Vue d'ensemble de la co-création dans SharePoint 2013

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Public concerné: professionnels de l'informatique

La co-SharePoint Server permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, sans interférer avec les modifications des autres utilisateurs. La co-auteur supprime les obstacles à la collaboration sur des documents basés sur le serveur. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’éviter les versions accidentelles de plusieurs documents en réduisant la nécessité de partager des pièces jointes. Cette fonctionnalité ne nécessite aucune configuration serveur supplémentaire et est l’état par défaut pour les documents stockés dans SharePoint Server. Vous pouvez co-auteur à l’aide des mêmes outils et technologies déjà utilisés pour gérer les SharePoint.

Office offre une fonctionnalité de co-édition pour Word, PowerPoint, OneNote et Visio. Si vous avez configuré SharePoint Server pour utiliser Office Web Apps Server, les utilisateurs peuvent également co-auteur des documents dans Word, PowerPoint, Excel et OneNote Web Apps.

Important

Cet article est réservé aux professionnels de l’informatique qui gèrent SharePoint Server. Vous avez besoin d’aide concernant la co-édition ? Pour une introduction, vous pouvez examiner la collaboration de fichiers SharePoint dans Microsoft 365. Vous recherchez peut-être la collaboration sur des documents et la co-auteur,qui vous aideront à comprendre et à utiliser la co-auteur et la version et s’appliquent aux SharePoint dans Microsoft 365.

Fonctionnalité de co-SharePoint Server

Dans un environnement de collaboration traditionnel, les documents sont partagés par pièces jointes. Effectuer un suivi des versions et des modifications de plusieurs auteurs est une opération longue et laborieuse pour les utilisateurs. Les systèmes de messagerie doivent faire face au stockage de plusieurs copies d’un même document, et le trafic réseau augmente à mesure que les documents sont envoyés.

Le stockage de documents en collaboration sur SharePoint permet de réduire ces problèmes en fournissant un accès cohérent aux versions à jour des documents, en permettant aux utilisateurs de suivre les versions antérieures et en centralisant la gestion. Le stockage d'un seul document, au lieu de plusieurs pièces jointes, réduit également le trafic réseau et les frais liés au stockage.

Toutefois, cette solution n'a pas été infaillible. Ainsi, lorsqu'un document est ouvert par un collaborateur, les autres utilisateurs ne peuvent pas travailler dessus. L’oubli de fermer un document ou de l’y enregistrer peut verrouiller indéfiniment d’autres utilisateurs, ce qui peut nécessiter l’aide du service informatique à corriger.

La fonctionnalité de co-édition de SharePoint Server résout ces problèmes en permettant à plusieurs utilisateurs de travailler sur un document, à tout moment, sans interférer sur les modifications de chacun. Cette approche simplifie de nombreuses situations de collaboration. Par exemple :

  • Deux utilisateurs, ou plus, travaillent sur différentes parties d'un document composite. Alors qu’un auteur travaille sur la partie A du document, un autre auteur peut travailler sur la partie B, sans interrompre le travail de l’autre.

  • Plusieurs utilisateurs travaillent sur un diaporama composite. Chaque auteur ajoute des diapositives à la présentation et les modifie, au lieu de travailler sur des présentations distinctes et d’essayer de les fusionner ultérieurement.

  • Un document est envoyé à plusieurs experts et parties prenantes, chacun d’eux apporte des modifications ou des ajouts. Aucune modification n’est perdue, car tous les utilisateurs travaillent sur un document central stocké sur le serveur.

Comprendre l’expérience de l’utilisateur final de la co-SharePoint Server

La co-édition est simple d'utilisation. Lorsqu’un utilisateur souhaite travailler sur un document dans Word, PowerPoint, OneNote, Visio ou l’une des applications web Office, il l’ouvre à partir de SharePoint Server, comme d’habitude. Si le document est déjà ouvert par un autre utilisateur, ils peuvent tous deux modifier le document en même temps. Cependant, les utilisateurs peuvent co-éditer dans Excel Web App seulement s'ils utilisent tous Excel Web App pour accéder au classeur. Si quelqu’un utilise Excel (l’application cliente) pour accéder au manuel, la co-auteur dans Excel Web App s’éteint pour ce dernier alors qu’il est ouvert dans l’application cliente.

Lorsqu’un utilisateur enregistre un document Word, PowerPoint ou Word, les autres utilisateurs actuels sont informés de la nouvelle modification. Ils peuvent alors actualiser immédiatement leur affichage pour voir les changements apportés ou continuer leur travail et procéder à l'actualisation ultérieurement. PowerPoint Web App et Excel l’auto-ave Web App afin que les utilisateurs peuvent afficher les modifications automatiquement. Les auteurs voient le travail des autres et chacun sait qui travaille sur le document. SharePoint Les outils de contrôle de version et de suivi des serveurs protègent le document afin que les auteurs peuvent récupérer les modifications indésirables. Lorsque Skype Entreprise est disponible, les utilisateurs voient l’état en ligne de leurs collègues co-auteurs et démarrent des conversations de messagerie instantanée sans quitter le document.

