Retrait des boîtes aux lettres de site

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Les boîtes aux lettres de site sont mises hors service et/ou supprimées. Utilisez les instructions suivantes pour identifier, sauvegarder et supprimer des boîtes aux lettres de site.

Pour afficher une liste de boîtes aux lettres de site

Exécutez la commande suivante dans Exchange PowerShell :

Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize Unlimited | ft Name, WhenCreated, ClosedTime, SharePointUrl -AutoSize

La date de création affiche les boîtes aux lettres de site récemment créées. La valeur « ClosedTime » dans la sortie de « Get-SiteMailbox » fait référence à l’état du site SharePoint associé. Les entreprises définissent une stratégie SharePoint pour fermer les sites après un certain temps ou fournir aux utilisateurs l’autorisation de fermer les sites. La fermeture du site signifie généralement qu’il est hors service. Les boîtes aux lettres de site fermé sont supprimées de l’affichage dans le client de bureau Outlook, mais elles sont disponibles dans Outlook Web Access.

Pour plus d’informations, consultez Utiliser des stratégies pour la fermeture et la suppression de sites.

Pour identifier les boîtes aux lettres de site actives

Exécutez la commande suivante dans Exchange PowerShell :

# If you run this more than once, delete/rename the output file first because this command appends to it.
# This is a single, long command line. It could take minutes or hours depending on the number of site mailboxes; thus, the countdown.
$sms = Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited;$count = $sms.Count; $sms | %{ $count-- ; echo "$count";Get-MailboxFolderStatistics $_.Identity -FolderScope Inbox | sort LastModifiedTime -Descending | ft Identity,LastModifiedTime >> c:\temp\sitemailboxes.txt};Write-Host "Open file c:\temp\sitemailboxes.txt to check the result"

Il n’existe aucune commande à afficher si les boîtes aux lettres de site sont toujours actives. L’exemple ci-dessus répertorie le nombre de boîtes aux lettres de site qui ont été récemment mises à jour. Les détails des boîtes aux lettres de site sont stockés dans un fichier.

Remarque

Le temps de traitement varie en fonction du nombre de boîtes aux lettres de site. Vous pouvez ouvrir le « sitemailboxes.txt » pour afficher le résultat de la commande.

Pour identifier les propriétaires des boîtes aux lettres de site

Exécutez la commande suivante dans Exchange PowerShell :

Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited | ft Name, Owners

Exporter des boîtes aux lettres de site via PST (manuellement)

Vous devez disposer des autorisations d’administrateur Microsoft 365 pour accéder au portail de conformité Microsoft Purview.

Pour plus d’informations, consultez Autorisations et partage.

  1. Accédez à https://compliance.microsoft.com/ et connectez-vous avec un compte disposant d’autorisations d’administrateur pour votre organisation.

  2. Dans la page d’accueil portail de conformité Microsoft Purview, accédez à Afficher tout>eDiscovery>Core.

    La page eDiscovery (Standard) s’affiche.

  3. Cliquez sur Créer un cas.

  4. Dans le volet Détails du nouveau cas , entrez les informations suivantes :

    • Entrez le Nom du cas (obligatoire).
    • Entrez la description de la casse (facultatif).

  5. Cliquez sur Enregistrer.

  6. Sélectionnez le cas que vous avez enregistré dans l’affichage liste, puis cliquez pour ouvrir le cas.

    Le cas s’ouvre dans une nouvelle fenêtre.

  7. Cliquez sur Recherche>+Recherche guidée.

    Le volet d’informations Nouvelle recherche s’affiche.

  8. Dans le volet Détails de la nouvelle recherche , sous les onglets suivants :

    1. Dans l’onglet Nommer votre recherche , procédez comme suit :

      1. Entrez le Nom (obligatoire).

      2. Entrez Description (facultatif).

      3. Cliquez sur Suivant.

    2. Sous l’onglet Choisir des emplacements , procédez comme suit :

      1. Sélectionnez Emplacements spécifiques.

      2. Dans Emplacement, cliquez sur Choisir des utilisateurs, des groupes ou une équipe.

        La fenêtre Modifier les emplacements s’affiche.

      3. Dans la fenêtre Modifier les emplacements , sous e-mail Exchange, cliquez sur Choisir des utilisateurs, des groupes ou une équipe.

