Usar modelos de Word para crear documentos estandarizados

Despois de crear e importar modelos de Office Word en aplicacións de interacción cos clientes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation), cun só clic os usuarios poden xerar documentos estandarizados automaticamente enchidos con datos. Esta funcionalidade ten algunhas consideracións especiais que debería coñecer para crear correctamente modelos de Word.

Aviso

Hai un problema coñecido ao crear modelos en Word. Este tema contén información sobre como impedir interaccións que poderían desestabilizar Word. Consulte: Importante! Un problema coñecido e como evitalo

As seguintes son as versións compatibles de Word.

Área	Word Versión
Crear un modelo de Word	2013, 2016
Utilizar un documento de Word xerado en aplicacións de interacción cos clientes	2010, 2013, 2016

Nota

Non se admiten documentos de Word (.docm) con macros activadas.

Siga os pasos indicados neste tema para crear e usar correctamente modelos de Word en aplicacións de interacción cos clientes.

Pso 1: crear un modelo de Word

Onde pode crear un modelo

Hai tres lugares en aplicacións de interacción cos clientes onde pode crear un modelo de Word:

• Desde a páxina de configuración. Vaia a Configuración > Modelos > Modelos de documento > Novo (). Necesita permisos suficientes para acceder á páxina de Configuración, como Administrador do Sistema ou Personalizador do Sistema.

• Desde un rexistro. Abra un rexistro, como unha conta en vendas. Vaia a Sales > Client_Accounts > As Miñas Contas Activas. Prema nunha conta para abrila e, a seguir, prema Máis (…) > Modelos de Word > Crear modelo de Word. Os modelos creados aquí son persoais e dispoñibles só para o usuario que crea o modelo.

• Desde unha lista de rexistros. Por exemplo, vaia a Sales > Client_Accounts > As Miñas Contas Activas. Seleccione unha única conta e, a seguir, prema Máis (…) > Modelos de Word > Crear modelo de Word.

  

Suxestión

Para eliminar modelos de documentos persoais, siga estes pasos:

1. Prema en Busca avanzada ().
2. Para Buscar, seleccione Modelos Persoais do Documento.
3. Prema Resultados (!).
4. Seleccione o modelo do documento persoal a eliminar e, a seguir, prema Eliminar ().

Para actualizar modelos, elimine o modelo e logo cargue unha versión actualizada dese modelo.

Despois de premer Crear Modelo de Word, seleccione unha entidade coa que filtrar e, a seguir, prema en Modelo de Word > Seleccionar Entidade.

Aparece a páxina de selección de relación.

Que son relacións 1:N, N:1 e N:N?

Esta pantalla require que comprenda a estrutura de datos de aplicacións de interacción cos clientes. O seu administrador ou personalizador poderán fornecer información sobre as relacións de entidade. For obter contido sobre administradores, consulte: Vista xeral de relacións de entidades.

Aquí ten algúns exemplos de relacións da entidade Conta.

Relación	Descripción
	Unha conta pode ter varios contactos.
	Un cliente potencial, conta ou contacto poden ter varias contas.
	Unha conta pode ter varias listas de márketing. Unha lista de márketing pode ter varias contas.

As relacións que seleccione nesta pantalla determinan que entidades e campos estarán dispoñibles máis tarde cando defina o modelo de Word. Seleccione só as relacións que precisa para engadir datos ao modelo de Word.

Nota

Para garantir a descarga de documentos de xeito oportuno, hai un límite máximo de 100 para o número de rexistros relacionados devoltos para cada relación. Por exemplo, se está a exportar un modelo para unha conta e desexa incluír unha lista dos contactos, o documento devolverá como máximo 100 contactos da conta.

Descargar o modelo

Prema Descargar Modelo na páxina Seleccionar Entidade para crear un ficheiro Word no seu computador local coa entidade exportada incluída como datos XML.

Importante

O modelo do documento descargado desde un ambiente só se pode usar nese ambiente. A migración de ambiente a ambiente para os modelos de Word ou Excel neste momento non é compatible.

Paso 2: activar o separador Programador

Abra o modelo do ficheiro Word. Neste momento, o documento parece estar en branco.

Para ver e engadir datos de XML de aplicacións de interacción cos clientes, debe activar o separador Programador de Word.