Dans OneNote et OneNote Web App, les blocs-notes partagés permettent aux utilisateurs de partager des notes en toute transparence. Lorsqu’un utilisateur modifie une page du bloc-notes, ces modifications se synchronisent automatiquement avec les autres utilisateurs de ce bloc-notes afin que tout le monde dispose d’un ensemble complet de notes. Les modifications réalisées par plusieurs utilisateurs sur la même page apparaissent automatiquement pour une collaboration pratiquement en temps réel. Le traitement des versions et d’autres fonctionnalités partagées dans OneNote aux utilisateurs de revenir aux modifications, d’afficher les modifications qui sont nouvelles et de déterminer qui a apporté une modification spécifique.

L Excel’application cliente ne prend pas en charge les livres de co-SharePoint Server. L’application cliente Excel utilise la fonctionnalité De workbook partagé pour prendre en charge les manuels de co-auteur en temps non réel qui sont stockés localement ou sur des chemins d’accès RÉSEAU (UNC). Les classeurs de co-édition dans SharePoint sont pris en charge par Excel Web App.

Considérations importantes sur la planification de la co-SharePoint Server

La fonctionnalité de co-création de SharePoint est conçue pour être facile à configurer et pour minimiser les efforts de gestion. Toutefois, plusieurs considérations doivent être prises en compte lors de la configuration et de la gestion de la co-création :

  • Autorisations : chaque utilisateur qui souhaite modifier un document a besoin d’autorisations de modification pour la bibliothèque de documents dans laquelle ce document est stocké. Le moyen le plus simple de garantir cela consiste à accorder à tous les utilisateurs l’accès SharePoint site où les documents sont stockés. Dans les cas où seul un sous-ensemble d’utilisateurs doit avoir l’autorisation de co-auteur des documents dans une bibliothèque particulière, les autorisations SharePoint peuvent être utilisées pour gérer l’accès. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des autorisations de site dans SharePoint Server.

  • Versioning : SharePoint server de version assure le suivi des modifications apportées aux documents en cours de modification, et stocke même les versions antérieures à des titres de référence. Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée dans SharePoint Server. SharePoint Le serveur prend en charge deux types de versions, principaux et mineurs. Le versions mineures doivent rester en dehors des bibliothèques de documents utilisées pour la co-OneNote, car elles peuvent interférer avec la synchronisation et le OneNote de OneNote. Cette limitation s’applique uniquement aux versions mineures. Le changement de version principal peut être utilisé avec OneNote. Pour plus d’informations, voir Comment fonctionne le classement des versions dans une liste ou une bibliothèque ?

  • Nombre de versions : le nombre de versions de documents conservées affecte les besoins de stockage sur le serveur. Régler ce numéro dans les paramètres de la bibliothèque de documents pour limiter le nombre de versions. Les blocs-OneNote fréquemment mis à jour peuvent entraîner le magasin de nombreuses versions sur le serveur. Pour éviter d’utiliser inutilement de l’espace disque, définissez le nombre maximal de versions sur un nombre raisonnable sur les bibliothèques de documents utilisées pour stocker OneNote blocs-notes. Pour plus d'informations, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

  • Période de version : la période de version détermine la fréquence à SharePoint Server crée une version d’un document Word ou PowerPoint en cours de co-création. La définition de cette période sur une valeur faible capture les versions plus souvent, pour un suivi plus détaillé des versions, mais peut nécessiter davantage de stockage sur le serveur. La période de version n’affecte pas OneNote blocs-notes. Ajustez cette valeur avec coAuthoringVersionPeriod la propriété sur le serveur. Pour savoir comment ajuster ce paramètre, consultez l'article Configurer la période de contrôle de version de co-création dans SharePoint 2013.

  • Extraction : quand un utilisateur extrait un document pour le modifier, il est verrouillé par l'utilisateur. Cette fonctionnalité empêche la co-auteur. N’activez pas la fonctionnalité Exiger l’enregistrement dans les bibliothèques de documents dans lesquelles la co-auteur sera utilisée. Par défaut, l’option Exiger l’accès n’est pas activée dans SharePoint Server. Les utilisateurs ne doivent pas consulter les documents manuellement lorsque la co-auteur est utilisée. Pour en savoir plus, consultez l'article relatif à la configuration d'une bibliothèque pour exiger l'extraction des fichiers.

Considérations à prendre en compte lors de la planification de la co-création dans les blocs-notes OneNote

Contrairement à Word et PowerPoint, OneNote stocke les informations de version dans le fichier lui-même. Ainsi, les administrateurs doivent respecter les recommandations suivantes pour stocker des blocs-notes OneNote dans une bibliothèque de documents SharePoint Server :

  • N’allumez pas le changement de version mineure. Par défaut, le mode de version mineure est désactivé dans SharePoint Server.

  • Le mode de version principale est SharePoint Server par défaut. Définir un nombre maximal raisonnable de versions à stocker.

Considérations sur les performances et l’évolutivité pour la co-SharePoint Server

SharePoint Les applications serveur et Office réduire l’impact sur les performances et l’évolutivité associés à la co-auteur dans votre environnement. Office clients n’envoient ou ne téléchargent pas d’informations de co-édition à partir du serveur tant que plusieurs auteurs n’ont pas été modifiés. Si un seul utilisateur modifie un document, l'impact sur les performances est semblable à celui des versions antérieures de SharePoint.

Pour réduire l’impact sur le serveur, les clients Office synchronisent les actions de co-édition moins souvent lorsque le serveur est sous forte charge ou lorsque les utilisateurs ne modifient pas activement le document. Ce minutage de la synchronisation permet de réduire l’impact global sur les performances.

Voir aussi

Planifier le contrôle de version, l’approbation du contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint Server