Partager des rapports et des tableaux de bord Power BI avec des collègues et d’autres utilisateurs

Le partage est le moyen le plus simple de donner accès à vos rapports et tableaux de bord dans le service Power BI. Vous pouvez les partager avec des membres de votre organisation ou des personnes extérieures.

Quand vous partagez un rapport ou un tableau de bord avec des utilisateurs, ils peuvent le voir et l’utiliser, mais pas le modifier. Ils voient les mêmes données que vous dans les rapports et tableaux de bord, et ont accès à la totalité du jeu de données sous-jacent, sauf si la sécurité au niveau des lignes (RLS) lui est appliquée. Ils peuvent même les partager avec leurs propres collègues, si vous les y autorisez.

Icône Partager d’un rapport.

Vous pouvez partager des rapports et des tableaux de bord à partir de nombreux endroits du service Power BI : Favoris, Récent, Mon espace de travail. Vous pouvez également partager à partir d’autres espaces de travail, si vous avez le rôle Administrateur, Membre ou Contributeur dans l’espace de travail. De même, vous pouvez partager des rapports et des tableaux de bord dans Partagés avec moi, si le propriétaire l’autorise.

Le service Power BI propose également d’autres façons de collaborer et de distribuer des rapports et tableaux de bord. Pour connaître la méthode la plus adaptée à votre situation, consultez Techniques de collaboration et de partage dans Power BI .

Que vous partagiez du contenu à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, vous devez disposer d’une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur. Vos destinataires ont également besoin d’une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur, à moins que le contenu ne soit dans une capacité Premium.

Vous ne pouvez pas partager directement à partir de Power BI Desktop. Vous publiez des rapports à partir de Power BI Desktop dans le service Power BI. Toutefois, vous pouvez partager un rapport et un tableau de bord à partir des applications mobiles Power BI.

Dans une liste de rapports, ou dans un rapport ouvert, sélectionnez Partager .

Ensuite, dans la boîte de dialogue Envoyer un lien, vous avez l’option de copier le lien de partage ou de le partager via Outlook et Teams aux Personnes de votre organisation :

Boîte de dialogue Partager le lien.

Notes

Votre organisation peut ne pas vous autoriser à créer des liens partageables avec les Personnes de votre organisation. En savoir plus sur ce paramètre de locataire dans la documentation du portail d’administration.

Sélectionnez Copier le lien pour générer et copier automatiquement un lien partageable dans le Presse-papiers :

Lien copié.

Vous pouvez également choisir d’envoyer directement le lien à des Personnes spécifiques ou des groupes (groupes de distribution ou groupes de sécurité). Entrez simplement leur nom ou adresse e-mail, tapez éventuellement un message, puis sélectionnez Envoyer.

Envoyer un lien à des personnes spécifiques

Une fois que vous avez sélectionné Envoyer, Power BI envoie le lien par e-mail à vos destinataires.

Capture d’écran du lien envoyé.

Quand vos destinataires reçoivent l’e-mail, ils peuvent sélectionner Ouvrir ce rapport et obtenir automatiquement l’accès au rapport à l’aide du lien partageable.

E-mail avec lien partagé

Vous pouvez choisir les personnes à qui votre lien de partage donne accès et ce qu’elles peuvent faire avec le rapport et les données associées :

Capture d’écran de Paramètres de lien.

Personnes de votre organisation

Ce type de lien peut autoriser les personnes de votre organisation à accéder au rapport. Ce lien ne fonctionne pas pour les utilisateurs externes et les utilisateurs invités. Utilisez-le pour effectuer un partage avec une personne de votre organisation et si vous n’avez pas d’objection à ce qu’elle passe le lien à d’autres membres de l’organisation. En revanche, le lien ne fonctionne pas pour les utilisateurs externes ou invités.

Personnes ayant déjà un accès

Ce type de lien génère une URL vers le rapport, mais ne donne pas accès au rapport. Utilisez-le pour envoyer simplement un lien à une personne ayant déjà accès.

Personnes spécifiques

Ce type de lien permet à des personnes ou des groupes spécifiques d’accéder au rapport. Si vous sélectionnez cette option, entrez les noms ou les adresses e-mail des personnes avec qui vous voulez partager le rapport. Ce type de lien vous permet de le partager avec les utilisateurs invités dans l’annuaire Azure Active Directory (AAD) de votre organisation, mais vous ne pouvez pas le partager avec des utilisateurs externes qui ne sont pas invités dans votre organisation.

