Créer un flux pour gérer les approbations de projetCreate a flow to manage project approvals

Remarque : cet article fait partie d’une série de tutoriels sur l’utilisation de Power BI, PowerApps et Microsoft Flow avec SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Nous vous recommandons de lire la présentation de la série pour en avoir une vue d’ensemble et accéder aux téléchargements associés.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

Dans cette tâche, vous allez créer un flux qui gère le processus d’approbation des projets.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Comme Microsoft Flow est intégré à SharePoint, il est facile de créer un flux directement à partir d’une liste.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Le flux que vous allez créer est déclenché lorsqu’un élément est ajouté à la liste Demandes de projet.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Le flux envoie un courrier à l’approbateur du projet, qui approuve ou refuse la demande directement dans le courrier.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Le flux envoie ensuite un courrier d’approbation ou de refus au demandeur de projet et met à jour vos listes SharePoint en conséquence.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Étape 1 : Configurer le modèle de fluxStep 1: Configure the flow template

  1. Dans la liste Demandes de projet, cliquez ou appuyez sur Flow, puis sur Créer un flux.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Créer un flux

  2. Dans le volet de droite, cliquez ou appuyez sur Démarrer l’approbation lors de l’ajout d’un nouvel élément.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Créer un flux d’approbation

  3. Si vous n’êtes pas déjà connecté, connectez-vous à SharePoint et Outlook, puis cliquez ou appuyez sur Continuer.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Se connecter pour utiliser le modèle

    Vous voyez maintenant le modèle de ce flux que vous pouvez donc compléter.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Les zones du flux représentent des étapes.The boxes in the flow represent steps. Elles reprennent les entrées des étapes précédentes, ainsi que celles que vous fournissez.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Chaque étape peut ensuite fournir la sortie vers les étapes suivantes.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Modèle d’approbation

  4. Dans la zone Affecté à, entrez un nom valide pour votre client.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contact du courrier d’approbation

    La zone suivante du flux répond à la décision de l’approbateur du projet et route le flux vers une des deux branches : Si oui ou Si non.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Condition d’approbation

Étape 2 : Créer des actions Approuver = ouiStep 2: Create actions for Approve = yes

Par défaut, cette branche envoie un courrier d’approbation au demandeur.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Nous allons également mettre à jour la liste Demandes de projet et ajouter un élément à la liste Détails du projet car le projet est approuvé.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Dans la branche Si oui, touchez ou cliquez sur Notifier l’approbation au créateur de l’élément, puis sur Modifier pour afficher les options par défaut de l’e-mail envoyé au demandeur.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Modifier les paramètres de messagerie

  2. Par défaut, un courrier est envoyé à la personne qui a créé l’élément de liste, avec la ligne d’objet et le corps du message que vous voyez.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Vous pouvez les mettre à jour si vous le souhaitez.You can update these if you like.

    Paramètres de messagerie par défaut

  3. Cliquez ou appuyez sur Ajouter une action.Click or tap Add an Action.

    Ajouter une action

  4. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis cliquez ou appuyez sur SharePoint – Update item (SharePoint – Mettre à jour l’élément).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Action Mettre à jour l’élément

  5. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Paramètres de l’action Mettre à jour l’élément

  6. Sélectionnez la zone Id, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenu dynamique ID de la liste

    Le contenu dynamique est disponible dans le flux et dépend des étapes précédentes.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. Dans le cas présent, les informations de liste SharePoint sont disponibles et vous pouvez les utiliser dans les actions que vous créez.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenu dynamique de titre de la liste

  8. Dans la zone Approved (Approuvé), entrez « Oui ».In the Approved box, enter "Yes". Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.This part of the flow should now look like the following image.

