les éléments, et le résultat type est un dossier rempli avec différents éléments qui contiennent différentes versions du même formulaire. Ce n’est généralement pas une bonne pratique lorsque vous concevez des formulaires Outlook.
  • Les éléments stockés dans un dossier sont généralement associés à des données et vous ne souhaitez généralement pas que les données soient associées à votre formulaire. Par conséquent, Microsoft recommande de ne pas ouvrir un élément dans un dossier, puis de le faire en mode Création. ouvrez une nouvelle instance du formulaire, puis entrez en mode Création.
  • Les formulaires stockés en tant qu’éléments sont des formulaires simples et ont des effets secondaires indésirables.

Pour enregistrer un formulaire dans le dossier actuel, sélectionnez Enregistrer dans le menu Fichier.

Éléments à prendre en compte lorsque vous décidez de l’endroit où publier un formulaire

Il existe de nombreuses questions à prendre en compte lorsque vous décidez de l’endroit où publier un formulaire :

  • Le formulaire est-il basé sur une solution de dossier ou s’agit-il d’un formulaire de message électronique conçu pour être envoyé à des destinataires ?
  • Utilisez-vous un ordinateur Exchange Server base de données ? Si vous utilisez un ordinateur Exchange Server, est-il possible de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation ou votre organisation a-t-elle placé des restrictions sur les types de formulaires qui peuvent y être stockés ?
  • Combien de personnes ont besoin d’accéder au formulaire ?
  • Le formulaire sera-t-il mis à jour souvent, ce qui rend important qu’une seule copie du formulaire soit déployée de manière centralisée ?
  • Le formulaire doit-il être disponible hors connexion ?
  • S’il s’agit d’un formulaire de message électronique, sera-t-il utilisé uniquement à l’intérieur de l’organisation ou sera-t-il envoyé à d’autres destinataires en dehors de l’organisation ?
  • Comment le nouveau formulaire sera-t-il ouvert ?

Choix de l’endroit où publier des formulaires basés sur des dossiers

Lorsque vous créez une solution basée sur un dossier dans laquelle le principal objectif du formulaire est d’afficher les éléments dans un dossier unique, publiez généralement le formulaire dans le dossier lui-même. Lorsque vous publiez le formulaire dans le dossier, celui-ci est une entité autonome et le formulaire est disponible dans le menu Actions.

Toutefois, il existe des scénarios dans lequel vous ne souhaitez peut-être pas publier un formulaire basé sur un dossier classique dans un dossier. Si vous utilisez un formulaire dans plusieurs dossiers et que chaque dossier utilise toujours la même version du formulaire, envisagez de publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation ou la bibliothèque de formulaires personnels. Lorsque vous faites cela, il n’existe qu’une seule copie du formulaire publié et il est plus facile de le mettre à jour si vous devez apporter des modifications. Si vous êtes la seule personne qui a besoin d’accéder à ce formulaire, publiez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels. Si d’autres personnes ont besoin d’accéder au formulaire et que le formulaire est typique dans un dossier public sur un ordinateur Exchange Server, examinez si vous pouvez ou non publier le formulaire dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation. L’un des inconvénients potentiels de cette approche est que le formulaire ne sera pas disponible sous le menu Actions, sauf s’il est publié dans le dossier. Toutefois, s’il s’agit du formulaire par défaut pour le dossier, comme c’est généralement le cas, cela n’aura pas trop d’effet, car vous ou les utilisateurs pouvez utiliser un bouton de barre d’outils pour ouvrir de nouveaux éléments.

Choix de l’endroit où publier des formulaires basés sur des messages

Si le formulaire est basé sur un message électronique et qu’il est utilisé par vous et seulement quelques autres utilisateurs, publiez le formulaire dans la bibliothèque de formulaires personnels pour tous les utilisateurs. Toutefois, si vous comptez créer des éléments basés sur ce formulaire, vous pouvez le publier dans votre boîte de réception afin d’y accéder dans le menu Actions. Si le formulaire doit être utilisé par de nombreuses personnes au sein d’une organisation, publiez-le dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation afin qu’il n’y a qu’une seule copie du formulaire à gérer et que tous les utilisateurs y ont accès. Toutefois, cette approche peut rendre le formulaire plus difficile à ouvrir.

Considérations et options pour l’ouverture des formulaires

Le tableau suivant décrit comment les utilisateurs ouvrent généralement les formulaires Outlook en fonction de l’endroit où ils sont stockés :

Type de formulaire Où ouvrir
Formulaires de dossier Si vous ouvrez le dossier qui contient les formulaires, les formulaires sont disponibles dans le menu Actions.
Bibliothèque de formulaires de l’organisation

et

Bibliothèque de formulaires personnels
Les formulaires stockés dans la bibliothèque de formulaires de l’organisation et la bibliothèque de formulaires personnels sont conçus pour être accessibles à l’aide de la boîte de dialogue Choisir un formulaire. Pour accéder à ces formulaires, pointez sur Nouveau dans le menu Fichier, puis sélectionnez Formulaire.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour rendre les formulaires plus accessibles aux utilisateurs.

Ajouter la commande Choisir un formulaire à la barre d’outils

Outlook 2007 et Outlook 2003

Pour raccourcir le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez la commande à la barre d’outils afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue avec une seule sélection :

  1. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis sélectionnez Personnaliser.
  2. Sélectionnez l’onglet Commandes dans la boîte de dialogue Personnaliser.
  3. Dans la zone Catégories, assurez-vous que le fichier est sélectionné.
  4. Dans la zone Commandes, recherchez la commande Choisir un formulaire, puis faites-la glisser jusqu’à l’emplacement de barre d’outils de votre choix.
  5. Sélectionnez Fermer.

Outlook 2013 et Outlook 2010

Pour raccourcir le nombre d’étapes nécessaires pour accéder à la commande Choisir un formulaire, ajoutez l’onglet Développeur au ruban afin de pouvoir afficher la boîte de dialogue Choisir un formulaire avec quelques sélections :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le ruban Outlook, puis sélectionnez Personnaliser le Ruban.
  2. Dans la liste des onglets principaux, sélectionnez Développeur, puis OK.

Sous l’onglet Développeur du ruban Outlook, vous devez voir Le formulaire s’afficher.

Ouvrir un formulaire à l’aide Visual Basic pour Applications ou d’un compl?ment COM

Publier le formulaire dans un dossier

Si un formulaire est publié dans la bibliothèque de formulaires personnels ou la bibliothèque de formulaires de l’organisation, vous pouvez envisager de publier un formulaire dans un dossier afin qu’il apparaisse dans le menu Actions. Toutefois, si le formulaire est mis à jour, assurez-vous que le formulaire est redéployé afin de ne pas créer de problèmes avec le cache de formulaires Outlook.

Enregistrer un fichier .oft dans le menu Bureau ou Démarrer

Bien que Microsoft ne recommande généralement pas l’enregistrement d’un fichier .oft sur le bureau ou dans le menu Démarrer, vous pouvez enregistrer un fichier de modèle Outlook (.oft) à l’un ou l’autre emplacement. Les éléments créés en faisant cela contiennent des formulaires unique qui provoquent généralement des effets secondaires indésirables en fonction de la conception du formulaire et de son utilisation.