Crear un informe de Power BI para analizar proxectos

Artigo
04/07/2022
6 minutos de lectura

Nota

Este artigo é parte dunha serie de titoriais sobre o uso de Power Apps, Power Automate e Power BI con SharePoint Online. Asegúrese de ler o documento introdución da serie para coñecer a imaxe global, así como as descargas relacionadas.

Nesta tarefa, imos crear un Power BI informe baseado nas dúas listas. Imos incluír os datos da lista en Power BI Desktop e limpalos un pouco, realizar un modelo de datos básico e crear un conxunto de elementos visuais que nos diga algo sobre os datos.

Revisión rápida de Power BI Desktop

Antes de mergullarnos na creación de informes, revisemos Power BI Desktop. Esta é unha ferramenta potente, con moitas características, polo que nos centraremos nunha visión xeral das áreas que empregará nesta tarefa. Hai tres áreas de traballo principais ou vistas en Power BI Desktop: vista de Informe, vista de Datos e vista de Relacións. Power BI Desktop tamén inclúe un Editor de consultas, que se abre nunha xanela á parte.

Na seguinte pantalla móstranse as tres iconas das vistas á esquerda de Power BI Desktop: Informe, Datos e Relacións, de arriba abaixo. A barra amarela ao longo da esquerda indica a vista actual; neste caso, a vista Informe móstrase. Cambie as vistas seleccionando calquera destas tres iconas.

Visualizacións de Power BI Desktop.

A vista Informe ten cinco áreas principais:

A cinta, que mostra tarefas comúns asociadas a informes e visualizacións.
A vista Informe, ou lenzo, onde se crean e ordenan as visualizacións.
A área coa lapela Páxinas da parte inferior, que permite seleccionar ou engadir unha páxina de informe.
O panel Visualizacións, onde cambia visualizacións, personaliza cores ou eixes, aplica filtros, arrastra campos e moito máis.
O panel Campos, onde se poden arrastrar elementos de consulta e filtros á vista de Informe ou arrastralos á área de Filtros do panel de Visualizacións.

Lapelas, vistas e paneis de Power BI Desktop.

A vista Datos ten tres áreas principais:

A cinta, que ten o separador Modelado seleccionado a continuación. Neste separador, crea táboas e columnas calculadas e fai outros cambios no modelo de datos.
O panel central, que mostra os datos da táboa seleccionada.
O panel Campos, onde controla como se amosan os campos nos seus informes.

Visualización de datos de Power BI Desktop.

Non usamos a vista Relacións nesta tarefa, pero pode comprobala máis tarde despois de incluír os datos da lista en Power BI Desktop.

No Editor de consultas, crea consultas e transforma datos e logo carga ese modelo de datos refinado en Power BI Desktop. O Editor de consultas ten catro áreas principais:

A cinta, que ten moitas opcións para darlle forma e transformar os datos que trae.
O panel esquerdo, onde se enumeran as consultas e están dispoñibles para a súa selección, visualización e configuración.
O panel central, onde se amosan os datos da consulta seleccionada e están dispoñibles para darlle forma.
A xanela Configuración de consulta, que enumera as propiedades da consulta e os pasos de transformación de datos aplicados.

Editor de consultas de Power BI Desktop.

Paso 1: Obter datos en Power BI Desktop

Neste paso, conectarémonos primeiro ás dúas listas. A continuación limparemos os datos eliminando columnas que non necesitamos para a nosa análise de datos. Tamén cambiaremos os tipos de datos nalgunhas das columnas restantes para que os cálculos funcionen correctamente. Para obter máis información sobre como obter e limpar datos en Power BI Desktop, vexa a sección Obter datos no noso curso de Aprendizaxe Guiada.

Conectar ás listas

En Power BI Desktop, no separador Inicio, prema ou toque Obter datos e logo Máis...
Na caixa de diálogo Obter datos, faga clic ou toque Lista en liña de SharePoint e logo Conectar.
Insira o URL para o seu sitio de SharePoint, faga clic ou toque Aceptar.
Se obtén o seguinte cadro de diálogo, asegúrese de que está conectado coas credenciais correctas e logo faga clic ou toque Conectar.
Seleccione Detalles do proxecto e Solicitudes do proxecto, logo faga clic ou toque Editar.

As listas agora móstranse como táboas no Editor de consultas.

