Modèle : Gestion des projets
Les organisations ont besoin d’un espace central pour gérer plusieurs projets car elles s’assurent que les différentes équipes atteignent leurs objectifs et répondent aux critères de réussite comme prévu.
Certains cas d’utilisation courants de la gestion de projets incluent la gestion de nouvelles idées de produits, la création de plans de projet et le suivi des jalons, et la gestion des performances de l’équipe.
Microsoft Power Platform fournit une solution sans code et à faible code permettant aux organisations de créer des solutions faciles à utiliser pour gérer les projets tout au long de leur cycle de vie. Cet article fournit plusieurs exemples concrets de la façon dont les clients ont utilisé Microsoft Power Platform pour créer des applications et des flux de travail de gestion de projets efficaces.
Comment reconnaître le modèle de gestion de projets
Les groupes professionnels au sein des organisations voient le besoin d’un outil pour gérer les projets, suivre les progrès et surveiller les résultats.
Dans un scénario de gestion de projets typique, vous :
Planifiez votre travail pour gérer les idées, les plans, les tâches et les jalons.
Suivez les progrès par rapport au plan, informez les parties prenantes de l’état du projet et faites remonter les bloqueurs si nécessaire.
Passez en revue les progrès, surveillez les résultats et visualisez les aspects clés de l’avancement du projet.
Comment les clients utilisent le modèle de gestion de projet
Application Custom Air Products and Services Traveler personnalisée
Custom Air Products et Services, Inc. (CAPS) est un fournisseur de solutions de chauffage, de ventilation et de climatisation (HVAC) basé à Houston, spécialisé dans la conception, la construction, l’installation, la modification et l’entretien d’équipements de climatisation dans les segments industriels et commerciaux de l’industrie CVCA.
L’équipe de gestion de projets CAPS avait besoin d’une solution personnalisée pour suivre le cycle de vie complet des unités CVCA au fur et à mesure de leur passage dans le processus de fabrication, en mettant l’accent sur la qualité de la construction. La solution devait être personnalisée pour répondre aux besoins de chaque service, pour suivre les contrôles de qualité et permettre aux propriétaires respectifs d’approuver chaque étape du processus. De plus, l’équipe souhaitait permettre à tous les membres de l’organisation de signaler les problèmes via leurs appareils mobiles. L’un des principaux problèmes auxquels ils étaient confrontés était que le document "voyageur"—un document papier qui a été utilisé pour suivre les contrôles de qualité—se perdait.
Rebecca Sackett, assistante analyste de données, a retrouvé Power Apps dans son abonnement Office 365 et a commencé à expérimenter la création d’applications par rapport aux listes SharePoint pour remplacer les processus manuels. Rebecca a créé une solution Power Apps pour numériser le document voyageur, nommée CAPS Traveler. Les chefs de projet et les parties prenantes utilisent l’application principale de gestion des voyageurs pour obtenir un aperçu de tous les projets actifs, voir les statistiques clés et gérer les calendriers de test et d’expédition.
Les chefs de projet lancent des projets et ajoutent des détails pour chaque étape requise, comme Fab, Paint, Electrical et Testing. Le personnel de chaque département utilise ensuite une application mobile compagnon qui a été conçue sur mesure avec des questions spécifiques pour leur département. Plus tard, l’équipe centrale rassemble les données et utilise les rapports pour identifier les raisons courantes pour lesquelles une étape particulière n’a pas été effectuée.
Il existe dix de ces applications de signature en plus de l’application de gestion principale, et elles lisent et écrivent toutes des données dans le même ensemble de listes SharePoint. Une fois toutes les étapes terminées, un membre de l’équipe de contrôle qualité procède à une approbation finale. Un flux est alors automatiquement déclenché pour générer un rapport PDF.
Application Environment Canterbury InZone
Environnement Canterbury (ECan) travaille en partenariat avec les communautés de Canterbury, en Nouvelle-Zélande, sur des programmes de résultats environnementaux à long terme qui se composent de plusieurs jalons et projets connexes. Ils avaient besoin d’une solution abordable qui assurerait une plus grande cohérence entre les projets, des niveaux de visibilité plus élevés et un accès plus rapide aux données.
À l’aide d’une application, les gestionnaires de zones d’eau douce et les participants au projet peuvent voir l’état de leurs projets. Tous les projets sont étiquetés avec la zone et les jalons spécifiques, et tous les jalons sont étiquetés avec les résultats à long terme. L’application fournit un jeu de couleurs personnalisé, ce qui facilite la différenciation et la navigation entre les projets, les jalons et les résultats. Tous les écrans des projets sont verts, les jalons sont bleus et les résultats sont orange.
Des notifications sont envoyées pour demander des mises à jour des données et fournir des escalades si les projets ne sont pas mis à jour au moment requis. Les flux sont également utilisés pour appeler des vues spécifiques et générer un tableau HTML– e-mails de synthèse basés sur la liste de tous les éléments relatifs à une personne spécifique dans un seul e-mail.
