Transformar o formulario de InfoPath en Power Apps

Vostede é un creador de grandes cousas en InfoPath que busca aprender a ofrecer esas cousas estupendas nunha plataforma máis robusta?

Vantaxes clave de Power Apps sobre InfoPath

Como a maioría dos mellores usuarios de InfoPath, estivo a usar o seu conxunto de habilidades exclusivo para crear formularios impresionantes durante un tempo. Está moi satisfeito cos seus formularios, pero tamén sabe as súas limitacións: o estilo "clásico", unha experiencia nada ideal para os dispositivos móbiles, a incerteza da súa viabilidade futura e estar sempre preso nunha caixa á hora de conectarse a outros servizos sen escribir código.

O equipo de Power Apps escoitou estes e moitos outros retos. Traballaron duro para incorporar unha mellor experiencia e permitirlle crear aplicacións de lenzo aproveitando as súas habilidades empresariais e tecnolóxicas existentes. Ao empregar Power Apps, pode crear e implementar rapidamente as solucións comerciais correctas sen escribir código.

Power Apps habilita un futuro poderoso
Power Apps é unha plataforma de software como servizo (SaaS) deseñada para permitirlle crear rapidamente aplicacións de alto funcionamento que pode implementar na web, SharePoint, Dynamics 365, Teams, Power BI ou un dispositivo móbil sen traballo extra. Dado pode implementalos só dándolle o URL á súa aplicación publicada, tamén son igual de fáciles de actualizar.

Compartir as súas aplicacións
Algunha vez intentou construír unha aplicación e publicala despois para dispositivos iOS ou Android? É complicado. Se desexa implantar unha segunda aplicación ou actualizar a existente, os seus usuarios deben dar moitos máis pasos. Non con Power Apps. Os seus usuarios instalan Power Apps Mobile nos seus dispositivos e inician sesión. E xa está; teñen todas as aplicacións altamente funcionais que compartiu con eles. No futuro, ao actualizar esas aplicacións ou enviarlles aplicacións novas, aparecerán nos dispositivos dos seus usuarios. Ter aplicacións móbiles sen a dor de xestionar dispositivos é unha vitoria para vostede e para a súa empresa.

Falando de móbiles
Con Power Apps, pode aproveitar o poder do dispositivo móbil do usuario. Ten acceso á aceleración, á cámara, ao compás, á información de conexión e aos sinais de situación: todo desde a súa aplicación. Isto abre todo un mundo de posibilidades para que ao compilar aplicacións poida traballar máis rápido. Por suposto, a funcionalidade táctil é só automática en Power Apps: nada de código adicional cando crea a súa aplicación.

Pásese ao listo para usar
Con InfoPath, normalmente traballa con datos dunha fonte. Non obstante, as cousas foron complicadas se querías actualizar outra fonte (como unha lista noutra colección de sitios) ou conectarte a servizos externos. Conceptos como o código mantivérono esperto pola noite. Power Apps está deseñado para permitirlle traballar con varias fontes de datos e conexións de servizo nunha soa aplicación. Actualmente, máis de 200 conectores admiten unha combinación de datos locais e na nube, incluídos Microsoft Office 365 e servizos de Azure como Power Automate e Dynamics 365. Tamén pode conectarse a multitude de servizos de terceiros como Dropbox, Google, Salesforce, Slack e outros destinos populares.

Agora pode crear solucións para escalar alí onde os seus usuarios teñan que levala, non só onde vivían os datos orixinais.

Power Apps e SharePoint: aínda mellor xuntos

Power Apps é unha excelente ferramenta para facer a súa experimenta de SharePoint mellor de dous xeitos. Tes a opción de personalizar os formularios dunha lista ou de crear unha aplicación independente coa que traballar SharePoint datos.

Personalizar un formulario de SharePoint é fantástico se desexa personalizar como os usuarios engaden, ven ou editan elementos nunha lista que usan para o seu traballo diario. Facendo clic en Personalizar formularios creará unha "aplicación de formularios" dunha única pantalla que cambiará os modos (novo/editar/ver) segundo o contexto. SharePoint xestiona estas aplicacións; os seus permisos son os mesmos que os permisos de lista para edición/visualización.

