Planifier des méthodes de conversion de documents actifs en enregistrements dans SharePoint Server
S’APPLIQUE À :
2013
2016
2019
Subscription Edition
SharePoint in Microsoft 365
Après avoir développé un plan de gestion de fichiers et conçu votre solution de gestion des enregistrements dans SharePoint Server, planifiez la façon dont les documents actifs de votre organisation (électroniques et papier) deviendront des enregistrements. Cet article passe en revue différentes techniques permettant de déclarer des documents actifs comme enregistrements et suggère une méthode de conversion des éléments de votre plan de gestion des fichiers en enregistrements.
Techniques de conversion de documents actifs en enregistrements dans SharePoint Server
Vous pouvez utiliser les techniques suivantes pour convertir des documents actifs en enregistrements :
Déclaration manuelle d’un document en tant qu’enregistrement.
Définition d’une stratégie qui déclare un document comme enregistrement ou envoie un document à un site du centre des enregistrements à un moment spécifié.
Création d’un flux de travail qui envoie un document à un site du centre des enregistrements.
Utilisation d’une solution personnalisée basée sur le modèle objet SharePoint.
Création manuelle d’enregistrements
Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour une bibliothèque de documents, les utilisateurs peuvent déclarer explicitement un document dans la bibliothèque comme enregistrement en modifiant les détails de conformité du document. Lorsque l’administrateur de collection de sites active la gestion des enregistrements sur place, l’administrateur de collection de sites spécifie qui doit être en mesure de déclarer et de décrémenter des enregistrements, et si les utilisateurs doivent être en mesure de modifier ou de supprimer des documents une fois qu’ils sont devenus des enregistrements.
Si une connexion à un site du centre des enregistrements a été créée, les utilisateurs peuvent envoyer manuellement des documents au site du centre des enregistrements à l’aide de la commande Envoyer à. Lorsqu’un administrateur de batterie de serveurs configure une connexion au site du centre des enregistrements, cette commande est disponible sur tous les documents actifs. En fonction de la configuration de la connexion, vous pouvez copier les documents dans le site du centre des enregistrements, les déplacer dans le site du centre des enregistrements ou les déplacer dans le site du centre des enregistrements avec conservation d’un lien vers le document.
Bien que l’envoi manuel d’enregistrements au Centre des enregistrements ne constitue pas une méthode idéale pour les environnements à grande échelle, vous pouvez l’utiliser pour compléter d’autres méthodes de création d’enregistrements.
Définition d’une stratégie
Une stratégie de rétention spécifie les actions à effectuer sur des documents à des instants précis. Les actions de stratégie sont automatiques. Les utilisateurs n’ont pas besoin de démarrer l’action.
Deux actions de stratégie se rapportent spécifiquement à la gestion des enregistrements : le transfert d’un document vers un autre emplacement et la déclaration d’un document comme enregistrement. Si une connexion à un site du centre des enregistrements existe, vous pouvez créer une stratégie qui envoie des documents à un site du centre des enregistrements. La stratégie spécifie également s’il faut copier le document dans le site du centre des enregistrements, le déplacer, ou le déplacer et laisser un lien dans la bibliothèque de documents. Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour le site, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document comme enregistrement. Vous pouvez également utiliser le modèle objet SharePoint pour créer une action personnalisée.
Une stratégie de rétention peut avoir plusieurs étapes. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie de rétention qui supprime toutes les versions précédentes d’un document un an après la dernière modification du document, puis transfère le document vers un site du centre des enregistrements cinq ans après la dernière modification du document.
Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour un site, le site peut contenir des documents et des enregistrements actifs. Dans ce cas, vous pouvez spécifier des règles de rétention différentes pour les documents et les enregistrements actifs. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document actif comme enregistrement deux ans après la création du document, et créer une deuxième stratégie qui supprime un enregistrement sept ans après sa déclaration comme enregistrement.
