Activer la recherche de contenu sur un site

Lorsque les utilisateurs recherchent sur un site, les résultats peuvent être obtenus à partir de nombreux emplacements tels que des colonnes, des bibliothèques et des pages. Un propriétaire de site peut modifier les paramètres de recherche pour décider si le contenu est autorisé à apparaître dans les résultats de la recherche. Les autorisations sur le contenu ont également une incidence sur le fait que les utilisateurs soient autorisés à voir le contenu dans les résultats de la recherche. Une bonne compréhension du fonctionnement des autorisations et des paramètres de recherche peut vous aider à vous assurer que les utilisateurs peuvent voir les documents et sites pertinents dans les résultats de la recherche.

Notes

Les résultats de la recherche sont toujours découpés en sécurité, afin que les utilisateurs voient uniquement le contenu qu’ils sont autorisés à voir. Les paramètres de recherche définissent uniquement le contenu inclus dans l’index de recherche.

Planifier la disposition de votre contenu dans les résultats de la recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez utiliser les paramètres pour contrôler si le contenu peut apparaître dans les résultats de la recherche. Le contenu est stocké à de nombreux endroits, y compris dans des sites, des listes, des bibliothèques, des composants WebPart et des colonnes. Par défaut, la plupart du contenu d’un site, d’une liste, d’une bibliothèque, d’une page de partie Web Ou d’une colonne est analyser et ajouté à l’index de recherche. Ce qui se passe dans l’index de recherche détermine le contenu qui peut apparaître dans les résultats de recherche à la fois dans les expériences de recherche classique et moderne. Les autorisations définies sur des éléments, des listes, des bibliothèques, des sites, etc., ont également une incidence sur le fait que les utilisateurs peuvent voir le contenu dans les résultats de la recherche.

Les propriétaires de sites et les administrateurs de collections de sites peuvent choisir si le contenu peut apparaître dans les résultats de la recherche. Par défaut, le contenu d’un site peut apparaître dans les résultats de la recherche. Si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites spécifie que le contenu d’un site particulier ne peut pas apparaître dans les résultats de recherche, les autres paramètres de résultats de recherche tels que ceux des listes, bibliothèques, pages ASPX et colonnes définies sur ce site n’auront aucun effet.

De même, si un propriétaire de site ou un administrateur de collection de sites empêche l’apparition de contenu de liste ou de bibliothèque dans les résultats de la recherche, l’exclusion de colonnes n’aura aucun effet. Il est important de savoir quels paramètres sont hérités de niveaux supérieurs afin de planifier efficacement la recherche.

Comprendre les paramètres et les autorisations de recherche

L’une des responsabilités d’un propriétaire de site est de contrôler qui a accès au contenu. Vous pouvez accorder à certaines personnes l’autorisation de lire et de modifier du contenu, autoriser d’autres personnes à lire uniquement le contenu et empêcher d’autres personnes de visualiser entièrement le contenu. Pour vous adapter à cette flexibilité, vous devez utiliser des groupes d’autorisations, qui sont affectés à des niveaux d’autorisation spécifiques. Pour permettre aux utilisateurs d’accéder au site ou au contenu de ce site, un propriétaire de site affecte des utilisateurs à un ou plusieurs groupes de sécurité. En utilisant les paramètres d’autorisations conjointement avec les paramètres des résultats de la recherche, le propriétaire du site peut déterminer si les utilisateurs peuvent voir du contenu dans les résultats de la recherche.

Par exemple, supposons que Joe travaille sur une demande de proposition (RFP) dans Microsoft Office Word et collabore avec une équipe de 10 personnes. Son site d’équipe compte 50 utilisateurs, tous membres du site. Joe n’est pas prêt pour que toute l’équipe affiche la demande d’appel d’offres. Par conséquent, lorsqu’il le télécharge sur le site d’équipe, il définit les autorisations afin que seule l’équipe de 10 personnes puisse l’afficher et la modifier. Tant qu’il n’accorde pas aux 50 personnes des autorisations de lecture, seules les 10 personnes autorisées à afficher le document le voient dans les résultats de la recherche.

