Présentation des métadonnées gérées

Les métadonnées sont des informations sur les informations. Par exemple, le titre et l’auteur d’un livre sont des métadonnées. Les métadonnées peuvent être de nombreux types d’informations : un emplacement, une date ou un numéro d’élément de catalogue. Lorsque vous utilisez les produits SharePoint, vous pouvez gérer les métadonnées de façon centralisée. Vous pouvez organiser les métadonnées de manière pertinente pour votre entreprise et les utiliser pour faciliter la recherche d’éléments.

Cet article décrit une terminologie importante des métadonnées gérées et vous donne un aperçu rapide de la façon dont vous pouvez utiliser les outils de SharePoint pour gérer les métadonnées.

Terminologie importante

Cette section contient des définitions d’une terminologie clé. Ces termes et concepts apparaissent fréquemment dans les articles sur les métadonnées gérées.

Taxonomie

Une taxonomie est un système de classification formel. Une taxonomie regroupe les mots, les étiquettes et les termes qui décrivent quelque chose, puis classe ces groupes dans une hiérarchie.

Les personnes construisent des taxonomies pour presque n’importe quel type d’information, des systèmes d’exploitation aux structures organisationnelles. Par exemple, elle permet de transformer des personnes en groupe en quatre classifications principales : animaux, usine, hôte et garde d’enfants. Chacun de ces groupes principaux possède de nombreuses sous-divisions. Ensemble, l’ensemble du système est une taxonomie.

Les organisations créent des taxonomies de trop nombreuses façons de les énumérer. Ils créent des taxonomies de graphique des comptes pour gérer les systèmes de comptabilité, les organigrammes et les classifications de travail pour gérer les employés, les catalogues de produits, etc. Toutes ces taxonomies sont des hiérarchies structurées d’informations ; systèmes de classification formels qui aident les personnes à gérer les informations;

Peopleonomy

Une sous-catégorie est un système de classification informel. Il évolue progressivement à mesure que les utilisateurs du site web collaborent sur des mots, des étiquettes et des termes sur un site. À l’origine, il s’est développé à partir d’applications populaires telles que le signet.

Si vous avez déjà vu un nuage de balises sur un site web, vous avez vu une visualisation d’une phonétique. La figure suivante montre un nuage de balises sur SharePoint site.

Cloud de balises

Une approche de métadonnées basée sur la fonction d’onomy peut être utile. Il crée un moyen de partager les connaissances et l’expertise des utilisateurs du site. En utilisant une sous-catégorie, la classification du contenu peut évoluer en même temps que l’évolution des besoins de l’entreprise et des intérêts des utilisateurs.

Ensemble de Termes

Un ensemble de termes est un groupe de termes connexes.

Les ensembles de termes peuvent avoir une étendue différente, selon l’endroit où vous créez l’ensemble de termes.

  • Les ensembles de termes locaux sont créés dans le contexte d’une collection de sites et peuvent être utilisés (et visibles) uniquement pour les utilisateurs de cette collection de sites. Par exemple, lorsque vous créez un ensemble de termes pour une colonne de métadonnées dans une liste ou une bibliothèque, l’ensemble de termes est local. Elle est disponible uniquement dans la collection de sites qui contient cette liste ou cette bibliothèque. Par exemple, une bibliothèque multimédia peut avoir une colonne de métadonnées qui indique le type de média (diagramme, photographie, capture d’écran, vidéo, etc.). La liste des termes autorisés est pertinente uniquement pour cette bibliothèque et peut être utilisé dans la bibliothèque.

  • Les ensembles de termes globaux peuvent être utilisés sur tous les sites qui s’abonnez à une application de service de métadonnées gérées spécifique. Par exemple, une organisation peut créer un ensemble de termes qui répertorie les noms des unités commerciales de l’organisation, telles que les ressources humaines, le marketing, les technologies de l’information, etc.

En outre, vous pouvez configurer un ensemble de termes comme étant fermé ou ouvert. Dans un ensemble de termes fermé, les utilisateurs ne peuvent pas ajouter de nouveaux termes, sauf s’ils ont les autorisations appropriées. Dans un ensemble de termes ouvert, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes dans une colonne mappée à l’ensemble de termes.