Crear unha aplicación de lenzo de Power Apps desde SharePoint permítelle executar a aplicación por si só nun dispositivo móbil. Tamén pode incrustar a aplicación nun páxina de SharePoint. Se fai clic aquí creará unha aplicación de tres pantallas (lista de busca, ver detalles e crear/actualizar un elemento). O modelo de permiso/uso compartido para estas aplicacións non está vinculado a SharePoint, senón que se xestiona dende Power Apps.

Agora que entende a diferenza entre as dúas opcións, a seguinte sección dará unha visión xeral do uso de cada unha.

Formularios de SharePoint

Os equipos de Power Apps e SharePoint traballaron xuntos para crear unha historia de personalización coa que usar SharePoint. Se é como a maioría dos programadores de InfoPath, aprendeu InfoPath para interactuar con SharePoint. SharePoint é xenial, pero os formularios por defecto son un pouco bastos e non permiten a personalización nin a lóxica de negocio sen InfoPath. Ese era o método antigo.

Con Power Apps agora pode personalizar os seus formularios de lista como funcionalidade nativa. E cando o fai, obtén todo o poder de Power Apps. Na captura de pantalla de abaixo, pode ver un exemplo dun formulario de Power Apps cun informe de Power BI incrustado. A solución completa fíxose en menos de 15 minutos.

Outra característica importante de Power Apps é a capacidade de conectarse facilmente a outra colección de sitios de SharePoint ou un ambiente diferente do mesmo formulario. Por exemplo, desexa facer un formulario que amose e actualice os datos do seu ambiente local de SharePoint e en liña de SharePoint ao mesmo tempo? Non hai problema. Se instala a pasarela de datos local, estará en marcha en poucos minutos, conectando Power Apps, Power BI, Power Automate e Azure Logic Apps cos seus datos locais. Non se requiren regras da devasa. Pode ir un paso máis alá conectando esta aplicación con Power Automate.

Unha aplicación de SharePoint autónoma

Use esta técnica se, en vez de simplemente actualizar a experiencia do formulario da lista, quere crear unha aplicación autónoma completa baseada nos seus datos de SharePoint. Este é tamén o mellor xeito de comezar, así pode comezar a aprender como funciona o lenzo de Power Apps e crear aplicacións futuras a partir de calquera das multitudes de fontes de datos.

Para comezar, siga estes pasos:

1. Abre a lista desde a que desexas crear unha aplicación.
2. Na barra de menú, seleccione Integrar -> Power Apps -> Crear unha aplicación.
3. Insira un nome e logo seleccione Crear.

Power Apps construiralle unha aplicación que pode personalizar.

Comeza cunha lista sinxela que contén só un par de campos de diferentes tipos para a túa primeira aplicación. Isto permitiralle construír unha base sólida sen estar desbordado. Non se preocupe; será un profesional en pouco tempo e estará listo para enfrontarse a esas aplicacións complexas. Para obter axuda para percorrer esta primeira aplicación, consulte esta documentación ou este vídeo da comunidade. Os exemplos a continuación amosarán tarefas comúns de InfoPath e como facelas en Power Apps. Cada un destes constrúese nunha aplicación de lista sinxela.

Como facer iso en Power Apps?

Agora que coñece os conceptos fundamentais, imos máis alá. Coa súa primeira aplicación baixo o brazo, esta sección axudará a aplicar algúns dos conceptos comúns de InfoPath en Power Apps.

Agochar/mostrar/bloquear un campo baseado nun valor
Os formularios con éxito a miúdo aplican unha lóxica forte de empresa, por exemplo, cambiando o estado dun campo segundo un valor ou unha acción. Con Power Apps, pode configurar a propiedade DisplayMode dun control a Editar ou Ver para especificar se un usuario pode cambiar o campo. Tamén pode usar unha fórmula If sinxela para facelo de xeito condicional. Primeiro, seleccione a tarxeta que desexa editar e logo seleccione a icona de bloqueo. Este paso desbloquea a tarxeta para que poida cambiar o valor.

No panel da dereita, desprácese ata a propiedade DisplayMode para que poida editala.

Neste exemplo, use unha fórmula If:

If(ThisItem.Color = "Blue", DisplayMode.View, DisplayMode.Edit)

Esta fórmula di que, se o campo Cor do elemento actual é Azul, o campo Animal é de só lectura. Se non, o campo é editable.

