Procédure : s'abonner à un rapport (Gestionnaire de rapports)

Vous pouvez vous abonner à un rapport afin qu'il vous soit remis automatiquement. Un abonnement spécifie le type de remise, l'heure de remise, le format de sortie du rapport, et pour les rapports qui ont des champs d'entrée de paramètre, toutes les valeurs de paramètre définies par l'utilisateur et qui doivent être utilisées dans la copie de rapport reçue. Reporting Services fournit la remise par messagerie électronique Report Server et la remise par partage de fichiers ; toutefois, vous pouvez disposer de types de remises en plus ou en moins selon la configuration de votre serveur de rapports.

Note

Reporting Services inclut également une extension de remise à une bibliothèque de documents SharePoint ; toutefois, vous pouvez spécifier uniquement ce type de remise dans les abonnements créés sur un site SharePoint pour les rapports qui s'exécutent sur un serveur de rapports configuré en mode intégré SharePoint. Pour obtenir des instructions, consultez Procédure : créer et gérer des abonnements (Reporting Services en mode intégré SharePoint).

Cette rubrique détaille la procédure de création d'un abonnement pour une remise par courrier électronique ou dans un partage de fichiers.

Pour que vous puissiez vous abonner à un rapport, la source de données du rapport doit être configurée pour utiliser des informations d'identification stockées ou aucune information d'identification. Pour plus d'informations, consultez Procédure : stocker les informations d'identification d'une source de données (Gestionnaire de rapports). Si aucune information d'identification n'est utilisée, le bouton Nouvel abonnement n'est pas disponible.

Cette rubrique n'explique pas comment créer un abonnement piloté par les données. Pour obtenir des instructions sur la création d'un abonnement piloté par les données, consultez Didacticiel : Création d'un abonnement piloté par les données, ou recherchez la page d'informations relatives à la création d'un abonnement piloté par les données dans l'aide en ligne du Gestionnaire de rapports.

Pour créer un abonnement pour un partage de fichiers

  1. Démarrez le Gestionnaire de rapports.

  2. Dans le Gestionnaire de rapports, dans la page Contenu, naviguez jusqu'au rapport auquel vous voulez vous abonner. Cliquez sur le rapport pour l'ouvrir.

  3. Cliquez sur l'onglet Abonnements, puis sur l'option Nouvel abonnement.

  4. Dans Remis par, sélectionnez Partage de fichiers Windows.

  5. Dans Nom de fichier, tapez le nom de fichier du rapport.

  6. Sélectionnez Ajouter une extension de fichier lorsque le fichier est créé. Cette option ajoute une extension de trois caractères au nom de fichier. L'extension de fichier est déterminée par le format de sortie sélectionné pour le rapport.

  7. Dans la zone de texte Chemin d'accès, tapez un chemin d'accès UNC (Universal Naming Convention) menant au dossier existant qui doit contenir les rapports (par exemple, \\<nomserveur>\<mesrapports>). Insérez deux barres obliques inverses au début du chemin d'accès. Ne spécifiez pas de barre oblique de fin.

  8. Dans Format du rendu, sélectionnez un format de sortie du rapport pour la remise de fichier. Choisissez un format qui correspond à l'application bureautique qui sera utilisée pour ouvrir le rapport. Évitez les formats qui n'effectuent pas le rendu d'un rapport en un seul flux ou qui introduisent une interactivité non prise en charge dans un fichier statique (par exemple le format HTML 4.0).

  9. Dans les zones de texte Nom d'utilisateur et Mot de passe, indiquez les informations d'identification requises pour accéder au partage de fichiers en respectant le format <domain>\<user name> pour le nom d'utilisateur.

  10. Spécifiez les options de remplacement. En activant l'option Ne pas remplacer le fichier si une version précédente existe, vous empêchez la remise d'avoir lieu si un fichier existant est détecté. Si vous cliquez sur Incrémenter les noms des fichiers au fur et à mesure que des versions plus récentes sont ajoutées, le serveur de rapports ajoute un numéro au nom du fichier pour le distinguer des fichiers existants qui portent le même nom.

  11. Indiquez quand le rapport devra être remis :

    • Pour planifier une heure de remise, cliquez sur Lorsque l'exécution planifiée du rapport est terminée, puis cliquez sur le bouton Sélectionner une planification. Une page de planification s'ouvre.

    • Pour sélectionner une planification partagée prédéfinie qui comporte déjà les informations de date, d'heure et de périodicité que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Suivant une planification partagée, puis sélectionnez la planification à utiliser.