    Mise à jour de la liste

  9. Cliquez ou appuyez de nouveau sur Ajouter une action.Click or tap Add an Action again. Cette fois, vous allez ajouter un élément à la liste Détails du projet pour le projet qui a été approuvé.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Ajouter une action

  10. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis sélectionnez SharePoint – Créer l’élément (SharePoint – Create item).Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Action de création de l’élément

  11. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Paramètres de création de l’élément

  12. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenu dynamique de titre de la liste

  13. Sélectionnez la zone RequestId, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenu dynamique ID de la liste

  14. Dans la zone PMAssigned, entrez « Non affecté ».In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.This part of the flow should now look like the following image.

    Création de l’élément terminée

Étape 3 : Réviser l’action Approuver = nonStep 3: Review action for Approve = no

Par défaut, cette branche envoie un courrier de refus au demandeur.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Nous allons également mettre à jour la liste Demandes de projet.We'll also update the Project Requests list. Du fait que le projet n’avance pas, vous n’ajoutez pas d’élément à la liste Détails du projet.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Dans la branche Si non, touchez ou cliquez sur Notifier le refus au créateur de l’élément, puis sur Modifier pour afficher les options par défaut de l’e-mail envoyé au demandeur.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Modifier les paramètres de messagerie

  2. Par défaut, un courrier est envoyé à la personne qui a créé l’élément de liste, avec la ligne d’objet et le corps du message que vous voyez.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Vous pouvez les mettre à jour si vous le souhaitez.You can update these if you like.

    Paramètres de messagerie par défaut

  3. Cliquez ou appuyez sur Ajouter une action.Click or tap Add an Action.

    Ajouter une action

  4. Sous Choisir une action, recherchez « SharePoint », puis cliquez ou appuyez sur SharePoint – Update item (SharePoint – Mettre à jour l’élément).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Action Mettre à jour l’élément

  5. Entrez le nom de la liste et l’URL du site SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Paramètres de l’action Mettre à jour l’élément

  6. Sélectionnez la zone Id, puis cliquez ou appuyez sur ID dans la boîte de dialogue de contenu dynamique.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Contenu dynamique ID de la liste

  7. Sélectionnez la zone Title (Titre), recherchez le terme « Title » dans la boîte de dialogue de contenu dynamique, puis cliquez ou appuyez sur Title (Titre).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Contenu dynamique de titre de la liste

  8. Dans la zone Approved (Approuvé), entrez « Non ».In the Approved box, enter "No". Cette partie du flux doit maintenant ressembler à l’image suivante.This part of the flow should now look like the following image.

    Mise à jour de la liste

  9. En haut à droite de l’écran, cliquez ou appuyez sur Créer un flux, puis sur Terminé.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Bouton Terminé

    Le flux est à présent terminé et doit ressembler à l’image suivante si vous réduisez les zones.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Flux terminé

Étape 4 : Exécuter le flux d’approbationStep 4: Run the approval flow

  1. Dans la liste Demandes de projet, cliquez sur Modification rapide et ajoutez un élément comme suit :In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title (Titre) = « Nouvel écran pour Megan »Title = "New monitor for Megan"
    • Approved (Approuvé) = « En attente »Approved = "Pending"
    • Description = « Megan a besoin d’un écran 24 pouces »Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = « 1 »EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = « Nouveau matériel »ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = « 02/03/2017 »RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = « Megan Bowen »Requestor = "Megan Bowen"

      Élément ajouté à la liste

  2. Cliquez sur Terminé en haut de la page lorsque vous avez terminé.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Coche Terminé

  3. Vérifiez la boîte de réception du compte de messagerie de l’approbateur.Check the inbox of the approver's email account. Vous devez voir un courrier semblable à ce qui suit.You should have an email like the following.

    Courrier à Allan Deyoung

  4. Une fois que vous avez cliqué sur Approuver ou Refuser, le flux exécute un autre processus et vous obtenez des commentaires comme celui ci-dessous, directement dans le message.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Action d’approbation terminée

  5. Le flux envoie un courrier à Megan avec la réponse d’Allan, comme dans l’image suivante.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Ce courrier vient de Megan, car elle est la propriétaire du flux.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Courrier à Megan Bowen

Étapes suivantesNext steps

L’étape suivante de cette série de tutoriels consiste à créer une application pour gérer des projets.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.