Crean ou editan datos?

Comprender as tarefas deste paso axudaralle a responder á pregunta: necesita a solución capturar algún dato? En caso afirmativo, que datos precisa capturar? Aquí ten algunhas cousas a ter en conta para cada elemento de datos capturado pola solución.

Existe un formulario existente?

Existe un formulario en papel ou formulario electrónico actual que se use para capturar estes datos? Tal formulario pode servir como un bo punto de partida ao pensar no deseño das pantallas e en como se están a capturar os datos.

Pense tamén no formulario de xeito crítico:

• Os elementos de datos deben presentarse nunha orde diferente máis acorde coa forma de capturalos?

• Pódese dividir o formulario en formularios máis pequenos e independentes que permitan que as partes do proceso sucedan en paralelo, en vez de unha de cada vez?

Que datos se capturan?

Cales son os datos que están a capturarse? Como se chama? Este é o nome real da orixe de datos ou un nome común que se usa nesta parte do negocio? É posible que teña que asignar o nome dos datos na orixe de datos co nome "descritivo" que os seus usuarios coñecen.

Hai unha xerarquía para os datos? Por exemplo, cada informe de gastos pode ter varios gastos e algúns tipos de gastos requiren información adicional.

Que datos se crean a partir dunha fórmula ou cálculo?

Hai cálculos que se fan para crear os datos? En caso afirmativo, débese gardar o resultado calculado ou só se mostra mentres se usa a aplicación? É posible que non se necesite almacenar datos que se poidan recalcular en calquera momento (como o total da suma de artigos ou os recontos).

Por exemplo, o ID único do noso informe de gastos crearase usando a data de hoxe e o nome do empregado; necesita almacenarse para que nunca cambie. Tamén calcularemos subtotais e totais de gastos, pero debido a que se poden recalcular en calquera momento con outros datos do informe, non é preciso gardalos por separado.

Son obrigatorios os datos?

Para este paso do proceso, son obrigatorios estes datos para completar o proceso? Se son necesarios, por que? Os datos só se necesitan en determinadas situacións?

Que tipo de datos son?

Que tipo de datos se están a capturar?

• Texto de forma libre: Hai unha lonxitude establecida permitida? A entrada deste campo depende doutro campo (por exemplo, un valor de campo asociado, como unha opción do menú despregable de Outro)? Existe unha entrada predeterminada que se deba encher? O texto deriva doutros datos?

• Números: É unha porcentaxe? É un número enteiro? É necesario un certo número de posicións decimais? Hai un mínimo ou máximo establecido para este número? Este número depende doutro número (por exemplo, non pode ser maior ou inferior a outra entrada)? Hai un número predeterminado que se debería proporcionar ou un número que se calcula en función doutras entradas?

• Datas: Que formato debería usar para a data? Debe incluír a data e a hora? Existen regras para a data (un mínimo, un máximo, non pode ser antes de hoxe)? Calcúlase (por exemplo, "sete días a partir de hoxe")? Existe unha data predeterminada que se deba encher?

• Opcións: A resposta debe limitarse a un conxunto específico de respostas? Cales son as respostas válidas? As respostas dependen doutro elemento de datos? Hai unha opción predeterminada ou un axuste predeterminado baseado noutro elemento de datos? Permites seleccionar só unha única opción ou se poden seleccionar varias opcións ao mesmo tempo?

• Imaxes ou vídeo: Deberíase capturar unha imaxe ou vídeo? Captúrase a imaxe ou o vídeo desde unha cámara do dispositivo do usuario? Procede esta imaxe ou vídeo dun correo electrónico? Hai algunha IA que se poida executar nesta imaxe (detectando elementos da imaxe, por exemplo)?

Onde colocas os datos hoxe?

Ao resolver o problema empresarial hoxe, onde se capturan os datos? Volve entrar nun sistema existente? Accede a unha folla de cálculo? Captúrase en absoluto?

Se os datos non se almacenan dixitalmente, estará creando un repositorio de datos, do cal se fala en Onde están os datos?

Outra cousa a ter en conta é se estes datos poden ser valiosos para outros procesos da organización. Poderían automatizarse outros procesos se estes datos estivesen dispoñibles para eles?

Alguén usa estes datos máis tarde no proceso?