    • Pour remettre le rapport lorsqu'un instantané de rapport est mise à jour avec une nouvelle version,cliquez surLors de l'actualisation du contenu du rapport. Si vous vous abonnez à un rapport qui récupère des données à des intervalles planifiés, la planification utilisée pour actualiser les données détermine le moment où votre abonnement sera traité.

      Note

      Cette option n'est disponible que pour les instantanés déjà associés à une planification de mise à jour.

  12. Pour les rapports paramétrables, spécifiez les paramètres à utiliser pour le rapport correspondant à cet abonnement. Les paramètres peuvent différer de ceux utilisés pour l'exécution du rapport à la demande ou de ceux mis en œuvre dans d'autres opérations planifiées.

Le rapport est remis sous forme de fichier statique. Si le rapport comprend des fonctionnalités interactives (par exemple des liens vers des lignes et colonnes supplémentaires), ces fonctionnalités ne sont pas disponibles.

Pour créer un abonnement par courrier électronique

  1. Dans le Gestionnaire de rapports, dans la page Contenu, naviguez jusqu'au rapport auquel vous voulez vous abonner. Cliquez sur le rapport pour l'ouvrir.

  2. Cliquez sur l'onglet Abonnements, puis sur l'option Nouvel abonnement.

  3. Dans Remis par, sélectionnez Messagerie électronique. Si ce type de remise n'est pas disponible, votre serveur de rapports n'est pas configuré pour les abonnements par messagerie électronique.

  4. Dans la zone de texte À, le nom du destinataire dans le champ À : est renseigné automatiquement à l'aide de votre compte d'utilisateur de domaine. Les paramètres de configuration du serveur de rapports déterminent si le champ À est renseigné automatiquement à l'aide de votre compte d'utilisateur. Pour plus d'informations sur la modification des paramètres de configuration pour les adresses de messagerie, consultez Configuration d'un Report Server pour la remise du courrier électronique.

    Note

    En fonction de vos autorisations, vous pouvez taper l'adresse de messagerie à laquelle le rapport doit être remis. Si vous spécifiez plusieurs adresses, séparez-les par des points-virgules (;). Vous pouvez également indiquer des adresses supplémentaires dans les zones Cc, Cci et Répondre à. Pour cela, vous devez disposer de l'autorisation de gestion de tous les abonnements.

  5. Sélectionnez les options de remise comme suit :

    • Pour incorporer ou joindre un exemplaire du rapport, sélectionnez Inclure un rapport. Le format du rapport est déterminé par le format de rendu sélectionné. Ne choisissez pas cette option si vous pensez que la taille du rapport peut dépasser la limite définie pour votre système de messagerie.

    • Pour insérer une URL pointant vers le rapport dans le corps du courrier électronique, sélectionnez Inclure un lien.

    Note

    Si vous désactivez ces deux options, seul le texte de notification de la ligne Objet est envoyé.

  6. Choisissez un format de rendu dans la zone de liste Format du rendu. Cette option est disponible si vous sélectionnez Inclure un rapport pour incorporer ou joindre une copie du rapport.

    • Pour incorporer le rapport au corps du message électronique, sélectionnez Archive Web.

    • Pour envoyer le rapport sous forme de pièce jointe, choisissez le format de rendu de votre choix.

  7. Dans la zone de liste Priorité, sélectionnez une priorité. Dans Microsoft Exchange, ce paramètre définit un indicateur en rapport avec le niveau d'importance du courrier électronique.

  8. Indiquez quand le rapport devra être remis :

    • Pour planifier une heure de remise, cliquez sur Lorsque l'exécution planifiée du rapport est terminée, puis cliquez sur Sélectionner une planification. Une page de planification s'ouvre.

    • Pour sélectionner une planification partagée prédéfinie qui comporte déjà les informations de date, d'heure et de périodicité que vous souhaitez utiliser, cliquez sur Suivant une planification partagée, puis sélectionnez la planification à utiliser.

    • Pour remettre le rapport lorsqu'un instantané de rapport est mise à jour avec une nouvelle version,cliquez surLors de l'actualisation du contenu du rapport. Si vous vous abonnez à un rapport qui récupère des données à des intervalles planifiés, la planification utilisée pour actualiser les données détermine le moment où votre abonnement sera traité.

    Note

    Cette option n'est disponible que pour les instantanés déjà associés à une planification de mise à jour.

  9. Pour les rapports paramétrables, spécifiez les paramètres à utiliser pour le rapport correspondant à cet abonnement. Les paramètres spécifiés peuvent différer de ceux utilisés pour exécuter le rapport à la demande ou de ceux mis en œuvre dans les autres opérations planifiées.