Conseils : migrer des flux de travail classiques vers Power Automate flux de travail SharePoint
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Pour les utilisateurs professionnels qui peuvent créer des applications et traiter des automatisations dans SharePoint aujourd’hui et à l’avenir, Microsoft Power Apps et les flux au sein de Microsoft Power Automate sont vos outils de choix. Cette transition naturelle est bien en cours, car SharePoint passe des flux de travail InfoPath et SharePoint Designer à la simplicité et à la souplesse des Power Apps et des flux au sein Power Automate.
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Cet article fournit des instructions spécifiques sur la façon de planifier la transition de flux de travail SharePoint flux de travail Power Automate flux de travail classiques.
Flux de travail classiques dans SharePoint
Les flux de travail classiques SharePoint constituent deux systèmes de flux de travail, à savoir
- SharePoint flux de travail 2010
- SharePoint flux de travail 2013
Bien que les deux systèmes de flux de travail permettent aux utilisateurs de créer et de publier des flux de travail dans SharePoint, consultez les principales différences suivantes :
- SharePoint flux de travail 2010, publiés avec SharePoint Server 2010, sont hébergés et exécutés dans le runtime SharePoint flux de travail.
- SharePoint flux de travail 2013, publiés avec SharePoint Server 2013, sont hébergés dans SharePoint et exécutés dans Gestionnaire de flux de travail, qui s’exécute indépendamment.
Les utilisateurs utilisent principalement SharePoint Designer pour créer et publier des flux de travail dans SharePoint, tandis que les développeurs professionnels, cherchant à étendre et créer des flux de travail, utilisent Visual Studio pour créer et publier des flux de travail dans SharePoint.
Flux de travail modernes avec flux Power Automate flux de travail
Depuis la publication de flux de travail classiques, SharePoint et Microsoft 365 applications ont évolué pour offrir des expériences attrayantes, flexibles et plus performantes. Les expériences modernes SharePoint s’intègrent au reste des applications et services Microsoft 365 la sécurité, la productivité et la collaboration.
Power Automate permet aux utilisateurs et aux entreprises de créer des flux de travail automatisés entre vos applications et services favoris pour obtenir des notifications, collecter des données, automatiser des stratégies d’entreprise, etc.
À l’aide de Microsoft Power Automate, SharePoint utilisateurs peuvent utiliser le connecteur SharePoint pour créer des automatisations lorsque les données changent dans une liste ou une bibliothèque. Les utilisateurs peuvent créer des flux de travail simples à complexes, tels que :
- Envoyez un courrier électronique lorsqu’un nouvel élément est créé dans une liste.
- Démarrer l’approbation lorsqu’un nouveau fichier est ajouté dans une bibliothèque.
Pour créer et créer des flux, les utilisateurs utilisent principalement Power Automate web alors que les utilisateurs peuvent également créer des flux à partir de SharePoint ou à l’aide de Power Automate application mobile.
Pour en savoir plus sur la création de flux de travail à l’Power Automate dans SharePoint, commencez ici : applications métier et processus métier Applications métier et automatisation des processus métiers.
Points de mal à l’aide du déplacement entre les flux de travail classiques SharePoint flux Power Automate flux
De nombreuses personnes estiment qu’il existe des lacunes significatives entre les flux de travail SharePoint Designer (classique) et les flux Power Automate flux de travail, mais la liste n’est pas longue. Bien entendu, il existe des solutions de contournement à prendre en compte dans votre planification lorsque vous basculez des flux de travail classiques vers Power Automate flux de travail.
- Limite d’opération de 30 jours pour les flux de travail SharePoint Designer peut s’exécuter sans fin, mais les flux ont une durée de vie de 30 jours. Pour aller au-delà de cette limitation, votre flux doit s’appeler de nouveau pour redémarrer l’horloge.
- Connecteur HTTP : si vous faites des appels à l’API REST de SharePoint, vous pouvez utiliser l’action « Envoyer une demande HTTP à SharePoint » disponible dans le connecteur SharePoint. Flow dispose également d’un connecteur HTTP générique (en tant qu’action), mais il s’agit d’un connecteur Premium. Si vous utilisez les appels HTTP de manière intensive, vous pouvez créer un utilisateur « compte de service » avec une licence Power Automate et exécuter ces flux avec ce compte d’utilisateur. Cela facilite également la gestion de l’ensemble des flux que vous considérez comme des flux d’entreprise.
- Flux réutilisables : à l’aide d’une réflexion modulaire, vous pouvez créer un flux maître qu’un flux par liste ou bibliothèque peut appeler pour réaliser des opérations très importantes. (D’une certaine façon, cela est même préférable, car vous pouvez modifier un flux qui est utilisé à de nombreux emplacements de manière centralisée.) Vous pouvez également utiliser des actions de flux pour découvrir toutes les listes ou bibliothèques qui correspondent à certains critères et exécuter le flux sur celles-ci sur un timer plutôt que sur la base d’événements.
