Guide de la migration du partage de fichiers vers OneDrive et SharePoint

Ce guide vous permet de mieux préparer la migration du partage de fichiers vers OneDrive et SharePoint dans Microsoft 365.

Pour la plupart des migrations suivent les phases régulières suivantes. Les facteurs de réussite d’une migration incluent la planification, l’évaluation et la correction, la préparation de l’environnement cible, la migration et l’intégration de vos utilisateurs.

Notes

L’Outil de migration SharePoint est un outil de migration développé par Microsoft et disponible gratuitement. Pour le télécharger, cliquez ici :Outil de migration SharePoint.

Processus de migration

Planification de la migration Évaluer et corriger Préparer votre environnement OneDrive et SharePoint Migration Intégration d’un utilisateur
Où migrer chaque type de contenu ?

Présentation des autorisations et du partage

Avant et après la migration

Considérations en matière de performances réseau et de migration

Gestion des modifications et communications
Évaluer les domaines principaux

Corriger les problèmes
Pré-approvisionner Microsoft 365 et les utilisateurs Découverte des offres de migration

Services Microsoft FastTrack

Fournisseurs de services de migration
Envoyer régulièrement des courriers électroniques aux utilisateurs

Fournir une formation

Informer les utilisateurs sur l’impact de la migration les concernant

Partages de fichiers

Les partages de fichiers incluent l’hébergement de fichiers centralisé sur un serveur réseau ou un lecteur réseau, ou des disques ou des fichiers partagés sur un ordinateur local. Souvent appelé « lecteur Z » sur les ordinateurs mis en réseau, il s’agit d’un lecteur partagé se trouvant à un emplacement sur le réseau.

Planification de la migration

Avant de commencer votre migration, il est important que vous planifiez votre résultat en effectuant une évaluation de l’environnement de votre source actuelle. Ce que vous découvrez a un impact sur votre stratégie globale et votre minutage, notamment :

  • La conception de l’environnement cible, ainsi que le mappage entre les systèmes source et cible.
  • La quantité de contenu à migrer. Déterminez si le contenu est redondant, obsolète ou toujours pertinent.
  • Prévoyez l’intégration d’utilisateur dans votre planification initiale. Communiquez tôt et souvent avec vos utilisateurs sur la migration et l’impact qu’elle aura sur eux. N’attendez pas la fin pour commencer à les préparer au changement.

Les éléments migrés

Quand vous préparez la migration du partage de vos fichiers, il est important de savoir quels sont les éléments migrés lorsque vous utilisez l’outil de migration SharePoint et ceux qui ne le sont pas.

Migrée Non migrés
Documents Conversion d’URL incorporées dans le contenu
Structure des fichiers et des dossiers Attributs masqués Windows sur fichier et dossier
Autorisations liées aux fichiers et aux dossiers au niveau de l’utilisateur Refus explicites
Fichiers inférieurs à 15 Go Documents inaccessibles ou endommagés
Métadonnées de dossier, document et site Fichiers ou dossiers dépassant les restrictions et limitations actuelles de SharePoint

Où migrer chaque type de contenu ?

Dans votre planification, incluez la façon dont cette transition vers Microsoft 365 rendra l’expérience plus collaborative pour vos utilisateurs.

Passez en revue la façon dont vous utilisez le contenu stocké dans vos partages de fichiers aujourd’hui. Le fichier appartient-il à un seul utilisateur, même s’il peut le partager avec d’autres utilisateurs ? Si c’est le cas, enregistrez-le dans votre Espace OneDrive. Votre Espace OneDrive est privé par défaut, mais vous pouvez partager des fichiers avec d’autres personnes, ce qui est particulièrement utile si vous ne travaillez pas encore en équipe.

Si vous travaillez sur un fichier ou un dossier destiné à une utilisation et à une collaboration en équipe, déplacez-le vers une bibliothèque partagée à laquelle les membres de l’équipe ont accès par défaut. OneDrive vous donne accès à toutes vos bibliothèques partagées dans Microsoft Teams, SharePoint ou Outlook. Lorsque vous avez besoin d’une bibliothèque partagée pour des fichiers d’équipe, vous pouvez en créer directement à partir de OneDrive, ajouter des membres et commencer à collaborer.

Partage

Autorisations et partage

La manière dont vous avez partagé vos fichiers détermine leur affichage dans la vue Partagés avec moi de OneDrive.