Para ocultar a tarxeta en lugar de facela só de lectura, insira unha función similar na propiedade Visible xusto enriba de DisplayMode.

Tamén pode xogar con, por exemplo, amosar un botón de aprobación só se o enderezo de correo electrónico do usuario coincide co enderezo de correo electrónico do aprobador. (Consello: use User().Email para acceder ao enderezo de correo electrónico do usuario actual.) Así pode almacenar o enderezo de correo electrónico do aprobador en YourDataCard e logo configurar a propiedade Visible do botón nesta fórmula:

If( YourDataCard.Text = User().Email, true, false )

Formato condicional
De xeito semellante antes cando escondeu o campo, tamén pode proporcionar comentarios con elementos visuais aos usuarios. Quizais queira resaltar o texto en vermello se o valor introducido cae fóra do rango aceptable ou cambiar o texto e a cor do botón de carga despois de que o usuario cargue un ficheiro. Podes facer ambas as cousas usando unha función como If, en propiedades como Cor ou Visible.

Por exemplo, pode usar a función If vinculada coa función IsMatch para cambiar a cor do texto do campo de correo electrónico a vermello se o usuario non introduce un correo electrónico correctamente formatado na caixa de entrada. Faría isto configurando o valor Cor de TextInput1 (onde o usuario escribe unha dirección de correo electrónico) nesta fórmula:

If( IsMatch(TextInput1.Text, Email), Black, Red )

IsMatch admite unha infinidade de padróns predefinidos, como o correo electrónico, ou pode crear o seu propio. Para obter máis información sobre o formato condicional, consulte este vídeo da comunidade.

Aplicar seguranza baseada en roles
A primeira función a ter en conta é DataSourceInfo. A información que obtén da orixe de datos variará, pero a miúdo pode usar esta fórmula para confirmar se o usuario ten acceso para editar os datos (substitúa YourDataSource polo nome da súa orixe de datos):

DataSourceInfo( YourDataSource, DataSourceInfo.EditPermission )

Con isto, pode amosar un formulario ou botón só se o usuario ten acceso de edición. Consulte a documentación de DataSourceInfo para ver a lista completa de información que pode consultar na función.

Deberá cavar máis profundamente se quere usar grupos de Active Directory para xestionar o acceso a botóns ou formularios da súa aplicación. Para iso, aproveitará a flexibilidade de Power Apps e creará o seu propio conector usando a API de Microsoft Graph. Se iso parece desalentador, pode seguir esta publicación do blog para ver unha guía paso a paso.

Enviar un correo electrónico desde a súa aplicación
Pode enviar unha mensaxe de correo electrónico desde Power Apps e moitos xeitos, pero o máis sinxelo é usar o conector de Outlook de Office 365 . Con este conector, pode enviar unha mensaxe como un mesmo desde a súa aplicación. Tamén pode recibir mensaxes de correo electrónico e outras tarefas que interactúan coa súa caixa de correo. Hai documentación ou este vídeo da comunidade sobre o envío de correo electrónico.

Pode enviar mensaxes máis complexas (por exemplo, como parte dun fluxo de traballo de aprobación de SharePoint) usando Power Automate e conectar a súa aplicación ao fluxo que cree. Unha vez que conectou a súa aplicación con Power Automate, abreu toda a potencia dun motor de fluxo de traballo que, como Power Apps, está moi ben conectado con datos e servizos externos. Para máis información sobre como conectar Power Apps e Power Automate, comprobe esta documentación.

Se aínda non atopou a opción de correo electrónico que busca, tamén pode aproveitar os conectores de Power Apps para Benchmark Email, Gmail, MailChimp, Outlook.com, SendGrid ou SMTP. A conectividade é a beleza de Power Apps.

Fluxos de traballo
É difícil falar de aplicacións empresariais e lóxica de negocio sen un motor de fluxo de traballo. A boa nova é que o equipo de Power Apps non reinventou a roda e deulle outro motor de fluxo de traballo. No seu lugar, proporciona un conector robusto para o servizo de Power Automate. Pode automatizar procesos e tarefas en máis de 200 servizos diferentes a través do seu sinxelo motor de fluxo de traballo. Para máis información sobre como conectar Power Apps e Power Automate, comprobe esta documentación.