- Stockage de l’historique des flux de travail : les flux conservent un historique dans le contexte du flux proprement dit dans Power Automate tableau de bord. Si vous avez besoin d’un suivi dans vos sites, vous pouvez avoir les informations du journal de flux dans une liste que vous créez.
- Emprunt d’identité : SharePoint flux de travail 2010, vous pouvez ajouter une étape d’emprunt d’identité pour agir en tant qu’utilisateur différent. Cette fonctionnalité n’est pas facilement disponible dans les flux.
Bien que ces problèmes existent, vous pouvez voir qu’il existe des solutions de contournement pour chacun d’eux.
Approbations modernes avec des flux Power Automate de données
Les approbations sont le scénario de flux de travail le plus courant en matière d’automatisation des processus métiers SharePoint. La transition vers Power Automate flux de données, les approbations peuvent être simplifiées pour les données dans SharePoint, Dynamics 365, les formulaires, les SQL, etc. Vous pouvez créer des approbations dans votre flux de travail et afficher les demandes envoyées et reçues dans un centre d’actions unifié. Power Automate d’approbation permettent aux utilisateurs de personnaliser les flux et de créer des approbations pour les types suivants :
SharePoint approbations telles que les approbations de page,les approbationsde documents et les approbations d’association de hub sont toutes intégrées et optimisées par les flux Power Automate, offrant ainsi aux utilisateurs la possibilité de personnaliser le processus métier pour chacun des scénarios d’approbation.
Authoring classic workflows and flows
Pour bien comprendre les améliorations apportées aux flux de travail de création dans les flux de travail Power Automate et classiques à l’aide de SharePoint Designer, les utilisateurs doivent d’abord se familiariser avec les terminologies de flux de travail utilisées par les outils de flux de travail . autrement dit, SharePoint designer et Power Automate.
Pour la création de flux de travail, comme indiqué dans les sections précédentes, les utilisateurs utilisent principalement SharePoint Designer pour la création de flux de travail classiques et Power Automate portail de site web pour les flux de création.
Consultez les tableaux suivants qui comparent les terminologies, les déclencheurs et les actions de flux de travail pour la prise en charge et les concepts de flux de travail les plus courants.
Bien que les listes suivantes indiquent certaines des fonctionnalités de flux de travail les plus courantes, Power Automate offre beaucoup plus de fonctionnalités et est activement mise à jour avec de nouvelles fonctionnalités. Nous vous recommandons vivement de consulter les sites web Power Automate suivants pour une formation guidée :
- Connecteur Microsoft SharePoint dans Power Automate
- En savoir Power Automate
- Power Automate Documentation
Concepts de flux de travail
| Concept de flux de travail | SharePoint flux de travail | Power Automate |
|---|---|---|
| Condition qui entraîne l’exécution ou l’exécution du flux de travail | Options et événements de démarrage | Déclencher |
| Blocs de construction qui permettent aux utilisateurs de personnaliser le flux de travail avec une logique métier | Actions | Actions |
| Appliquer et exécuter une logique métier conditionnelle dans les flux de travail | Conditions | Conditions (disponibles sous Actions) |
| Obtenir des entrées supplémentaires de la part des utilisateurs lors de l’exécution de flux de travail manuels | Formulaire d’initiation | Entrées de déclencheur |
Types de flux de travail
| Type de flux de travail | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Flux de travail de liste | Oui | Oui |
| Flux de travail de bibliothèque | Oui | Oui |
| Flux de travail réutilisables | Oui | Non disponible |
| Flux de travail de site | Oui | Non disponible |
SharePoint’intégrations
| Intégration de SharePoint | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Créer un flux de travail personnalisé à partir d’une liste ou d’une bibliothèque | Oui | Oui, uniquement dans expériences modernes |
| Exécuter ou démarrer un flux de travail personnalisé pour un élément, un fichier ou un dossier | Oui | Oui, uniquement dans expériences modernes |
| Créer et répondre à l’approbation standard d’un élément ou d’un fichier | Oui | Oui |
| Créer et répondre aux approbations de page de publication classiques | Oui | Non disponible |
| Créer des approbations de page modernes et y répondre | Non disponible | Oui |
| Créer et gérer des demandes d’approbation d’association de site hub | Non disponible | Oui |
Déclencheurs de liste
| Déclencheur de liste | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Lors de la création d’un élément | Oui | Oui |
| Lorsqu’un élément est modifié | Oui | Oui |
| Lorsqu’un élément est créé ou modifié | Non disponible | Oui |
| Flux de travail de site | Oui | Non disponible |
| Lorsqu’un élément est supprimé | Non disponible | Oui |
| Pour un élément sélectionné | Oui | Oui |
