Recherche et utilisation de mots clés dans le centre eDiscovery

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Les mots clés vous aident à affiner le contenu spécifique que vous produisez par le biais de l’exportation d’un cas eDiscovery. En créant des recherches axées, vous augmentez la probabilité que le contenu s’applique à un cas et réduisez la quantité de contenu que vous devez gérer.

Votre organisation peut créer un cas eDiscovery si elle reçoit une demande de preuve potentielle pour prendre en charge un litige, un audit ou une enquête.

En savoir plus sur core eDiscovery pour SharePoint dans Microsoft 365.

Filtres et requêtes

Après avoir créé un cas, vous y ajoutez des ensembles de découverte. Les ensembles de découverte contiennent les sources de contenu, SharePoint sous-sites, qui peuvent être pertinentes pour un cas. Les filtres vous aident à affiner la source, par exemple par mots clés, une plage de dates de début et de fin, de domaines ou par auteur ou expéditeur.

Une fois que vous avez identifié les sources potentielles, les requêtes permettent d’affiner davantage le contenu que vous souhaitez exporter à réviser ou à fournir à un conseiller et/ou à la partie à l’origine de la demande. Vous pouvez construire votre filtre à l’aide de mots clés, de plages de dates, d’auteur/destinataires, de domaines et de recherches de proximité.

Notes

Pour que le contenu soit découvert, il doit être analyser par recherche. Pour plus d’informations sur les types de fichiers par défaut qui sont analyser, voir l’article Extensions de nom de fichier et types de fichiers analyse par défaut dans SharePoint Server 2013.

Opérateurs et proximité dans les mots clés

Des opérateurs spéciaux, tels que les opérateurs booléens et de proximité, peuvent être utilisés pour créer des relations entre plusieurs mots clés. Les opérateurs doivent être écrits en lettres majuscules. Si vous devez utiliser plusieurs opérateurs, vous pouvez les regrouper avec des parenthèses pour déterminer l’ordre dans lequel ils sont appliqués.

Par exemple, vous recherchez peut-être du contenu avec le terme exécutif, mais vous ne souhaitez pas trouver le terme lorsqu’il apparaît dans le titre d’un rapport fréquent de votre organisation appelé Synthèse générale. Lorsque vous utilisez l’expression « executive NOT summary » (RÉSUMÉ), vous pouvez réduire le nombre d’éléments renvoyés de 300 à 188, car vous éliminez tous les documents contenant le mot Résumé.

Notes

Lorsque deux mots sont spécifiés sans aucun opérateur, un ET implicite existe. Par exemple : le ver à l’ombrage est le même que le ver et le ver .

Utiliser To Exemple
AND
Rechercher du contenu qui contient tous les mots ou expressions qu’il sépare.
risk AND value AND VAR recherche le contenu qui contient les trois mots.
OR
Rechercher du contenu qui contient l’un des mots ou expressions qu’il sépare.
risk OR VAR recherche tout le contenu contenant l’un ou l’autre mot.
NOT
Exclure le contenu qui contient le terme au sein d’une expression.
Executive NOT Summary recherche tout le contenu qui contient l’expression Executive, sauf si le contenu contient également le terme Résumé.
( )
Regrouper des mots ou expressions pour indiquer l’ordre dans lequel ils sont appliqués.
(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)
NEAR(n)
Recherche des mots qui sont proches les uns des autres, n étant égal au nombre de mots. Si aucun nombre n'est spécifié, la distance par défaut est de huit mots.
Mid NEAR(5)Office recherche mid et back Office et Mid-Office et Mid, Back et Front Office.

Utilisation de caractères génériques

Les caractères génériques peuvent vous aider à développer vos mots clés pour inclure des termes qui contiennent une partie d’un mot clé ou des termes qui ont d’autres orthographes.

Utiliser To Exemple
* à la fin du mot
Recherchez les termes qui contiennent le mot racine et les lettres supplémentaires.
risque * trouve les risques, les risques, les risques, les risques et les risques

Règles de base pour l’utilisation de mots clés dans des requêtes et des filtres

  • Une requête ou un filtre de contenu peut inclure des mots, des expressions citées, et des termes qui utilisent des mots clés et des propriétés. Séparez les termes par des espaces.

  • Les mots couramment utilisés, tels que , it et by, et les numéros à un chiffre sont ignorés.

  • Lorsque vous placez une expression entre guillemets, votre recherche renvoie le contenu correspondant à vos critères qui contient l’expression exacte que vous avez tapée. S’il y a une différence entre l’expression entre guillemets et le contenu réel, le contenu ne sera pas trouvé.