1. Vaia a Ficheiro > Opcións > Personalizar Fita e despois active Programador.

   

2. Prema en Aceptar.

   Programador aparece agora na fita de Word.

   

Importante. Un problema coñecido e como evitalo

Hai un problema coñecido con modelos xerados con aplicacións de interacción cos clientes de Word e de Office Word. Na seguinte sección, vai engadir campos de control de contido XML ao modelo de Word.

Aviso

Hai algunhas cousas que provocan que Word se inmobilice, polo que necesita usar Xestor de tarefas para deter Word:

• Ten que inserir un control de contido distinto de Imaxe ou Texto sen Formato.
• Ten que facer unha modificación textual, como cambiar a capitalización ou engadir texto, a un control de contido. Estas modificacións pódense producir a través deAutocorrección ou edicións de usuario. Por defecto, a autocorrección de Microsoft Word pon maiúsculas en frases. Cando engade un campo de control de contido, Word ve unha nova frase y poñerá maiúsculas cando se afasta do campo.

Para evitar problemas cos campos de control, siga estes pasos:

Engada só campos como Texto sen Formato ou Imaxe

1. Utilice o panel de asignación de XML para engadir campos de entidade ao modelo de Word. Asegúrese de engadir campos só como Texto sen formato ou Imaxe.

   

Non faga modificacións textuais no control de contido engadido

1. Pode facer modificacións de formato aos campos de control de contido, como por exemplo poñer o texto en grosa, pero non outras modificacións textuais, incluídas as modificacións de maiúsculas.

   

   Se Word inmobiliza ou rendemento empeora, tente desactivar a autocorrección.

Desactivar Autocorrección

1. Co modelo de ficheiro aberto en Word, vaia a Ficheiro > Opcións > Corrección > Opcións de autocorrección.

   

2. Desactive Poñer en maiúscula a primeira letra de frases e Usar suxestións do corrector ortográfico automaticamente.

   

3. Desactive Guións (-) con guións curtos (-) nos separadores Autoformato e Autoformato ao escribir.

4. Prema Aceptar.

   Se seguiu as recomendacións anteriores, xa está listo para definir o modelo de Word.

Paso 3: Definir o modelo de Word

Utilice o panel de asignación de XML para definir o modelo de Word con mapas de entidade.

1. No seu modelo de Word, prema en Programador > Panel de Asignación de XML.

   

   Está seleccionado o esquema predefinido de XML.

   

2. Seleccione o esquema XML. Comezará con "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Importante

   Se adoita ter edicións accidentais que inmobilizan Word ou empeoran o seu rendemento, asegúrese de desactivar as opcións de autocorrección segundo a sección: "Un problema coñecido e como evitalo".

3. Expanda a entidade, prema co botón dereito no campo de entidade e, a seguir, prema Inserir Control de contido > Texto sen Formato.

   

   O campo de entidade engádese ao modelo de Word.

   

   Engada campos adicionais de entidade, engada etiquetas descritivas e texto e déalle formato ao documento.

   Un modelo concluído pode er este aspecto:

   

   Algúns campos de control de contido introducidos probablemente teñan varias liñas de datos. Por exemplo, as contas teñen máis dun contacto. Para incluír todos os datos no seu modelo de Word, defina o campo de control de contido para repetir.

Definir campos de control de contido para repetir

1. Coloque os campos con datos repetidos nunha fila da táboa.

2. Seleccione a fila de táboa completa no modelo.

   

3. No panel de asignación de XML, prema co botón secundario na relación que contén os campos de control de contido e, a seguir, prema en Repetir.

   

   Cando se usa o modelo de Word en aplicacións de interacción cos clientes para crear un documento, a táboa encherase con varias filas de datos.

   Cando o modelo ten os campos e o formato que desexa, gárdeo e cárgueo en aplicacións de interacción cos clientes.

Paso 4: Volver cargar o modelo de Word en aplicacións de interacción cos clientes

Cando teña o seu modelo de Word incorporado como desexa, gárdeo para poder cargalo en aplicacións de interacción cos clientes.

O acceso ao modelo de Word creado recentemente dependerá en como o cargou e no acceso concedido ao rol de seguranza. Asegúrese de consultar Usar roles de seguranza para controlar o acceso aos modelos.

Os administradores poden utilizar a páxina de Configuración para cargar o modelo de Word en aplicacións de interacción cos clientes. Un modelo cargado en Configuración está dispoñible para todos os usuarios na organización.

