Conseils : migrer des flux de travail classiques vers Power Automate flux de travail SharePoint

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Pour les utilisateurs professionnels qui peuvent créer des applications et traiter des automatisations dans SharePoint aujourd’hui et à l’avenir, Microsoft Power Apps et les flux au sein de Microsoft Power Automate sont vos outils de choix. Cette transition naturelle est bien en cours, car SharePoint passe des flux de travail InfoPath et SharePoint Designer à la simplicité et à la souplesse des Power Apps et des flux au sein Power Automate.

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Cet article fournit des instructions spécifiques sur la façon de planifier la transition de flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate flux de travail classiques.

Flux de travail classiques dans SharePoint

Les flux de travail classiques SharePoint constituent deux systèmes de flux de travail, à savoir

  • SharePoint flux de travail 2010
  • SharePoint flux de travail 2013

Bien que les deux systèmes de flux de travail permettent aux utilisateurs de créer et de publier des flux de travail dans SharePoint, consultez les principales différences suivantes :

  • SharePoint flux de travail 2010, publiés avec SharePoint Server 2010, sont hébergés et exécutés dans le runtime SharePoint flux de travail.
  • SharePoint flux de travail 2013, publiés avec SharePoint Server 2013, sont hébergés dans SharePoint et exécutés dans Gestionnaire de flux de travail, qui s’exécute indépendamment.

Les utilisateurs utilisent principalement SharePoint Designer pour créer et publier des flux de travail dans SharePoint, tandis que les développeurs professionnels, cherchant à étendre et créer des flux de travail, utilisent Visual Studio pour créer et publier des flux de travail dans SharePoint.

Flux de travail modernes avec flux Power Automate flux de travail

Depuis la publication de flux de travail classiques, SharePoint et Microsoft 365 applications ont évolué pour offrir des expériences attrayantes, flexibles et plus performantes. Les expériences modernes SharePoint s’intègrent au reste des applications et services Microsoft 365 la sécurité, la productivité et la collaboration.

Power Automate permet aux utilisateurs et aux entreprises de créer des flux de travail automatisés entre vos applications et services favoris pour obtenir des notifications, collecter des données, automatiser des stratégies d’entreprise, etc.

À l’aide de Microsoft Power Automate, SharePoint utilisateurs peuvent utiliser le connecteur SharePoint pour créer des automatisations lorsque les données changent dans une liste ou une bibliothèque. Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail simples à complexes, tels que :

  • Envoyez un courrier électronique lorsqu’un nouvel élément est créé dans une liste.
  • Démarrer l’approbation lorsqu’un nouveau fichier est ajouté dans une bibliothèque.

Pour créer et créer des flux, les utilisateurs utilisent principalement Power Automate web alors que les utilisateurs peuvent également créer des flux à partir de SharePoint ou à l’aide de Power Automate application mobile.

Pour en savoir plus sur la création de flux de travail à l’Power Automate dans SharePoint, commencez ici : applications métier et processus métier Applications métier et automatisation des processus métiers.

Points de mal à l’aide du déplacement entre les flux de travail classiques SharePoint flux Power Automate flux

De nombreuses personnes estiment qu’il existe des lacunes significatives entre les flux de travail SharePoint Designer (classique) et les flux Power Automate flux de travail, mais la liste n’est pas longue. Bien entendu, il existe des solutions de contournement à prendre en compte dans votre planification lorsque vous basculez des flux de travail classiques vers Power Automate flux de travail.

  • Limite d’opération de 30 jours pour les flux de travail SharePoint Designer peut s’exécuter sans fin, mais les flux ont une durée de vie de 30 jours. Pour aller au-delà de cette limitation, votre flux doit s’appeler de nouveau pour redémarrer l’horloge.
  • Connecteur HTTP : si vous faites des appels à l’API REST de SharePoint, vous pouvez utiliser l’action « Envoyer une demande HTTP à SharePoint » disponible dans le connecteur SharePoint. Flow dispose également d’un connecteur HTTP générique (en tant qu’action), mais il s’agit d’un connecteur Premium. Si vous utilisez les appels HTTP de manière intensive, vous pouvez créer un utilisateur « compte de service » avec une licence Power Automate et exécuter ces flux avec ce compte d’utilisateur. Cela facilite également la gestion de l’ensemble des flux que vous considérez comme des flux d’entreprise.
  • Flux réutilisables : à l’aide d’une réflexion modulaire, vous pouvez créer un flux maître qu’un flux par liste ou bibliothèque peut appeler pour réaliser des opérations très importantes. (D’une certaine façon, cela est même préférable, car vous pouvez modifier un flux qui est utilisé à de nombreux emplacements de manière centralisée.) Vous pouvez également utiliser des actions de flux pour découvrir toutes les listes ou bibliothèques qui correspondent à certains critères et exécuter le flux sur celles-ci sur un timer plutôt que sur la base d’événements.
  • Stockage de l’historique des flux de travail : les flux conservent un historique dans le contexte du flux proprement dit dans Power Automate tableau de bord. Si vous avez besoin d’un suivi dans vos sites, vous pouvez avoir les informations du journal de flux dans une liste que vous créez.
  • Emprunt d’identité : SharePoint flux de travail 2010, vous pouvez ajouter une étape d’emprunt d’identité pour agir en tant qu’utilisateur différent. Cette fonctionnalité n’est pas facilement disponible dans les flux.

