Créer des instructions pour l’utilisation du site
En suivant les étapes ci-dessous en tant que modèle, créez vos propres instructions personnalisées pour les propriétaires de sites SharePoint sur la façon dont les sites sont mis en place et gérés dans votre organisation. Chaque section fournit des conseils sur les informations à inclure, des exemples de texte pour vous aider à démarrer et des liens vers des ressources pour en savoir plus sur chaque domaine.
Introduction
Conseils :
- Fournissez une brève introduction pour cadrer vos recommandations. Si vous avez une stratégie d’utilisation des ressources numériques ou d’entreprise plus large, liez-la si elle s’applique également SharePoint sites web.
Exemple de texte : Un site SharePoint est conçu pour être un outil puissant pour la collaboration et la communication en équipe. [entrez votre organisation de service d’it/productivité] gère le service Microsoft 365 votre site. L’objectif est de faciliter la réalisation de vos objectifs professionnels.
Recommandations générales
Conseils :
- Fournissez des instructions de stratégie générale que vous souhaitez que vos utilisateurs suivent. Il peut s’agir d’utilisations professionnelles clés que vous avez définies pour les sites, les stratégies de communication internes ou les recommandations en matière de sécurité et de confidentialité.
Ressources :
Exemple de texte : Voici quelques éléments à garder à l’esprit lorsque vous travaillez avec vos sites SharePoint sites. Reportez-vous à la stratégie d’utilisation des ressources d’entreprise [ insérer le nom de votre organisation ]. Ces stratégies s’appliquent à toutes SharePoint’utilisation du site.
Recommandations en matière de création de votre site
Conseils :
- Fournir des instructions procédurales de base. Comment une personne peut-elle obtenir SharePoint site web ? Il peut être via le lien « Créer un site » sur la page d’SharePoint ou vous pouvez avoir un processus de mise en service unique pour votre organisation.
- Si vous avez des modèles de site spécifiques que vous souhaitez que vos propriétaires de site sélectionnent lorsqu’ils créent leurs propres sites, incluez ces informations dans cette section.
- Inclure des informations sur les solutions d’approvisionnement personnalisées.
- Existe-t-il des exigences de propriété ou de classification de site que votre organisation a implémentées ?
- Lorsque vous définissez votre site, il est important de sélectionner le niveau de classification de site approprié. Inclure des références ou des liens vers les instructions de classification des données de votre organisation.
Ressources :
- Gérer la création de sites dans SharePoint
- Recommandations de stratégie pour la sécurisation SharePoint sites et fichiers
- Solutions de personnalisation et de mise en service du site pour SharePoint
Exemple de texte : Les sites peuvent être créés via le lien « Créer un site » à l’emplacement [insérez votre SharePoint lien].
Vous devez avoir deux propriétaires de site qui sont tous les deux des employés à temps plein au niveau de votre organisation.
Lorsque vous définissez votre site, il est important de sélectionner le niveau de classification de site approprié. [Insérer un lien vers les instructions de classification des données de votre organisation].
Conceptions et personnalisations de votre site
Conseils :
- Fournir des informations sur les instructions de conception. Votre organisation a-t-elle ou autorise-t-elle des thèmes personnalisés ? Ou êtes-vous en accord avec les options pré-proposées ?
- Avez-vous des modèles ou des composants Web Parts spécifiques que vous souhaitez que les propriétaires de site utilisent ? Expliquez-les afin qu’ils comprennent pourquoi et comment.
- Votre organisation autorise-t-elle les scripts et les add-ins personnalisés ?
- Nous vous recommandons de créer un moyen pour les propriétaires de sites d’interagir avec votre équipe lorsqu’ils souhaitent personnaliser un site. Configurer une catégorie ou un formulaire de ticket de service pour faciliter votre contact.
Ressources :
- Gérer la création de sites
- Vue d’ensemble des thèmes de site SharePoint
- Planifier les personnalisations, les solutions et les applications pour SharePoint
Exemple de texte : Il est important que votre site réponde aux besoins de votre entreprise. Si vous devez créer un add-in personnalisé ou déployer une application qui demande beaucoup de ressources, travaillez avec notre équipe interne. Pour plus d’informations, contactez [insérez des informations sur la façon de contacter votre équipe it.
Recommandations en matière de partage
Conseils :
- Fournir des informations sur la façon dont votre organisation a mis en place le partage. Si vous avez modifié les paramètres par défaut, vous pouvez indiquer aux propriétaires de vos sites quels sont les paramètres de partage pour votre organisation, y compris pour le partage externe.
Ressources :
Exemple de texte : Votre site et son contenu peuvent être partagés en interne au sein de notre organisation ou en externe avec vos clients ou partenaires.
En tant que propriétaire du site, vous recevrez des demandes d’accès lorsqu’une personne partage votre site. Vous pouvez approuver ou refuser les demandes qui vous sont envoyées.
Recommandations en matière de capacité
Conseils :
- Fournir des informations sur les recommandations ou limites de stockage du site (si vous les gérez manuellement). Indiquez aux propriétaires de site si vous avez un processus et une stratégie pour demander plus.
Ressources :
Exemple de texte : Votre site autorise l’espace de stockage _____ MB/Go. Nous vous encourageons à supprimer les fichiers et le contenu dont vous n’avez plus besoin.
Gestion de l’accès
Conseils :
- Fournir des informations détaillées sur l’accès au site. Quels sont vos processus et stratégies de gestion de l’accès au site ? Quel niveau de contrôle les propriétaires de votre site ont-ils ? Si vous gérez l’accès pour le compte de vos propriétaires de site, faites-leur savoir que vous passerez régulièrement en revue les autorisations de site pour les maintenir en ligne avec les stratégies de votre organisation. Expliquez comment vous allez leur communiquer les modifications apportées aux autorisations.
Ressources :
Exemple de texte : Prévoyez de passer régulièrement en revue les autorisations de votre site et de définir le niveau d’accès de manière appropriée.
Stratégie de cycle de vie du site
Conseils :
- Fournir la stratégie de cycle de vie de votre organisation pour les sites. Votre organisation a-t-elle automatiquement ou avec un processus géré des expirations de site ? Définissez-vous des stratégies Microsoft 365 d’expiration de groupe qui ont une incidence sur SharePoint sites d’équipe ? Faites savoir aux propriétaires de votre site quand leur site expirera, comment ils seront avertis, ce qui se produira et ce qu’ils doivent faire pour étendre leur site.
- La définition de cette stratégie nécessite Microsoft 365 autorisations d’administrateur global.
- Votre organisation prend-elle des mesures supplémentaires relatives à la sauvegarde et à la restauration de sites ? Connaissez la durée de la sauvegarde disponible et, si nécessaire, la restauration d’un site par les propriétaires de sites.
Ressources :