Titorial: crea un fluxo do proceso de negocio
Importante
A partir de agosto de 2022, xa non podes crear nin xestionar fluxos de procesos empresariais desde Power Automate fóra do explorador de solucións. Os fluxos e instancias de procesos empresariais seguen a ser compatibles a través do explorador de solucións, das vistas Power Apps e Dataverse de táboas.
Este artigo móstrache como crear un fluxo do proceso de negocio con Power Apps. Para obter máis información sobre as vantaxes do uso de fluxos de procesos empresariais, vai a Descrición xeral dos fluxos de procesos empresariais. Para obter información sobre como crear fluxos de tarefas móbiles, vai a Crear un fluxo de tarefas móbiles.
Cando un usuario inicia un fluxo do proceso de negocio, as etapas e os pasos do proceso móstranse na barra de procesos na parte superior dun formulario.
Suxestión
Despois de crear unha definición fluxo do proceso de negocio, pode controlar quen pode crear, ler, actualizar ou eliminar a instancia fluxo do proceso de negocio. Por exemplo, para procesos relacionados co servizo, pode proporcionar acceso total aos representantes de servizo de atención ao cliente para cambiar a instancia de fluxo do proceso de negocio, pero proporcionar acceso de só lectura á instancia para os representantes de vendas para que poidan supervisar as actividades posvenda dos seus clientes. Para establecer a seguridade para unha definición fluxo do proceso de negocio que crees, selecciona Activar roles de seguranza na barra de accións.
Requisitos previos
- Para crear fluxos de procesos empresariais, necesitas unha Power Apps ou Power Automate licenza por usuario ou un plan de licenza de Dynamics 365 que inclúe dereitos de uso fluxo do proceso de negocio.
- Unha táboa coa que se asociará o fluxo do proceso de negocio. Se o fluxo do proceso de negocio non está relacionado cunha táboa existente, crea unha nova táboa antes de crear o fluxo.
Crear un fluxo do proceso de negocio
En Power Apps ou Power Automate, selecciona Solucións na barra de navegación da esquerda.
Seleccione ou cree unha solución para usar para o fluxo do proceso de negocio.
Dentro da solución, seleccione Novo>Automatización>Proceso>fluxo do proceso de negocio. a. Dálle ao teu fluxo un Nome para mostrar e Nome (Nome lóxico). c. Seleccione a táboa desde a que se utilizará o fluxo. d. Seleccione Crear.
Créase o novo fluxo do proceso de negocio. Agora podes editalo cunha primeira etapa única creada para ti.
Engadir etapas. Se os usuarios progresarán desde unha fase de negocio a outra do proceso:
Arrastre un compoñente Stage desde a pestana Compoñentes e soltao nun rexistro + no deseñador.
Para definir as propiedades dunha fase, selecciona a fase e, a continuación, establece as propiedades na pestana Propiedades na parte dereita da pantalla:
Introduza un nome para mostrar.
Se o desexa, seleccione unha categoría para a fase. A categoría (como Calificar ou Desenvolver) aparece como un chevron na barra de procesos.
Cando remates de cambiar as propiedades, selecciona o botón Aplicar .
Engade pasos a unha etapa. Para ver os pasos dunha etapa, selecciona Detalles na esquina inferior dereita da etapa. Para engadir máis pasos:
Arrastre o compoñente Paso á etapa desde a pestana Compoñentes .
Seleccione o paso e, a continuación, configure as propiedades na pestana Propiedades :
- Introduza un nome para mostrar para o paso.
- Se quere que os usuarios introduzan datos para completar un paso, seleccione a columna adecuada da lista despregable.
- Seleccione Obrigatorio se os usuarios deben cubrir a columna para completar o paso antes de pasar á seguinte fase do proceso.
- Selecciona Aplicar cando remates.
Nota
- Se estableces unha columna booleana de dúas opcións como Obrigatorio, os usuarios non poderán continuar a non ser que o valor da columna sexa Si. O usuario debe marcar a columna como completada antes de pasar á seguinte fase.
- Se Si ou Non son valores de columna aceptables, debes seleccionar a columna en lugar de dúas -opción columna booleana.
Engade unha rama (condición) ao proceso. Para engadir unha póla condicional:
Arrastre o compoñente Condición desde a pestana Compoñentes ata un signo + entre dúas etapas.
Seleccione a condición e, a continuación, configure as propiedades na pestana Propiedades . Para obter máis información sobre as propiedades de ramificación, vai a Mellora os fluxos de procesos comerciais coa ramificación. Cando remates de configurar as propiedades da condición, selecciona Aplicar.
Engade un fluxo de traballo. Para activar un fluxo de traballo:
Arrastre un compoñente Fluxo de traballo desde a pestana Compoñentes a unha etapa ou ao Global Elemento de fluxo de traballo no deseñador. Cal engadir dependerá do seguinte:
- Arrástrao a unha etapa cando queiras activar o fluxo de traballo á entrada ou á saída da etapa. O compoñente do fluxo de traballo debe basearse na mesma táboa principal que a etapa.
