Modèles et les exemples d’architecture d’informations SharePoint

La conception de la navigation permet de trouver des composants (menus, liens, sites et pages) qui aident les utilisateurs à comprendre comment interagir avec les sites et portails SharePoint et les types d’informations disponibles. Les options d’implémentation de la navigation diffèrent en fonction de l’infrastructure de vos sites et de votre intranet.

Dans cet article

Éléments de modélisation de l’architecture des informations

Les éléments de l’architecture des informations sont des composants secondaires de la conception de la navigation qui viennent compléter les blocs de construction. Les composants suivants doivent être pris en compte lors de la sélection, de la planification et de l’implémentation d’une conception de navigation pour la navigation globale, hub ou locale.

  • Hiérarchie de site : utilisez des hubs et des dispositions visuelles pour établir une hiérarchie visuelle
  • Sécurité : gouvernance des données, privilèges d’administration et d’édition
  • Taxonomie : gestion des enregistrements, exigences de conformité

Modèles courants pour la conception de la navigation

La façon dont vous organisez les sites et le contenu dépend de la composition de votre organisation et des besoins et objectifs de vos utilisateurs. Par exemple, si votre objectif est d’autoriser les employés de la ligne de conduite à utiliser des sites et des documents spécifiques, vous pouvez décider d’optimiser la navigation pour un appareil mobile. Autre exemple, si votre objectif est de créer un espace de collaboration pour votre équipe, vous pouvez décider de concevoir votre site d’équipe SharePoint pour l’aligner avec Microsoft Teams.

Méthodes courantes d’organisation de la navigation :

Par service

Rôles de service

Avantages : la plupart des utilisateurs ont déjà un modèle mental bien établi pour la navigation, réparti par service. Ce modèle permet d’adapter de nombreuses tailles et types d’organisations, et est une méthode courante pour organiser et planifier des hubs.

Considérations de gouvernance : pour les grandes organisations, notamment les bureaux internationaux, il peut être difficile de s’assurer que les bonnes personnes ont accès au contenu approprié à des fins de sécurité et de conformité. Envisagez d’utiliser des éléments de personnalisation tels que les cloisonnements de l’information et ciblage d’audience pour contribuer au contenu superficiel d’audiences spécifiques.

Considérations relatives à la maintenance : au fur et à mesure de l’évolution de l’activité et du déplacement d’équipe, vous devez mettre à jour les paramètres de navigation globaux, hub et locaux pour refléter les modifications de l’organisation.

Par emplacement géographique

Zone géographique

Avantages : l’organisation par emplacement géographique permet de réunir les membres de disciplines similaires afin de collaborer et de créer une communauté. Pour les grandes organisations et les organisations internationales, l’emplacement peut être un facteur de prise de décision important pour les utilisateurs. L’organisation par région peut être importante lorsque certains sujets ont des législations et des mandats différents en fonction de la région. Par exemple, des sites de gestion des crises ou des instructions sur les ressources humaines.

Considérations relatives à la gouvernance : de nombreux détails de la gouvernance peuvent très bien varier d’une région à l’autre (stratégie de création de sites, conservation de données et stratégies de stockage des données, par exemple). En savoir plus sur les expérience utilisateur multigéographique et configuration multigéographique.

Considérations relatives à la maintenance : lorsque l’organisation déplace des emplacements, la navigation doit être mise à jour pour refléter ces modifications. Il existe d’autres considérations multigéographique à planifier lors de l’activation de SharePoint, de groupes Microsoft 365et les autres applications Microsoft 365 dans le monde entier. Plusieurs zones géographiques permettent aux entreprises mondiales de contrôler le pays ou la région dans lequel les ressources partagées telles que les sites d’équipe SharePoint, les groupes Office 365 (sites SharePoint et boîtes aux lettres partagées associés) sont stockées et gérées.