Conditions générales

Un terme est un mot ou une expression spécifique que vous avez associé à un élément sur SharePoint site. Il s’agit d’un élément unique dans un ensemble de termes. Un terme a un ID unique et il peut avoir de nombreuses étiquettes de texte (synonymes). Si vous travaillez sur un site multilingue, le terme peut avoir des étiquettes dans différentes langues.

Il existe deux types de termes :

  • Termes gérés Les termes gérés sont des termes prédéfin définis. Les administrateurs du magasin de termes organisent les termes gérés dans un ensemble de termes hiérarchique.

  • Enterprise mots clés Un mot clé d’entreprise est un mot ou une expression qu’un utilisateur ajoute à des éléments sur SharePoint site. La collection de mots clés d’entreprise est appelée ensemble de mots clés. En règle générale, les utilisateurs peuvent ajouter n’importe quel mot ou expression à un élément en tant que mot clé. Cela signifie que vous pouvez utiliser des mots clés d’entreprise pour le marquage de styleonomy. Parfois, les administrateurs du magasin de termes déplacent des mots clés d’entreprise dans un ensemble de termes géré spécifique. Lorsqu’ils font partie d’un ensemble de termes gérés, les mots clés deviennent disponibles dans le contexte de cet ensemble de termes.

Pour en savoir plus sur la création et la gestion des termes, voir Créer et gérer des termes dans un ensemble de termes.

Groupe

Dans SharePoint produits, le groupe est un terme de sécurité. En ce qui concerne les métadonnées gérées, un groupe est un ensemble d’ensembles de termes qui partagent tous des exigences de sécurité communes. Seuls les utilisateurs qui ont des autorisations de collaborateur pour un groupe spécifique peuvent gérer les ensembles de termes qui appartiennent au groupe ou y créer de nouveaux ensembles de termes. Les organisations doivent créer des groupes pour les ensembles de termes qui auront des besoins d’accès ou de sécurité uniques.

Pour en savoir plus sur la création d’un groupe pour les ensembles de termes, voir Configurer un nouveau groupe pour les ensembles de termes.

Outil de gestion du magasin de termes

L’outil de gestion du magasin de termes est l’outil que les personnes qui gèrent les taxonomies utilisent pour créer ou gérer des ensembles de termes et les termes qu’ils utilisent. L’outil de gestion du magasin de termes affiche tous les ensembles de termes globaux et tous les ensembles de termes locaux disponibles pour la collection de sites à partir de laquelle vous accédez à l’outil de gestion du magasin de termes.

Colonne Métadonnées gérées

Une colonne de métadonnées gérées est un type spécial de colonne que vous pouvez ajouter à des listes ou des bibliothèques. Il permet aux utilisateurs du site de sélectionner des termes à partir d’un ensemble de termes spécifique. Une colonne De métadonnées gérées peut être m moir un ensemble de termes existant, ou vous pouvez créer un ensemble de termes local spécifiquement pour la colonne.

Pour découvrir comment travailler avec une colonne de métadonnées gérées, voir Créer une colonne de métadonnées gérées

Enterprise Colonne Mots clés

La colonne Mots clés d’entreprise est une colonne que vous pouvez ajouter à des types de contenu, des listes ou des bibliothèques pour permettre aux utilisateurs de marquer des éléments avec des mots ou des expressions qu’ils choisissent. Par défaut, il s’agit d’une colonne à valeurs multiples. Lorsque les utilisateurs tapent un mot ou une expression dans la colonne, SharePoint présente des suggestions de type avant. Les suggestions d’avance de type peuvent inclure des éléments provenant d’ensembles de termes gérés et de mots clés. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur existante ou entrer quelque chose de nouveau.

Les propriétaires de listes ou de bibliothèques peuvent activer ou désactiver la publication des métadonnées en mettant à Enterprise jour les métadonnées et les mots clés Paramètres pour une liste ou une bibliothèque.

Pour savoir comment ajouter une colonne de mots clés spéciaux, voir Ajouter une colonne de mots clés d’entreprise à une liste ou une bibliothèque.

Marquage

En règle générale, le marquage fait référence à l’application de métadonnées gérées à un élément.

Scénarios de métadonnées : des taxonomies aux taxonomies

SharePoint de métadonnées prend en charge un large éventail d’approches des métadonnées, des taxonomies formelles aux peopleonomies pilotées par l’utilisateur. Vous pouvez implémenter des taxonomies formelles par le biais de termes gérés et d’ensembles de termes. Vous pouvez également utiliser des mots clés d’entreprise qui permettent aux utilisateurs de site de baliser le contenu avec des mots clés qu’ils choisissent.