Paramètres

Les liens donnant accès aux Personnes de votre organisation ou à des Personnes spécifiques comprennent toujours au moins l’accès en lecture. Toutefois, vous pouvez également spécifier si vous voulez que le lien ajoute ou exclue les autorisations suivantes :

Les liens pour les Personnes ayant déjà l’accès n’ont pas de paramètres supplémentaires, car ils n’autorisent pas l’accès au rapport.

Considérations supplémentaires

  • Si un utilisateur tente d’accéder à un rapport en utilisant un lien auquel il n’a pas accès, il peut accéder au rapport uniquement s’il existe un autre lien qui accorde l’accès ou s’il dispose d’un accès direct au rapport.
  • Si votre administrateur de locataire a désactivé les liens partageables avec les Personnes de votre organisation, vous pouvez uniquement copier des liens et les partager avec des Personnes spécifiques ou des Personnes ayant déjà l’accès.
  • Si vous avez des autorisations de partage sur le rapport, mais que vous n’avez pas d’autorisations de repartage sur les données sous-jacentes du rapport, vos liens partageables n’autorisent pas l’accès aux données sous-jacentes.
  • Si vous n’avez pas d’autorisations de repartage sur le rapport, vous pouvez uniquement copier des liens et les partager avec des Personnes ayant déjà l’accès.
  • Par ailleurs, si vous n’avez pas de licence Power BI Pro, vous pouvez copier des liens et les partager uniquement avec des Personnes ayant déjà l’accès.
  • Actuellement, le partage à l’aide de liens ne prend pas en charge l’option Ajouter mes changements. Toutefois, vous pouvez continuer à utiliser le partage d’accès direct pour ce scénario.

Gérer les autorisations d’un rapport

Pour gérer l’autorisation et les liens qui donnent accès au rapport, sélectionnez Plus d’options (...) en haut à droite de la boîte de dialogue de partage, puis Gérer les autorisations :

Capture d’écran de Gérer les autorisations.

Le volet Gérer les autorisations s’ouvre et vous permet copier ou modifier des liens existants, ou d’accorder un accès direct aux utilisateurs. Pour modifier un lien donné, sélectionnez Plus d’options (...) .

Capture d’écran du volet Gérer les autorisations.

Pour accorder aux utilisateurs un accès direct au rapport, sélectionnez l’icône plus (+), entrez leur nom ou adresse e-mail, tapez éventuellement un message, puis sélectionnez Accorder l’accès.

Capture d’écran de la boîte de dialogue Accorder l’accès au rapport.

Pour plus de fonctionnalités de gestion des accès, sélectionnez l’option Avancé dans le pied de page du volet Gérer les autorisations. Vous êtes redirigé vers la page de gestion, où vous pouvez :

  • Voir, gérer et créer des Liens.
  • Voir et gérer les utilisateurs qui ont un Accès direct et accorder l’accès direct à des personnes.
  • Voir et gérer les demandes d’accès et les invitations En attente.
  • Voir et gérer le Contenu associé.
  • Appliquer des filtres, ou Rechercher des liens ou des personnes spécifiques.

Capture d’écran de la page Gérer les autorisations.

Notes

Chaque rapport ne peut pas avoir plus de 1 000 liens de partage. Dans le cas improbable où votre rapport atteint cette limite, nous vous recommandons de supprimer les liens qui donnent accès à des Personnes spécifiques et d’accorder à ces utilisateurs un accès direct.

Partager un tableau de bord

Dans la liste des tableaux de bord ou dans un tableau de bord ouvert, sélectionnez Partager .

Ensuite, dans la boîte de dialogue Partager le tableau de bord, vous voyez l’option permettant d’accorder aux utilisateurs ou aux groupes un accès direct au tableau de bord :

Capture d’écran de la boîte de dialogue Partager le tableau de bord

Entrez le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur ou du groupe, tapez éventuellement un message, puis cliquez sur Accorder l’accès.

Accorder l’accès au tableau de bord à une personne

Comme pour le partage de rapports, vous pouvez spécifier si vous voulez également accorder aux utilisateurs les autorisations suivantes :

  • Autorisations de repartage (comprises par défaut) : permettent aux destinataires de partager le tableau de bord avec d’autres utilisateurs
  • Autorisations de génération (comprises par défaut) : permettent aux destinataires de générer du contenu à partir des données associées au tableau de bord

Vous pouvez partager le tableau de bord avec des utilisateurs invités dont les adresses sont en dehors de votre organisation, mais les utilisateurs invités ne peuvent pas repartager les tableaux de bord. Découvrez-en plus sur le partage en dehors de votre organisation plus loin dans cet article.

