Envoyer un message de bienvenue aux nouveaux utilisateurs

S’applique à : Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Dernière rubrique modifiée : 2012-02-16

Après avoir approvisionné les nouvelles boîtes aux lettres des utilisateurs, vous devez leur fournir un ID et un mot de passe pour leur nouveau compte. Il est recommandé d'envoyer un message électronique de bienvenue qui contient les informations d'identification de connexion et les informations supplémentaires qui peuvent les aider à commencer.

Un moyen pratique pour y parvenir consiste à utiliser le processus de publipostage dans Microsoft Office Word et le fichier d'importation CSV que vous avez utilisé pour approvisionner des utilisateurs. Avec le publipostage, vous créez un message de bienvenue générique qui contient les informations pour tous les utilisateurs, telles que les instructions de connexion pour la première fois. Pendant le processus de publipostage, les informations spécifiques à l'utilisateur d'une source de données sont ajoutées au message. Dans ce scénario de message de bienvenue, les informations spécifiques à l'utilisateur sont l'identifiant Windows Live ID et le mot de passe, et la source de données correspond au fichier d'importation CSV que vous avez utilisé pour approvisionner des utilisateurs.

Créer et envoyer un message de bienvenue aux nouveaux utilisateurs

Examinons un exemple. Vous êtes l'administrateur de messagerie à l'École des Beaux-Arts. Vous avez reçu les commentaires d'étudiants indiquant qu'ils ne savent pas comment se connecter à leur nouveau compte. Par conséquent, certains étudiants n'utilisent pas leur compte. Cela préoccupe les administrateurs de l'établissement. Vous pouvez simplifier la première connexion des étudiants en fournissant un message de bienvenue qui contient une procédure de connexion pas à pas et des liens vers l'aide et les ressources informatiques de l'établissement pour les étudiants.

Regarder cette démonstration pour apprendre à envoyer un message de bienvenue

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Planification et préparation

En premier lieu, vous avez besoin d'adresses de messagerie auxquelles envoyer le message de bienvenue. L'École des Beaux-Arts obtient une adresse de messagerie pour tous les étudiants entrants lors de l'inscription. Assurez-vous que vous obtenez toutes les adresses auprès du bureau d'enregistrement et ajoutez-les au fichier d'importation CSV avant le publipostage.

Pour préparer le publipostage, vous prenez les décisions suivantes :

  • Utilisez les paramètres suivants du fichier d'importation CSV pour les champs de publipostage :
    • FirstName   Vous utilisez ce champ dans la formule de politesse.
    • EmailAddress   Ce champ contient l’ID de l’utilisateur. L’ID d’utilisateur est également l’adresse de messagerie du nouveau compte de chaque étudiant.
    • Password   Ce champ contient le mot de passe de l'utilisateur, qui est la date de naissance des étudiants. Encouragez les utilisateurs à modifier leur mot de passe après qu'ils se sont connectés pour la première fois.
  • Ajoutez l'adresse de messagerie que les étudiants ont fournie lors de l'inscription à chaque ligne du fichier d'importation CSV et nommez la colonne SendToAddress.
  • Démarrez avec le modèle Message de bienvenue d'exemple fourni par Microsoft et modifiez-le avec les informations qui sont spécifiques à l'École des Beaux-Arts. Lors de la préparation, copiez ce modèle dans Word et apportez des modifications, telles que l'ajout du nom de votre organisation à la formule de politesse et l'ajout d'un lien à la page Web de l'organisation pour les ressources informatiques et de communication pour les utilisateurs. Vous pouvez aussi ajuster la mise en forme à vos objectifs. Ensuite, enregistrez ce fichier en tant que WelcomeMessage.doc.

Utiliser le publipostage et un fichier d'importation CSV pour envoyer un message de bienvenue

Avec votre plan à disposition et des copies du fichier d'importation CSV et le modèle de message de bienvenue sur votre ordinateur, utilisez le publipostage Word pour créer et envoyer un message de bienvenue qui contient les informations d'identification de connexion pour chaque utilisateur dans le fichier d'importation CSV. Pour obtenir de l'aide sur l'utilisation du publipostage, consultez l'un des éléments suivants :

Utilisez le tableau suivant pour effectuer la procédure de publipostage dans Word.