En outre, les SharePoint offrent de la flexibilité. Vous pouvez choisir la structure et le contrôle à utiliser avec les métadonnées, et choisir l’étendue du contrôle et de la structure. Par exemple :

  • Vous pouvez appliquer le contrôle globalement sur tous les sites ou rendre local pour des sites spécifiques.

  • Vous pouvez configurer des ensembles de termes pour qu’ils soient fermés ou ouverts aux contributions des utilisateurs.

  • Vous pouvez choisir d’utiliser des mots clés d’entreprise avec des termes gérés, ou non.

SharePoint permettent aux organisations de combiner les avantages des taxonomies formelles et gérées avec les avantages dynamiques du balisage piloté par l’utilisateur de manière personnalisée.

Le diagramme suivant montre comment différentes exigences peuvent utiliser différents niveaux d’étendue et de contrôle.

Configurations flexibles des métadonnées gérées

Avantages des métadonnées gérées

L’utilisation des métadonnées gérées dans les sites d’une organisation offre plusieurs avantages :

Utilisation cohérente des métadonnées

Les fonctionnalités de métadonnées gérées des produits SharePoint vous permettent de contrôler la façon dont les utilisateurs ajoutent des métadonnées au contenu. Par exemple, à l’aide d’ensembles de termes et de termes gérés, vous pouvez contrôler les termes que les utilisateurs peuvent ajouter au contenu et vous pouvez contrôler qui peut ajouter de nouveaux termes. Vous pouvez également limiter les mots clés d’entreprise à une liste spécifique en configurant l’ensemble de termes Mots clés comme étant fermé.

Lorsque les mêmes termes sont utilisés de manière cohérente sur plusieurs sites, il est plus facile de créer des processus ou des solutions robustes qui s’appuient sur des métadonnées. En outre, il est plus facile pour les utilisateurs de site d’appliquer des métadonnées de manière cohérente à leur contenu.

Découverte améliorée du contenu

Lorsque le contenu des sites d’une organisation possède des métadonnées cohérentes, il est plus facile de trouver des informations et des données métiers à l’aide de la recherche. Les fonctionnalités de recherche telles que le panneau d’affinement, qui s’affiche sur le côté gauche de la page des résultats de la recherche, permettent aux utilisateurs de filtrer les résultats de la recherche en fonction des métadonnées.

Le panneau d’affinement affiche les métadonnées qui peuvent être utilisées pour filtrer les résultats de recherche.

Navigation par métadonnées pour les sites

La navigation par métadonnées pour les sites permet à un administrateur de site de créer des éléments de navigation basés sur des termes de métadonnées. Pour plus d’informations, notamment sur les recommandations de performances, voir Options de navigation pour SharePoint.

Navigation par métadonnées pour les listes et les bibliothèques

La navigation par métadonnées permet aux utilisateurs de créer des affichages d’informations dynamiquement, en fonction de champs de métadonnées spécifiques. Ensuite, les utilisateurs peuvent localiser des bibliothèques à l’aide de dossiers ou de tableaux croisés dynamiques de métadonnées, et affiner les résultats à l’aide de filtres clés supplémentaires. Pour savoir comment configurer cette navigation, voir Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque et utiliser le regroupement pour modifier un SharePoint affichage.

Flexibilité accrue

Les métadonnées gérées facilitent la maintenance et l’adaptation de vos métadonnées à mesure que les besoins de l’entreprise évoluent. Vous pouvez facilement mettre à jour un ensemble de termes. De plus, les termes nouveaux ou mis à jour deviennent automatiquement disponibles lorsque vous associez une colonne de métadonnées gérées à cet ensemble de termes. Par exemple, si vous fusionnez plusieurs termes en un seul terme, le contenu marqué avec ces termes est automatiquement mis à jour pour refléter cette modification. Vous pouvez spécifier plusieurs synonymes (ou étiquettes) pour des termes individuels. Si votre site est multilingue, vous pouvez également spécifier des étiquettes multilingues pour des termes individuels.

Gestion des métadonnées

La gestion efficace des métadonnées nécessite une réflexion et une planification minutieuses. Réfléchissez au type d’informations que vous souhaitez gérer le contenu des listes et des bibliothèques, et réfléchissez à la façon dont les informations sont utilisées dans l’organisation. Vous pouvez créer des ensembles de termes de termes de métadonnées pour un grand nombre d’informations différentes.