Actions de liste
| Action de liste | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Obtenir des éléments | Non disponible | Oui |
| Créer un élément | Oui | Oui |
| Mettre à jour un élément | Oui | Oui |
| Supprimer un élément | Oui | Oui |
| Copier un élément de liste | Oui | Oui, en réutilisant l’action « Créer un élément » |
| Obtention de pièces jointes | Non disponible | Oui |
| Obtenir le contenu des pièces jointes | Non disponible | Oui |
| Ajouter une pièce jointe | Non disponible | Oui |
| Supprimer une pièce jointe | Non disponible | Oui |
| Définir la valeur du champ dans l’élément actuel | Oui | Oui, à l’aide de l’action « Mettre à jour un élément » |
| Obtenir les modifications d’un élément | Non | Oui |
Déclencheurs de fichier
| Action de liste | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Lors de la création d’un fichier | Oui, à l’aide de déclencheurs de liste | Oui |
| Lorsqu’un fichier est créé dans un dossier | Non disponible | Oui |
| Lorsqu’un fichier est modifié | Oui, à l’aide de déclencheurs de liste | Oui |
| Lorsqu’un fichier est créé ou modifié | Non disponible | Oui |
| Lorsqu’un fichier est créé ou modifié dans un dossier | Non disponible | Oui |
| Lorsqu’un fichier est supprimé | Non disponible | Oui |
| Pour un fichier sélectionné | Oui, à l’aide de déclencheurs de liste | Oui |
Actions de fichier
| Action de fichier | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Obtenir des fichiers | Non disponible | Oui |
| Créer du contenu de fichier | Non disponible | Oui |
| Obtenir les propriétés d’un fichier | Non disponible | Oui |
| Créer un fichier | Non disponible | Oui |
| Créer un dossier | Non disponible | Oui |
| Mettre à jour les propriétés d’un fichier | Oui, à l’aide de déclencheurs de liste | Oui |
| Supprimer un fichier | Oui, à l’aide de déclencheurs de liste | Oui |
| Copier un fichier | Non disponible | Oui |
| Copier un dossier | Non disponible | Oui |
| Déplacer un fichier | Non disponible | Oui |
| Obtenir les modifications d’un fichier (propriétés uniquement) | Non | Oui |
Actions de gestion des documents
| Action de gestion des documents | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Fichier d’enregistrement | Oui | Oui |
| Fichier d’enregistrement | Oui | Oui |
| Ignorer l’checkout | Oui | Oui |
| Supprimer des brouillons | Oui | Non disponible |
| Attendre la modification de l’état d’enregistrement des documents | Oui | Non disponible |
Actions de gestion des autorisations
| Action de gestion des autorisations | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Accorder l’accès à un élément ou un dossier | Oui | Oui |
| Arrêter le partage d’un élément ou d’un fichier | Oui | Oui |
| Créer un lien de partage pour un fichier ou un dossier | Non disponible | Oui |
Actions d’approbation
| Action d’approbation | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Définir l’état d’approbation du contenu d’un élément, d’un fichier ou d’une page | Oui | Oui |
| Créer et attendre l’approbation d’un élément ou d’un fichier | Oui | Oui |
| Inclure des pièces jointes dans les demandes d’approbation | Non disponible | Oui |
| Répondre aux approbations | Oui | Oui |
| Créer des approbations séquentielles | Oui | Oui |
| Créer des approbations parallèles | Oui | Oui |
| Annuler les approbations | Oui | Oui |
| Réaffecter des approbations | Oui | Oui |
| Boutons d’approbation personnalisés | Oui | Oui |
| Centre d’approbation unifié | Non disponible | Oui |
Fonctionnalités des contrôles de flux de travail
| Fonctionnalité contrôles de flux de travail | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Primitives de flux de travail : boucles, faire jusqu’à, switch-case, parallèles | Oui | Oui |
| Étape du flux de travail | Oui | Oui, fonctionne uniquement avec les autorisations modernes |
| Flux basés sur la planification | Oui | Oui |
| Variables | Oui | Oui |
| Concepteur de messagerie et éditeur de texte enrichi | Non disponible | Oui |
| Gestion des versions des flux de travail | Non disponible | Non disponible |
| Copier/coller des actions | Oui | Oui |
Administration des flux de travail
| Administration des flux de travail | SharePoint flux de travail | Power Automate flux |
|---|---|---|
| Emplacement central pour afficher tous les flux de travail | Oui, disponible uniquement pour une liste ou une bibliothèque donnée | Oui, « Mes flux » répertorie les flux d’utilisateurs |
| Partager des flux de travail avec des utilisateurs de liste ou de bibliothèque | Oui | Oui |
| Partager des flux de travail avec des utilisateurs | Non disponible | Oui |
| Enregistrer une copie du flux de travail pour créer une copie du flux de travail | Non disponible | Oui |
| Gestion des versions de flux de travail | Non disponible | Non |
| Créer un flux de travail avec des autorisations élevées | Oui, en accordant des autorisations à l’application de flux de travail, puis en utilisant l’action Étape de l’application et SharePoint des applications | Non disponible |