Fichiers et dossiers ouverts à partir d’un emplacement partagé :

  • Après la migration, le niveau d’autorisation final est déterminé par le mappage du partage ou du niveau d’autorisation NTFS le plus restrictif.
  • Le programme ne met pas à jour le dossier Partagés avec moi d’un utilisateur dans OneDrive en fonction des fichiers sources partagés avec un groupe auquel appartient l’utilisateur.
  • Après la migration, toutes les autorisations NTFS avancées sont supprimées. Pour les autorisations de refus explicites, cela signifie que le contenu est soumis à des autorisations parallèles ou à des autorisations sur le dossier et le niveau parent et peut devenir accessible.
Autorisations de partage de fichiers Windows Accès aux éléments SharePoint Rôle de SharePoint
Contrôle total Contrôle total Contrôle total
Modifier Modifier Contribuer
Lire et exécuter Lire et exécuter Lire
Afficher le contenu du dossier Afficher le contenu du dossier Lire
Lire Lire Lire
Write Write Contribuer

Évaluer et corriger votre contenu

Avant de commencer la migration, il est important d’effectuer une analyse de votre environnement actuel. Vous seul connaissez vos données et comment et qui les utilise.

L’outil de migration SharePoint vous permet d’analyser vos fichiers et de générer des rapports d’évaluation. Pour détecter les problèmes avec votre fichier avant la migration, activez le paramètre Effectuer uniquement une analyse.

Si vous avez plusieurs sources à évaluer, pensez à utiliser le processus en bloc en créant un fichier .json ou .csv.

Voici quelques problèmes courants qui surviennent lorsque vous préparez la migration :

Évaluer Corriger
Extensions de fichier Recherchez tous les fichiers dans le rapport Dossiers et fichiers dont le chemin d’accès se termine par l’une des extensions définies ici : Types de fichiers qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque. Si les types de fichiers bloqués sont des fichiers de script, ils sont bloqués, car les fonctionnalités de script sont désactivées par défaut dans OneDrive.

Pour autoriser ces types de fichiers, activez les fonctionnalités de script comme décrit ici : Autoriser ou empêcher un script personnalisé.

Assurez-vous de comprendre les raisons pour lesquelles ces fichiers sont bloqués par défaut, comme indiqué icimesures de sécurité relatives à l’autorisation des scripts personnalisés.
Caractères de nom de fichier et de dossier Recherchez tous les éléments dans le rapport Dossiers et fichiers dont le nom contient l’un des caractères détaillés ici : noms de fichiers et types de fichiers non valides dans OneDrive et SharePoint Contactez votre fournisseur de migration pour remplacer systématiquement ces caractères dans tous les noms de fichiers et de dossiers.

Remarque : les caractères # et % sont pris en charge, mais ne sont pas activés par défaut. Suivez ces étapes pour les activer : Nouvelle prise en charge de # et % dans SharePoint et OneDrive.
Longueur du chemin d’accès aux fichiers et aux dossiers Recherchez dans le rapport Dossiers et fichiers tous les éléments dont le chemin d’accès dépasse la longueur du chemin d’accès au fichier indiquée dans cet article : Limites de SharePoint Travaillez en collaboration avec votre fournisseur de migration pour réorganiser votre structure de fichier et dossier de sorte qu’elle ne dépasse pas cette limite. Il peut s’avérer utile de fractionner les lecteurs de grande taille selon différents scénarios en plusieurs lecteurs plus petits et plus ciblés.

Préparation de votre environnement OneDrive

Avant de migrer le contenu de votre partage de fichiers, vous devez pré-approvisionner vos utilisateurs dans Microsoft 365. Pour obtenir des conseils sur le pré-approvisionnement, consultez

Migration

Processus de migration

Les actions suivantes sont celles d’un processus de migration classique conforme aux bonnes pratiques recommandées par Microsoft.

Important

Vérifiez que le compte utilisé pour la migration de contenu dispose des autorisations sur le système OneDrive de destination.

  1. Sélectionnez un petit groupe d’utilisateurs pour réaliser une migration pilote. L’objectif du projet pilote est de valider le processus, y compris les performances, la communication avec les utilisateurs et l’obtention de commentaires de la part des utilisateurs.

  2. Effectuez la migration pilote. Cette méthode doit utiliser une méthode de migration incrémentielle, dans laquelle la migration se produit en arrière-plan sans impact utilisateur, suivie d’un événement de basculement dans lequel les partages de fichiers réseau et les partages de fichiers locaux sont désactivés et où ils sont dirigés vers l’environnement SharePoint ou OneDrive. Cette méthode est recommandée, car elle réduit l’impact sur l’utilisateur.
  3. Étudiez les données de la migration pilote pour déterminer le reste de la planification de la migration et apportez les modifications nécessaires. Par exemple, vous pouvez mettre à jour votre modèle de communication avec les utilisateurs pour répondre à une question que vous avez reçue de la part d’un utilisateur pilote.

  4. Effectuez le reste de la migration. À l’instar du pilote, adoptez également une méthode de migration incrémentielle. Microsoft recommande un événement de transfert unique sur lequel tous les utilisateurs doivent passer pour utiliser leurs comptes OneDrive et les sites SharePoint. Ce procédé permet aux utilisateurs de ne pas mettre à jour les copies en double de contenu.