Pour cette étape dans la procédure de publipostage : Procédez comme suit…

Type de document

Sélectionnez le message électronique.

Document de début

Utilisez WelcomeMessage.doc.

Liste des destinataires

Utilisez le fichier d'importation CSV.

Champs de fusion

Insérez les paramètres suivants du fichier d'importation CSV à l'emplacement approprié dans le message de bienvenue :

  • FirstName
  • EmailAddress
  • Password

Terminer la fusion

Utilisez le champ SendToAddress du fichier d’importation CSV pour spécifier les adresses utilisées dans le champ À: du message électronique.

Tapez une ligne Objet à inclure dans chaque message de bienvenue. Par exemple, « Connectez-vous à votre nouveau compte de messagerie ».

Après avoir terminé le publipostage, un message de bienvenue personnalisé, avec un ID d'utilisateur unique et un mot de passe, est envoyé à chaque personne figurant dans le fichier d'importation CSV.

Meilleures pratiques

Considérez ces meilleures pratiques lorsque vous utilisez le publipostage et un fichier d'importation CSV pour envoyer un message de bienvenue :

  • Utilisez la propriété CustomAttributeN pour stocker d'autres adresses de messagerie   Lorsque vous approvisionnez des utilisateurs, ajoutez la propriété CustomAttributeN à l'en-tête dans le fichier d'importation CSV de façon à pouvoir stocker une autre adresse de messagerie pour chaque nouvel utilisateur. Ensuite, lorsque vous utilisez le publipostage pour envoyer des messages de bienvenue, sélectionnez le champ CustomAttributeN comme adresse « de destinataire ». Cela vous évite d'avoir à ajouter l'autre adresse de messagerie à chaque ligne dans le fichier d'importation CSV, comme nous l'avons fait dans notre exemple.
  • **Demandez aux utilisateurs de modifier leur mot de passe   **Pour ce faire, ajoutez la propriété ForceChangePassword à l'en-tête du fichier d'importation CSV que vous utilisez pour approvisionner des utilisateurs. Cela crée un ID d'utilisateur qui requiert que les nouveaux utilisateurs modifient leur mot de passe après qu'ils se sont connectés pour la première fois. Il s'agit d'une pratique de sécurité conseillée pour veiller à ce que seuls les utilisateurs connaissent le mot de passe de leurs comptes.
  • Testez le publipostage avant d'envoyer un message de bienvenue à beaucoup de nouveaux utilisateurs   La perfection vient avec la pratique. Utilisez donc le publipostage et votre fichier d'importation CSV pour vous envoyer des messages de test afin de résoudre des problèmes avant d'envoyer le courrier à des centaines ou milliers d'utilisateurs. Utilisez votre propre adresse de messagerie pour l'adresse de publipostage « de destination ».
  • Ajoutez le logo de votre organisation et d'autres graphiques au message de bienvenue   Faites cela pour personnaliser le message de bienvenue avec le logo de votre établissement ou votre entreprise ou pour l'égayer et le rendre plus attractif pour les utilisateurs.
  • Désactivez le paramètre Mise en forme automatique dans Outlook qui active les liens hypertexte des adresses de messagerie   Outlook et d'autres applications Microsoft Office mettent en forme automatiquement les adresses Internet, les chemins d'accès réseau et les adresses de messagerie comme liens hypertexte. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité afin que l'ID d'utilisateur n'apparaisse pas sous la forme d'un lien hypertexte lorsque vous envoyez un message de bienvenue aux nouveaux utilisateurs. Pour ce faire dans Outlook :
    1. Cliquez sur Outils > Options > Format du courrier > Options de l'éditeur > Vérification > Options de correction automatique.
    2. Sous l'onglet Mise en forme automatique, désactivez la case à cocher « Adresses Internet et réseau par des liens hypertexte ».