Les autorisations peuvent être appliquées aux listes, sites, vues et composants WebPart. En outre, les autorisations peuvent dépendre d’autres autorisations. Tout cela peut affecter ce que l’utilisateur voit dans les résultats de la recherche. Par conséquent, avant d’ajouter du contenu à votre site, vous pouvez vous familiariser avec le modèle d’autorisations de SharePoint, le modèle d’autorisations de votre site ou organisation, ou pour planifier le modèle d’autorisations pour votre site.

Voir aussi : Groupes de SharePoint par défaut dans SharePoint

Afficher le contenu d’un site dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir si le contenu de votre site peut apparaître dans les résultats de la recherche. Par défaut, tout le contenu du site peut apparaître dans les résultats de la recherche. La personne qui affiche les résultats de la recherche doit être autorisée à afficher le contenu.

Notes

Pour modifier ce paramètre, vous devez avoir le niveau d’autorisation Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe propriétaire « Nom du site ».

  1. Sur le site, sélectionnez Paramètres  Paramètres icône. , puis sélectionnez Paramètres du site. Si vous ne voyez pas les paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres du site.

  2. Sous Recherche, cliquez sur Rechercher et disponibilité hors connexion.

  3. Dans la section Indexation du contenu du site, sous Autoriser ce site à apparaître dans les résultats de recherche, sélectionnez Oui pour autoriser l’apparition du contenu du site dans les résultats de la recherche.

Pour empêcher que le contenu n’apparaisse dans les résultats de la recherche, sélectionnez Non.

Afficher le contenu de listes ou de bibliothèques dans les résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez décider si les éléments des listes et des bibliothèques de votre site sont inclus dans les résultats de recherche. Par défaut, chaque liste et bibliothèque est définie pour inclure tous les éléments dans les résultats de la recherche.

Notes

Pour modifier ce paramètre, vous devez avoir le niveau d’autorisation Gérer les listes. Les groupes de propriétaires Concepteur et « Nom du site » contiennent ce niveau d’autorisation. Lorsque vous ne disposez pas des autorisations Gérer les listes, les menus décrits dans cette procédure ne sont pas disponibles.

  1. Sur le site, recherchez et cliquez sur la liste ou la bibliothèque que vous souhaitez personnaliser.

  2. Sélectionnez Paramètres  Paramètres icône. , puis sélectionnez Paramètres du site. Si vous ne voyez pas les paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres du site.

  3. Sous Administration du site, cliquez sur Bibliothèques de sites et listes.

  4. Cliquez sur un élément de la liste, par exemple personnaliser « Documents partagés ».

  5. Dans la page Liste Paramètres, sous Général Paramètres, cliquez sur Paramètres avancés.

  6. Dans la section Recherche, sous Autoriser les éléments de cette bibliothèque de documents à apparaître dans les résultats de la recherche, sélectionnez Oui pour inclure tous les éléments de la liste ou de la bibliothèque dans les résultats de la recherche.

Pour empêcher les éléments de la liste ou de la bibliothèque d’apparaître dans les résultats de la recherche, sélectionnez Non.

Afficher le contenu des pages ASPX dans les résultats de la recherche

Vous pouvez contrôler si le contenu des pages ASPX est inclus dans les résultats de la recherche. Lorsque vous créez un site, de nombreuses pages de contenu sont créées automatiquement. Par exemple, default.aspx, allitems.aspx pour votre galerie de sites Web, et plusieurs autres sont des pages créées automatiquement. Vous pouvez également créer des pages ASPX personnalisées.

Par défaut, lorsqu’un contenu affiché sur une page ASPX utilise des informations d’une liste ou d’une bibliothèque contenant des autorisations restreintes, également appelées autorisations finement grainées, aucun contenu des pages ASPX du site n’est inclus dans les résultats de la recherche. Cela empêche les utilisateurs non autorisés d’afficher du contenu.

