Créer un plan de gestion de fichiers pour gérer les enregistrements dans SharePoint Server

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Le plan de gestion de fichiers est le document principal de planification de la gestion des enregistrements dans SharePoint Server. Les plans de gestion de fichiers peuvent varient d'une entreprise à l'autre, mais généralement, ils :

  • décrivent les types d'éléments que l'entreprise reconnaît comme étant des enregistrements ;

  • décrivent la catégorie d'enregistrements plus large à laquelle les éléments appartiennent ;

  • indiquent où les enregistrements sont stockés ;

  • décrivent les périodes de rétention des enregistrements ;

  • définissent qui est chargé de gérer les différents types d'enregistrements.

Cet article décrit le contenu d'un plan de gestion de fichiers et résume la création d'un plan de gestion de fichiers pour votre organisation. L’article vous dirige également vers une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez enregistrer le plan de gestion de fichiers.

Identifier les types d’enregistrements

La détermination des documents actifs de votre entreprise susceptibles d'être déclarés comme enregistrements nécessite la collaboration des responsables des enregistrements, des juristes, des contrôleurs qualité et des gestionnaires de contenu. Notez que même si le secteur d'activité de votre entreprise n'est pas soumis à de fortes réglementations, il existe des lois d'ordre général qui peuvent obliger votre entreprise à conserver ses enregistrements. Parallèlement aux lois générales qui s'appliquent au niveau professionnel, vous devez tenir compte des impératifs juridiques propres à votre entreprise.

Cet article a uniquement pour but de fournir des informations générales sur la manière de déterminer ce qu'est un enregistrement dans votre entreprise. Il est, en effet, fort probable que votre entreprise possède déjà une méthode de gestion des enregistrements, qu'elle a rempli la plupart des rôles de gestion des enregistrements dont elle a besoin et qu'elle a déjà fait appel à une taxonomie des enregistrements.

Généralement, pour déterminer ce que sont les enregistrements dans votre entreprise, vous devez :

  1. Connaître les obligations juridiques et les besoins de votre entreprise.

  2. Analyser l'utilisation des documents actifs, en collaboration avec les différentes divisions de votre entreprise.

  3. Développer la liste des types de documents susceptibles de devenir des enregistrements. Par exemple, vous pouvez déterminer que les documents ci-dessous doivent être conservés en tant qu'enregistrements :

  • Contrats pour la location des locaux professionnels.

  • Documents relatifs aux indemnités des employés.

  • Documents relatifs à la recherche et au développement des produits.

  1. Classer les enregistrements. Les enregistrements d'une même catégorie possèdent souvent les mêmes périodes de rétention et peuvent nécessiter un traitement équivalent.

Enregistrez les informations que vous avez collectées. Enregistrez le type d’enregistrement, la catégorie à qui appartiennent les enregistrements de ce type et une brève description du type d’enregistrement.

Voici un exemple de feuille de calcul :

Type d'enregistrement Catégorie d'enregistrement Description
Systèmes d'indemnité, régimes d'assurance, régimes de retraite
Description du système d'indemnité de l'employé
Description du système d'indemnité de tous les employés
Feuilles de temps de paie, informations complémentaires sur la paie
Enregistrements de paie
Résumés des heures travaillées, des heures supplémentaires et du salaire versé.
Factures fournisseurs
Factures
Enregistrements des biens ou des services achetés auprès de fournisseurs.
Enquêtes sur les produits, questionnaires, manuels de formation, vidéos de formation
Manuels de formation
Assure une formation interne ou externe.
Formulaires d'expédition, rapports d'expédition
Enregistrements des expéditions
Documente l'expédition des marchandises.
Communiqués de presse, articles de presse
Communiqués de presse
Informations de type relations publiques sur les produits et les services.
Feuilles des contacts en cas d'urgence, formulaires d'inscription au régime d'assurance maladie, curriculum vitae, rapports périodiques d'assurance
Enregistrements concernant le personnel
Enregistrements de l’historique des emplois et des mouvements de personnel associés.