Bien que ces problèmes existent, vous pouvez voir qu’il existe des solutions de contournement pour chacun d’eux.

Approbations modernes avec des flux Power Automate de données

Les approbations sont le scénario de flux de travail le plus courant en matière d’automatisation des processus métiers SharePoint. La transition vers Power Automate flux de données, les approbations peuvent être simplifiées pour les données dans SharePoint, Dynamics 365, les formulaires, les SQL, etc. Vous pouvez créer des approbations dans votre flux de travail et afficher les demandes envoyées et reçues dans un centre d’actions unifié. Power Automate d’approbation permettent aux utilisateurs de personnaliser les flux et de créer des approbations pour les types suivants :

SharePoint approbations telles que les approbations de page,les approbationsde documents et les approbations d’association de hub sont toutes intégrées et optimisées par les flux Power Automate, offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité de personnaliser le processus métier pour chacun des scénarios d’approbation.

Authoring classic workflows and flows

Pour bien comprendre les améliorations apportées aux flux de travail de création dans les flux de travail Power Automate et classiques à l’aide de SharePoint Designer, les utilisateurs doivent d’abord se familiariser avec les terminologies de flux de travail utilisées par les outils de flux de travail . autrement dit, SharePoint designer et Power Automate.

Pour la création de flux de travail, comme indiqué dans les sections précédentes, les utilisateurs utilisent principalement SharePoint Designer pour la création de flux de travail classiques et Power Automate portail de site web pour les flux de création.

Consultez les tableaux suivants qui comparent les terminologies, les déclencheurs et les actions de flux de travail pour la prise en charge et les concepts de flux de travail les plus courants.

Bien que les listes suivantes indiquent certaines des fonctionnalités de flux de travail les plus courantes, Power Automate offre beaucoup plus de fonctionnalités et est activement mise à jour avec de nouvelles fonctionnalités. Nous vous recommandons vivement de consulter les sites web Power Automate suivants pour une formation guidée :

Concepts de flux de travail

Concept de flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate
Condition qui entraîne l’exécution ou l’exécution du flux de travail Options et événements de démarrage Déclencher
Blocs de construction qui permettent aux utilisateurs de personnaliser le flux de travail avec une logique métier Actions Actions
Appliquer et exécuter une logique métier conditionnelle dans les flux de travail Conditions Conditions (disponibles sous Actions)
Obtenir des entrées supplémentaires de la part des utilisateurs lors de l’exécution de flux de travail manuels Formulaire d’initiation Entrées de déclencheur

Types de flux de travail

Type de flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate flux
Flux de travail de liste Oui Oui
Flux de travail de bibliothèque Oui Oui
Flux de travail réutilisables Oui Non disponible
Flux de travail de site Oui Non disponible

SharePoint’intégrations

Intégration de SharePoint SharePoint flux de travail Power Automate flux
Créer un flux de travail personnalisé à partir d’une liste ou d’une bibliothèque Oui Oui, uniquement dans expériences modernes
Exécuter ou démarrer un flux de travail personnalisé pour un élément, un fichier ou un dossier Oui Oui, uniquement dans expériences modernes
Créer et répondre à l’approbation standard d’un élément ou d’un fichier Oui Oui
Créer et répondre aux approbations de page de publication classiques Oui Non disponible
Créer des approbations de page modernes et y répondre Non disponible Oui
Créer et gérer des demandes d’approbation d’association de site hub Non disponible Oui

Déclencheurs de liste

Déclencheur de liste SharePoint flux de travail Power Automate flux
Lors de la création d’un élément Oui Oui
Lorsqu’un élément est modifié Oui Oui
Lorsqu’un élément est créé ou modifié Non disponible Oui
Flux de travail de site Oui Non disponible
Lorsqu’un élément est supprimé Non disponible Oui
Pour un élément sélectionné Oui Oui