      4. Entrez le nom de la boîte aux lettres de site à exporter.

      5. Cochez la case de confirmation pour vous assurer que la boîte aux lettres du site est ajoutée.

      6. Cliquez sur Choisir , puis sur Terminé.

      7. Sous l’option Sites SharePoint , cliquez sur Choisir des sites pour ajouter le site SharePoint associé à la boîte aux lettres du site.

      8. Pour rechercher l’URL SharePoint de la boîte aux lettres de site, exécutez la commande suivante dans PowerShell :

        Get-SiteMailbox -BypassOwnerCheck -ResultSize unlimited

      9. Entrez l’URL et cochez la case de confirmation pour vous assurer que l’URL est ajoutée.

      10. Cliquez sur Choisir , puis sur Terminé.

      11. Cliquez sur Suivant.

    3. Sous l’onglet Créer une requête , cliquez sur Terminer.

      Remarque

      Laissez la carte Condition vide pour vous assurer que l’intégralité du contenu de la boîte aux lettres fait l’objet d’une recherche. La recherche prend un certain temps en fonction de la quantité de contenu.

  9. Une fois la recherche terminée, cliquez sur Plus>Exporter les résultats.

    La fenêtre Exporter les résultats s’affiche.

  10. Sélectionnez les options appropriées, puis cliquez sur Exporter.

    Remarque

    L’Assistant Exportation prend quelques minutes pour lancer la fenêtre Exporter.

  11. Dans la fenêtre Exporter , sous la section Clé d’exportation , cliquez sur Copier dans le Presse-papiers.

  12. Cliquez sur Télécharger les résultats.

  13. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Ouvrir.

    Remarque

    Cette opération lance l’outil d’exportation Microsoft Office 365 eDiscovery pour exporter la boîte aux lettres vers PST.

  14. Cliquez sur Installer pour installer l’outil d’exportation afin d’exporter la boîte aux lettres vers PST.

  15. Collez la clé Exporter, indiquez l’emplacement pour enregistrer le fichier PST localement, puis cliquez sur Démarrer.

    Remarque

    L’exportation prend un certain temps en fonction de la taille du fichier PST.

  16. Cliquez sur Fermer.

    Le PST peut maintenant être attaché dans Outlook.

Remarque

  • Les dossiers qui ne contiennent aucun élément d’e-mail ne seront pas exportés.
  • Les boîtes aux lettres de site contiennent un dossier spécial nommé « Documents » de type IPF. ShortcutFolder. Il contient des « liens » vers des fichiers qui se trouvent sur des sites du fournisseur de services. Les fichiers sp réels doivent être exportés à l’aide d’eDiscovery pour les sites du fournisseur de services.
  • Outlook affiche les éléments à l’intérieur du dossier Documents comme non sécurisés. Il s’agit d’un comportement attendu.
  • Les pièces jointes de documents dans les e-mails des dossiers Documents ne sont que des espaces réservés, les documents réels sont stockés dans SharePoint.

Exporter des boîtes aux lettres de site vers PST (à l’aide d’un script)

  1. Copiez process-site-mailboxes.ps1 dans un répertoire de travail.

  2. Démarrez Windows PowerShell en mode administrateur.

    Pour plus d’informations, consultez Autorisations d’administrateur Microsoft 365.

    Remarque

    Vérifiez que vous disposez des autorisations d’administrateur pour les rôles suivants :

    • Administrateur de conformité
    • Le gestionnaire eDiscovery
    • Gestion de l’organisation

  3. Exécutez le script « process-site-mailboxes.ps1 » dans PowerShell.

  4. Entrez le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’administrateur lorsque vous y êtes invité.

  5. Vous pouvez consulter la liste des boîtes aux lettres de site en ouvrant le fichier « SiteMailboxesList.csv » dans un répertoire de travail, lorsqu’il vous invite à examiner le fichier.

  6. Supprimez la ou les boîtes aux lettres de site de la liste que vous ne souhaitez pas sauvegarder.

  7. Enregistrez « SiteMailboxesList.csv » après l’avoir examiné.

  8. Appuyez sur « y » à l’invite « Voulez-vous continuer ? (Y/N) » pour continuer.

  9. Une fois que vous avez obtenu le message « La recherche de contenu de boîtes aux lettres est terminée » sur votre écran, accédez aux résultats d’exportation créés pour chaque boîte aux lettres en accédant à la portail de conformité Microsoft Purview.

    Remarque

    Utilisez le tableau de bord du Centre de conformité pour télécharger les messages PST sur votre écran.