Notes

La zone d’entrée prend en charge au maximum 100 utilisateurs ou groupes distincts. Pour plus d’informations sur le partage avec d’autres personnes, consultez Partager avec plus de 100 utilisateurs distincts plus loin dans cet article.

Gérer les autorisations d’un tableau de bord

Pour gérer l’autorisation du tableau de bord, sélectionnez le menu Plus d’options (. . .) en haut à droite de la boîte de dialogue Partager le tableau de bord, puis Gérer les autorisations :

Capture d’écran de Gérer les autorisations du tableau de bord.

Le volet Gérer les autorisations s’ouvre, et vous permet de voir les utilisateurs qui ont un accès direct et de cliquer sur l’icône plus (+) pour accorder à d’autres utilisateurs l’accès direct au tableau de bord.

Capture d’écran du volet Gérer les autorisations du tableau de bord.

Pour plus de fonctionnalités de gestion des accès, sélectionnez l’option Avancé dans le pied de page du volet Gérer les autorisations. Vous êtes redirigé vers la page de gestion, où vous pouvez :

  • Voir et gérer les utilisateurs qui ont un Accès direct et accorder l’accès direct à des personnes
  • Voir et gérer les demandes d’accès et les invitations En attente
  • Voir et gérer le Contenu associé
  • Appliquer des filtres ou Rechercher des personnes spécifiques

Capture d’écran de la page Avancé de Gérer les autorisations du tableau de bord.

Pour supprimer l’accès d’un utilisateur au tableau de bord, sélectionnez les points de suspension ( ... ) à côté des autorisations de cet utilisateur, puis sélectionnez Supprimer l’accès :

Capture d’écran de Plus d’options, Supprimer l’accès au tableau de bord.

Dans la boîte de dialogue Supprimer l’accès, choisissez si vous voulez également supprimer l’accès au contenu associé, par exemple, les rapports et les jeux de données. Nous vous conseillons de supprimer également l’accès au contenu associé, car il risque de ne plus s’afficher correctement.

Capture d’écran de la boîte de dialogue Supprimer l’accès.

Partager un rapport ou un tableau de bord en dehors de l’organisation

Quand vous effectuez un partage avec des personnes extérieures à votre organisation, elles reçoivent un e-mail avec un lien vers le rapport ou le tableau de bord partagé. Elles doivent se connecter à Power BI pour voir ce que vous avez partagé. Si elles ne disposent pas d’une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur, elles peuvent en demander une quand elles cliquent sur le lien.

Une fois ces personnes connectées, elles voient le rapport ou le tableau de bord partagé dans leur propre fenêtre de navigateur, et non sur le portail Power BI habituel. Pour accéder à ce rapport ou tableau de bord par la suite, elles doivent marquer le lien avec un signet.

Elles ne peuvent pas modifier le contenu de ce rapport ou tableau de bord. Elles peuvent interagir avec les graphiques et changer les filtres et les segments, mais non enregistrer leurs modifications.

Seuls vos destinataires directs voient le rapport ou tableau de bord partagé. Par exemple, si vous avez envoyé l’e-mail à Vicki@contoso.com, seule Vicki voit le tableau de bord. Personne d’autre ne peut voir le tableau de bord, même si Vicki transfère le lien. Vicki doit utiliser la même adresse e-mail pour y accéder. Si Vicki se connecte avec une autre adresse e-mail, elle n’a pas accès au tableau de bord.

Les personnes extérieures à votre organisation ne voient pas du tout les données si la sécurité au niveau des rôles ou des lignes est établie selon les modèles tabulaires Analysis Services locaux.

Utilisez un groupe de sécurité, et non un groupe de distribution, à partager avec un groupe qui comprend des personnes disposant d’adresses e-mail externes. Les personnes disposant d’adresses e-mail externes dans un groupe de distribution ne peuvent pas voir le contenu que vous partagez, à moins qu’il ne s’agisse d’utilisateurs invités Azure Active Directory (Azure AD) B2B. Découvrez-en plus sur les utilisateurs invités Azure AD B2B.

Si vous envoyez un lien à partir d’une application mobile Power BI à des personnes extérieures à votre organisation, le fait de cliquer sur le lien ouvre le tableau de bord dans un navigateur, et pas dans l’application mobile Power BI.

Autoriser les utilisateurs externes à modifier le contenu

Votre administrateur Power BI peut autoriser les utilisateurs invités externes à modifier et à gérer le contenu de votre organisation. Dans ce cas, vos utilisateurs externes ne peuvent pas bénéficier de l’expérience limitée à la consommation. Ils peuvent modifier et gérer le contenu au sein de votre organisation. Découvrez-en plus sur la distribution du contenu Power BI à des utilisateurs invités externes avec Azure AD B2B.