Actions de liste

Action de liste SharePoint flux de travail Power Automate flux
Obtenir des éléments Non disponible Oui
Créer un élément Oui Oui
Mettre à jour un élément Oui Oui
Supprimer un élément Oui Oui
Copier un élément de liste Oui Oui, en réutilisant l’action « Créer un élément »
Obtention de pièces jointes Non disponible Oui
Obtenir le contenu des pièces jointes Non disponible Oui
Ajouter une pièce jointe Non disponible Oui
Supprimer une pièce jointe Non disponible Oui
Définir la valeur du champ dans l’élément actuel Oui Oui, à l’aide de l’action « Mettre à jour un élément »
Obtenir les modifications d’un élément Non Oui

Déclencheurs de fichier

Action de liste SharePoint flux de travail Power Automate flux
Lors de la création d’un fichier Oui, à l’aide de déclencheurs de liste Oui
Lorsqu’un fichier est créé dans un dossier Non disponible Oui
Lorsqu’un fichier est modifié Oui, à l’aide de déclencheurs de liste Oui
Lorsqu’un fichier est créé ou modifié Non disponible Oui
Lorsqu’un fichier est créé ou modifié dans un dossier Non disponible Oui
Lorsqu’un fichier est supprimé Non disponible Oui
Pour un fichier sélectionné Oui, à l’aide de déclencheurs de liste Oui

Actions de fichier

Action de fichier SharePoint flux de travail Power Automate flux
Obtenir des fichiers Non disponible Oui
Créer du contenu de fichier Non disponible Oui
Obtenir les propriétés d’un fichier Non disponible Oui
Créer un fichier Non disponible Oui
Créer un dossier Non disponible Oui
Mettre à jour les propriétés d’un fichier Oui, à l’aide de déclencheurs de liste Oui
Supprimer un fichier Oui, à l’aide de déclencheurs de liste Oui
Copier un fichier Non disponible Oui
Copier un dossier Non disponible Oui
Déplacer un fichier Non disponible Oui
Obtenir les modifications d’un fichier (propriétés uniquement) Non Oui

Actions de gestion des documents

Action de gestion des documents SharePoint flux de travail Power Automate flux
Fichier d’enregistrement Oui Oui
Fichier d’enregistrement Oui Oui
Ignorer l’checkout Oui Oui
Supprimer des brouillons Oui Non disponible
Attendre la modification de l’état d’enregistrement des documents Oui Non disponible

Actions de gestion des autorisations

Action de gestion des autorisations SharePoint flux de travail Power Automate flux
Accorder l’accès à un élément ou un dossier Oui Oui
Arrêter le partage d’un élément ou d’un fichier Oui Oui
Créer un lien de partage pour un fichier ou un dossier Non disponible Oui

Actions d’approbation

Action d’approbation SharePoint flux de travail Power Automate flux
Définir l’état d’approbation du contenu d’un élément, d’un fichier ou d’une page Oui Oui
Créer et attendre l’approbation d’un élément ou d’un fichier Oui Oui
Inclure des pièces jointes dans les demandes d’approbation Non disponible Oui
Répondre aux approbations Oui Oui
Créer des approbations séquentielles Oui Oui
Créer des approbations parallèles Oui Oui
Annuler les approbations Oui Oui
Réaffecter des approbations Oui Oui
Boutons d’approbation personnalisés Oui Oui
Centre d’approbation unifié Non disponible Oui

Fonctionnalités des contrôles de flux de travail

Fonctionnalité contrôles de flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate flux
Primitives de flux de travail : boucles, faire jusqu’à, switch-case, parallèles Oui Oui
Étape du flux de travail Oui Oui, fonctionne uniquement avec les autorisations modernes
Flux basés sur la planification Oui Oui
Variables Oui Oui
Concepteur de messagerie et éditeur de texte enrichi Non disponible Oui
Gestion des versions des flux de travail Non disponible Non disponible
Copier/coller des actions Oui Oui

Administration des flux de travail

Administration des flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate flux
Emplacement central pour afficher tous les flux de travail Oui, disponible uniquement pour une liste ou une bibliothèque donnée Oui, « Mes flux » répertorie les flux d’utilisateurs
Partager des flux de travail avec des utilisateurs de liste ou de bibliothèque Oui Oui
Partager des flux de travail avec des utilisateurs Non disponible Oui
Enregistrer une copie du flux de travail pour créer une copie du flux de travail Non disponible Oui
Gestion des versions de flux de travail Non disponible Non
Créer un flux de travail avec des autorisations élevées Oui, en accordant des autorisations à l’application de flux de travail, puis en utilisant l’action Étape de l’application et SharePoint des applications Non disponible