Application d’évaluation des cadeaux Partners In Health
Partners In Health (PIH) s’appuie sur des donateurs individuels pour environ la moitié de son financement chaque année, tandis que l’autre moitié provient principalement de subventions gouvernementales, d’entreprises et de fondations. L’organisme à but non lucratif compte environ 10 agents en charge des dons qui sont chargés de gérer plus de 1000 de leurs donateurs individuels les plus généreux. PIH souhaitait améliorer la capacité des agents chargés des dons à gérer leurs portefeuilles en leur montrant les cadeaux à leur arrivée et en leur donnant une vue à 360 degrés de leurs portefeuilles de donateurs.
Bella Chih-Ning, responsable des analyses et des applications chez PIH, a créé une application et un tableau de bord de revue des cadeaux pour les agents chargés des cadeaux afin de gérer et de visualiser de nombreux aspects des dons. Avec l’application Gift Review, les responsables des dons peuvent voir les dons dès leur arrivée, ajouter des notes pertinentes et s’assurer que les dons sont attribués au fonds approprié. Cela crée une liste de contrôle des tâches dans laquelle le responsable des cadeaux examine le don pour s’assurer qu’il est attribué à la campagne appropriée, codé pour le type de cadeau approprié et attribué au bon fonds. Le responsable des cadeaux peut envoyer des questions par e-mail à l’équipe PIH DevOps directement dans l’application. Une fois que tout est clair, les agents des cadeaux marquent la liste de contrôle comme "terminé", ce qui devient visible pour leurs gestionnaires.
"La formation App in a Day m’a vraiment ouvert les yeux sur la facilité avec laquelle il était possible de créer des outils qui rationalisent les processus et permettent à nos collègues d’être meilleurs dans leur travail", déclare Bella Chih-Ning.
Application R3 Retail Project Portfolio
La société R3 Retail Development fournit une expertise approfondie en matière de conseil en gestion de projets afin de maximiser les profits des supermarchés, des épiceries, de la transformation alimentaire, des commerces, des détaillants et des petits clients industriels à travers les États-Unis. R3 avait besoin d’une approche hautement personnalisée pour ses besoins de gestion de projets de bout en bout.
L’application Project Portfolio a été créée en seulement 120 heures et gère désormais plus de 200 projets. Les chefs de projet R3 et les responsables de magasin régionaux qu’ils servent utilisent désormais la nouvelle application Project Portfolio. L’application dispose d’un riche ensemble de fonctionnalités qui incluent :
Un tableau de bord qui affiche des statistiques récapitulatives en fonction de l’utilisateur connecté.
Informations de suivi de projet, y compris les dates, les tâches, les problèmes, les bons de commande et les personnes.
Suivi de l’adresse IP pour tous les appareils installés, tels que les réfrigérateurs.
Capacités de téléchargement de fichiers pour des documents tels que des fichiers architecturaux pour les systèmes CVCA.
Logique métier personnalisée étendue, telle que la définition automatique de valeurs de date en fonction des entrées d’état.
Les administrateurs peuvent attribuer des autorisations de sécurité à des utilisateurs d’applications spécifiques en fonction de leurs rôles. Les administrateurs peuvent également configurer la liste des types de tâches et l’heure prévue pour chaque tâche, qui à son tour est utilisée pour générer automatiquement les dates d’échéance.
R3 utilise Power Automate pour envoyer des notifications et des rappels automatisés. Toutes les données sont stockées dans Microsoft Dataverse.
Outils de planification de Capitol Music Group
Capitol Music Group (CMG) a vu une opportunité de moderniser son flux de travail marketing et ses outils de planification, précédemment construits à l’aide d’InfoPath. Une application stratégique gérée par les plannings des nouvelles versions, et—heures supplémentaires—a évolué pour capturer des données pour différents types de publications et de supports. CMG souhaitait automatiser les processus de routine, élargir la visibilité et la collaboration entre les labels partenaires et s’adapter plus rapidement aux nouveaux canaux marketing en ligne. Mais son application Capitol Scheduling était devenue profondément intégrée dans ses flux de processus et se composait entièrement de données XML qui nécessitaient beaucoup de connaissances tribales à gérer. Souhaitant une approche simplifiée et à faible code du développement et de la gestion d’applications, CMG a finalement décidé de migrer son application d’InfoPath vers Microsoft Power Platform, comprenant Power Apps et Power Automate.
Capitol souhaitait que ses équipes utilisent la nouvelle interface de planification pour communiquer facilement, obtenir des approbations et collaborer sur le marketing pour différents types de versions - que ce soit le côté physique, numérique ou vidéo.
"Avec Microsoft Power Platform, Capitol dispose d’un moyen simple de partager des informations marketing tout au long du cycle de vie du produit", déclare Karen Reali, Senior Manager chez Universal Music Group. "Cela les aide même à faciliter et à rationaliser les projets multi-labels. »
Notes
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