Par tâche ou scénario

Tâche ou scénario

Avantages : l’organisation par scénario dans le cadre de la navigation permet aux utilisateurs d’en savoir plus sur un concept général (par exemple, pages « à propos de nous »). L’organisation par tâches courantes et fréquemment utilisées est utile de la même manière, par exemple des tâches telles que « obtenir un remboursement » ou « choisir une offre de santé ».

Considérations relatives à la gouvernance :style de navigation peut attirer un public à grande échelle en fonction du reste de votre conception de navigation. Les sites à fort trafic doivent être particulièrement attentifs à la performance des pages sont gérées en optimisant la taille des images et d’autres détails. Envisagez d’utiliser des tactiques telles que la création de hubs pour organiser les tâches en fonction de besoins de département, ce qui simplifie la gestion de l’accès aux pages et de l’organisation.

Considérations relatives à la maintenance : lorsque les informations organisationnelles (direction, emplacements, etc.) deviennent obsolètes, la navigation doit être mise à jour.

Par portefeuille

Organisé par portefeuille

Avantages : (parfois, le contenu est mieux organisé par type ou portfolio) pour afficher le contenu dans des regroupements naturels ou pour des audiences spécifiques. L’organisation de votre navigation par portefeuille offre la flexibilité nécessaire au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.

Considérations de gouvernance : pour les grandes organisations, notamment les bureaux internationaux, il peut être difficile de s’assurer que les bonnes personnes ont accès au contenu approprié à des fins de sécurité et de conformité. Envisagez d’utiliser des éléments de personnalisation tels que les cloisonnements de l’information et ciblage d’audience pour contribuer au contenu superficiel d’audiences spécifiques.

Considérations relatives à la maintenance : l’évolution de l’activité et des portefeuilles, la navigation doit refléter les modifications de l’organisation.

Scénarios

Scénario 1 : passer à la navigation moderne à partir de la navigation classique

Navigation moderne

Navigation moderne

Navigation classique

Navigation classique

Votre intranet est un composant en constante évolution de votre activité qui doit croître et évoluer parallèlement à votre organisation. La navigation intranet moderne est différente de la navigation classique dans la mesure où elle est « plate » : dans l’expérience SharePoint moderne, les sous-sites ne sont pas recommandés. Dans le nouveau monde « plat » du SharePoint moderne, prévoyez de créer un site pour chaque sujet ou unité de travail discret. L’architecture SharePoint classique est généralement construite à l’aide d’un système hiérarchique de collections de sites et de sous-sites, avec une navigation, des autorisations et des conceptions de site héritées. Une fois construite, cette structure peut être inflexible et difficile à maintenir.

Concentrez-vous sur l’incorporation de changements modernes qui auront tout d’abord le plus grand impact sur votre entreprise. Prévoyez et planifiez lorsque les changements seront incorporés et la manière dont vous suivrez l’évolution. Utilisez l’analyse de site pour comprendre le comportement des utilisateurs et recueillir les commentaires des utilisateurs en cours de processus. Prise en main

Le passage à la navigation moderne à partir de la navigation SharePoint classique est un processus qui dépend de la taille de votre organisation et de la complexité de la configuration de votre client. Vous trouverez ci-dessous des instructions générales et des outils que vous pouvez utiliser pour commencer :

Scénario 2 : envisager la configuration moderne de la navigation de hub

Navigation de hub moderne

Il s’agit de considérations particulières relatives à la navigation de hub dans la navigation. Un site peut être :

  • Dans la navigation de hub et être associé au hub
  • Associé à un hub et pas dans la navigation de hub
  • Dans la navigation de hub et non associé au hub

Exemple 1 : le site figure dans la navigation du hub et est associé au hub

La présentation des sites associés au hub permet aux spectateurs de découvrir les sites de la famille de hub et de naviguer facilement entre et parmi les « membres de la famille ». L’ajout d’un site associé à la navigation de hub affiche le cadre organisationnel de la collection de sites dans la navigation de hub. Tous les sites du hub partagent un thème commun et la navigation permet d’établir l'identité de la famille de hub tant visuellement que via l’interaction des visiteurs. Les liens de votre hub peuvent pointer vers des sites, des pages de contenu, ou une combinaison des deux, mais il est recommandé de suivre les pratiques décrites pour l’étiquetage des liens afin d’être certain d’offrir des expériences claires et cohérentes.