Eliminar columnas innecesarias das táboas

No panel de navegación esquerdo, faga clic ou toque en Detalles do proxecto.
No panel medio, seleccione a columna FileSystemObjectType e logo prema ou toque Eliminar columnas.
Elimine as dúas columnas despois da columna ID: ServerRedirectedEmbedURL e ContentTypeId.

Suxestión

Use a tecla Maiúsculas para seleccionar ambas as columnas e logo faga clic ou toque Eliminar columnas.
Elimina todas as columnas á dereita da columna PMAssigned (un total de 22 columnas). A táboa debe coincidir coa seguinte imaxe:
Repita o proceso que acaba de percorrer, agora para Solicitudes do proxecto: quite FileSystemObjectType, ServerRedirectedEmbedURL, ContentTypeId e todas as columnas á dereita da columna Approved (un total de 22 columnas). A táboa debe coincidir coa seguinte imaxe:

Cambiar o tipo de datos nas columnas de Detalles do proxecto

Seleccione a columna ProjectedDays, faga clic ou toque Tipo de datos: Calquera e logo Número enteiro.
Repita o paso anterior para a columna ActualDays.
Seleccione a columna ApprovedDate, faga clic ou toque Tipo de datos: Calquera e logo Data.
Repita o paso anterior para as columnas ProjectedStartDate e ProjectedEndDate.

Cambiar o tipo de datos nas columnas de Solicitudes do proxecto

Seleccione a columna EstimatedDays, faga clic ou toque Tipo de datos: Calquera e logo Número enteiro.
Seleccione a columna RequestDate, faga clic ou toque Tipo de datos: Calquera e logo Data.

Aplicar e gardar cambios

No separador Inicio, faga clic en Pechar e aplicar para pechar o Editor de consultas e volver á fiestra principal de Power BI Desktop.
Faga clic ou toque Arquivo, logo Gardar e garde co nome project-analysis.pbix.

Paso 2: Mellorar o modelo de datos

Agora que temos os datos das nosas listas incorporados Power BI Desktop, pasaremos ao modelado de datos. A modelaxe de datos pode ser un proceso que leva moito tempo, pero brevemente amosaremos algunhas cousas interesantes que pode facer para obter máis proveito dos datos da lista en Power BI Desktop:

Cambiar como as dúas táboas están relacionadas entre si
Engadir unha táboa de datas para que poidamos facer cálculos en función dos días laborables
Engadir columnas calculadas para calcular os intervalos de tempo entre os fitos do proxecto
Engadir medidas para calcular a varianza nos días proxectados fronte aos días reais para un proxecto

Despois de completar estes pasos, podemos crear visualizacións que aproveiten as melloras do noso modelo. Para obter máis información sobre a modelaxe de datos en Power BI Desktop, vexa a sección Modelaxe no noso curso de Aprendizaxe Guiada.

Cambiar relacións das táboas

Cando Power BI Desktop trouxo as listas, creou unha relación entre elas en función da columna Id en ambas as táboas. A relación debería estar realmente entre a columna Id na táboa Solicitudes do proxecto e a columna RequestId na táboa Detalles do proxecto. Corrixamos isto:

Faga clic ou toque a icona Vista de datos.
No separador Modelaxe, faga clic ou toque Xestionar as relacións. Seguiremos nesta lapela na vista de Datos para todos os pasos de modelaxe de datos.
Asegúrese de que a relación existente estea seleccionada, faga clic ou toque Eliminar e logo Eliminar de novo para confirmar.
Para crear unha relación diferente, prema Novo.
Na caixa de diálogo Crear relación:
1. Para a primeira táboa, seleccione Solicitudes do proxecto e a columna Id.
2. Para a segunda táboa, seleccione Detalles do proxecto e a columna RequestId.
3. A pantalla debería ter o aspecto da seguinte imaxe. Cando estea listo, faga clic ou toque Aceptar e logo Pechar.

Engadir unha táboa de datas para facilitar os cálculos baseados en datas

Prema ou toque Nova táboa.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas: Dates = CALENDARAUTO().

Esta fórmula crea unha táboa chamada Datas cunha única columna de datas. A táboa abrangue todas as datas da outra táboa e actualízase automaticamente se se engaden datas adicionais (é dicir, se se actualizan os datos).

Esta fórmula e as demais desta sección usan Data Analysis Expressions (DAX), unha linguaxe de fórmulas para Power BI e outras tecnoloxías. Para obter máis información, consulte Conceptos básicos de DAX en Power BI Desktop.
Prema Intro para crear a táboa Datas.