Hai un paso máis tarde no proceso que usa estes datos? Como usan estes datos? Se estes datos estiveran dispoñibles anteriormente no proceso, podería un proceso posterior na liña comezar máis cedo ou executarse en paralelo?

Ás veces a automatización dun proceso axuda a reducir o tempo total para resolver o problema empresarial porque os datos están dispoñibles anteriormente, e outros participantes que traballan na solución do problema poden actuar máis cedo. Isto pode contribuír ao valor empresarial que proporciona a automatización do proceso empresarial.

Alguén máis pode beneficiarse destes datos fóra deste proceso?

Hai outro equipo ou proceso que poida utilizar os datos capturados neste proceso? (Non é un paso posterior no proceso, pero un proceso doutra parte do negocio que poida capturar esta mesma información ou poida usar esta información?)

Os usuarios empresariais ás veces só pensan dentro dos límites do que fan dun día a outro. Se dá un paso atrás, poderá ver oportunidades de ampliar estes datos a outros procesos que se poden automatizar? Moitas veces, os procesos son manuais porque un proceso doutra área non ten os medios para obter datos. Agora que se está automatizando este proceso, existe a oportunidade de que outros procesos se baseen neste?

Exemplo: creación de datos de informes de gastos

Aquí ten algúns dos elementos de datos da folla de traballo para o proceso de captura de informes de gastos.

Nivel de datos	Elemento de datos	Tipo de elemento	Pódese editar?	Formato permitido	Validación	Predeterminado / Cálculo
Informe de gastos	Número do informe de gastos	Texto	Non		Non pode estar en branco	"EXP" + Data (AAAAMMDD) + UserID
Elemento de gasto	Data do gasto	Data	Si	MM-DD-AAAA	Non se pode producir no futuro
Elemento de gasto	Tipo de gasto	Elección	Si	Seleccione da lista: Viaxes, comida, hotel, transporte, aparcamento, subministracións	Non pode estar en branco
Elemento de gasto	Importe	Número	Si	###,###.##	Non pode estar en branco, pode ser negativo
Elemento de gasto	Recibo	Imaxe	Si	JPG, PNG	Obrigatorio se o importe é superior a 74,99$
Elemento de gasto	Reembolsable	Si/non	Si	Si/non		O valor predefinido é Non
Detalle de gastos	Nome do invitado	Texto	Si	Calquera cousa	Necesario para un gasto de Comida no que a cantidade sexa maior a 75$

Neste exemplo, están a capturarse tres niveis de datos. (Isto será moi importante na fase de deseño tanto para o deseño da pantalla como para o deseño do almacenamento de datos).

• Informe de gastos: estes elementos son capturados unha vez para o informe de gastos xeral.

• Elemento de gasto: estes elementos captúranse para cada gasto do que se informa neste informe de gastos. Pódense asociar varios elementos de gasto co mesmo informe de gastos.

• Detalle de gastos: estes elementos están asociados aos elementos de gastos específicos Comida e Hotel e axuda a descompoñer eses dous tipos de gastos. Se o elemento de gasto é Comida, Nome do convidado e Empresa convidada son necesarios. Se o elemento de gasto é Hotel, Tipo de gasto e Cantidade son necesarios—e o importe de cada unha destas entradas debe ser igual ao importe do elemento de gasto.

Os datos que se amosarán na aplicación pero que non se almacenan en ningún lugar son os seguintes cálculos:

• Suma dos elementos de gasto nun total de informe de gastos

• Suma dos detalles dos gastos nun total de elementos de gastos

• Conte o número de entradas do informe de gastos

• Determine se o total do informe de gastos supera o límite de aprobación para o xestor do remitente

Os datos que se capturan durante o proceso do informe de gastos deben ser publicados no sistema financeiro. Non obstante, os propios informes de gastos non se almacenan actualmente en liña, só en papel. Polo tanto, non existe ningún sistema no que inserir estes datos; haberá que crear un.

Ter todos estes datos de gastos serviría para unha análise futura se o capturásemos dixitalmente. Por exemplo, se todos os empregados quedan no mesmo hotel cando viaxan, a contratación pode sacar datos de gastos e potencialmente negociar mellores taxas. Anotaremos isto no noso plan do proxecto.

Seguinte paso: cales son as regras de negocio?

Nota

Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)

Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).