Paga a pena automatizar este proceso?

Agora toca considerar o esforzo que levará construír a solución e decidir se está xustificado. Isto implica ponderar o valor empresarial fronte ao custo da automatización do proceso. Valor empresarial é o beneficio continuo que a empresa recibe do proxecto.

O custo de non facer nada

Para descubrir se paga a pena automatizar o proceso, primeiro debe entender o custo de non resolver o problema.

Como parte da definición do valor empresarial que espera obter a partir da solución de Microsoft Power Platform, ten que entender mellor o que lle custa á súa organización resolver o problema da forma actual. Noutras palabras, medir o custo de non facer nada.

Para calcular o custo actual, identifique o tempo dedicado a realizar o proceso actual e multiplíqueo polo custo das persoas que o realizan. Pode medir o custo anual determinando o custo de executar o proceso integramente unha vez e multiplicalo polo número de veces que faga o proceso nun ano. Engada outros custos como licenzas de software, papel, correo, etc.

Exemplo: o custo do proceso de gasto actual

O primeiro que debemos entender é, canto lle está custando á organización continuar facendo o proceso de informe de gastos manualmente? Isto é o que descubrimos cando falamos cos nosos compañeiros:

• Descubrimos que tarda aproximadamente unha hora cada semana en reunir todos os seus recibos e cubrir o informe de gastos manual. Abhay indicou que hai uns 140 informes de gastos por semana. Tamén aprendemos que o custo total cargado de cada membro do equipo é de aproximadamente 90$/h.

  (140 informes de gastos × 1 hora/semana) × 90$ = 12.600$/semana

  52 semanas × 12.600$ = 655.200$ ao ano

• Nick non revisa nin aproba os informes de gastos; todo isto recae en Abhay e no seu equipo. Debido a que non controla regularmente os gastos do equipo, a Nick fáltalle unha oportunidade importante para comprobar o estado dos gastos, controlar as fraudes e optimizar os hábitos de gasto do seu equipo.

• Abhay compartiu connosco que o seu equipo gasta aproximadamente 15 minutos por informe de gastos, recibe de media 140 informes por semana e envía de volta o 25 por cento destes debido a que falta información.

  Revisión inicial: 140 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 35 horas

  Revisión inicial: 35 horas × 90$ = 3.150$ á semana = 163.800$/ano

  Revisión do proceso: 35 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 8,75 horas

  Revisión do traballo: 8,75 horas × 90$/h = 787,50$/semana = 40.950$/ano

  Custo semanal total: 3.937,50$

  Custo anual total: 204.750$

• Despois de comprobar que o informe de gastos é exacto, tarda aproximadamente 7 minutos por informe de gastos en buscar os códigos xerais de contabilidade para cada categoría de gastos e escribilos en cada liña de gastos do informe.

  140 informes de gastos × 7 minutos de codificación = 16,5 horas/semana = 1.485$/semana = 77.220$/ano

• Tárdanse aproximadamente 10 minutos por informe de gastos en crear un diario de pagamento no sistema financeiro para tramitar o pagamento e que apareza no informe financeiro de Charlotte.

  140 informes de gastos × 10 minutos = 23,8 horas/semana = 2.142$/semana = 111.384$/ano

• Charlotte quere revisar o orzamento cada semana, pero non é capaz de sacar o informe ata o xoves, despois de que Abhay completase a súa revisión e recibise os informes nos que faltaba información. (Aínda que isto non é un custo monetario, ten un impacto no negocio).

Todo o proceso ten un custo para a empresa:

655.200$ + 204.750$ + 77.220$ + 111.384$ = 1.048.554$

Seguinte paso: definición do valor empresarial

Nota

Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)

Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).