- Arrástrao ao elemento Fluxo de traballo global cando queiras activar o fluxo de traballo cando o proceso estea activado ou cando o proceso estea arquivado (cando o estado cambia a Completado ou Abandonado). O compoñente do fluxo de traballo debe basearse na mesma táboa principal que o proceso.
Seleccione o fluxo de traballo e, a continuación, configure as propiedades na pestana Propiedades :
- Introduza un nome para mostrar.
- Seleccione cando se debe desencadear o fluxo de traballo.
- Busca un fluxo de traballo activo baixo demanda existente que coincida coa táboa do escenario ou crea un novo fluxo de traballo seleccionando Novo.
- Selecciona Aplicar cando remates.
Para obter máis información sobre fluxos de traballo, vai a Procesos de fluxo de traballo.
Para validar o fluxo do proceso de negocio, seleccione Validar na barra de accións.
Para gardar o proceso como borrador mentres continúas traballando nel, selecciona Gardar na barra de accións.
Importante
Mentres un proceso sexa un borrador, as persoas non poderán utilizalo.
Para activar o proceso e facelo dispoñible para o teu equipo, selecciona Activar na barra de accións.
Para proporcionar control sobre quen pode crear, ler, actualizar ou eliminar a instancia fluxo do proceso de negocio, seleccione Editar roles de seguranza na barra de comandos do deseñador. Por exemplo, para procesos relacionados co servizo, pode fornecer acceso completo para que os representantes de Customer Service modifiquen a instancia do fluxo do proceso de negocio, pero ten que fornecer acceso só de lectura á instancia para que os representantes de vendas poidan monitorar as actividades despois das vendas para os seus clientes.
Na pantalla Roles de seguranza , seleccione o nome dunha función para abrir a páxina de información rol de seguranza. Seleccione a pestana Fluxos de procesos de negocio e, a continuación, asigne os privilexios axeitados no fluxo do proceso de negocio para un rol de seguranza.
Nota
Os roles de seguranza Administrador do sistema e Personalizador do sistema teñen acceso a novos fluxos de procesos empresariais por defecto.
Especifique os privilexios seleccionando os botóns de opción adecuados e prema en Gardar. Para obter máis información sobre privilexios, vai a fluxo do proceso de negocio privilexios.
A seguir, non esqueza atribuír o rol de seguranza apropiado aos usuarios da súa organización.
Suxestión
Estes son algúns consellos para traballar no fluxo de tarefas na ventá do deseñador:
- Para facer unha instantánea de todo a xanela fluxo do proceso de negocio, selecciona Instantánea na barra de accións. Isto é útil, por exemplo, se desexa compartir e obter comentarios sobre o proceso desde un membro do equipo.
- Utilice a mini-asignación para navegar rapidamente por diferentes partes do proceso. Isto é útil cando ten un proceso complicado que se despraza fóra da pantalla.
- Para engadir unha descrición do proceso empresarial, selecciona Detalles baixo o nome do proceso na esquina esquerda da xanela fluxo do proceso de negocio. Pode utilizar até 2000 caracteres.
Editar un fluxo do proceso de negocio
Para editar un fluxo do proceso de negocio, abra o explorador de solucións, seleccione Procesos e, a continuación, seleccione fluxo do proceso de negocio desde lista de procesos que quere editar.
Cando selecciona o nome do fluxo do proceso de negocio que desexa editar na lista de procesos, ábrese no deseñador, onde poderá realizar as actualizacións que desexe. Expanda Detalles baixo o nome do proceso para cambiarlle o nome ou engadir unha descrición e ver información adicional.
Outras cosas que debe saber acerca dos fluxos de proceso de negocio
Editar etapas
Os fluxos do proceso de negocio poden ter ata 30 fases.
Pode engadir ou modificar as seguintes propiedades dunha fase:
Nome artístico
Táboa. Podes cambiar a táboa para calquera fase excepto a primeira.
Categoría de etapa. A categoría permítelle agrupar fases segundo un tipo de acción. É útil para informes que agruparán as filas segundo a fase na que se atopan. As opcións para a categoría de escenario veñen da opción global de Categoría de escenario. Podes engadir opcións adicionais a esta opción global e cambiar as etiquetas das opcións existentes se queres. Pode tamén eliminar estas opcións se o desexa, pero recomendámoslle manter as opcións existentes. Non poderá engadir a mesma opción exacta se a elimina. Se non desexa que se usen, cambie a etiqueta a "Non utilizar".
Relación. Introduza unha relación cando a etapa anterior do proceso se basee nunha táboa diferente. Para a fase que se está a definir actualmente, escolle Seleccionar relacións para identificar unha relación que se utilizará ao moverse entre as dúas etapas. É recomendable que seleccione unha relación polas vantaxes seguintes:
As relacións a miúdo teñen mapas de columnas definidos que transportan automaticamente os datos entre as filas, minimizando a entrada de datos.
Cando seleccione Próxima etapa na barra de proceso para unha fila, todas as filas que utilicen a relación aparecerán no fluxo do proceso, promovendo así a reutilización das filas no proceso. Ademais, pode usar fluxos de traballo para automatizar a creación de filas para que o usuario simplemente a seleccione en lugar de creala para axilizar aínda máis o proceso.
