Rapport sur le partage de fichiers et de dossiers dans un site SharePoint
Vous pouvez créer un fichier CSV de tous les fichiers, utilisateurs, autorisations et liens uniques sur un site SharePoint ou un OneDrive. Cela peut vous aider à comprendre l’utilisation du partage et la possibilité de partager des fichiers ou dossiers avec des invités. Vous devez être un administrateur de site pour exécuter le rapport.
Lorsque vous exécutez le rapport, le fichier CSV est enregistré à l’emplacement de votre choix sur le site.
Dans Microsoft SharePoint, si vous ne souhaitez pas que les membres du site voient le rapport, envisagez de créer un dossier avec des autorisations différentes où seuls les propriétaires de site peuvent accéder au rapport.
Pour exécuter le rapport (SharePoint)
- Ouvrez le site où vous souhaitez exécuter le rapport
- Dans le menu Paramètres, cliquez sur Utilisation du site.
- Dans la section Partagé avec des utilisateurs externes, cliquez sur Exécuter le rapport.
- Choisissez un emplacement pour enregistrer le rapport, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour exécuter le rapport (OneDrive)
- Dans le lanceur Microsoft 365'application, sélectionnez la vignette OneDrive’application.
- Dans le menu Paramètres, cliquez sur OneDrive paramètres.
- Cliquez sur Autres paramètres, puis sur Exécuter le rapport de partage.
- Choisissez un emplacement pour enregistrer le rapport, puis cliquez sur Enregistrer.
L’utilisation du rapport peut prendre un certain temps en fonction de la taille du site.
Lorsque l’exécution du rapport est terminée, vous recevez un courrier électronique avec un lien vers le rapport.
Format CSV
Pour les éléments partagés avec un accès direct, le rapport contient une ligne pour chaque combinaison utilisateur/élément. SharePoint groupes sont affichés dans le rapport, mais pas des utilisateurs individuels à l’intérieur.
Pour les éléments partagés avec un lien, le rapport contient une ligne pour chaque utilisateur qui a utilisé le lien ou qui a été envoyé par le biais de la boîte de dialogue de partage. Les liens envoyés directement par courrier électronique n’ont pas été cliqués et les liens Tout le monde ne sont pas inclus dans le rapport.
Le rapport contient les colonnes suivantes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Chemin d’accès aux ressources | URL relative de l’élément |
| Type élément | Le type d’élément (web, dossier, fichier, etc.) |
| Autorisation | Niveau d’autorisation de l’utilisateur sur cet élément |
| Nom de l'utilisateur | Nom convivial de l’utilisateur ou du groupe qui a accès à cet élément. S’il s’agit d’un lien de partage, le nom d’utilisateur est SharingLink |
| Messagerie de l’utilisateur | Adresse de messagerie de l’utilisateur qui a accès à cet élément. Ce n’est pas SharePoint groupes. |
| Type d’utilisateur ou de groupe | Type d’utilisateur ou de groupe : membre (interne), invité (externe), SharePoint groupe de sécurité, groupe de sécurité ou Microsoft 365 groupe. (Notez que le membre fait référence à un membre dans l’annuaire, et non à un membre du site.) |
| ID de lien | GUID du lien de partage si le nom d’utilisateur est Lien de partage |
| Type de lien | Type de lien (Anonyme, Société, Personnes spécifiques) si le nom d’utilisateur est Lien de partage |
| AccessViaLinkID | ID de lien utilisé pour accéder à l’élément si l’autorisation d’un utilisateur sur un élément est via un lien. |