Engadir unha columna calculada á táboa de datas

Mentres está na táboa de datas, faga clic ou toque Nova Columna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas: IsWeekDay = SWITCH(WEEKDAY(Dates[Date]), 1,0,7,0,1).

Esta fórmula determina se unha data na columna Data é un día laborable. Se a data é un día laborable, a columna IsWeekDay obtén un valor de 1; se non, recibe un valor de 0.
Prema Intro para engadir a columna IsWeekDay á táboa Datas.

Engadir unha columna calculada á táboa de detalles do proxecto

No panel dereito, faga clic ou toque a táboa Detalles do proxecto e logo Nova Columna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
```
ApprovedStartDiff = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
   DATESBETWEEN(Dates[Date],
      'Project Details'[ApprovedDate],
      'Project Details'[ProjectedStartDate]
  )
)
```
Esta fórmula calcula a diferenza de días entre cando se aprobou un proxecto e cando se proxecta comezar. Emprega a columna IsWeekDay da táboa Datas, polo que só conta os días laborables.
Prema Intro para engadir a columna ApprovedStartDiff á táboa Detalles do proxecto.

Engadir unha columna calculada á táboa de solicitudes do proxecto

No panel dereito, faga clic ou toque a táboa Solicitudes do proxecto e logo Nova Columna.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
```
RequestDateAge = CALCULATE(SUM(Dates[IsWeekday]),
   DATESBETWEEN(Dates[Date],
      'Project Requests'[RequestDate],
      NOW()
   )
)
```
Esta fórmula calcula a diferenza de días entre cando se solicitou un proxecto e a data de hoxe (NOW()). De novo, a fórmula conta só os días laborables. Esta columna úsase para buscar o proxecto que leva pendente máis tempo.
Prema Intro para engadir a columna RequestDateAge á táboa Solicitudes do proxecto.

Engadir unha medida á táboa de detalles do proxecto

No panel dereito, faga clic ou toque a táboa Detalles do proxecto e logo Nova medida.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
```
VarProjectedActual = DIVIDE(
    SUM('Project Details'[ActualDays]) - SUM('Project Details'[ProjectedDays]),
    SUM('Project Details'[ProjectedDays])
)
```
Esta fórmula calcula a varianza entre os días reais e os proxectados para un proxecto. Engadimos isto como unha medida, no canto dunha columna calculada, polo que devolve os resultados correctos independentemente de como os datos se filtren ou agrupen nun informe.
Prema Intro para engadir a medida VarProjectedActual á táboa Detalles do proxecto.

Engadir unha medida á táboa de solicitudes do proxecto

No panel dereito, faga clic ou toque a táboa Solicitudes do proxecto e logo Nova medida.
Introduza esta fórmula na barra de fórmulas:
```
MaxDaysPending = MAXX(
    FILTER('Project Requests', 'Project Requests'[Approved]="Pending"),
    'Project Requests'[RequestDateAge]
)
```
Esta fórmula atopa o proxecto que quedou pendente máis tempo, baseándose na columna calculada que definimos anteriormente.
Prema Intro para engadir a medida MaxDaysPending á táboa Solicitudes do proxecto.

Paso 3: crear visualizacións de informes

Agora estamos no paso no que moita xente pensa cando pensa na análise de datos: crear visualizacións para que poidamos atopar padróns nos nosos datos. Neste paso, crearemos catro visualizacións:

Un gráfico de columnas que mostra os días proxectados fronte aos días reais dos proxectos
Un gráfico de columnas que mostra a varianza para cada proxecto
Unha tarxeta que mostra o proxecto que leva máis tempo pendente
Unha táboa que mostra o tempo entre a aprobación do proxecto e a data de inicio proxectada

Despois de crear estas visualizacións de informes en Power BI Desktop, publicaremos os datos e os informes no servizo de Power BI, para poder crear e compartir paneis. Para obter máis información sobre crear informes en Power BI Desktop, vexa a sección Visualizacións no noso curso de Aprendizaxe Guiada.