Variables con Power Apps
Cando crea solucións, é natural pensar que hai que implicar variables. Power Apps ofrece varios tipos de variables, pero utilíceas só cando sexa necesario. En lugar de pensar en obter datos, almacenalos nunha variable e, a continuación, facer referencia a esa variable, pense en facer referencia directamente a eses datos. Pode comprender mellor este modelo se o compara con Excel. En Excel, Total non é unha variable; é a suma doutros campos. Polo tanto, se desexa usar ese valor noutra folla, especifique a cela na que calculou o total. A documentación ten unha gran explicación de todo isto. Estea aberto a un proceso de pensamento diferente.

Se aínda precisa unha variable (hai moitos casos que fai falla), isto axudaralle a comprender as diferentes opcións. Teña presente que, con Power Apps, non ten que definir variables. Só ten que empregar unha función para especificar un nome e un valor para almacenar e crearase a súa variable. Pode ver as variables que creou seleccionando Variables no separador Ver. As variables consérvanse na memoria e os seus valores pérdense ao pechar a aplicación. Pode crear estes tipos de variables:

• As variables globais son no que pensa habitualmente en primeiro lugar. Use a función Set para especificar un valor para unha variable global e facelo dispoñible en toda a aplicación:

  Set( YourVariable, YourValue )

  Logo pode facer referencia a YourVariable polo nome en toda a aplicación.

• As variables de contexto están dispoñibles só na pantalla onde están definidas. Cando saia da pantalla, restablécense. A miúdo úsanse, por exemplo, para almacenar información pasada dunha pantalla anterior ou para rastrexar se o formulario foi enviado. Para definir unha variable de contexto, use a función UpdateContext, como neste exemplo:

  UpdateContext( { Submitted: "true" } )

  Este exemplo establece o valor dunha variable, chamada Enviado, en verdadeiro. Pode engadir esta fórmula á propiedade OnSelect dun botón de envío para rastrexar que a información foi enviada e cambiar todos os campos a só lectura.

• As coleccións almacenan táboas de información que se poden actualizar individualmente. Use Collect para crear un carro da compra, por exemplo, mentres o usuario etiqueta varios elementos de SharePoint que quere enviar. Un vídeo da comunidade mostra ese concepto en acción.

Desplegables en cascada
Os desplegables en cascada son moi útiles porque pode, por exemplo, filtrar as opcións nun menú despregable en función do valor seleccionado no menú despregable anterior. En Power Apps, moitas veces créanse tendo dúas fontes de datos na súa aplicación. A primeirA orixe de datos son os datos que está a ver ou actualizou e a segunda orixe de datos almacena os valores para crear o efecto en cascada. Este gráfico mostra un exemplo da segunda orixe de datos coas opcións de elección.

Neste exemplo, pode engadir un despregable denominado ddSelectType e establecer a súa propiedade Elementos nesta fórmula:

Distinct( Impacts, Title )

O despregable amosaría só o custo, o impacto do programa e a programación. Logo pode engadir un segundo despregable e establecer a súa propiedade Elementos nesta fórmula:

Filter( Impacts, ddSelectType.Selected.Value in SCategory )

Así de fácil obtivo despregables en cascada. Para máis información, consulte esta mensaxe do equipo de Power Apps SharePoint : Desplegamento en cascada en 4 pasos sinxelos ou este vídeo da comunidade. Non se preocupe: pode facelo igual de sinxelo sen SharePoint.

Non cree unha superaplicación
Con Power Apps, pode chamar unha aplicación dende outra. Así, en vez do formulario masivo de InfoPath que creou, que se mantén unido con goma de mascas, pode crear un grupo de aplicacións que se chamen entre elas e incluso pasar datos, simplificando o desenvolvemento.

Pasos seguintes

Con Power Apps e a información deste tema, xa está preparado para saír ao mundo e comezar a conquistalo, unha aplicación cada vez. Mentres continúa a súa viaxe, a continuación móstranse algúns enlaces útiles para axudalo, como o enlace ao sitio da comunidade de Power Apps. Interactúe hoxe coa comunidade e aumente as súas habilidades moito máis rápido do que faría por conta propia.

Referencia da fórmula: Sempre é unha boa forma de inspirarse, só ten que ver algunhas das funcións predeterminadas.

Comunidade de Power Apps: Vexa exemplos, interactúe con outras persoas, faga e responda preguntas e axude á comunidade de Power Apps a crecer.

Nota

Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)

Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).