Para administradores: Cargar o modelo de Word en aplicacións de interacción cos clientes

1. Vaia a Configuración > Modelos > Modelos de documento.

2. Prema Cargar modelo.

3. Arrastre o ficheiro Word na caixa de diálogo ou navegue ao ficheiro.

   

4. Prema Cargar.

   Os usuarios non administrativos poden cargar un modelo para uso propio desde unha lista de rexistros.

Para non administradores ou administradores que queren crear un modelo persoal: Cargar o modelo de Word en aplicacións de interacción cos clientes

1. Abra unha páxina cunha lista de rexistros, por exemplo, a lista de contas de clientes en Sales.

2. Seleccione un único elemento, como por exemplo unha única conta e, a seguir, prema Máis (…) > Modelos de Word > Crear modelo de Word.

3. Prema Modelo de Word > Cargar.

   

4. Arrastre o ficheiro Word na caixa de diálogo ou navegue ao ficheiro.

5. Prema Cargar.

Paso 5: Xerar documentos desde o modelo de Word

Para utilizar o modelo de Word que creou, faga o seguinte:

1. Abra un rexistro coa información que desexa crear un documento. Por exemplo, abra o rexistro de conta dun cliente en Vendas.

2. Prema Máis (...) > Modelos de Word e, a seguir, en Modelos de Word seleccione o modelo que creou.

   Se o modelo que creou non está visible, hai dúas posibilidades:

   1. Mostraranse só os modelos incorporados para o tipo de rexistro seleccionado (entidade). Por exemplo, se abre un rexistro de oportunidade, non verá un modelo que creou coa entidade Conta.

   2. Precisa actualizar aplicacións de interacción cos clientes para ver o modelo. Pode actualizar o explorador ou pechar e abrir aplicacións de interacción cos clientes de novo.

   Despois de seleccionar o seu modelo de Word, as aplicacións de interacción cos clientes crean un documento de Word desde o rexistro que seleccionou.

Probe os modelos de Word de exemplo

Hai cinco modelos de Word incluídos coas aplicacións de interacción cos clientes.

Os modelos de Word de exemplo foron creados cun determinado tipo de rexistro (entidade). Só poderá aplicar o modelo a rexistros do mesmo tipo de rexistro.

Nome	Entidade
Resumo de oportunidade	Oportunidade (Zona de vendas)
Resumo de campañas	Campañas (Zona de márketing)
Resumo de casos	Caso (Área de servizo)
Factura	Factura (Área de vendas)
Resumo de contas	Client_Account (Áreas de Vendas, Servizos e Márketing)

Para aplicar un modelo de Word de exemplo

1. Abra un rexistro con información co tipo de entidade que se corresponde co modelo de exemplo. Por exemplo, abra un rexistro de conta de cliente en Vendas para aplicar o modelo de resumo da Conta.

2. Prema Máis (...) > Modelos de Word e, a seguir, en Modelos de Word seleccione o modelo de exemplo.

   Abra o modelo de Word creado recentemente e bótelle unha ollada.

Nota

Pode revisar pero non editar os modelos que están incluídos en aplicacións de interacción cos clientes.

Consideracións adicionais

Usar Roles de Seguranza para controlar o acceso aos modelos

Os administradores poden controlar o acceso aos modelos de Word con algunha granularidade. Por exemplo, pode ofrecerlles aos comerciais acceso a lectura pero non escrita de un modelo de Word.

1. Prema Configuración > Seguranza > Roles de seguranza.

2. Seleccione un rol de seguranza e logo prema o separador Xestión de Empresa.

3. Seleccione Modelo de Documento para definir o acceso de modelos dispoñibles para toda a organización. Seleccione Modelo de Documentos persoais para os modelos compartidos por usuarios individuais.

4. Prema os círculos para axustar o nivel de acceso.

   

As listas en documentos creados non están na mesma orde que os rexistros

As listas de rexistros creados a partir dun modelo personalizado poden non aparecer na mesma orde en documentos de Word que a orde en aplicacións de interacción cos clientes. Os rexistros móstranse na orde da hora e data que se crearon.

Consulte tamén

Analice os datos con modelos de Excel

Resolución de problemas de modelos de Word

Nota

Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)

Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).