Exiger l’approbation de documents dans SharePoint en utilisant Power Automate
Les documents qui contiennent des informations sensibles nécessitent souvent des approbations. Avec la fonctionnalité d’approbation de contenu SharePoint, vous pouvez placer un processus d’approbation simple pour les documents dans une bibliothèque de documents spécifique. À l’aide de ce processus d’approbation de contenu, les documents en attente d’approbation ne seront pas visibles pour les utilisateurs tant qu’ils n’auront pas été approuvés.
Gérez les paramètres d’approbation de contenu dans la page paramètres de la bibliothèque :

Paramètres > paramètres de version > exiger l’approbation du contenu pour les éléments envoyés
Une fois ce paramètre activé, lorsque les utilisateurs téléchargent des documents vers cette bibliothèque spécifique, l’état d’approbation du document se trouve dans :
- Brouillon (si les versions mineures et principales sont activées) ou
- État En attente (si seule la version principale est activée)
Vous pouvez toujours visiter la bibliothèque de documents pour approuver et rejeter des documents, mais cet exercice est fastidieux. Il nécessite la réception de notifications sur les documents en attente, la recherche des documents appropriés pour approbation, l’identification des approuveurs et la génération de la commande pour approuver/rejeter le ou les documents.
Sinon, pourquoi ne pas automatiser ce processus d’approbation à l’aide d’un flux ?
Flux d’approbation de contenu dans Power Automate
Vous pouvez automatiser l’ensemble de ce processus d’approbation de contenu à l’aide d’un flux d’approbation. Lorsqu’il est approuvé, le statut d’approbation du contenu du document est automatiquement définie sur Approuvé; en cas de rejet, le flux définit le statut d’approbation du contenu du document sur Rejeté.
Pour définir l’état d’approbation du contenu du document, avec le connecteur SharePoint, utilisez l’action Définir l’état d’approbation du contenu dans le flux.
Les actions suivantes se produisent :
- Power Automate utilise un déclencheur SharePoint lorsqu’un nouveau fichier est ajouté à la bibliothèque.
- Obtenir des métadonnées de fichier fournit la propriété ETag (ainsi que beaucoup d’autres) requise lors du traitement des approbations de contenu.
- ETag est un identificateur spécial qui identifie la version spécifique de cet élément en attente d’approbation.
- Démarrez une action d’approbation :
- Inclure des personnes pour approuver les documents.
- Les approuveurs doivent être propriétaires du site ou membres du site.
- Si vous gérez des utilisateurs dans SharePoint groupes, assurez-vous que les approuveurs font partie du groupe de niveau d’autorisation Création.
- Si la réponse d’approbation est approuvée :
- Définissez le statut d’approbation du contenu du document sur Approuvé.
- Envoyez un courrier électronique à l’auteur du document concernant l’approbation, ainsi que des commentaires.
- Si la réponse d’approbation n’est pas approuvée :
- Définissez le statut d’approbation du contenu du document sur Rejeté.
- Envoyez un courrier électronique à l’auteur du document concernant le rejet, ainsi que des commentaires.
Configuration du flux dans Power Automate
À l’aide du modèle suivant, créez un flux dans Power Automate.
- Dans la SharePoint, dans la barre de commandes, sélectionnez > Automatiser Power Automate > créer un flux.
- Ensuite, sélectionnez le modèle : lorsqu’un nouveau fichier est ajouté dans SharePoint, terminez une action personnalisée.

- Ajoutez les actions comme décrit dans les étapes précédentes.

Définir l’action d’état d’approbation du contenu
L’action d’approbation de contenu nécessite les entrées suivantes :
- Site SharePoint
- Nom de la bibliothèque
- Identificateur de l’élément (dans ce cas, l’ID de document)
- Action d’approbation de contenu
- Commentaires
Pour afficher l’ETag, développez Afficher les options avancées.
Notes
Bien que l’action d’approbation de contenu indique qu’ETag est facultatif, il est obligatoire pour les documents et les pages, tandis qu’il peut l’être pour les éléments de liste.

Vous devez vous assurer d’entrer le nom correct du site et de la bibliothèque. Toutefois, vous pouvez obtenir le reste des valeurs des actions précédentes dans le flux.
- Identifier
- Utilisation de la propriété ID à partir de la sortie du déclencheur
- Commentaires
- Utilisation de la propriété comments dans la réponse d’approbation
- ETAG
- Utilisation de la propriété ETag à partir de la sortie de l’action Obtenir des métadonnées de fichier
Vous pouvez désormais utiliser l’action d’état d’approbation de contenu pour approuver et rejeter le document en fonction de la réponse d’approbation.
Résultat :
- Une fois le flux déclenché, les approuveurs obtiennent un e-mail pour approuver/rejeter le document avec le lien du document.
- Les approuveurs peuvent désormais :
- Si votre client de messagerie prend en charge Outlook messages actionnables : approuvez-le dans le courrier électronique à l’aide de messages actionnables si votre client Outlook le prend en charge.
- Si votre client de messagerie ne prend pas en charge Outlook messages actionnables : sélectionnez Approuver ou Rejeter qui vous permet d’Power Automate site où vous pouvez approuver ou rejeter le document.
- Après approbation ou rejet :
- Le créateur du document reçoit un e-mail avec l’état d’approbation, ainsi que les commentaires d’approbation.

Il s’agit d’un moyen efficace d’automatiser l’approbation de documents SharePoint’Power Automate ! Utilisez également cette procédure pour les éléments de liste et les pages.