Affecter des rôles et des autorisations pour gérer les ensembles de termes

Les tâches que vous pouvez effectuer dans le magasin de termes sont déterminées par le rôle spécifique qui vous est attribué.

Pour pouvoir créer ou modifier un terme, vous devez avoir l’un des trois rôles spécifiques : administrateur du magasin de termes, responsable de groupe ou collaborateur.

Un administrateur de magasin de termes peut effectuer les tâches suivantes :

  • Créer ou supprimer des groupes d’ensembles de termes.

  • Ajouter ou supprimer des responsables de groupe ou des collaborateurs, ou d’autres administrateurs de magasin de termes

  • Modifiez les langues de travail du magasin de termes.

  • Toute tâche qu’un responsable de groupe ou un collaborateur peut accomplir.

Lorsque vous définissez un ensemble de termes, vous pouvez désigner un groupe ou une personne comme propriétaire, contact ou parties prenantes pour l’ensemble de termes. Ces étiquettes n’accordent aucune autorisation spécifique pour travailler avec l’ensemble de termes. Au lieu de cela, ils fournissent un moyen utile de suivre les propriétaires ou les parties prenantes de l’entreprise pour un ensemble de termes.

Ajouter des administrateurs de magasin de termes

  1. Dans le centre SharePoint' administration, sous Services de contenu, cliquez sur Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez la taxonomie.

  3. Dans la page Magasin de termes, pour les administrateurs, sélectionnez Modifier. Le panneau d’administration Modifier le magasin de termes apparaît. Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant qu’administrateurs du magasin de termes. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des responsables de groupe

Un responsable de groupe peut effectuer les tâches suivantes :

  • Ajouter ou supprimer des collaborateurs.

  • Toute tâche qu’un collaborateur peut accomplir.

Important

Vous devez être un administrateur de magasin de termes pour ajouter de nouveaux responsables de groupe.

Pour ajouter un responsable de groupe :

  1. Dans le centre SharePoint' administration, sous Services de contenu, cliquez sur Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez le groupe pour lequel vous souhaitez ajouter un gestionnaire de groupe.

  3. Dans la page Personnes, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier le nom et la description s’affiche. Ajoutez un nom de groupe de termes et une description pour aider les utilisateurs à comprendre l’objectif de ce groupe de termes. Sélectionnez Enregistrer.

  4. Pour les responsables de groupe, pour ajouter des personnes qui peuvent créer des groupes de termes, définir et affecter des utilisateurs au gestionnaire de groupe et au rôle de collaborateur, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier les administrateurs s’affiche. Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que responsables de groupe. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter des collaborateurs

Un collaborateur peut créer ou modifier un ensemble de termes.

Vous devez être un administrateur de magasin de termes ou un responsable de groupe d’un groupe spécifique pour ajouter des collaborateurs à ce groupe.

  1. Dans le centre SharePoint' administration, sous Services de contenu, cliquez sur Magasin de termes.

  2. Dans le volet d’arborescence à gauche, sélectionnez le groupe auquel vous souhaitez ajouter un collaborateur.

  3. Pour les collaborateurs, définissez et affectez des utilisateurs au gestionnaire de groupe et au rôle de collaborateur, sélectionnez Modifier. Le panneau Modifier les collaborateurs s’affiche. Entrez les noms ou adresses e-mail des personnes que vous souhaitez ajouter en tant que collaborateurs. Sélectionnez Enregistrer.

Tâches de métadonnées que les utilisateurs du site peuvent effectuer

Les utilisateurs de site qui n’ont pas de rôle affecté dans le magasin de termes peuvent utiliser des termes et des ensembles de termes d’autres manières.

Les membres du site peuvent effectuer les tâches suivantes avec les métadonnées gérées :

  • Mettre à jour les valeurs dans les colonnes de métadonnées gérées (si les ensembles de termes associés aux colonnes sont ouverts et si la colonne permet de remplir les choix).

  • Ajoutez de nouveaux termes à un ensemble de termes lorsqu’ils met à jour la valeur d’une colonne de métadonnées gérées.

  • Créez de nouveaux mots clés d’entreprise lorsqu’ils mettez à jour la colonne de mots clés d’entreprise pour une liste ou une bibliothèque.

  • Utilisez la navigation par métadonnées dans les listes ou les bibliothèques pour filtrer l’affichage des éléments.

  • Utilisez des termes gérés ou des mots clés d’entreprise dans les requêtes de recherche, puis affinez les résultats de recherche en fonction de ces termes.

En outre, les utilisateurs de site qui ont les autorisations appropriées (telles que les propriétaires de site) peuvent créer de nouvelles colonnes de métadonnées gérées pour des listes, des bibliothèques ou des types de contenu. Lorsque les utilisateurs de site créent ces colonnes, ils peuvent créer des ensembles de termes qui s’appliquent uniquement au site (précédemment appelé « collection de sites ») et ils peuvent gérer les termes de ces ensembles de termes.