  • Les opérateurs (par exemple, les opérateurs booléens) tels que OR et AND doivent être écrits en minuscules.

  • Si une propriété de SharePoint contenu n’est pas répertoriée dans le menu déroulant Spécifier une propriété, vous pouvez la rechercher avec des mots clés. Placez une valeur de propriété entre guillemets pour rechercher une correspondance exacte, ou laissez la valeur sans guillemets pour rechercher des correspondances partielles qui commencent par les lettres tapées. Par exemple, si vous recherchez le nom de fichier : « Budget » (avec des guillemets), votre recherche renverra un fichier nommé « Budget.xlsx ». Si vous recherchez nom de fichier:budget (sans guillemets) vous obtiendrez également les fichiers « Budget_Actuel.xlsx » et « Budget_Suivant.xlsx ».

Notes

Une requête doit inclure un terme à rechercher. Les requêtes qui se composent uniquement de termes à exclure généreront un message d’erreur.

Exemples

Mots clés**** Exemple de résultats****
Executive Briefing
Tout contenu contenant à la fois les fonctions Exécutif et Briefing, n’importe où dans le document, la page, le message ou les métadonnées.
"Executive Briefing"
Tout contenu contenant l’expression exacte « Briefing exécutif » n’importe où dans le document, la page ou le message.
"Executive Briefing" AND "Executive Summary"
Tout contenu contenant les expressions exactes « Briefing exécutif » et « Résumé exécutif » n’importe où dans le document, la page, le message ou les métadonnées.
filename:budget
Tout fichier dont le nom de fichier insérable un budget, tel que projections.docx budgétaire 2014, priorities.pptx budgétaire 2015, planning.xlsx budgétaire 2014, review.xlsx budgétaire 2014, et ainsi de suite
filename:2014 budget filetype:xlsx
Excel qui contiennent l’expression budget 2014, telles que « planning.xlsx budgétaire 2014 » et « review.xlsx »

Étendue de requête

Une requête peut s’appliquer à tout le contenu d’un cas, à des ensembles eDiscovery spécifiques ou à une source de contenu spécifique (telle que du contenu Web ou un partage de fichiers) dans un ensemble eDiscovery. Le fait de restreindre l’étendue peut vous aider à identifier le contenu approprié, en particulier si le cas est grand et que les retours de recherche dans d’autres sources ou ensembles eDiscovery ne sont pas pertinents.

Important

Lorsque les options Sélectionner des sources sont sélectionnées, les filtres qui ont pu être ajoutés dans le cadre de l’ensemble de découverte ne sont pas inclus.

Pour définir l’étendue d’une requête, cliquez sur Modifier l’étendue de la requête, puis sélectionnez Tout le contenu du cas, Sélectionner les ensembles eDiscovery ou Sélectionner des sources.

L’option Tout le contenu du cas inclut tout le contenu de la liste des sources, avec tous les filtres d’ensemble eDiscovery appliqués. Vous pouvez également inclure davantage d’emplacements de contenu lors de la définition de l’étendue de requête.

Affichage et résolution des problèmes de requêtes

Après avoir exécuté une requête, vous pouvez afficher les résultats SharePoint par pertinence pour la requête ou par date la plus ancienne ou la plus nouvelle. Vous pouvez afficher un aperçu du document en pointant sur son titre.

Pour affiner les éléments exportés, vous pouvez affiner les résultats par extension de fichier et par propriété, par exemple Auteur ou Titre.

Dans la boîte de dialogue de requête, cliquez sur le lien Options de requête avancées. Vous pouvez voir la syntaxe de votre requête sous-jacente pour SharePoint, les sources de contenu incluses dans votre requête, les filtres de votre requête et les affinements.

Trouver plus d’informations sur eDiscovery

Pour plus d’informations sur les cas eDiscovery, consultez les articles suivants :

Scénario : eDiscovery dans SharePoint Server 2013 et Exchange Server 2013

Planifier et gérer des incidents dans le centre eDiscovery

Ajouter du contenu à un incident et placer des sources en conservation dans le centre eDiscovery

Extensions de nom de fichier et types de fichier analysés par défaut dans SharePoint Server 2013

Vue d'ensemble des propriétés analysées et gérées dans SharePoint Server 2013

Créer et exécuter des requêtes dans le centre eDiscovery

Exporter du contenu et créer des rapports dans le centre eDiscovery