Offres de migration

Actuellement, vous avez le choix parmi un large éventail d’offres de migration. Quelle migration est la meilleure pour vous ?

Self-service client Assurée par FastTrack Assurée par un partenaire
Outil fourni par Microsoft gratuitement
Outil de migration SharePoint
Gratuit : inclus dans votre abonnement Microsoft 365 Prix variable en fonction de la complexité
Processus flexible : vous définissez le rythme Processus et planning très structurés Personnalisé en fonction de vos besoins
Pas besoin de configurer une infrastructure complexe Obligation de configurer l’infrastructure, y compris des droits d’accès externe, des VPN, un environnement de test, un environnement d’administration, et d’établir une infrastructure de contacts Personnalisé en fonction de vos besoins
Moins de temps nécessaire consacré au processus de planification et aux restrictions Planification des modèles et des sondages fournie dans le cadre du processus d’organisation Personnalisé en fonction de vos besoins
Le client contrôle le rythme en fonction de ses besoins La planification est gérée en partenariat avec l’équipe FastTrack Personnalisé en fonction de vos besoins
Vous devrez recruter des experts si ce n’est pas déjà le cas Expertise fournie par FastTrack Expertise fournie
Le client détermine la flexibilité des horaires, et définit les heures creuses et la durée d’indisponibilité Vous devez respecter un calendrier défini à l’avance Personnalisé en fonction de vos besoins

Self-service

L’avantage de la migration en self-service est que vous avez le contrôle total sur le processus et le calendrier, et que vous déterminez le rythme de la migration. Nous fournissons l’Outil de migration SharePoint gratuitement. Vous pouvez exploiter vos propres ressources informatiques au lieu de devoir faire appel à une expertise externe.

Microsoft FastTrack

FastTrack est un service Microsoft inclus dans le coût de votre abonnement, qui vous fournit un ensemble de bonnes pratiques, d’outils, de ressources et d’experts qui s’engagent à faire de votre expérience du cloud Microsoft un excellent service. Les conseils d’intégration, les avantages de la migration et les conseils d’adoption de OneDrive sont inclus dans l’offre d’avantages.

Les recommandations en matière d’intégration vous permettent de découvrir les possibilités qui s’offrent à vous, de créer un plan de réussite et d’intégrer de nouveaux utilisateurs et de nouvelles fonctionnalités à un rythme flexible. La Migration des données apporte des instructions pour vous guider lors de la migration de contenu à partir du partage de fichiers, ou des environnements source Box ou Google Drive.

Ces instructions couvrent l’activation de OneDrive et de l’environnement source. FastTrack effectue également des activités de migration de données spécifiques pour le compte des clients disposant de 500 licences ou plus. Pour plus de détails, veuillez consulter la vue d’ensemble de l’avantage du Centre FastTrack. Prêt à vous lancer ? Veuillez visiter le site FastTrack.microsoft.com, consulter les ressources et envoyer une demande d’assistance.

Fournisseurs de services de migration

Vous pouvez décider que votre organisation a des besoins métier spécifiques qui vous obligent à utiliser des services ou des applications tiers pour vous aider à exécuter votre migration. Explorez les services professionnels et les applications disponibles auprès des partenaires de Microsoft Espace partenaires. Vous y trouverez des experts pour vous aider dans la migration de contenu d’entreprise vers Microsoft 365. Pour plus d’informations, consultez Microsoft Espace partenaires.

Intégration d’un utilisateur

Développez un plan pour préparer vos utilisateurs au changement à venir. Voici les facteurs à prendre en compte dans votre plan :

  • Vantez les mérites du déplacement. Mettez l’accent sur les avantages, les fonctionnalités de collaboration et les raisons pour lesquelles vous effectuez la migration.
  • Formation des utilisateurs finals. Formez vos utilisateurs sur les fonctionnalités proposées dans OneDrive.
  • Formation du support technique. Avant l’événement de transfert, formez votre support technique sur les fonctionnalités clés et les questions fréquemment posées par les utilisateurs.
  • Préparez-vous aux interruptions de service possibles. Prévoyez un éventuel arrêt au cours de la migration.

Développez un plan concernant l’envoi des communications à votre base d’utilisateurs afin de fournir des instructions claires sur le timing, les attentes et l’impact de la migration au niveau individuel, à savoir :

  • Chronologie de la migration et son impact sur les utilisateurs. N’oubliez pas les appels de tout utilisateur à l’action.
  • Garantissez aux utilisateurs que, s’ils disposent déjà de contenu dans OneDrive, celui-ci est conservé en toute sécurité et qu’il ne sera pas remplacé.
  • Faites-leur savoir s’ils peuvent refuser d’effectuer le processus de migration.