Par exemple, vous pouvez avoir un seul type de contenu pour un document. Chaque document peut avoir des métadonnées qui identifient de nombreux faits pertinents à son sujet, tels que les exemples suivants :

  • Objectif du document : s’agit-il d’une proposition de vente ? Une spécification d’ingénierie ? Procédure de ressources humaines

  • Auteur du document et noms des personnes qui l’ont modifié

  • Date de création, date d’approbation, date de la modification la plus récente

  • Service responsable des implications budgétaires du document

  • Audience

Voici quelques activités importantes impliquées dans la gestion des métadonnées :

  • Planification et configuration

  • Gestion des termes, des ensembles de termes et des groupes

  • Spécification des propriétés des métadonnées

Planification et configuration de métadonnées gérées

Votre organisation peut souhaiter effectuer une planification minutieuse avant de commencer à utiliser des métadonnées gérées. La quantité de planification que vous devez effectuer dépend de la formalité de votre taxonomie. Cela dépend également du degré de contrôle que vous souhaitez imposer aux métadonnées.

Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de développer votre taxonomie, il vous suffit d’ajouter des mots clés aux éléments, puis de les organiser en ensembles de termes si nécessaire.

Si votre organisation souhaite utiliser des ensembles de termes gérés pour implémenter des taxonomies formelles, il est important d’impliquer les principales parties prenantes dans la planification et le développement. Une fois que les principales parties prenantes de l’organisation ont accepté les ensembles de termes requis, vous pouvez utiliser l’outil de gestion du magasin de termes pour importer ou créer vos ensembles de termes. Pour savoir comment accéder à l’outil, voir Ouvrir l’outil de gestion du magasin de termes

Gestion des termes, des ensembles de termes et des groupes

L’outil de gestion du magasin de termes fournit un contrôle d’arborescence que vous pouvez utiliser pour effectuer la plupart des tâches. Votre rôle d’utilisateur pour cet outil détermine les tâches que vous pouvez effectuer. Pour travailler sur des termes globaux dans l’outil de gestion du magasin de termes, vous devez être administrateur général ou administrateur SharePoint dans Microsoft 365 ou administrateur de magasin de termes dans SharePoint. Pour travailler sur les termes d’un site, vous pouvez être un responsable de groupe ou un collaborateur désigné pour les ensembles de termes.

Pour plus d’informations, voir Créer et gérer des groupes et des ensembles de termes.

Pour prendre des mesures sur un élément de la hiérarchie, suivez ces étapes.

  1. Pointez sur le nom de l’application de service de métadonnées gérées, du groupe, de l’ensemble de termes ou du terme à modifier, puis cliquez sur la flèche qui s’affiche.

  2. Sélectionnez les actions que vous souhaitez dans le menu.

Par exemple, si vous êtes administrateur de magasin de termes ou gestionnaire de groupe, vous pouvez créer, importer ou supprimer des ensembles de termes dans un groupe. Les collaborateurs d’ensembles de termes peuvent créer de nouveaux ensembles de termes.

L’outil de gestion du magasin de termes propose des menus adaptés au niveau de chaque niveau de hiérarchie.

Propriétés des termes et des ensembles de termes

À chaque niveau de la hiérarchie, vous pouvez configurer des propriétés spécifiques pour un groupe, un ensemble de termes ou un terme à l’aide du volet des propriétés de l’outil de gestion du magasin de termes. Par exemple, si vous configurez un ensemble de termes, vous pouvez spécifier des informations telles que Nom, Description, Propriétaire, Contact et Parties prenantes dans le volet disponible sous l’onglet Général. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez qu’un ensemble de termes soit ouvert ou fermé aux nouvelles soumissions des utilisateurs. Vous pouvez également choisir l’onglet Utilisation prévue et spécifier si l’ensemble de termes doit être disponible pour le marquage ou la navigation sur le site.

Les propriétés du magasin de termes vous permet de configurer des paramètres tels que le marquage

Voir aussi

Présentation des métadonnées gérées dans SharePoint Server

Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque

Configurer la navigation par métadonnées pour une liste ou une bibliothèque

Ajouter une colonne de mots clés d’entreprise à une liste ou une bibliothèque

Créer une colonne de métadonnées gérées

Importer des ensembles de termes