Création d’un flux de travail
Lorsque vous utilisez SharePoint Designer pour créer un flux de travail, vous pouvez ajouter une action pour envoyer un élément à un référentiel. En utilisant cette action, vous pouvez créer des flux de travail qui envoient des documents vers un site du centre des enregistrements. Vous pouvez également inclure d'autres actions dans le flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui envoie un message électronique à l'auteur d'un document pour demander son approbation, puis envoie le document à un site du centre des enregistrements. Vous pouvez combiner des stratégies et des flux de travail en créant une stratégie de rétention qui exécute le nouveau flux de travail un an après la création d'un document.
Vous pouvez utiliser le modèle objet SharePoint pour créer un flux de travail personnalisé qui copie les fichiers dans le site du centre des enregistrements. Un flux de travail qui envoie les fichiers au site du centre des enregistrements peut être intégré à votre système de gestion des documents dans le cadre d’un flux de travail qui guide un document tout au long de son cycle de vie. Pour les types de documents dont le cycle de vie est prévisible, par exemple des rapports de dépenses, vous pouvez implémenter un flux de travail qui guide le document tout au long de ses différentes phases et, à la fin, envoie une copie du document au site du centre des enregistrements. Le flux de travail peut être déclenché par la création d’un document.
Utilisation d’une solution personnalisée
Vous pouvez développer des solutions personnalisées qui utilisent des objets dans l'espace de noms Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy pour envoyer du contenu à partir d'autres sources de données au site du centre des enregistrements. Pour plus d’informations sur l’implémenter des solutions personnalisées à l’aide du modèle objet SharePoint Server, voir le kit de développement logiciel SharePoint Server ( https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) .
Finalisation de votre plan
Après avoir développé le plan de gestion des fichiers et pris connaissance des différentes méthodes de déplacement du contenu dans le site du centre des enregistrements, vous devez finaliser votre plan de gestion des fichiers en déterminant comment envoyer chaque type d'enregistrement au site du centre des enregistrements. Les éléments à prendre en compte sont les suivants :
La conformité est-elle forcée ou volontaire ?
Pouvez-vous compter sur la coopération des utilisateurs de votre organisation pour vous conformer aux processus de gestion des enregistrements ? En règle générale, évitez les processus manuels. Toutefois, là où ils sont nécessaires, créez une formation et une surveillance appropriées pour vous assurer que l’équipe se conforme.
Le contenu sera-t-il stocké sur SharePoint serveurs de gestion des documents du serveur ?
Conservez-vous du contenu physique ? La gestion de contenu physique actif, comme des documents papier ou des CD-ROM, et son envoi à un coffre-fort pour rétention (avec le suivi de l’enregistrement dans le site du centre des enregistrements) nécessitent une planification unique qui n’est pas décrite dans cette rubrique. Par exemple, si aucune version électronique d’un document papier n’existe, vous serez peut-être amené à suivre l’élément à l’aide d’une liste à laquelle sont associés des stratégies et des flux de travail.
Le tableau suivant montre comment certains enregistrements d'un exemple de plan de gestion des fichiers sont déplacés dans un site du centre des enregistrements :
| Documents | Description | Support | Emplacement source | Devient un enregistrement... |
|---|---|---|---|---|
| Régime de prévoyance |
Description du régime de prévoyance des salariés. |
Pages web |
SharePoint Bibliothèque de documents serveur |
En utilisant un flux de travail personnalisé associé à une stratégie d’expiration |
| Plan d’assurance |
Description du plan d’assurance des salariés. |
Impression |
Document physique associé à un élément de liste dans SharePoint Server |
En l’envoyant à un coffre-fort physique et en créant un élément de liste dans le site du centre des enregistrements pour suivi (via un code-barres) |
| Feuilles de présence et salaires |
Résumé des heures travaillées, des heures supplémentaires et des salaires perçus. |
Documents électroniques |
Serveur d’enregistrements des salaires non basé sur SharePoint Server |
En utilisant un programme personnalisé |
| Fichiers de développement du produit |
Caractéristiques des produits et documents associés. |
Documents électroniques |
SharePoint Bibliothèque de documents serveur |
En utilisant un flux de travail personnalisé associé à une stratégie d’expiration et en utilisant la commande Envoyer à manuelle |