Partager avec plus de 100 utilisateurs distincts

Au maximum, vous pouvez partager du contenu avec 100 utilisateurs ou groupes lors d’une seule action de partage. Toutefois, vous pouvez permettre à plus de 500 utilisateurs d’accéder à un élément. Voici quelques suggestions :

  • Partagez plusieurs fois en spécifiant les utilisateurs individuellement.
  • Partagez avec un groupe d’utilisateurs qui contient tous les utilisateurs.
  • Créez le rapport ou le tableau de bord dans un espace de travail, puis créez une application à partir de ce dernier. Vous pouvez partager l’application avec beaucoup plus de personnes. Découvrez-en plus sur la publication d’applications dans Power BI.

Considérations et limitations

Voici certaines choses à prendre en compte avant de partager des rapports ou des tableaux de bord :

  • Les rapports et les tableaux de bord peuvent être partagés avec les utilisateurs en utilisant l’accès direct. Toutefois, seuls les rapports peuvent être partagés à l’aide de liens donnant accès au rapport et aux données sous-jacentes.
  • Si vous avez des autorisations de partage sur le jeu de données sous-jacent et que vous partagez un rapport ou un tableau de bord avec des collègues, vous partagez également le jeu de données sous-jacent. Vos collègues ont accès à l’ensemble du jeu de données, sauf si la sécurité au niveau des lignes (RLS) limite leur accès. Les auteurs de rapports peuvent utiliser des fonctionnalités qui personnalisent les expériences utilisateur lors de l’affichage ou de l’interaction avec les rapports, par exemple le masquage de colonnes ou la limitation des actions sur les visuels. Ces expériences utilisateur personnalisées ne limitent pas les données auxquelles les utilisateurs peuvent accéder dans le jeu de données. Utilisez la sécurité au niveau des lignes (RLS) dans le jeu de données pour que les informations d’identification de chaque personne déterminent les données auxquelles elle peut accéder.
  • Tous les utilisateurs avec qui vous partagez votre tableau de bord peuvent le voir et interagir avec les rapports associés en mode Lecture. En général, ils ne peuvent pas créer de rapports ni enregistrer les modifications apportées aux rapports existants. Toutefois, si vous sélectionnez Autoriser les destinataires à générer du contenu à partir des jeux de données associés au tableau de bord, ils peuvent créer leurs propres rapports dans d’autres espaces de travail à partir du jeu de données de ce tableau de bord.
  • Même si les utilisateurs ne peuvent pas voir ni télécharger le jeu de données, ils peuvent y accéder directement à l’aide de la fonctionnalité Analyser dans Excel. Un administrateur peut limiter la capacité à utiliser Analyser dans Excel pour tous les membres d’un groupe. Cependant, la restriction s’applique à tous les membres de ce groupe et à chaque espace de travail auquel le groupe appartient.
  • Tout le monde peut actualiser manuellement les données.
  • Si vous utilisez Microsoft 365 Exchange Online pour l’e-mail, vous pouvez partager avec les membres d’un groupe de distribution en entrant l’adresse e-mail associée au groupe de distribution.
  • Vous ne pouvez pas utiliser des groupes Unified Microsoft 365 pour le partage direct. Si vous ne voulez pas spécifier des personnes individuelles, vous pouvez utiliser un groupe de sécurité pour partager avec plusieurs utilisateurs.
  • Les collègues qui partagent votre domaine de courrier, ainsi que les collègues dont le domaine est différent, mais inscrit auprès du même locataire, peuvent partager le tableau de bord avec d’autres utilisateurs. Par exemple, supposons que les domaines contoso.com et contoso2.com sont enregistrés dans le même locataire et que votre adresse e-mail est konrads@contoso.com. ravali@contoso.com et gustav@contoso2.com peuvent partager votre tableau de bord, à condition que vous leur accordiez l’autorisation de partager.
  • Si vos collègues ont déjà accès à un rapport ou tableau de bord spécifique, vous pouvez envoyer un lien direct en copiant l’URL qui s’affiche dans le tableau de bord ou rapport. Par exemple : https://app.powerbi.com/reports/g12466b5-a452-4e55-8634-xxxxxxxxxxxx.
  • Actuellement, le partage de rapports à l’aide de liens ne prend pas en charge l’option Ajouter mes changements. Toutefois, vous pouvez utiliser le partage d’accès direct pour ce scénario.

Étapes suivantes