Optimización do proceso de negocio

Agora que inspeccionou todo o proceso empresarial, desafíese a optimizalo. A simplificación do proceso evita ter tantos pasos que os empregados estean desbordados ou confusos.

Algúns xeitos útiles para abordar a optimización do proceso:

  • Comezar co obxectivo. Identifique os obxectivos que desexa acadar co seu proceso empresarial. Estes obxectivos deberían proporcionar unha visión xeral das súas esperanzas para o futuro proceso.

  • Considere se se pode completar algo de xeito máis eficiente, máis barato ou cunha calidade superior.

  • Busque indicadores clave de rendemento para identificar o que funciona ben e o que necesita mellorar.

  • Dea un paso atrás e obteña información compartindo o documento de proceso co seu equipo.

  • Comparta o documento do proceso coa dirección para obter unha perspectiva de maior nivel e proporcionar unha responsabilidade transparente de cada paso dentro do proceso.

  • Observe o seu proceso desde o punto de vista do usuario ou cliente que poida beneficiarse do proceso e considere como se pode mellorar a súa experiencia e satisfacción global.

Algunhas preguntas clave para facer:

  • Pódense reducir as actividades restantes do proceso para aumentar a eficiencia ou a calidade ou diminuír os custos?

  • Se a actividade de recorte é importante para o negocio en xeral, pode administrarse nun proceso empresarial independente?

  • Pódese mellorar un paso para alcanzar o seu obxectivo dun xeito mellor?

  • Pódese reordenar a orde dos pasos?

  • Pódense combinar os pasos?

  • Pódense executar simultaneamente os pasos deste proceso?

  • Pode reducir o número de persoas fan falta para executar o proceso?

  • Pode cambiar como avisa á seguinte persoa do proceso para que responda máis rápido?

  • Hai aspectos do proceso que pode automatizar máis? Por exemplo:

    • Captura de datos automaticamente fronte á entrada manual

    • Automatización de decisións en base aos datos

    • Automatización das accións realizadas

    • Usando a IA para substituír a atención humana

Exemplo: optimización do proceso de informe de gastos

Revisamos o proceso de gasto actual e atopamos algunhas melloras evidentes que facer:

  • Eliminar o uso de papel en todo o proceso. (Tamén notamos o aforro e o impacto ambiental como beneficio do proxecto).

  • Realice todas as comprobacións de cumprimento posibles antes de permitir a presentación do informe para a súa aprobación. (Reduce enormemente o tempo de proceso e o tempo de procesamento integral).

  • Busque e engada automaticamente códigos de contabilidade cando se envíe o informe de gastos.

  • Active Contabilidade para mover os gastos aprobados ao sistema financeiro sen volver introducir datos.

  • Cree automaticamente informes de gastos a partir dos datos dixitais.

Charlotte está a estudar outras formas de optimizar o proceso de revisión do orzamento. E Rebecca está investigando como se pode optimizar a auditoría semestral usando IA.

O noso proceso optimizado proposto é semellante á seguinte ilustración.

Organigrama de proceso de negocio optimizado que elimina pasos adicionais no proceso de contabilidade, como se describe no artigo