Terminer le plan de gestion de fichiers

Après avoir déterminé les documents à conserver en tant qu'enregistrements et avoir créé un jeu de catégories d'enregistrements, terminez votre plan de gestion de fichiers en fournissant des informations supplémentaires sur chaque type d'enregistrement. Indiquez les informations suivantes :

  • Durée de conservation de chaque type d'enregistrement.

  • Mode de suppression des enregistrements à l'expiration de la période de rétention.

  • Identité du principal gestionnaire d'enregistrements pour les enregistrements du type correspondant.

  • Nature du média où les enregistrements du type correspondant doivent être stockés.

Voici un exemple de plan de gestion de fichiers terminé :

Enregistrements Description Support Catégorie d'enregistrement Rétention Destruction Contact
Plans de retraite complémentaires
Description du régime de prévoyance des salariés.
Pages web
Systèmes d'indemnité de l'employé
X années
Aucun
Kathi Flood
Régimes d'assurance
Description du plan d’assurance des salariés.
Impression
Systèmes d'indemnité de l'employé
X années
Aucun
Reshma Patel
Régimes de retraite
Description du régime de retraite de l'employé.
Impression
Systèmes d'indemnité de l'employé
X années
Aucun
Reshma Patel
Feuilles de présence et salaires
Résumé des heures travaillées, des heures supplémentaires et des salaires perçus.
Documents électroniques
Enregistrements de paie
X années
Détruire
Reshma Patel
Informations complémentaires sur les salaires
Synthèse des congés maladie, des congés annuels et autres éléments hors salaire.
Documents électroniques
Enregistrements de paie
X années
Détruire
Reshma Patel
Factures fournisseurs
Enregistrements des biens ou des services achetés auprès de fournisseurs.
Impression
Factures
X années
Détruire
Eric Lang
Enquêtes produit
Enquête de satisfaction client.
Pages web
Documents d'enquête
X années
Archive
Molly Dempsey
Questionnaires
Questionnaire pour collecter les données démographiques concernant les clients.
Impression
Documents d'enquête
X années
Archive
Molly Dempsey
Manuels de formation
Version papier des manuels de formation.
Impression
Manuels de formation
X années
Détruire
Molly Dempsey
Vidéos de formation
Contenu de vidéo de formation.
Vidéo
Manuels de formation
X années
Détruire
Molly Dempsey
Formulaires d'expédition
Configuration de l'expédition des marchandises
Impression
Documents d'expédition
X années
Détruire
Eric Lang
Rapports d'expédition
Documentation de l'expédition des marchandises.
Feuilles de calcul électroniques
Documents d'expédition
X années
Détruire
Eric Lang
Communiqués de presse
Communiqués relatifs aux produits et services
Documents électroniques
Informations de type relations publiques
X années
Archive
Molly Dempsey
Articles de presse
Articles sur les produits et services.
Impression
Informations de type relations publiques
X années
Archive
Molly Dempsey
Fiches sur les contacts en cas d'urgence
Informations sur l'employé.
Documents électroniques
Enregistrements concernant le personnel
X années
Détruire
Reshma Patel
Formulaires d'inscription au régime d'assurance maladie
Formulaires d'inscription aux régimes d'assurance maladie des employés.
Documents électroniques
Enregistrements concernant le personnel
X années
Détruire
Reshma Patel
CV
CV reçus.
Mixte
Enregistrements concernant le personnel
X années
Détruire
Reshma Patel

Notes

L'exemple utilisé précédemment dans cette section est purement fictif. Il ne doit pas être considéré comme une recommandation relative à des paramètres de plan de gestion de fichiers particuliers. Afin d'insister sur le fait qu'il s'agit d'un exemple et non d'une recommandation en matière de gestion des enregistrements, aucune période de rétention n'est proposée.