Remarque

  • Les dossiers qui ne contiennent aucun élément d’e-mail ne seront pas exportés.
  • Les boîtes aux lettres de site contiennent un dossier spécial nommé « Documents » de type IPF. ShortcutFolder. Il contient des « liens » vers des fichiers qui se trouvent sur des sites du fournisseur de services. Les fichiers sp réels doivent être exportés à l’aide d’eDiscovery pour les sites du fournisseur de services.
  • Outlook affiche les éléments à l’intérieur du dossier Documents comme non sécurisés. Il s’agit d’un comportement attendu.
  • Les pièces jointes de documents dans les e-mails des dossiers Documents ne sont que des espaces réservés, les documents réels sont stockés dans SharePoint.

Importer des boîtes aux lettres de site

Pour que les boîtes aux lettres de site soient à nouveau accessibles aux propriétaires de site, importez les fichiers PST dans une boîte aux lettres. Pour obtenir des instructions détaillées sur l’importation en bloc des fichiers PST de votre organisation dans Office 365, consultez l’une des rubriques suivantes.

Utiliser les API EWS (Exchange Web Services) pour extraire le contenu de boîte aux lettres

Vous pouvez également exporter et importer des boîtes aux lettres de site à l’aide d’API EWS comme n’importe quelle autre boîte aux lettres. L’exportation et l’importation de rendez-vous, d’e-mails, de contacts, de tâches et d’autres éléments de boîte aux lettres peuvent être effectuées à l’aide de l’API EWS-Managed ou d’EWS dans Exchange.

Pour plus d’informations, consultez Exportation et importation d’éléments à l’aide d’EWS dans Exchange.

Consultez l’une des rubriques suivantes pour l’exportation et l’importation de contenu de boîte aux lettres :

Pour supprimer les boîtes aux lettres de site

Utilisez l’une des options suivantes :

Option 1 : Masquage de la boîte aux lettres à partir d’un site SharePoint.

Vous pouvez masquer la boîte aux lettres du site en la supprimant du site SharePoint, mais elle existera toujours dans Exchange. Vous pouvez accéder à la boîte aux lettres via Outlook Web Access si le navigateur est marqué d’un signet.

  1. Accédez au site SharePoint à partir duquel vous souhaitez masquer la boîte aux lettres.

  2. Cliquez sur Paramètres>Contenu du site.

  3. Sous Listes, bibliothèques et autres API, pointez sur Boîte aux lettres de site, puis cliquez sur ... pour plus d’informations.

  4. Cliquez sur Supprimer , puis sur OK pour supprimer l’application de boîte aux lettres de site.

    Remarque

    Si vous supprimez une boîte aux lettres d’un site, elle ne sera pas affichée sur le site, mais elle sera toujours visible dans Outlook (si vous utilisez Exchange).

Que dois-je savoir également ?

La suppression d’une boîte aux lettres de site comporte deux points :

  • La seule façon de supprimer complètement une boîte aux lettres de site consiste à supprimer l’intégralité du site lui-même. Lorsqu’un site est fermé ou supprimé (manuellement ou en suivant les stratégies de fermeture de site), la boîte aux lettres du site est également fermée ou supprimée.

  • Après la suppression de l’application de boîte aux lettres de site d’un site, les messages envoyés à la boîte aux lettres sont toujours stockés. Si vous rajoutez la boîte aux lettres au site ultérieurement, tous les messages envoyés à la boîte aux lettres du site depuis qu’elle a été créée à l’origine y seront toujours présents.

Option 2 : Supprimer le site SharePoint.

Si le site SharePoint est supprimé, Exchange est averti de supprimer également la boîte aux lettres du site.

  1. Accédez au site SharePoint que vous souhaitez supprimer.

  2. Sélectionnez Paramètres en haut du site, puis cliquez sur Informations sur le site.

    Remarque

    Si les informations sur le site ne s’affichent pas dans le panneau Paramètres , contactez votre administrateur SharePoint pour obtenir l’accès.

  3. En bas du panneau Informations sur le site , sélectionnez Supprimer le site.

  4. Cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Supprimer.

Option 3 : Supprimer manuellement la boîte aux lettres du site.

Par exemple, exécutez la commande suivante dans Exchange PowerShell :

Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Utilisez Remove-Mailbox pour supprimer une boîte aux lettres de site. Le système supprime le lien de boîte aux lettres de site du site SharePoint lorsqu’une boîte aux lettres de site est supprimée. Dans l’exemple, remplacez « MDEL » par le nom de la boîte aux lettres de site que vous souhaitez supprimer.