Par exemple, supposons que cinq documents sont affichés dans un partie Web De documents partagés sur un site d’équipe avec 50 membres. L’un des documents dispose d’autorisations restreintes ; seules quelques personnes sont autorisées à la voir. Le contenu de ce site est automatiquement masqué dans les résultats de recherche afin que le contenu de ce document n’apparaisse pas lorsque les utilisateurs effectuent une recherche. Cela empêche le contenu de la page ASPX d’être exposé involontairement à des personnes qui ne sont pas supposées le voir.

Vous avez la possibilité d’ignorer ce paramètre pour afficher tout le contenu dans les résultats de la recherche, quelles que soient les autorisations. Dans ce cas, tout le contenu peut apparaître dans les résultats de la recherche, mais les utilisateurs non autorisés ne pourront pas accéder aux documents réels. Une autre option consiste à ne pas inclure de contenu ASPX dans les résultats de la recherche, quelles que soient les autorisations.

Notes

Pour modifier ce paramètre, vous devez avoir le niveau d’autorisation Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe propriétaire « Nom du site ».

  1. Sur le site, sélectionnez Paramètres  Paramètres icône. , puis sélectionnez Paramètres du site. Si vous ne voyez pas les paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres du site.

  2. Sous Recherche, cliquez sur Rechercher et disponibilité hors connexion.

  3. Dans la section Indexation du contenu de la page ASPX, sélectionnez l’une des options suivantes :

Option Description
Ne pas indexer composants WebPart si ce site contient des autorisations finement grainées
Lorsque les autorisations de la page ASPX sont différentes du site parent, aucun contenu du site n’apparaît dans les résultats de la recherche.
Toujours indexer tous les composants WebPart sur ce site
Afficher le contenu de toutes les pages ASPX sur le site dans les résultats de la recherche, quelles que soient les autorisations.
Ne jamais indexer composants WebPart sur ce site
Masquer le contenu de toutes les pages ASPX sur le site des résultats de recherche, quelles que soient les autorisations.

Exclure du contenu des colonnes des résultats de recherche

En tant que propriétaire de site, vous pouvez contrôler si le contenu de colonnes spécifiques dans des listes ou des bibliothèques apparaît dans les résultats de recherche. Par défaut, tout le contenu est inclus dans les résultats de la recherche. Ce paramètre est utile lorsque vous souhaitez empêcher l’apparition de données sensibles dans les résultats de la recherche.

Notes

Pour modifier ce paramètre, vous devez avoir le niveau d’autorisation Gérer les autorisations. Ce niveau d’autorisation est inclus dans le groupe propriétaire « Nom du site ».

  1. Sur le site qui contient la liste ou la bibliothèque, sélectionnez Paramètres Paramètres icône. , puis sélectionnez  Paramètres du site. Si vous ne voyez pas les paramètres du site, sélectionnez Informations sur le site, puis sélectionnez Afficher tous les paramètres du site.

  2. Sous Rechercher, cliquez sur Colonnes utilisables dans une recherche.

  3. Dans la section Colonnes exclues de l’indexation de recherche, sous Exclus, cochez la case en regard du nom de colonne de la colonne que vous souhaitez exclure dans les résultats de la recherche.

Notes

Les colonnes qui apparaissent sont celles qui appartiennent au site actuel.

Analyser et ré-indexer un site

Lorsque des personnes recherchent du contenu sur SharePoint sites de recherche, ce qui se trouve dans votre index de recherche détermine ce qu’elles trouveront. L’index de recherche contient des informations de tous les documents et pages de votre site. Dans SharePoint, le contenu est automatiquement analyser en fonction d’une planification d’analyse définie. Le robot récupère le contenu qui a été modifié depuis la dernière analyse et met à jour l’index.

Dans les cas où le schéma de recherche a changé lorsqu’une propriété gérée a été ajoutée/supprimée/modifiée, vous pouvez demander spécifiquement une nouvelle indexation complète d’un site. Pour plus d’informations, voir Demander manuellement l’analyse et la ré-indexation d’un site.