Editar pasos
Cada fase pode ter ata 30 pasos.
Engadir rama
Para obter información sobre como engadir unha sucursal a unha etapa, vai a Mellora os fluxos dos procesos empresariais coa ramificación.
Para que un fluxo do proceso de negocio estea dispoñible para que a xente o use, debes ordenar o fluxo do proceso, activar os roles de seguranza e activalo.
Establecer a orde do fluxo do proceso
Cando tes máis dun fluxo do proceso de negocio para unha táboa (tipo de fila), terás que definir que proceso se asigna automaticamente ás novas filas. Na barra de comandos, seleccione Fluxo do proceso de pedido. Para as filas novas ou que aínda non teñen un fluxo de proceso asociado, o primeiro fluxo do proceso de negocio ao que un usuario ten acceso é o que se utilizará.
Activar roles de seguranza
Os usuarios terán acceso a un fluxo do proceso de negocio segundo o privilexio definido no fluxo do proceso de negocio no rol de seguranza atribuído ao usuario.
De forma predeterminada, só os roles de seguranza Administrador do sistema e Personalizador do sistema poden ver un novo fluxo do proceso de negocio.
Para especificar privilexios nun fluxo do proceso de negocio, abra o fluxo do proceso de negocio para editar e, a continuación, seleccione Editar roles de seguranza na barra de comandos do deseñador fluxo do proceso de negocio. Consulta o paso 13 en Crear un fluxo do proceso de negocio listado anteriormente neste tema.
Activar
Para que calquera persoa poida utilizar o fluxo do proceso de negocio, debe activalo. Na barra de comandos, seleccione Activar. Unha vez confirmada a activación, o fluxo do proceso de negocio estará listo para usarse. Se o fluxo do proceso de negocio ten erros, non poderá activalo ata que se corrixan.
Engadir unha acción a petición a un fluxo do proceso de negocio
A actualización da versión 9.0 da Dynamics 365 (online) introduce unha función fluxo do proceso de negocio: fluxo do proceso de negocio automatización con pasos de acción. Pode engadir un botón a un fluxo do proceso de negocio que desencadeará un fluxo de traballo ou unha acción.
Engadir fluxos de traballo a pedido ou accións utilizando un Paso de Acción
Supoñamos que, como parte do proceso de cualificación de oportunidade, a organización Contoso require que todas as oportunidades sexan revisadas por un revisor designado. Despois, a organización de Contoso creou unha acción que:
- Crea unha fila de tarefas que se asigna ao revisor de oportunidades.
- Anexa "Listo para revisar" ao tema da oportunidade.
Alén diso, Contoso debe poder executar estas accións a pedido. Para integrar estas tarefas nun proceso de cualificación da oportunidade, as accións deben aparecen no fluxo do proceso de negocio da oportunidade. Para activar esta función, seleccione Como paso de acción fluxo do proceso de negocio.
Despois o Paso de acción engádese ao fluxo do proceso de negocio da oportunidade de Contoso. Despois, o fluxo do proceso valídase e actualízase.
Agora, os membros da forza de vendas de Contoso poden iniciar a acción dende o paso do proceso de negocio Opportunity Qualify, baixo demanda, seleccionando Executar.
Importante
- Para poder executar unha acción ou fluxo de traballo a pedido, o fluxo do proceso de negocio debe incluír un Paso de Acción. Se o Paso de Acción executa un fluxo de traballo, o fluxo de traballo debe configurarse para executar a pedido.
- A táboa asociada á acción ou fluxo de traballo debe ser a mesma que a táboa asociada co fluxo do proceso de negocio.
Limitación do uso de pasos de acción nun fluxo de proceso de negocio
- As accións non están dispoñibles como pasos de acción se os parámetros de entrada ou de saída son de tipo Táboa, EntityCollection ou OptionSet (Elección). As accións con máis dun parámetro de saída de EntityReference ou calquera número de parámetros de entrada de EntityReference non están dispoñibles como Pasos de Acción. As accións non asociadas a unha táboa principal (acción global) non están dispoñibles como pasos de acción.
O centro de acción
Cando necesites ver a lista de fluxos de procesos empresariais nos que estás implicado, consulta o centro de acción unificada.
No centro de acción unificada, verás todos os procesos empresariais nos que teñas asignada polo menos unha Microsoft Dataverse fila da táboa que utiliza o proceso. Por exemplo, se un proceso empresarial utiliza as táboas Poder potencial e Oportunidade en Dataverse, verá todas as instancias deste proceso onde se lle asignen a fila Cliente ou Oportunidade.
Consulta todas as instancias nas que se están a traballar actualmente na pestana Activo . Desde esta pestana, pode ver os seguintes detalles:
- O nome do proceso.
- A fase actual de cada proceso.
- O propietario da Dataverse fila asociada á fase activa.
- O tempo desde que se creou a instancia.
Seleccione unha instancia para abrila nunha nova pestana ou selecciónaa para copiar unha ligazón, compartir unha ligazón por correo electrónico, abandonar ou eliminar a instancia.