Crear un gráfico de barras para mostrar o proxectado fronte ao real

Faga clic ou toque a icona da vista de Informe. Ficaremos nesta vista o resto do noso tempo en Power BI Desktop.
No panel Visualizacións da dereita, faga clic ou toque a Gráfica de columnas en clúster.
Arrastre PMAssigned e Título dende Detalles do proxecto no panel Campos a Eixo no panel Visualizacións.
Arrastre ActualDays e ProjectedDays dende Detalles do proxecto no panel Campos a Valor no panel Visualizacións.
A visualización agora debería ter o aspecto da seguinte imaxe.
Arrastre Estado dende Detalles do proxecto no panel Campos á área Filtros do panel Visualizacións e seleccione a caixa de verificación Completado.

O gráfico agora está filtrado para amosar só os proxectos completados, o que ten sentido porque estamos comparando os días proxectados cos días reais.
Faga clic nas frechas na esquina superior esquerda do gráfico para moverse cara arriba e abaixo na xerarquía dos xestores de proxectos e proxectos. Na seguinte imaxe, verá o aspecto da exploración de proxectos.

Crear un gráfico de barras para mostrar a varianza co proxectado

Faga clic no lenzo fóra da visualización que acaba de crear.
No panel Visualizacións da dereita, faga clic ou toque a Gráfica de columnas en clúster.
Arrastre PMAssigned e Título dende Detalles do proxecto no panel Campos a Eixo no panel Visualizacións.
Arrastre VarProjectedActual dende Detalles do proxecto no panel Campos a Valor no panel Visualizacións.
Arrastre Estado dende Detalles do proxecto no panel Campos á área Filtros do panel Visualizacións e seleccione a caixa de verificación Completado.

A visualización agora debería ter o aspecto da seguinte imaxe.

Pode ver nesta gráfica canta máis variabilidade hai para os proxectos dirixidos por Irvin Sayers que por Joni Sherman. Explore para ver a variabilidade por proxecto e se os días proxectados foron máis ou menos que os días reais.
Antes de crear máis visualizacións, mova e redimensione as que xa creou, para que se axusten en paralelo.

Crear unha tarxeta que mostra o proxecto que leva máis tempo pendente

Faga clic no lenzo fóra da visualización que acaba de crear.
No panel Visualizacións da dereita, faga clic ou toque Cartón.
Arrastre MaxDaysPending dende Solicitudes do proxecto no panel Campos a Campos no panel Visualizacións.
Faga clic ou toque Formato (rolo de pintura) e logo defina Bordo a Activado.
Defina Título a Activado e logo engada o título "Máx. días pendente de aprobación".

A visualización agora debería ter o aspecto da seguinte imaxe.

Despois de publicar este informe, empregaremos este mosaico para activar unha alerta se o valor máximo para un proxecto pendente chega a certo límite.

Crear unha táboa que mostra o tempo entre a aprobación do proxecto e a data de inicio proxectada

Faga clic no lenzo fóra da visualización que acaba de crear.
No panel Visualizacións da dereita, faga clic ou toque Táboa.
Arrastre PMAssigned, Título e ApprovedStartDiff dende Detalles do proxecto no panel Campos a Valores no panel Visualizacións.
Arrastre ProjectedStartDate dende Detalles do proxecto no panel Campos á área Filtros do panel Visualizacións e seleccione a todas as datas agás (En branco).
Redimensione as columnas da táboa para que poida ver todos os datos e ordenalos por ApprovedStartDiff, en orde descendente. A visualización agora debería ter o aspecto da seguinte imaxe.
Na área Valores, faga clic ou toque a frecha cara abaixo para ApprovedStartDiff e logo faga clic ou toque Media. Agora podemos ver a duración media entre a aprobación do proxecto e a data de inicio proxectada.
Faga clic ou toque a frecha cara abaixo para ApprovedStartDiff de novo, faga clic ou toque Formato condicional e logo faga clic ou toque Escalas de cores de fondo.
Estableza as cores para os campos Mínimo e Máximo como se mostra a continuación, logo faga clic ou toque Aceptar.

A visualización agora debería ter o aspecto da seguinte imaxe.

Como podes ver, os proxectos que dirixe Irvin Sayers tenden a comezar moito despois da aprobación. Pode haber outros factores á parte do encargado asignado, pero isto pagaría a pena investigalo.

Isto lévanos ao final da sección de informes e agora debería ter un informe completo baseado nos datos importados de SharePoint e limpo e modelado en Power BI Desktop. Se todo foi segundo o plan, o seu informe debería parecerse a seguinte imaxe.

Informe rematado.

Pasos seguintes

O seguinte paso desta serie de titoriais é publicar o proxector de Power BI e crear un panel.

Consulte tamén

Escenarios de integración de SharePoint