Lorsque vous décidez d’afficher tous les sites associés (et hubs associés) dans la navigation de hub, demandez-vous si toutes les personnes ayant accès au hub auront également accès à chacun des sites associés au hub. Par exemple, si vous ajoutez des liens vers des sites privés dans la navigation, vous augmentez leur « détectabilité », ce qui peut être une bonne chose si leurs propriétaires sont prêts à obtenir des demandes d’accès. Il se peut à l’inverse que vous ne vouliez pas afficher dans la navigation de liens vers des sites sensibles dont le propriétaire ne souhaite pas qu’ils soient découverts.

Pour vous assurer que les liens de votre navigation de hub tiennent leurs promesses, envisagez les options suivantes :

  • Pour des liens qui ne doivent pas être détectables par tous les visiteurs, ciblez le lien de manière à ce qu’il ne soit visible que par des audiences autorisées à accéder au contenu correspondant.

  • Pour « détectable », mais avec des liens restreints, songez à ajouter le mot « restreint » ou « demande d’accès » ou « privé » à l’étiquette. Discutez avec les propriétaires de ces sites pour vous assurer qu’ils sont prêts à faire face à des demandes d’accès potentiellement plus fréquentes. De plus, vous pouvez ajouter l’emoji « Lock » à vos sites privés ou restreints.

Exemple 2 le site est associé au hub et n’apparaît pas dans la navigation de hub

Si votre hub est principalement destiné au partage d’un thème commun ou au déploiement de contenu pour des membres de sites privés, vous pouvez associer un site à un hub sans afficher le site dans la navigation de hub partagée. Cela peut convenir quand les membres des sites privés connaissent déjà les sites concernés et n’ont pas besoin que le hub fournisse des liens vers ceux-ci. Toutefois, ces mêmes membres de site peuvent trouver utile de voir les actualités et l’activité de leurs sites privés sur le hub (via les composants WebPart Contenu en évidence et Actualités.

Une autre raison de ne pas afficher des sites associés est que des propriétaires d’un ou plusieurs sites privés ne souhaitent pas que ceux-ci soient détectés dans la navigation de hub, ou ne sont pas prêts à gérer des demandes d’accès intempestives.

Exemple 3 : site est ajouté à la navigation du hub, mais n’est pas associé au hub

L’une des fonctionnalités intéressantes de la navigation de hub est qu’elle vous permet de planifier une expérience de navigation partagée pour tous les sites associés au hub, y compris des liens vers des sites fréquemment utilisés qui ne font pas partie du hub.

Si un site est associé à un hub, il apparaît dans la navigation de hub. Cependant, vous ne voudrez sans doute pas que tous les sites connexes à la « famille » de hub soient associés au hub. Par exemple, envisagez un scénario dans lequel vous collaborez avec des partenaires externes sur un site d’équipe. Vous ne souhaitez peut-être pas associer de sites externes à votre hub, car vous ne souhaitez peut-être pas afficher la navigation partagée du hub aux partenaires externes. Toutefois, vous souhaitez peut-être ajouter des liens vers les sites externes à la navigation de hub pour permettre aux visiteurs internes de découvrir plus facilement ces sites externes connexes.

Cela constitue un moyen pratique de présenter des liens vers tous les sites externes gérés par le groupe professionnel sans avoir à vous inquiéter de l’exposition de ces liens de navigation à des visiteurs externes. Lorsque des visiteurs internes accèdent aux sites externes, ils ne voient plus le contexte et le thème du hub. Et c’est bien le résultat escompté.

Un site ne peut être associé qu’à un seul hub. Cependant, vous pouvez augmenter sa détection en ajoutant des liens de navigation vers d’autres hubs ou sites à votre navigation de hub.

Suivant : découvrir comment commencer la planification et l’implémentation de la conception de navigation SharePoint